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1、报销及支付管理制度（讨论稿）第一篇通用管理第一条 为明晰公司报销、借款流程，遵循国家财税法律法规，特制定本制度。第二条 报销应取得发票，因为发票的作用所致：财务执行税法的需要：没有发票的报销税务会要求公司调增利润，并增企业所得税；经办人工作成果的证明：证明当事人做了发票所涵盖的工作事宜，如果用代替票，则不能证明；核算的需要：举例，如果大家拿来“餐费”发票代“交通费”发票，财务在对公司费用分析时，就会发生分析误导，分析的数据结果就会有问题；第三条所有报销应取得真实、合法的发票等票据；原始票据抬头必须标明：“北京CCNN企业管理顾问有限公司”，或报销所在公司（不可使用简称），如:“北KCNN企业管
2、理顾问有限公司”或“北京CCNN企业管理顾问有限公司深圳分公司”；发票中的内容管理：注明明细、大小金额一致、开票日期明确、印章齐全（没有印章不可报销）等。第四条有票报销：所有报销必有发票，不允许无发票（如：收款收据）报销的行为；若确因业务等需要，无法取得发票，报销管理按照：代用报销发票暂行管理办法；第五条 经办部门及员工管理：所有采购借款、报销应由相关职能部门向财务部办理，如，办公用品的采购及报销由 HR行政部完成等，其他部门或员工代 行报销及借款，须由被代部门的认可、审批，并且代办人员在借款或报销应 注明被代的部门、员工。另外，非部门职责的借款、费用，部门负责人未经 明确授权不得审批；第六条
3、财务结算单据的使用：一般费用报销：应填写费用报销单（电子版）（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的支出凭单，到财务办理结算事宜；差旅费报销：具体管理差旅费用管理办法，填写差旅费报销单（电子 版）（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的支出凭单， 到财务办理结算事宜；借款：填写借款单（详见附表），在经过网络审批后，打印后，填写纸质的借款单，到财务办理结算事宜；第七条粘贴管理：所有票据粘贴应做到整齐、均匀、牢固；所有票据分类应粘 贴在不同的粘贴单上，若某一类票据较多，则可以分多张粘贴单粘贴；所有 粘贴票据的金额、印章样应能被活晰地看见；所有票据及粘贴单皆不能超过 相关报销单的
4、页面，如发票面较大可将其折叠好；粘贴完毕后应将报销单据 张数汇总数填写在“附件 张”处，附件是指直接构成报销金额的发票张数；第八条 填写管理：所有财务单据填写应用 黑签字笔（不可使用圆珠笔、蓝色及红色墨水笔）填写，填写字迹活楚、不能有刮擦、涂改；第九条部门名称：报销人应填写报销的成本费用所对应的部门，为绩效考核时费用承担者，若费用由多人、多部门承担，请填写费用分配表（见附表）若有其他个人、其他部门承担费用，应抄送给当事人、部门负责人确认，并在得到确认后开始审核（批）流程;第十条 客户名称、项目名称：需要填写“客户名称：“项目名称”的部门为方案部、 顾问部、渠道部，其他实体（如：学校）可以根据业
5、务特色自行确定，并报总部财务确认、备案，“客户名称”应填写全称，项目是指公开课、需进驻客户 实施业务，并且不是即时钱货两活的业务，对丁公开课项目名称管理：开课 日期+地点（如：北京）+公开课内容（如：总裁班）;客户名称管理：使用 客户的全称，并且按合同订立的全称；第一条审批、支付管理：审批流程：见附表；财务支付权限表：见附表；授权签批：高一级职务可以代替低一级职务审批，并注明代替的原因；低一级职务经授权代替高一级职务审批， 并由高一级职务的人员通过手机短息向主管会计确认授权事宜，并在一个工作日内完成补审确认；若常态化授权，须经过总裁审批同意，同时抄送 FIN组、HR行政组；审批顺序：原则上，先
6、审批（核）人，后最终审批人（在特殊性情况时，可能不需要）；先业务部门（主管总经理），后管理部门（如HR行政部负责人）； 在管理部门，先HR行政部负责人，后财务部门负责人；审核收、抄管理：收件人：必为审核（批）当事人（原则上使用01邮箱）；抄送人：k域公司组、地 FIN组、当地审核会计，其中：即时激励支付、专业软件支付应抄送HR行政组。不得扩大也不得缩小；审批主题管理：请+审批（核）人、最终审批人+审批+事宜，若不能按此管理， 由此引起的后果，由申请人负责；审批时限：由丁审批（核）人、最终审批人各自重要的岗位职责，在审批（核）需要必要的时间，公司规定每个审批人需要半个工作日时间审批（核），若有特
7、殊需求加快审批，且不是当事人工作不力的原因时，则由申请人自罚水 果基金10元/次，并扣品牌分1分；财务审核管理：审核会计，应对报销中发票管理要求、报销填写要求、审批 流程要求、公司其他明文管理要求审核，在费用、采购报价中，对丁含有税 金的支付，财务审核时应计算税率适用是否正确，涉及合同事项的支付，在 支付时应审核合同有关财务条款，如：付款时间、付款条件，审核报销形式 是否合规，如：明细附表、费用分配表，审核完后，指导报销人填写财务印 刷的标准单据；出纳须确认审批流程、审核会计及当事人的签字，对丁支票 支付的必须按审批件填写收款单位；第十二条 代替借款、报销：被代人员必须通过邮件的形式注明， 否
8、则不能实施， 财务不予办理；第十三条 只有报销领款时，领款人方可在“领款人”处签字，签字必须使用中文 名字。若领款金额仅为报销金额的一部分，领款人应在“领款人”处签字的同 时注明领款的金额，否则视同全额领款；第十四条财务支付、报销：由人事工资关系原则确认，例如：某 A的工资由上 海公司人事部门计算，则某 A的报销、借款由上海公司财务办理；其他公司 不得直接支付、报销，涉及员工工作地区变动，在办理好 人事工资关系后方 可办理财务支付、报销；第十五条 按时报销：不能提前报销，所有业务发生后应在适当的时间内完成财 务报销，借款、业务发生后最长一个月内完成财务结算，其中：对丁异地调 动人员，在异地调动
9、执行前完成所有经办费用的报销。对丁超期结算，财务 部按每一日50元计算水果基金。对丁超过三个月票据的报销，财务部有权 拒绝报销；考虑到财务每天数据管理要求、质量，公司规定每天对外支付、报销的时间是：上午：9点至12点，下午：13点至16点，其中周五只有上午办理付款、报销来务，若有违反，则由申请人自罚水果基金10元/次；第十六条 所有销售回款应完整、及时地按照公司的回款流程交给财务部；杜绝 用回款冲抵报销款、借款等坐支现象，如发现坐支回款等，公司将行进严肃 地处理，最高可处丁开除处理，情节严重的，将移交司法部门处理；第十七条所有费用，当事人报销时没有填写费用分配表，费用承担人及部 门便默认为审批
10、人部门、当事人承担；若要改变费用分配数额，公司则将工 作过程定性为不作为，在由审批负责人、经办人各自罚水果基金50元后，财务方可进行账务调整；第十八条 财务应定期对报销管理制度，进行维护，并对修正后的报销管理制度在FINANCE组、MANAGEMENT组，并对修正后的报销管理制度再抄送FINANCE 组、MANAGEMENT 组；第二篇专项管理第十八条借款管理详见借款管理规定第十九条 报销执行中，由丁种种情况不能取得发票的报销，执行 代用报销发 票暂行管理办法；第二十条 由丁出差管理的特殊性，须专项管理，详见 出差管理办法；第二十一条对丁重大采购的管理，主要是指采购固定资产、装修工程、广告发布
11、、制作采购、软件等其他单项采购超过 2万元或一年累计多次采购超过 5万元的服务、商品专项采购，具体管理规定见 重大采购业务行为管理办法第二十一条 房租、物业费、电费、水费、电话费、保洁费、网络、邮递等：由审核会计按财务核算要求审核，发票、合同、审批程序；第二十二条 工资及相关由HR行政总监和财务负责人汇审后，报总裁审批；第二十三条 餐费：所有涉及此项内容审批归总经理级管理；第二十四条 会务费：针对住宿、会场、餐费、物料、外部门支持工资等明细列出后方可报销；第二十五条装修：对品牌、型号、规格、工艺、数量单价做描述，并取得对方购买材料发票证明、验收确认书（公司至少有两人确认），经办人应对预算、决算
12、、差异用标准报价表格说明；第二十七条 即时激励：5个工作日内申请、5个工作日内完成审批支付，否则没有即时激励的意义，财务可以不予执行报销；第二十八条 对支付佣金按公司返佣流程办理，由收款地财务支付，例如：北京公司收到代理商的款项，由北京公司出纳支付代理商返佣款项；第三篇附则第二十九条此制度解释权归CCNN总公司财务部，但首要解释人为当地财务负责人；第三十条 本制度执行时，按法不溯及既往和新法大丁旧法的原则执行；第三一条 本制度从2008年3月1日开始执行，试行期三个月。附件：借款管理规定第一条 为规范借款程序，保证资金使用安全，提高财务核算质量，适应国家财税管理要求，特制定本规定；第二条 所有
13、借款应填写借款单（见附件1）,并履行审批手续（见附件2）;第三条 超过1000元的单项业务支付。支付对方为单位时，必须使用支票、汇票等银行支付手段支付，不得使用现金支付；同时，必须提供对方单位的全称、银行账号、开户行、相关合同等资料。支票支付时，须填写对方单位名称。差旅备用金、酬金、支付对方单位为个人可以使用现金支付，其中，为提高工作效率，对丁 500元以下的现金支付，可由个人垫付，并及时报销； 第四条 超过10000元的现金借款或报销支付（不含支票借款、网银借款），应由借款人在款项支出前一日通知出纳备款， 若不能联系上出纳，可向财务 负责人知会；第五条 若借款人为未转正员工（由业务负责人把关
14、），现金借款超过 10000元时，应由业务负责人负责代为办理借款；第六条专项借款应提交附件：公开课（含OPP）借款：填写借款单下侧的预算数据；出差借款：填写借款单下侧的预算数据；广告费借款：合同、公司的广告贞（最后一笔支付时）；佣金支付：销售明细、计算过程列式、渠道会计审核确认邮件、发票；其他借款须注明借款金额的组成来源。第七条 职能借款管理，为保证管理流的活晰性，借款和报销应有统一的出口，须具有专项职能的人或部门办理借款、 报销事宜，如：公开课相关事宜的借 款，各地应有相应的专人负责借款（例如：行政人员），否则财务对丁不具有专项职能人员办职能事项，有权不予办理；第八条 若使用支票借款，且金额
15、暂不确定，则在借款单上注明支票号码，并由 出纳做好封数操作；第九条必须使用黑色签字笔或碳素墨钢笔填写借款单手签部分，其他笔一律不得用丁财务借款（含：报销）及其他财务手续；第十条所有借款支付履行完整的手续后方可办理借款手续，原则上不得使用补 批程序；第一条 借款单中“领款人”表示：确认员工已领走款项。若款项未领走，借款 单不能转财务出纳；第十二条 所有借款报销应取得发票。报销发票必须真实、合法，且符合公司票 据报销要求管理规定，否则财务部有权拒绝予以报销，如收据、代用票、假 票等；第十三条 借款业务完毕后，经办人员应在“承诺还款日/报销日”内办理财务结账 手续，否则财务部将依据“前账不活后账不来”的财税规定，从相关人员的经 济业务（如：工资、再次借款、报销业务等）中扣除其相应的借款，并从承诺还款日/报销日的第二天开始按50元/天的标准计提水果基金，其中对丁 公开课事宜的借款报销应在公开课结束后 10工作日内完成报销手续；承诺 时间最长不超过一个月；对丁超过三个月的报销，财务有权不予报销；第十四条 所有离职人员，应在办理离职手续时取得财务确认有无借款， 并由会 计签字确认，方可办理离职手续。第十五条 此规定
