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1、Excel基础操作,2011年01月,Excel 2007是目前最强大的电子表格制作软件之一，它不仅具有强大的数据组织、计算、分析和统计功能，还可以通过图表、图形等多种形式对处理结果加以形象地显示，更能够方便地与Office 2007其他组件相互调用数据，实现资源共享。在使用Excel 2007之前，首先应掌握它的基本操作。,excel基本操作,excel2007简介,认识Excel2007界面 输入数据与公式 自动填充数据 使用函数,Excel 2007工作画面组成元素的作用，与Word 2007相似，此处不再加以说明。下面我们只对工作簿窗口进行简单的介绍。,excel基本操作,认识Exce
2、l2007界面,工作簿窗口位于Excel 2007窗口的中央区域。,从图中可以看到，工作薄窗口主要由工作表、工作表标签以及滚动条和滚动按钮等组成。,excel基本操作,认识Excel2007界面,和Word用于处理Word文档一样，Excel用于保存表格内容的文件被称为工作簿，Excel 2007其扩展名为.xlsx。每一个工作薄可包含若干个工作表，默认情况下包括了3个工作表。,工作表位于工作簿窗口的中央区域，由行号、列标和网格线构成。工作表也称作电子表格，它是Excel用来存储和处理数据的最主要的文档。 位于工作表左侧的淡蓝色编号区为各行行号，位于工作表上方的淡蓝色字母区为各列列标。在Exc
3、el 2007中，每一个工作表最多有1,000,000行和16,000列。行和列相交形成单元格，它是存储数据和公式及进行运算的基本单位。,excel基本操作,工作溥与工作表,在工作表中，其中有一个单元格由粗边框线包围，该单元格称为当前单元格，并且其对应的行号和列标突出显示。如果想使某单元格成为当前单元格，只要用鼠标单击它即可。在当前单元格粗边框的右下角有一个小黑方块，称为填充柄，通过拖动此填充柄可以自动填充单元格数据。在第一次拖动填充柄后，在其右下角就会出现“自动填充选项”图标，当鼠标指针停在此图标上时，其右下角出现有一黑色的向下箭头，单击它就会弹出如下图所示的菜单，用户可根据需要选择填充方式
4、。 此外，单击某行“行号”按钮，可选定该行的所有单元格；单击某列“列标”按钮，可选定该列的所有单元格；单击左上角行号和列标相交处的“全选”按钮，可选定整个工作表。,excel基本操作,工作溥与工作表,工作表标签位于工作簿窗口的底端，用来表示工作表的名称。通过单击某个标签，可以指定相应的工作表为当前工作表，当前工作表标签以白底蓝字显示。 此外，当工作簿中含有较多的工作表时，单击标签左侧的滚动按钮，可以滚动显示不同的工作表标签，而向左或向右拖动标签右侧的分隔条可减少或增加显示的标签个数。,excel基本操作,工作表标签,要在指定的单元格中输入数据，应首先单击该单元格，然后输入数据。例如，启动Exc
5、el 2007时，打开一个名为“Book1”的空工作薄。在当前工作表“Sheet1”中，用鼠标单击单元格B1，输入“中秋国庆双节将至”，则输入的内容出现在单元格B1中。同时，编辑栏中也显示输入的内容，如下图所示。,编辑栏,如果输入有误，按【Back Space】键将其删除，再重新输入。输入或编辑完一个单元格的内容后，可按回车键确认，同时当前单元格自动下移；也可以单击编辑栏中的“输入”按钮确认输入，此时当前单元格不变。当然，也可以单击编辑栏中的的“取消”按钮取消本次输入。,excel基本操作,输入数据与公式,在Excel中，数值型数据是使用最多，也是最为复杂的数据类型。数值型数据由数字09、正号
6、、负号、小数点、分数号“/”、百分号“%”、指数符号“E”或“e”、货币符号“￥”或“$”和千位分隔号“，”等组成。 输入数值型数据时，Excel自动将其沿单元格右边对齐。,1输入数字,如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“”，或给数字加上圆括号。例如，输入“50”和“（50）”都可在单元格中得到50。如果要输入正数，则直接将数字输入到单元格内。,excel基本操作,输入数值型数据,如果要输入分数（如7/8），应先输入“0”和一个空格，然后输入“7/8”。如果不输入“0”，Excel会把该数据当做日期格式处理，存储为“8月7日”。 如果输入的是百分比数据，可以直接在数值后输入百分号“%”。例
7、如，要输入20%，应先输入“20”，然后输入“%”。如果输入小数，一般可以直接在指定的位置输入小数点即可。当输入的数据量较大，且都具有相同的小数位数时，可以利用“自动插入小数点”功能。方法是：单击“Office按钮”，在展开的菜单列表中单击“Excel选项”按钮，打开“Excel选项”对话框，单击左侧的“高级”选项，选中“自动插入小数点”复选框，在“位数”框中输入或通过调节钮指定相应的小数位数。,excel基本操作,输入数值型数据,2输入日期和时间,日期和时间的输入与前面介绍的数字输入不同。Excel规定了严格的输入格式，如果Excel 能够识别出所输入的是日期和时间，则单元格的格式将由“常规
8、”数字格式变为内部的日期或时间格式。如果Excel不能识别出当前输入的日期或时间，则作为文本处理。 输入日期时，首先输入112数字作为月份，然后输入“/”进行分隔，再输入131数字作为日，最后输入为年的数字。例如，输入“9/17/2007”。如果省略年份，则以当前的年份作为默认值。 输入时间时，小时与分钟或秒之间用冒号分隔。Excel一般把插入的时间默认上午时间。若输入的是下午时间，则在时间后面加一空格，然后输入“PM”来表示下午，例如，输入“3：15：06 PM”；还可以采用24小时制表示时间，即把下午的小时时间加12。例如，输入“15：15：06”。,excel基本操作,输入数值型数据,字
9、符型数据是由字母、汉字或其他字符开头的数据。例如，表格中的标题、名称等。默认情况下，字符型数据沿单元格左边对齐。在Excel中，每个单元格最多可包含32000个字符。 如果数据全部由数字组成，例如，邮政编码、学号等，输入时应在数据前输入单引号“”（如341416），Excel就会将其看作是字符型数据，将它沿单格左边对齐。,如果右边相邻的单元格中没有任何数据，则超出的文字会显示在右边相邻单元格中，如下左图所示。 如果右边相邻的单元格已存储数据，那么超出单元格宽度的部分将不显示，如下右图所示。没有显示的部分仍然存在，只要加大列宽或以折行的方式格式化该单元格之后，就可以看到全部的内容。,excel基
10、本操作,输入字符型数据,Excel具有非常强大的计算功能，为用户分析和处理工作表中的数据提供了极大的方便。在公式中，可以对工作表数值进行加、减、乘和除等运算。只要输入正确的计算公式之后，就会立即在单元格中显示计算结果。如果工作表中的数据有变动，系统会自动将变动后的答案算出，使用户能够随时观察到正确的结果。 公式以一个等号“”作为开头，在一个公式中可以包含有各种运算符、常量、变量、函数以及单元格引用等。,1公式中的运算符,运算符用于对公式中的元素进行特定类型的运算，分为算术运算符、文本运算符、比较运算符和引用运算符四类。,excel基本操作,输入公式,文本运算符：文本运算符只有一个“&”，利用它
11、可以将文本连接起来。例如，在单元格A1中输入“十月一日”，在B3中输入“国庆节”，在A5中输入公式“A1&B3”，按回车键或者单击编辑栏中的“输入”按钮。,算术运算符和比较运算符：算术运算符可以完成基本的数学运算，如加、减、乘、除等，还可以连接数字并产生数字结果。比较运算符可以比较两个数值并产生逻辑值，即其值只能是“TRUE”和“FALSE”二者之一。,excel基本操作,输入公式,下表列出了算术运算符和比较运算符的含义及示例。,引用运算符：引用运算符可以将单元格区域合并计算，它包括冒号、逗号和空格。下表列出了引用运算符的含义及示例。,excel基本操作,输入公式,2公式中的运算顺序,如果在公
12、式中同时使用了多个运算符，应该了解运算符的运算优先级。其中，算术运算符的优先级是先乘幂运算，再乘、除运算，最后为加、减运算。相同优先级的运算符按从左到右的次序进行运算。 如果公式中出现不同类型的运算符混用时，运算次序是：引用运算算术运算文本运算比较运算。如果要改变计算次序，可把公式中要先计算的部分括上圆括号。,3公式的输入,输入公式的操作类似于输入文字。用户可以在编辑栏中输入公式，也可以在单元格里直接输入公式。,excel基本操作,输入公式,在单元格中输入公式的步骤如下： （1）单击要输入公式的单元格。 （2）在单元格中输入等号和公式。 （3）按回车键或者单击编辑栏中的“输入”按钮。 在编辑栏
13、中输入公式的步骤如下： （1）单击要输入公式的单元格。 （2）单击编辑栏，在编辑栏中输入等号和公式。 （3）按回车键或者单击编辑栏中的“输入”按钮。,公式输入完毕，编辑栏中也显示了公式。这时只要按回车键或单击编辑栏中“输入”按钮，在单元格B1中就会显示出计算结果，如下图所示。在编辑栏中仍然显示当前单元格的公式，以便于用户编辑和修改。,excel基本操作,输入公式,单元格引用是用来表示工作表的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过单元格引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格或区域的数值。还可以引用同一个工作薄不同工作表的单元格或区域、不同工作
14、薄的单元格或区域，甚至其他应用程序中的数据。根据处理的需要可以采用相对引用、绝对引用和混合引用三种方法来标识。,单元格相对引用：用单元格所在的列标和行号作为其引用。例如，D5引用了第D列与第5行交叉处的单元格。单元格区域相对引用：由单元格区域的左上角单元格相对引用和右下角单元格相对引用组成，中间用冒号分隔。例如，B3：F5表示以单元格B3为左上角，以单元格F5为右下角的矩形区域。相对引用的特点：将相应的计算公式复制或填充到其他单元格时，其中的单元格引用会自动随着移动的位置相对变化。,1相对引用,excel基本操作,单元格引用,2绝对引用,绝对引用：在列标和行号前分别加上符号“$”。例如，$B$
15、2表示单元格B2绝对引用，而$B$2：$E$5表示单元格区域B2：E5绝对引用。绝对引用与相对引用的区别：复制公式时，若公式中使用相对引用，则单元格引用会自动随着移动的位置相对变化；若公式中使用绝对引用，则单元格引用不会发生变化。,3混合引用,单元格混合引用是指行采用相对引用而列采用绝对引用；或行采用绝对引用而列采用相对引用。例如，$A2、A$2均为混合引用。,excel基本操作,单元格引用,1给单元格或区域设置数据有效范围,在Excel中，单元格的默认有效数据为任何数值。在实际工作中，我们常需要给一些单元格或区域定义有效数据范围。具体操作步骤如下： （1）选定需要设置数据有效范围的单元格或区域。 （2）单击“数据”选项卡，单击“数据工具”组中“数据有效性”按钮右侧的三角按钮，在展开的菜单中单击“数据有效性”项，打开“数据有效性”对话框。 （3）单击“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中，选择需要设置的有效数据类型。选择的类型不同，其有效检验的数据类型就不同。 （4）根据需要对对话框中的其他项目进行设置。 （5）单击“确定”按钮。,excel基本操作,设置数据输入限制条件,
