OA办公系统管理制度考

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1、OA 办公自动化系统管理制度第一章 总 则第一条 OA 办公自动化系统（以下简称 OA 系统）是采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。第二条 为了加强对公司 OA 系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，并结合公司实际，制定本办法。第二章 组织职责第三条 OA 系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。职责如下：（一） 公司*部门是办公自动化 OA 系统的归口管理部门。主要职责为：1、负责制定 OA 系统规章制度；2、负责

2、OA 系统核心工作流程设计、修改；3、负责 OA 系统各职能部室工作流程设计的审核；4、负责确定、监管 OA 系统核心工作流程参与人员的权限；5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；7、负责组织各公司人员操作培训；8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；9、负责 OA 系统内各大功能模块信息内容更新的监督。10、负责 OA 系统的数据备份；11、负责公司领导、OA 管理员和相关人员的培训和技术指导工作；12、负责 OA 服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；13、负责系统用户注册、注销等管理；14、负责文档中心功能模块各单位书写

3、权限的设置。（二）其他子公司或部门的主要职责为：1、负责制定本单位或部门 OA 系统相应管理办法；2、负责指定本单位或部门 OA 管理员，参与本单位或部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本单位或部门 OA 系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；3、本单位或部门 OA 管理员负责本单位或部门参与 OA 系统人员权限变更时，及时提供给公司*部门申请调整；负责处理 OA 系统中工作流流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；4、负责根据本单位或部门的工作需要，提出优化需求。第三章 文件管理第四条 公司各单位或部门发出、报送的各类文件（包括发通知、公告、报告、简报、报表、新闻等）原则上统一采用公司办

4、公自动化 OA 系统发送。第五条 OA 系统中的公文也称电子公文，是通过公司统一配置的办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。电子公文传输，是指电子公文的生成、发送和接收过程。第六条 公司办公室负责对电子公文传输工作进行指导和检查。各单位办公室负责本单位的电子公文传输工作。第七条 电子公文要素与纸质公文基本一致，包括公文版头、密级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位等。电子公文与纸质公文工作流程、行文关系、归档管理基本相同。第八条 电子公文与纸质公文具有同等效力。如需要对外提供纸质文件，各单位或部门可向公司办公室申请正式文件。第九

5、条 各类电子公文处理程序按照公文处理暂行办法的规定在公司办公自动化 OA 系统中办理。第十条 各单位在 OA 系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文件的公司领导后归档。第十一条 在 OA 系统中，公司发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程，本单位领导审核，如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签，会签后主办单位交公司分管领导阅批，分管领导确认后转公司办公室秘书科审阅公文，由办公室主任交公司领导签发。第十二条 公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用 OA 系统文件分发流程发至各单位各部门领导、 部门主要负责人和 OA 管理员各一份。并根据实际需要打印纸质文件若干份报出

6、并归档。第十三条 根据文档管理一体化的原则，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。第四章 系统模块第十四条 各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是 OA 系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布；新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由办公室负责审核并发布。文档中心模块：此模块的权限自上而下设置，各单位或部门 OA管理员负责本单位或部门信息共享设置，OA 系统用户按查阅权限查阅。工作流模块：凡是单位内部有明确的授权、流程清晰、无需多次讨论的事务，均需要设置相应的模板，然后授权到 OA 用

7、户使用。凡是已经设置有模板的事务，均要求通过模板来发起和处理，没有设置模板的事务，可以通过短消息或其它方式发起和处理。第十五条 各单位或部门在 OA 系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。各单位或部门领导对本单位在 OA 系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。第五章 用户权限第十六条 系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人申请和办理。第十七条 用户主要权限如下：（一）普通员工在系统中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点对点流程或短消息向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参与公文及流程的办理情况；负责电子公文的校对；接收需要

8、本人待阅的文件，查询自己已阅文件的情况；对自己所需的文件申请借阅。（二）部门经理在系统中具有普通员工的所有权限；在公司或本部门发文及工作流流转中接收下属员工发起的公文审核及工作流审核，审核完毕返发起人或者送上级领导审核、审批。收文或处理业务流程过程中，接收上级领导批示的公文及工作指示，自己办理或批示给下属员工办理。（三）公司办公室秘书在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接收发给本公司的公文，拟办后传送给办公室领导。根据公司领导批示传送相关部门或人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公司收文的跟踪管理工作；在公司发文中，接收公司领导

9、签发的文件，根据领导审批结果编号送文印室制作或退相关部门或人员；能够查询、统计、监控公司发文的办理情况。（四）公司分管领导在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文及工作流流转中，接收分管部门拟稿的公文审核及工作流审核，审核完毕后，返拟稿单位（部门）或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司领导批示需主管部门办理的公文及流程，批示给下属部门办理。（五）公司领导在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文及工作流流转中，负责对公司发文的审批签发及工作业务流程的最终批示；收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。（六）OA 管理员负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内

10、容，必须经过公司办公室确认方可实施。严禁擅自更改删除，避免电子数据的无法保真或丢失。第六章 登陆规范第十八条 系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证 OA 系统流程的正常流转和信息的及时传送。第十九条 系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息（必须填写手机号码），保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统，以免他人介入工作环境。第二十条 登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、

11、恶意增删资料或干扰公文运转。第七章 安全保密第二十一条 为了保证各单位的网络畅通，严禁使用 BT、电骡、电驴、迅雷、pplive 等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装指定的杀毒软件，拒装者取消其上网资格（包括个人笔记本电脑）。第二十二条 OA 系统的所有用户，不得利用 OA 系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。第二十三条 OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其它用户和破坏系统服务。第二十四条 涉及国家和公司秘密以及其它密级文件不在 OA 办公系统上进行工作流转。第八章 附则第二十五条 为了保障 OA 系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受公司处罚。第二十六条 本办法未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。第二十七条 本办法由公司办公室负责解释。第二十八条 本办法自发布之日起施行。