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1、第 1 页 共 4 页鄂尔多斯乌审旗世林化工有限责任公司题 目 QMS 文件编码管理规程 共 4 页文件编号 QGZD0100200 保管部门 企管部制 定 审 核 批 准制定日期 审核日期 批准日期颁发部门 企管部 颁发数量 14 份 生效日期分发部门生 产 部 （ 1） 、 机 动 部 （ 1） 、 安 环 部 （ 1） 、 财 务 部 （ 1） 、 综 合 部 （ 1） 、人 力 资 源 部 （ 1） 、 工 程 部 （ 1） 、 销 售 部 （ 1） 、 供 应 部 （ 1） 、 技 术 中 心（ 1） 、 保 卫 消 防 部 （ 1） 、 工 会 （ 1） 、 党 群 工 作 部 （
2、 1） 、 档 案 室 （ 1）1.目 的：为了使公司的生产质量管理文件便于查阅、识别、控制和追踪，同时可避免使用或发放过时的文件，需要对公司的 QMS 文件进行编码，使公司的 QMS 文件具有系统性、准确性、识别性、可追溯性。2.适用范围：适用于公司所有的与 QMS 有关的行政管理、生产管理和质量管理、物料管理等文件，不适用于公司的文秘性文件。3.责 任 者：企管部对本规程的实施负责。4.内容：4.1QMS 文件编码由五大部分组成，即部门代码、文件类别、文件次类别、文件序号、修订次数。4.1.1 部门代号：用“部门名称”的两位汉语拼音字头表示，具体部门代码如下表规定(增减合并机构按报批程序批
3、准后，由企管部负责设立机构管理代码及规程)。部 门 汉语拼音 汉语拼音字头生产部 shengchanbu SC机动部 jidongbu JD安环部 anhuanbu AH财务部 caiwubu CW企管部 qiguanbu QG人力资源部 renliziyuanbu RL工程部 gongchengbu GC综合部 zonghebu ZH第 2 页 共 4 页销售部 xiaoshoubu XS供应部 gongyingbu GY技术中心 jishuzhongxin JS保卫消防部 baoweixiaofangbu BX工会 gonghui GH党群工作部 dangqungongzuobu DQ4.
4、1.2 文件类别：文件按其性质进行分类，现将按性质分类的文件类别、汉语拼音、汉语拼音字头代码列表如下：文 件 类 别 汉 语 拼 音 汉语拼音字头行政管理制度 xingzhengguanliZhiDu ZD工作职责 gongzuoZhiZe ZZ技术标准 JishuBiaozhun JB管理标准 GuanliBiaozhun GB工作标准 Gongzuobiaozhun（GangweiCaozuofa） GC记录 JiLu JL4.1.3 文件次类别：文件（或记录）的次分类用“01、02”两位阿拉伯数字表示，不同类别的文件中的次分类代码可以相同，具体次分类代号如下表规定。文件类别 文件次类别
5、代号制度 01行政管理制度（ZD）其他管理 02工作职责（ZZ） 职责 01产品工艺规程 01产品检验操作规程 02质量标准 03技术标准（JB）验证规程 04质量管理 01生产管理 02管理标准（GB）物料管理 03第 3 页 共 4 页验证管理 04设备管理 05卫生管理 06销售管理 07其他 08岗位操作法 01工作标准（GC）(岗位操作法) 操作规程（SOP） 02质量管理记录 01生产管理记录 02物料管理记录 03验证管理记录 04设备管理记录 05卫生管理记录 06销售管理记录 07记录（JL）其他管理记录 084.1.4 文件序号文件的序号以三位阿拉伯数字表示，某类文件的最后
6、序号就等于该类文件的现有数目（以文件管理台账为准） 。4.1.5 修订次数文件最后两个阿拉伯数字表示文件的修订次数，如“00”表示为新制定文件， “01” 表示修订过一次，依此类推。4.2 物料代码：用“YH、F”一二位汉语拼音字头表示，具体物料代码如下表规定。类别化学药原料中药原料辅料内包装材料外包装材料成品半成品（中间体）代码 YH YZ F BN BW C CB第 4 页 共 4 页4.3 举例说明：SCJB0100100表示新制定的文件表示文件的序号表示产品工艺规程表示技术标准表示部门（生产部）4.4 该规定经总经理批准后，公司所有管理文件发布前均由企管部按上述编码规定编制编码，使编制的文件不管是标准类文件还是记录类文件，均应有一个独一无二的能够识别其文本、类别的系统编码。4.5 编码一经给定，就必须登记在案，当文件有修改时，从左至右的前 4部分代码不变，只对最后 1 部分修订次数的代码根据第 4.1.5 条规定进行修改。4.6 该“编码规定”由企管部制定，并由企管部负责解释。
