公文写作 公文文件处理管理的基本规则

《公文写作 公文文件处理管理的基本规则》由会员分享，可在线阅读，更多相关《公文写作 公文文件处理管理的基本规则（72页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、公文写作 公文文件处理管理的基本 规则 公文写作 公文文件处理管理的基本 规则 第一章 文件管理 狄 煜 宝 要转变观念：档案载体的变化、档案管理 手段的变化、档案服务对象的变化。 第一节 机关文件 一、文件的种类 二、文件的分类 三、文件的稿本 四、文件的格式 一、文件的种类 可分为三大类：1、通用文书 2、专用文 书 3、科技文书 （一）通用文书 中国共产党机关公文处理条例 1996 年 5 月中央办公厅颁布的，共 14 种公文名称：决 议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、 报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪 要。 国家行政机关公文处理办法是国务院 2000年8月颁布的， 共13

2、种公文名称 ： 命令 （令） 、 决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、 请示、批复、意见、函、会议纪要。 1、通知： （1） 、批转和转发公文 （2） 、发布规章 （3） 、通知办理、执行或周知事项 （4） 、任免干部和工作人员 2、报告： （1）汇报性报告 （2）情况报告 3、请示： 4、批复： 5、公报、公告、通告 6、函： （二） 专用文书 1、对外文书 主要种类有：照会、备忘录、外交函件、 全权证书、批准书、条约、协议、协定书、声 明等。 2、司法文书 主要种类有 ：公安的立案报告、破案报告、 起诉意见书、提请批准逮捕书等； 检察院的案件审结报告、起诉书、不起诉 决定书、抗诉书等

3、； 法院的一审、二审、再审刑事判决书、民 事判决书、刑事裁定书、民事调解书、决定书 等； 还有各种诉状、笔录、现场勘查笔录等。 3、会计文书 （1） 、会计凭证 （2） 、会计帐簿 （3） 会计报告 （4）其它。 （三） 科技文书 （1） 、图样科技文件材料； （2） 、文字科技文件材料； （3） 、表格、目录科技文件材料。 文件的形式、 信息载体、 制作手段多样化。 文件的形式有图样、文字、表格、目录、 音像等； 信息载体有纸张、胶片、磁盘、磁带等； 制作手段有手写、印刷、晒制、摄影、录 音等。 二、文件的分类 （一）从来源分： 1、自制的文件（本机关） 2、外机关发来的文件（外机关） （二

4、）从文件的性质和作用分 1、法规、规章性文件：规定、章程； 2、指挥性文件：指示、决定； 3、报请性文件：报告、请示； 4、知照性文件：通知、通告； 5、记录性文件：会议纪要、总结； 6、交流性文件：简报、经验介绍。 （三）从文件的内容、时间、保密分 1、内容：需办文件、参阅文件； 2、时间：急件类、平件类； 3、保密：机要文件、普通文件； 机要文件又分为绝密、机密、秘密三级。 三、文件的稿本 （一）草稿（未定稿） （二）定稿（原稿、签发稿、底稿） （三）正本 （四）副本 （五）存本 四、文件的格式 （一）印刷和装订要求 1、公文中图文的颜色： 未作特殊说明均为 黑色； 2、排版规格要求： 正

5、文用 3 号仿宋字，每 面排 22 行，每行排 28 个字。 （二）公文中各要素标识规则 1、眉首 （1）公文份数序号： 用阿拉伯数字在左上 角第 1 行； （2） 秘密等级和保密期限 ： 用 3 号黑体字， 右上角第 1 行，两字之间空 1 字，秘密等级和 保密期限之间用“”隔开； （3）紧急程度： 用 3 号黑体字，在右上角 第 1 行，两字之间空 1 字；如有秘级，就在右 上角第 2 行。 （4）签发人 ：在发文字号右侧，发文字号 居左空 1 字，签发人居右空 1 字，签发人用 3 号仿宋字体， 签发人后用全角冒号， 签发人用 3 号楷体字标识。 2、版记 （1）主题词：“主题词”用 3

6、 号黑体字， 居左顶格， 后用冒号， 词目用 3 号小标宋体字， 词目之间空 1 字。 （2）抄送 ：在主题词下一行，左空 1 字用 3 号仿宋字标识抄送，后用冒号，最后一个抄 送机关后标句号。 （3）印发机关和印发时间： 位于抄送机关 之下， （同抄送） ，印发时间以公文付印的日期 为准，用阿拉伯数码标识。 （4）页码：用 4 号半角阿拉伯数码标识， 置于版心下边缘之下一行，居中 4 号字左右各 一字线。 3、公文的基本组成部分：（主体） （1）发文机关标识： 发文机关全称或规范 化简称； （2）发文字号：由发文机关代字、年份、 序号组成； （3）公文标题： 空 2 行，用 2 号小标宋体

7、字，居中； （4）主送机关： （5）正文：数字、年份不能空行； （6）附件：在正文下一行左空 2 字； （7）成文日期： （8）盖章：上不压正文，下不压日期。 纸张规格：210297 为 A4 X X X 文 件 杭档发20051 号 XXXXX 主送机关 正文。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 。 附件： X X X X X XXXX 年 X 月 X 日

8、第二节 文件处理 一、文件处理程序 二、发文处理环节的工作内容、要求与方法 三、收文处理环节的工作内容、要求与方法 四、办毕文件的处置 一、文件处理程序 （一）概念：文件须经收、发处理的一系列 环节， 每一个环节都是公文运转处理过程依次 出现的工序，统称公文处理程序。 （二）构成：发文和收文 （三）特点：每一环节都有各自独立的工作 内容和要求，每一个环节之间前后相互衔接， 上下次序不可逆转。 二、发文处理环节的工作内容、要求与方 法 （一）行文的方向和方式 1、下行文 2、上行文 3、平行文 （二）行文规则 1、向上级机关行文，一般只有一个主送机 关； 2、向下级机关的重要行文，应抄送直接上

9、级机关； 3、同级党政机关可以联合行文； 4、不相隶属机关之间一般用函行文； 5、请示必须一文一事； 6、部门内设机构除办公厅（室）外不得对 外正式行文。 （三）发文处理过程 拟稿、审核（会商） 、签发（会签） 、注发、 缮印、校对、盖印、登记、封发、立卷、归 档（或销毁）等环节。 （四）发文处理工作的内容、要求与方法 1、会商 2、签发 3、注发 4、文件的制作（打印、校对、装订、盖印） 5、登记与封发 6、传递与公布 （1）文件的传递：电信传递、寄递、直投。 （2）文件的公布：媒体、传阅、宣讲等。 三、收文处理环节的工作内容、要求与方法 （一）收文处理程序 签收、拆封、登记、分办、拟办、批

10、办、传 阅、承办、催办、立卷、归档（或销毁）等环 节。 （二）收文的工作内容、要求与方法 1、收文登记： 签收和拆封 登记：并非收到的原是要登记（各种公开 的和内部不保密的出版物， 一般事务性的通知、 便函、介绍信、请柬等） 。 登记的内容与形式：收文号、收文日期、 来文机关、来文字号、文件标题、份数、密级 等。 登记的方法：大流水号与分类小流水号登 记两种。 2、分办、拟办与批办 3、传阅：不能“横传” 。 4、承办 5、催办 6、注办 四、办毕文件的处理 （一） 立卷归档 （二） 清退 （三） 销毁 （四） 暂存 第三节 文件的立卷与归档 一、机关文件的立卷 二、文件的归档范围 三、立卷的

11、质量要求 四、立卷操作程序的工作内容、要求与方法 五、案卷的归档 二、文件的归档范围 （一）归档范围 1、上级机关的文件材料 2、本机关的文件材料 3、同级机关和非隶属机关的文件材料 4、下级机关的文件材料 （二）归档的重点 本机关或本单位形成的文件材料 1、档案归档范围 凡是在工作活动中形成的、办理完毕的，对 今后工作具有查考和利用价值的文件材料，都 应列入归档范围。主要有以下几方面内容： 反映本单位历史变迁和发展过程的文件 材料（发展史、大事记、工作计划和总结、会 议记录、单位变迁发展记录等） ； 单位在党、群（工青妇）团组织活动中及 日常事务性工作中形成的文件材料（党的年度 工作计划、总

12、结、表彰先进、统计年报、上级 党组织、工青妇组织下发文件需要贯彻执行的 指导性文件，有经济实体设立和变更的请示、 批复、章程、工商登记证、年检记录、税务登 记证、 年度计划总结、 人事任免、 职工名册等） ； 在财务管理、劳动工资、教育培训方面形 成文件材料（各种财务账册、报告、凭证、劳 动调配、 定员、 干部职工教育的文件、 教材等） ； 单位在各项工作活动中形成的照片、录 音、录像，获得的各种奖状、锦旗、奖杯、证 书等。 具体归档范围有： 一是上级单位的文件材料：是指上级单位 针对本级单位的文件材料（如任命本单位的主 要领导、本单位的机构设置等） 。 二是本单位的归档文件材料： （归档重点

13、） 本单位召开的党、政、工、青、妇会议 的全套会议文件，以及各种声像材料； 本单位召开党的、行政的会议记录以及 召开的工作会议、专业会议材料； 本单位颁发的各种正式文件的签发稿、 印制稿； 本单位的请示与上级单位的批复文件， 下级单位的请示与本级单位的批复文件； 本单位及其内部职能部门活动形成的工 作计划、总结、报告； 反映本单位业务活动的专业文件材料； 本单位检查下级单位工作、调查研究形 成的重要文件材料； 本单位或本单位汇总的统计报表和统计 分析资料； 本单位形成的财务报表、凭证、帐簿、 审计等文件材料； 本单位党、团、工和内部组织机构在工 作活动中形成的重要文件材料； 内容重要的来信、来

14、访材料等； 本单位成立、合并、撤销、 、更改名称、 启用印章及组织简介、人员编制方面的文件材 料； 本单位制订的条例、章程、制度等文件 材料； 本单位的历史沿革、大事记、年鉴； 本单位干部任免、调配、培训、转业、 评残、怃恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材 料； 本单位及本单位办理的干部、工人的转 移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存 根； 本单位财产、物资、 档案等的交接凭证、 清册； 本单位编印的情况反映、简报等刊物定 稿和印本，编辑出版物的定稿、样本； 本单位与有关单位签订的各种合同、协 议书等文件材料； 各种普查工作中形成的文件材料； （21）按有关规定应归档的死亡干部档案 材料。

15、2、 同级单位和非隶属单位的归档文件材料 与本单位有关的重要文件材料。 3、下级单位的归档文件材料 报送的重要工作计划、报告、总结、 、典 型材料、统计报表、财务报告等文件； 下级单位报送的法规性备案文件。 4、不归档的文件材料： 重份的、不需要执 行的而需要了解的，供参考的，未定稿的征求 意见稿，无保存价值的文件。 不归档的文件材料范围具体是： 1、上级单位任免、 奖惩非本单位工作人员 的文件，普发供参阅、不办的文件材料； 2、上级单位发来供工作参考的抄件； 3、上级单位征求意见未定稿的文件； 4、本单位的重份文件； 5、 本单位负责人兼任外单位职务形成的文 件材料； 6、 为参考目的从各方

16、面收集的文件材料等。 （三）注意事项 1、不仅以上级文件、 “红头文件”作为划 分归档范围的依据； 2、不仅以载体作为划分归档范围的依据； 3、不要忽视组织、人事、纪检、保卫部门 形成的文件材料的统一归档 （四）集团企业档案 1、集团公司档案的作用 有助于集团公司增加技术知识储备，促 进集团公司保护好知识产权和商业秘密，为集 团公司的可持续发展提供强有力的保障； 有助于集团公司在国际国内市场竞争中 增强抵御风险的能力，并在关键时刻发挥档案 的依据和凭证作用，维护集团的经济利益和合 法权益； 有助于集团公司构筑企业信用体系， 提高 集团公司诚信度，树立公司形象； 有助于集团公司加强自身文化建设， 利用 丰富生动的档案素材，展示企业发展的历程， 培养员工的认同感和归属感，创新企业经营理 念，提升企业的文化品位。 2、集团公司档案归档范围 凡是公司在生产、经营、管理和科研等活动 中形成的、办理完毕的，对今后工作具有查考 和利用价值的文件材料，都应列入归档范围。 主要