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1、1公文处理基础知识中共湖南省委办公厅 李中标（ 2010 年 8 月 13 日）第一节公文处理概述一、公文及公文处理工作的重要性1.公 文是 领导 机关决 策的 产物 ， 是 领导 机关 实施 领导 、 进 行管 理和服 务工 作的 重要 工具 。 公文总是与新 的决策、 政令的贯彻和推行紧密联系在一起的。 大量历史事实证明， 一 篇 正确 而优 秀的 公文 ， 可 推动 社会历 史前 进 ， 促进 经济 社会 的发 展 ， 实现 国家 和民 族的 振兴 。 例如 ， 党的十一届三中全会确定的党的基本路线和党的十一届六中全会通过的 中共中央关于建国以来若干历史问题的决议，从而使中 国发生了翻天
2、覆地的变化， 实现了中华民族的伟大复兴。 三国魏曹丕说： 文 章 乃 “经 国之 大业 ， 不朽 之盛事 ” 。 南朝刘勰说 ： “ 章 表奏 议 ， 经国 之枢 机 。 ” 邓小平说： “ 拿 笔杆是 实行 领导 的主 要方 法 ”。反之， 一篇 错误 的公 文 ，可 把社 会引 向倒 退 ， 造成 国家 和民 族的 灾难 。 例如， 1966年中共中央下发的关于开展无产阶级文化大革命的通知，把刚刚复苏的国民经济再次推向崩溃的边缘。所以，公文处 理工作的质量好坏与公文的正确与否，决定国家的兴亡。2.在 当 代的 领导 、管 理 和服 务工 作中 ， 公 文具 有其 他任何 工 具不 可替 代
3、的 重要 作用 。 从一定的意义上说， 公文正确与否， 决定社会主义现代化建设的成败、战争的胜负和社会政治稳定与否。公文的作用主要有 10 大 作用 ，即 ：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用。这是被大量事实证明了的历史结论。3.公 文处 理水 平代表 一个 机关 （单 位 ） 的水 平 ， 即代 表一 个机 关 （ 单位 ） 的决 策 、 领 导 、 管 理 、 服 务水 平 ， 反 映了 一个 单位的 整体 素质 。 所以，每一个单位的领导及全体工作人员特别是文秘人员，都要重视公文处理工作。2二
4、、公文及公文处理的涵义1 公文的定 义 。“ 公文 ” 一词 ， 源 于晋代陈 寿的 三 国志 魏 志 赵 俨 传 ， “ 公文 下郡 ， 绵绢悉以还 民 。 ” 当时 仅指一 种体 式的公务 文书 。 最 早的公文 总称为 “ 书契 ” 。 其 后又有 “ 典册 ” 、 “ 枢机 文 ” 、 “ 官 文书 ” 、 “ 案牍 ” 、 “ 公 牍 ”等名称 。 随着社 会 的发展进 步 ， 公 文 的种类 、 名称及 其 内涵不断 发展变 化 。公文即 公务文书 ， 是党政 机关 、 企事业单位 和一切社会团体在 处理公务时所形 成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料 。 中 国共产 党
5、机关公文处 理条例 规定 ： “ 党的 机关的公文 ， 是党的机关实施 领导 、 处理公务的具 有特定效力和规范 格式的文书 ， 是传 达贯彻党的路线 、 方针 、 政 策 ，指导 、 布署和商洽工作 ， 请示和答复问题 ， 报告和交流情况的 工具 。 ” 国家行政机 关公文 处 理办法 规定 ： “ 行政机 关的公文 ， 是行政 机关在行政管理过程 中形成的具有法定 效力和规范体式的 文书 ， 是依法行政 和进行公务活动的重 要工具 ” 。公文包括 文件 、 简 报 、 会议 材料 、 申 请表 、 统 计表 、 呈 报表等 。 “ 文件 ”一词是外 来语 ， 来 自拉丁语 docememt
6、um， 相当于汉 语的 “ 证据 ” 。 在我国 ，“ 文件 ” 有广义 和 狭义之分 。 广义 的 “ 文件 ” ， 是指 在 工作和政 治学习 上 可以用作依 据或参 考 的书面材 料 ； 狭 义 的 “ 文件 ” ， 指 的 是具有法 规性 、 知 照性和特定 (固 定 )版 头 的公文 。公文即公 务文书 。 公文与公 文 、 文 件 的关系是 ： 包容 关 系或叫属 分关系 。公文的本 质 。 公文 是国家统 治阶级 实 施领导 、 管 理国家 、 处理公务 的文字工具 。2 公文处理 涵义 。 公文处 理是一个动态的过 程 ， 是指公文收发 文单位特定的 人员用特定的方法 办理公文
7、 ， 使之符合 有关规定和收发文 单位的要求 。它包括 公文拟制 、 办理 、 管理 、 收集整理 、 归档在内的一系列 衔接有序的工作 。公文办 理分为收文办理和 发文办理 。 收文办理 包括公 文 的 签收 (含拆封 、清点 、 分类 )登记 、 拟办 、 送批 、 批 办 、 分发 、 传阅 、 承 办 、 催 办 、 办复 、 收集整理 、 归档 等 12个程序 ;发文 办理包 括公文起 草 (含修改 、 协调 )、 校核 、 会签 、 签发 、 复核 、 登记 、 印 制 (排版 、 校对 、 装 订 )、 分发 、 收集整 理 、 归 档等 10个程序 。公 文 由秘 书部 门统一
8、 管 理 。 管理的原则 ： 既 发 挥公 文 效用 ， 又有 利于公文 保 密 。 管 理的范围 是所有 公文 ， 包括 不同载 体的 公文 。 管理的 内容 是 ： 收文 管 理 （ 签 收与撤封 管理 、 清点 与分类 管理 、 登记 与拟办 管理 、 送批 与批办管 理 、 分发 与传阅管 理 、 交办 承办与催 办管 理 、 办复与收 集管 理 、 立卷归档3管理 ） 、 发文管 理 （ 起草校 核管理 、 送审与签 批管理 、 公文定密 管理 、 复 核与 登记 编号 管理 、 校 对与 印制 管理 、 施 印管 理 、 分发传递 管理 、 立 卷归档管理 ）、 公 文 利 用 管
9、理 （ 公 文阅 读管理 、 公文查 阅管理 、 公 文借阅 管理 、 公文传 达范 围的 管理 、 公 文翻 印复 制管理 、 公文 汇编 管理 、 公 文公 开发 布管理 、公文引用 管理 ） 、 公文撤 销管理 、 会议文件 管理 、 公文存放清 理清退销毁管理 、 秘 密文件 （ 包括各种 载体文件 ） 管理 、 机关合并撤销时公 文管理 。公文归档 ， 包括公 文的收集 、 装订 （ 裱糊与拆 除金属 物 ） 、 分类 （ 区 分保存价值 ）、 排 列 、 编号 、 编目 、 装 盒 、 编写 全宗说 明 、 归档 ， 移交进 馆 10个程序 。4公文处理程序示意图 签收 (拆封、清
10、 点、分类 )登记拟办 送批批办1收文处理 分发传阅承办催办 办复 收集整理 归档起草校核会签签发2发文处理 复核 登记印制（排版、校对、装订）分发公 文处 理 收集整理 归档收文管理发文管理公文利用管理3公文 管理 公文撤销管理会议文件管理公文存放清理清退销毁管理秘密文件（包括各种载体文件）管理机关合并撤销时公文管理收集装订分类排列4 公文收集整 理 归档 编号编目装盒编写全宗说明归档移交进馆5三、公文的特点公文具有 以下 8个特 点 ：1 鲜 明的政治性 。 公文是阶 级统治 的 工具 ， 是管理 工作 的工具 。 它的 内容反映了 统治阶 级 的意志 ， 代表统 治 阶级的利 益 。 因
11、 此 ， 它的阶 级性 、 政 治性非常鲜 明 。2 法定的 权威性 。 公文是领 导机关 的 实施领导 和管理 工 作的工具 ， 其管辖范围内 的所有 单 位和 个人 必须不 折 不扣地贯 彻执行 ， 不允许有 任何反 对 地表示 。 如 果对某 些 条文有不 同意见 ， 只能用合 法的方 式 向上级领 导机关 反 映 ，在上级机 关未改 变 决定之前 ， 必须 遵 照执行 。3 特定的作者 、 读者和严 格的程序 。 公文有特 定的作 者 、 读者 ， 公文 办理有特定 的程序 ， 均不可逾 越 。 公 文 的作者 ， 是公文 制 发机关 （ 单位 ） 。 公文的读者 ， 是由 领 导机关
12、制 发文件 时 规定的 ， 只能按 公 文制发机 关的意 见 办理 ， 不得 随意突 破 。 公文办 理有一 套 严格的程 序 。 公 文 办理人员 ， 必须 严 格按规定的 程序办 理 ， 不得减 少和超 越 规定的程 序 ； 必 须 恪尽职守 ， 不得 越 权越位 。4 文字表述的准 确性 和语 言的生动性 。 文字表 述的准确 性 ， 是指 公文的语言表达 必须做 到 准确 、 规 范 ， 无 歧 义 ， 否则 ， 无法 贯 彻落实或 出现执 行 上的偏差 。 特别是 政 策性公文 ， 要清 楚 明了 ， 操 作性要 强 ， 便于贯 彻和执 行 。一个规定 ， 只能 是 一种解释 。 公
13、文 语 言的生动 性 ， 是 指 公文语言 的运用 在 确保其准确 、 鲜明 、 朴实 、 简 洁的基 础 上 ， 充分 运用我 国 语言 、 词 汇丰富 的 特点 ， 在一 篇公文 中 或在局部 的段落 内 ， 做到句 法 、 构 词 法一致 ， 句子 、 词 汇新颖 ， 避 免重复 、 累赘 。5 内容上的公务性和现实 性 。 内 容的 公务性 ， 是指 公文 是机关决 策的产物 ， 是机 关处理 公 务活动的 工具 ， 必 须完全彻 底的为 公 务 活动服 务 ， 不 得 把私人的事 务写入 公 文之中 。 内容的 现 实性 ， 指 公文必 须 充分全面 地反映 实 际情况 ， 实 事求
14、是 ； 必须为现 实管理 工 作服务 ， 具有现 行 功用和指 导性 、 实 践性 。6 强烈 的时效性和特定的 意向性 。 公 文 是为一定 时期的 管 理工作服 务的 ，过了一定 的时期 ， 就失去了 现行功 用 ， 变成了 档案材 料 （ 历史资 料 ）。 所 以说 ， 公文的时 效性 很强 ， 必须在 规定 的时间内 起草 、 审 批 、 发出和产 生效 用 。否则 ， 公 文就失 去 了现行功 用 。 特 定 的意向性 。 是指 公 文的读者 即受文 对 象在起草之 前就确 定 了 。 不同 的受文 对 象 ， 用不 同的公 文 语言表述 。7 严密的逻 辑性 。 公文必须 按照人
15、们 的思维规 律构思 、 布局 、 撰 写 ，6做到逻辑 严密 ， 言 简意赅 ， 以其独 有 的逻辑力 量说服 读 者 （ 执行 者 ）， 实 现其应有的 作用 。8 规范的体 式 。 通 用公文是 法定的 ， 每一个文 种的撰 写 方式 、 格 式都是固定的 。 公文 写 作人员必 须按规 定 的体式写 作 、 印 制 公文 ， 不 得违反 。四、公文处理的原则1.实事求是 的原 则 ；2.党政分 开的原 则 ；3.精简 的 原则 ；4.高效 的 原则 ；5.按照行 文机关 的 要求进行 的原则 ；6.按照公 文处理 规 定进行的 原则 。公文处理 的标准 ： 做到及时 、 准确 、 安全
16、 、 保 密 。五、公文发布方式1 内部发布 。 用特定 版头印 制 内部分 发 ； 用内部 传真电 报 发送 ； 在内部 网络上 发 布 ； 其他方 式 。2 公开发布 。 在报刊 上公开 发 布 ； 在互联 网上发 布 ； 张贴 ； 设立政 务公开 场 所或现行 文件查 阅 中心供执 行者索 取 公文 ； 其他形 式 。公开发布 的公文 ， 从公开发 布之日 到 执行的起 始日 ， 至 少要有 30天以上的间隔期 。凡涉及与 WTO有关 的法律 、 法 规 、 规 章 和文件 ， 在 公开发 布 之后 90天内 ，必须译成 一种 WTO语言 （ 英 文 、 法 文 、 西班牙 文 ） 译 本 。六、公文种类从广义上 讲 ， 公 文 分为通用 公文 、 专 用公文 。通 用 公文 指党 政机关 、 社 会团 体 、 企事 业单 位在 公务 活动 中 普 遍使 用 公文
