《设计师职场：在公司如何写好你的电子邮件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《设计师职场：在公司如何写好你的电子邮件（7页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、设计师职场：在公司如何写好你的电子邮件若 你 写 了 一 封 加 薪 申 请 给 老 板 ， 哪 怕 对 方 只 回 复 俩 字 OK ， 那 也 算 是 好 得令 人 动 容 。 但 如 果 邮 件 来 自 令 你 头 疼 的 追 求 者 ， 哪 怕 对 方 把 邮 件 写 成 了 一 幅 兰 亭 集 序 ， 可 能 也 逃 不 过 Report as spam 的 厄 运 。所 以 ， 本 文 只 探 讨 ： 在 员 工 都 具 备 基 本 的 职 业 素 养 ， 同 事 之 间 无 冤 无 仇 也 没 有 人 来大 姨 妈 的 情 况 下 ， 如 何 写 出 让 对 方 看 过 之 后
2、觉 得 专 业 并 乐 于 回 应 的 邮 件 。另 外 ， 这 只 是 一 篇 blog 上 的 帖 子 ， 不 可 能 面 面 俱 到 ， 只 拣 些 皮 毛 说 说 。 否 则 应 该 开 个两 小 时 的 培 训 才 能 说 透 。发 出 去 的 邮 件 ， 泼 出 去 的 水绝 大 多 数 邮 件 车 祸 现 场 来 自 一 时 冲 动 。在 回 复 任 何 邮 件 之 前 ， 请 想 想 下 面 这 个 问 题 ： 在 法 庭 上 ， 我 的 这 封 邮 件 会 成 为 对 我 不 利的 证 据 吗 ？ 如 果 你 觉 得 自 己 一 辈 子 不 会 上 法 庭 ， 那 么 就 换
3、 一 个 问 题 ： 在 微 博 上 ， 我 的 这封 邮 件 会 让 别 人 觉 得 我 是 一 个 坏 人 吗 ？在 数 字 时 代 ， 邮 件 就 是 所 谓 的 白 底 黑 字 。 随 便 一 张 截 图 ， 你 的 邮 件 就 成 了 长 微博 。 很 多 坏 事 儿 的 邮 件 ， 虽 然 来 自 一 时 脑 热 ， 却 成 了 全 世 界 的 把 柄 ， 跟 随 一 辈 子 。就 算 你 有 天 大 的 不 满 ， 哪 怕 去 跟 人 在 会 议 室 里 大 吵 一 架 ， 也 不 要 随 随 便 便 发 出 一 封怒 气 冲 冲 的 邮 件 。不 要 相 信 有 些 企 业 邮
4、 箱 提 供 的 撤 回 功 能 。 很 多 人 自 以 为 已 经 撤 回 的 邮 件 ， 在 三 秒 钟之 前 其 实 已 经 被 推 送 到 了 那 些 黑 莓 用 户 的 手 机 里 。如 果 你 使 用 Gmail， 建 议 开 启 一 个 名 叫 Undo 的 功 能 。 它 和 锤 子 手 机 一 样 ， 会 延迟 五 秒 钟 发 出 你 的 邮 件 。 这 是 天 底 下 除 了 破 解 对 方 邮 箱 进 去 删 邮 件 之 外 ， 唯 一 有 用 的 撤 回 方 法 。写 新 邮 件 的 最 佳 顺 序写 新 邮 件 的 最 佳 顺 序 应 该 是 ： 附 件 、 正 文
5、、 标 题 、 收 件 人 。首 先 ， 就 像 它 的 名 字 所 暗 示 的 那 样 ， 附 件 是 最 容 易 忘 记 的 东 西 。 所 以 先 把 它 贴 进 邮件 吧 。 Gmail 有 个 附 件 提 醒 的 功 能 ， 也 需 要 你 自 己 去 开 启 。 如 果 你 在 邮 件 里 提 到 了各 种 语 言 的 附 件 而 又 忘 记 了 贴 上 ， 它 都 会 在 你 按 下 发 送 之 后 弹 出 一 个 提 醒 。其 次 ， 标 题 放 在 正 文 之 后 ， 是 因 为 大 多 数 邮 件 客 户 端 会 提 醒 你 没 有 标 题 是 否 发 送 ； 而 收 件
6、人 放 在 最 后 ， 是 因 为 没 有 收 件 人 ， 这 封 邮 件 肯 定 发 不 出 去 ， 这 就 给 了 你 足 够 的时 间 来 回 味 这 封 邮 件 的 疏 漏 。而 且 ， 随 着 正 文 的 进 行 ， 你 有 很 大 可 能 会 调 整 邮 件 的 标 题 和 收 件 人 。 所 以 这 样 的 顺序 也 比 较 好 ， 不 会 等 邮 件 发 出 去 以 后 再 加 各 种 人 进 来 。不 要 把 文 字 变 成 图 片在 过 去 几 年 的 观 察 中 ， 我 发 现 人 事 和 行 政 部 门 的 同 事 喜 欢 把 文 字 做 成 图 片 ， 再 贴 到邮
7、件 里 发 出 来 。这 种 做 法 并 不 能 增 加 任 何 有 用 的 信 息 ， 却 带 来 了 许 多 坏 处 ：首 先 ， 大 部 分 人 的 审 美 水 平 不 如 专 业 的 设 计 人 员 ， 这 就 导 致 了 很 多 红 底 黑 字 或 红 底 黄 字 、配 合 密 布 着 锯 齿 的 魏 碑 或 隶 书 字 体 的 邮 件 ， 非 常 难 以 阅 读 。 但 发 信 人 还 往 往 觉得 这 样 很 喜 庆 ， 营 造 了 一 种 祥 和 的 氛 围 。其 次 ， 越 来 越 多 的 人 在 手 机 上 读 邮 件 ， 这 会 让 对 方 看 邮 件 的 时 间 成 本
8、 和 流 量 成 本 大大 提 升 。 我 曾 经 收 到 过 一 封 总 字 数 不 过 500 字 的 通 知 邮 件 ， 但 对 方 做 成 了 五 张 总 计 2 MB 的 PNG 图 片 ， 令 正 在 开 车 的 我 苦 不 堪 言 。还 有 ， 图 片 上 的 文 字 是 不 可 搜 索 的 ， 这 意 味 着 你 的 这 封 邮 件 在 日 后 被 找 到 的 可 能 性 大 大降 低 。 我 目 前 还 没 有 发 现 任 何 邮 件 客 户 端 或 网 页 版 内 置 了 Evernote 那 样 的 图 片 文 字 自动 识 别 功 能 。倒 金 字 塔 叙 事如 果 说
9、 我 在 几 年 前 做 记 者 的 时 候 学 到 的 最 重 要 的 事 情 是 什 么 ， 那 就 是 如 何 说 清 楚 一件 事 情 。倒 金 字 塔 的 叙 事 方 法 是 很 有 用 的 ： 在 邮 件 的 开 头 ， 用 一 段 话 ， 言 简 意 赅 地 概 括 大 意 ， 讲清 楚 四 个 W 和 一 个 H 谁 （ Who） 、 什 么 （ What） 、 何 时 （ When） 、 为 什 么（ Why） 、 怎 么 样 （ How） 。 如 果 不 能 在 一 开 始 说 清 楚 问 题 ， 大 多 数 人 是 没 有 耐 心 读 到 最 后 一 段 并 且 搞 清
10、楚 你 的 真 实 用 意 的 除 非 你 是 一 个 有 绝 对 权 威 的 CEO。谁 这 意 味 着 你 需 要 在 邮 件 开 始 打 招 呼 的 时 候 就 要 明 确 你 的 收 件 人 是 谁 ， 最 好 指明 唯 一 的 任 务 所 属 人 （ 所 谓 的 owner ） 。 如 果 你 只 是 一 个 Hi 开 头 ， 却 有 若 干 个收 件 人 ， 那 么 谁 也 不 知 道 要 响 应 这 封 邮 件 ； 而 如 果 你 一 下 子 和 多 个 人 打 招 呼 ， 那 么 这 件事 情 就 会 因 为 所 有 收 件 人 都 觉 得 事 不 关 己 而 告 吹 。什 么
11、 你 需 要 描 述 清 楚 自 己 的 需 求 或 者 要 求 ， 而 不 要 以 中 国 式 思 维 发 些 模 棱两 可 的 表 态 ， 这 样 对 于 邮 件 沟 通 没 有 任 何 益 处 。 如 果 你 自 己 都 不 知 道 自 己 要 什 么 或 者 要表 达 什 么 ， 就 别 发 出 这 封 邮 件 。何 时 明 确 这 个 需 求 的 时 限 。 越 快 越 好 （ ASAP） 在 大 多 数 时 候 等 于 没 有 截止 日 期 。为 什 么 请 让 对 方 明 白 这 件 事 情 对 对 方 （ 收 信 人 ） 而 言 的 重 要 性 ， 或 者 起 码 是 对 团
12、队或 公 司 而 言 的 重 要 性 ， 而 不 是 对 你 （ 发 信 人 ） 而 言 的 重 要 性 。 俗 话 说 ： 谁 上 班 没 点 事儿 呢 ？ 即 便 你 是 对 方 的 直 接 汇 报 对 象 ， 在 多 数 情 况 下 ， 能 够 写 清 楚 为 什 么 也 比 不 写 能够 得 到 更 有 效 的 响 应 。怎 么 样 所 有 做 过 乙 方 的 人 都 知 道 ， 如 果 你 收 到 一 封 没 有 具 体 操 作 指 示 的 邮 件 ，是 非 常 难 处 理 的 。 除 非 收 发 双 方 已 经 有 非 常 明 确 的 上 下 文 ， 比 如 几 分 钟 之 前 的
13、 电 话 沟 通 ，或 者 事 出 紧 急 已 经 不 能 在 邮 件 里 花 费 更 多 时 间 ， 建 议 给 出 尽 可 能 明 确 的 操 作 办 法 。说 清 楚 这 些 ， 再 慢 慢 展 开 邮 件 、 旁 征 博 引 、 罗 列 数 据 、 推 演 流 程 吧 。用 对 方 的 语 言 和 思 维 方 式每 个 公 司 ， 哪 怕 只 是 一 个 五 人 的 创 业 团 队 ， 也 存 在 分 工 。 所 谓 隔 行 如 隔 山 ， 你不 能 要 求 他 人 对 你 的 工 作 了 如 指 掌 ， 也 不 能 假 定 自 己 对 其 他 部 门 的 业 务 知 根 知 底 。比
14、 如 营 销 部 门 在 和 运 营 部 门 打 交 道 的 时 候 ， 就 应 该 把 广 告 上 那 些 冠 冕 堂 皇 的 表 达 方式 分 解 成 运 营 部 门 所 能 够 理 解 并 执 行 的 业 务 指 标 ， 少 提 最 近 的 增 长 情 况 之 类 模 糊 的概 念 ， 多 用 过 去 15 个 月 中 A 分 类 下 B 属 性 等 于 C 的 商 品 的 销 售 量 （ 而 非 销 售 金额 ） 逐 月 占 比 。公 关 部 门 在 和 技 术 部 门 打 交 道 的 时 候 ， 就 尽 可 能 地 应 该 把 自 己 的 需 求 变 成 技 术 语 言 ，少 说 我
15、 要 建 个 博 客 ， 多 说 我 们 需 要 在 一 台 和 公 司 主 营 业 务 没 有 关 系 的 服 务 器 上 搭建 一 个 有 独 立 二 级 域 名 的 、 采 用 WordPress 搭 建 的 、 有 MySQL 数 据 库 的 小 网 站 。我 在 目 前 的 工 作 中 ， 主 要 负 责 营 销 和 公 关 ， 而 非 运 营 和 技 术 。 对 于 大 多 数 员 工 来 说 ，这 样 的 要 求 不 低 ， 但 这 样 提 需 求 会 得 到 更 高 效 的 响 应 和 更 准 确 的 执 行 。从 人 情 世 故 上 说 ， 这 样 的 邮 件 也 能 够 让
16、 对 方 产 生 这 人 比 其 他 那 些 瞎 指 挥 的 家 伙 强 点 儿 的 印 象 。 沟 通 起 来 也 顺 畅 。多 用 点 ， 少 用 面我 个 人 最 害 怕 看 到 的 邮 件 ， 就 是 乌 泱 泱 几 个 大 段 （ 很 多 的 段 落 之 间 还 没 有 分 隔 ， 你还 需 要 脑 补 空 行 ） ， 需 要 费 劲 巴 拉 地 去 里 面 刨 出 对 方 的 重 点 ， 加 以 消 化 吸 收 。而 通 俗 易 懂 的 邮 件 ， 多 是 分 好 了 点 ， 一 二 三 四 五 ， 言 简 意 赅 。 而 且 点 和 点 之 间 没 有 重 复 ，逻 辑 清 楚 。更 好 的 邮 件 ， 是 把 复 杂 的 事 情 分 成 几 个 大 块 ， 每
