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1、有 效 会 议 一、定义会议 三种不同的人 有些人喜欢开会，因为开会让人有理由不办正事，而且很容易打发时间； 有些人讨厌开会，因为开会浪费很多时间，没法办正事； 有些人也讨厌开会，但自己却喜欢制造会议，浪费别人的时间。 关键词： 怎样有效的使用会议？ “文山会海 ” 的原因 会议的数量失控； 会议的时间失控； 会议的质量失控。 研讨专题 会议占用您的工作时间约为 %； 您认为那些会议是重要和必须的？ 您最不愿意去参加的会议有那些？ 您认为那些会议可以用其他方式取代？取代的方式是： 会议的起源（中国） 中国古代： 会议形式：“乡饮酒礼”； 会议主持：“宰”； 会议目的：祭祀、分配； 赵匡胤开会：
2、 “杯酒释兵权”！ 关键词： 吃、就是开会！ 会议桌上与桌下 会议桌上： “中庸之道、大智若愚”； 会议桌下： “袖里乾坤、台底交易”； 传统文化的影响： 重会下交易、轻会上决议。 会议的定义 几个关键人物聚合在一起； 每人扮演他们各自的角色； 讨论他们共同关注的问题； 通过讨论并取得某些决定； 这些决定是预期要达到的。 会议的目的 开会要花费宝贵的时间和金钱，因此只有在必要时才召开会议，并确保会议简短而富有建设性。 典型的会议有一个明确的目标，并概括于议程上，议程预先在与会者中传阅。 主要观点 对会议的成本进行必要的评估； 反复核定所举行会议的必要性； 确定会议能否有其他形式实现； 会议过多
3、将减少责任延误决策； 政策、程序、沟通能减少会议。 应该开多少会 彼得杜拉克说，假如一位管理者每天花掉四分之一以上的时间在会议上的话，就足以说明这位管理者办事不富条理，值得检讨。 管理者每天面对的会议： 营销会议、研发会议、生产会议、计划会议、安全会议、事故会议、人事会议 会议数量的失控 失控的逻辑： 企业全面整改、工作全面提升； 问题千头万绪、必须日理万机。 关键词： 文山会海！ 避免会议 开会的第一个规则就是尽量避免它们，如果避免不了就限制它们； 在大多数机构中，如果坚持以快速和经济的替代方法作出决定，只召开不可替代的、有具体目标与方针的会议，那么会议的次数是可以大为减少的。 召集会议前的
4、思考 会议的主题是什么？ 需要达到什么目的？ 不召开将意味什么？ 是否有可取代方式？ 谁是必须的参加者？ 他们的角色是什么？ 会前需做什么准备？ 是否需要会前沟通？ 选择参加会议的人员 了解会议主题并有贡献的人； 代表受决策影响的部门成员； 对会议主题有决策权力的人； 将会负责执行会议主题的人。 公司绩效评估 C*(D/(D+E)*K d+E/(D+E)*K 量公司利润是高于还是低于投资者所期望的最低报酬。 绩效管理整体流程 董事会 系统 1/副总 1 系统 2/副总 2 系统 3/副总 3 系统 5/副总 5 部 门 1 部 门 2 部 门 3 部 门 4 部 门 5 部 门 6 部 门 7
5、 部 门 8 部 门 1 部 门 2 部 门 3 部 门 4 部 门 5 部 门 6 岗 位 1 岗 位 2 岗 位 3 岗 位 4 岗 位 5 岗 位 1 岗 位 2 岗 位 3 岗 位 4 岗 位 5 战略 （ 人考核表 司 /总经理 约束 （ 系统约束 以系统的观点思考考核 ; 有效产出对企业才是有效的； 而有效产出取决于公司的“短板” ; 加强对“短板”的管理才是最有效的； 对于“长板”的产出增加对于系统来说不一定有意义。 “短板 ” 问题 企业的有效产出取决于“短板”； “短板”制约有效产出，提高了“短板”的效率，就提高了企业的效率； “长板”效率提高，有可能会降低企业效率。 有效
6、产出 有效的选择会议 寻求解决 “ 短板 ” 的会议 “ 短板 ” 是制约企业发展的重要因素，解决了 “ 短板 ” ，企业就可以增加有效 “ 产出 ” ； 以系统思考的角度寻找企业的 “ 短板 ” ，针对 “ 短板 ” 组织会议，解决 “ 短板 ” ； 寻找下一个 “ 短板 ” ，再组织会议。 最好的会议 最好的会议是只有两方的会议。 用一对一面对面会议替代多方会议，是一种值得推荐的方法。 会议的最佳时间 早上十点左右：部门工作已交待完毕，适合开工作性质会议。 中午：适合做信息交换或开高阶主管会议，最好准备午餐给与会者。 下午四点以后：适合做信息交换或开高阶主管会议，并利用想准时下班的心理让会
7、议准时结束。 星期一与星期五不宜。 会议时间的失控 明确目的 建议沟通 形成决议 具体措施 二、无效会议 召开会议的误区 缺乏任何实际目标，仅仅是因为习惯； 把开会作为完成决策过程的一种方式； 作为把个人责任转移到团队上的方法； 作为一种策略，以开会的方式达到拖延或扼杀某项目的目的。 问题会议（ 1） 8点开会 9点到； 9点半钟做报告； 抓紧时间睡大觉； 举手鼓掌散会了！ 问题会议（ 2） 香烟要多茶要好； 五男四女开会了； 七嘴八舌真热闹； 一屋臭烟两泡尿； 三山五岳全说到； 就是主题忘记了！ 问题会议（ 3） 开会之前假请好； 老婆别把门等了； 太太千万别轻信； 开会桑拿谁知道！ 问题会
8、议（ 4） 稀里糊涂全去了； 稀里糊涂开会了； 稀里糊涂说完了； 稀里糊涂散会了。 问题会议（ 5） 人人都说开会好； 就是时间太长了； 领导发言咱叫好； 散会内容全忘了！ 三、有效会议 会议成本 因必要的事、聚集必要的人； 为某个目标贡献集体的才智； 会议最大的成本是与会者的时间。 关键词： 召集会议之前，必须考虑这些成本。 会议的严格核算 计算所有会议成员的工资总额并加上工资额的 25%为其他费用。按照一年260个工作日，每个工作日 7小时，全年109200分钟，把费用换算到每分钟。 会议时间按分钟计算。 用第一项乘以第二项得到会议总花费。 列出会议预定结构。把上述计算结果呈给主席，咨询预
9、想的结果是否值得付出相应的会议花费。 会议迟到处罚建议 三鞠躬： “对不起，我迟到，请大家原谅”！ 罚款： 每分钟 10块钱！ 处罚理由： 你耽误了大家的时间，等于直接造成损失，当然需要赔偿！ 会议中禁忌用语 可能、大概、差不多； 尽量、全力、尽可能； 争取、万一、看情况 我代表个人意见 . 改变会议的“概念” 过去的概念： 会议 =模糊的概念； 今天的概念： 会议 =决议的概念； 全新的概念： 开会去 =钉钉子去！ 研讨专题 会议占用您的工作时间约为 %； 您认为那些会议是重要和必须的？ 您最不愿意去参加的会议有那些？ 您认为那些会议可以用其他方式取代？取代的方式是： 有效的会议 : 解决问
10、题 ， 是健全组织的表征； 集思广意 、 博采众长 、 团队合作； 沟通 、 协商 、 参与 、 互动 。 会议的目的 明确会议目的 考虑目的； 考虑细节； 评估个人目的； 强调目标。 确定会议目的 决定会议时间 保证人员出席 会议的种类 简报性会议；检讨性会议； 正式会议；非正式会议； 解决问题的会议。 非正式会议 解决简单问题 ; 解决突发问题 ; 临时性的会议； 小型非正式会议； 头脑风暴会议。 关键词： 简短、快速、实效！ 正式会议 董事会会议； 常务委员会会议； 专题讨论大会； 临时股东大会。 会议类型 确定会议的类型。 会议规模尽可能小些； 放一块表，以便掌握时间。 不要离题 传阅
11、议程及所有的相关材料； 会前争取可能的同盟者支持； 避免陷阱，重视会前的沟通； 应确保就会议目的取得一致。 当与会者偏离议程时提醒他们。 会议档案的建立 类别 主题 目的 时间 地点 身份 准备 成员 评估 年度 举行会议 会议开始 依次讨论议程上的问题 获得关于每个问题的意见 转入目标 做出决定 结束会议 果断而积极的开始 把讨论控制在预定的时间内 与会者有效地提出建议 找到可行的 解决办法 各种意见都 探讨过 商讨可行 的办法 概括要点并取得一致 与会者迟到 出现偏离议程的情况 与会者之间出现分歧 允许其继续争吵 争论以僵局告终 会议没有 结果 邀请与会者 选择出席者； 评估贡献； 考虑参
12、加者： 提供信息 提供意见 提供特殊专长 授权行动 通知与会者。 准备议程 编排议程。议程应尽可能简短； 试将议程限于一页纸； 会议议程的要点： 会议日期、时间、地点和目的 关于会议的主要目的应尽量明确 与会者需要确切知道会议对他们的要求 分配给每一项的时间应体现出优先次序 时间分配。无人会介意提早结束会议 但是会议超过预定时间是令人不快的 确定地点 慎重选择会议地点； 认真评估环境因素； 考察各种类型的会议场所； 关注会场音响效果。 安排座位 安排座位使就座者保持一臂间距； 避免让与会者座于直射的阳光下； 要求与会者关闭手机及传呼机； 不要用太舒适的椅子，（懒洋洋）。 案例： 交出您的手机！ 会议前的 探讨事项 目的 ？ 何时 ？ 何地 ？ 何人需要参加 ？ 方式 ？ 资料 ？ 议程 ？ 设备 ？ 记录 ？ 议题讨论顺序 ？ 时间分配 ？ 有无冲突 ？ 是否需事前沟通 ？ 是否有新成员 ？ 是否需先作简报 ？ 茶点 ？ 其它设施 （ 停车位 、 接待室等 ） ？ 会议室应准备事项 出席者名牌； 隔音与空调； 笔记本铅笔； 插头延长线； 会议桌椅子； 白板； 麦克风； 挂画架； 复印机； 投影机； 幻灯机； 茶水点心 。 出席会议前的准备 仔细阅读分发的文件 ， 并查问清楚；
