采购作业标准程序规范[借鉴]

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1、制度名采购作业标准程序 电子文件编码GLWA142 页码11-1 公司采购作业标准程序 第一章请购 第一条请购部门的划分。 1.常备材料：生产管理部门。 2.预备材料：物料管理部门。 3.非常备材料： (1)订货生产用料：生产管理部门； (2)其他用料：使用部门或物料管理部门。 第二条请购应按照存量管制基准、 用料预算，并参考库存情形开立请购单， 逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及注意事项，经本单位主管审核后按 规定逐级呈核并编号，最后送采购部门。 第三条来源与需用日期相同的物品材料，可以一单多品方式提出请购。 第四条特殊情况需按紧急请购办理时， 可在“ 请购单 ” 、 “ 备注” 栏注

2、明原因， 以急件递送。 第五条庶务用品由物管部门按月实际耗用状况，并考虑库存条件，填具 “ 请 购单” 办理请购。 第六条以下总务性物品可免开清单， 而以“ 总务用品申请单 ” 委托总务部门 办理，例如： 招待用品、书报、名片、文具、报表等，以及小额采购的材料。 第七条请购权限。 1内购 (1)原料： 请购金额预估在 1万元以下者，由科长核决。 请购金额预估在 1万元至 5万元者，由经理核决。 签发人责任人签名 制度名采购作业标准程序 电子文件编码GLWA142 页码11-2 请购金额预估在 5万元以上者，由总经理核决。 (2)财产支出： 请购金额预估在 2，000元以下者，由主管核决。 请购

3、金额预估在 2，000元至2万元者，由经理核决。 请购金额预估在 2万元以上者，由总经理核决。 (3)总务性用品： 请购金额预估在 1，000元以下者，由主管核决。 请购金额预估在 1，000元至1万元者，由经理核决。 请购金额预估在 1万元以上者，由总经理核决。 2.外购： (1)请购金额预估在 10万元(含)以下者，由经理核决。 (2)请购金额预估在 10万元以上者，由总经理核决。 第八条请购案件的撤销 1.请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停止采购，同时于“ 请 购单(内购)” 或“ 请购单 (外购)” 第一、 二联加盖红色 “ 撤销” 的戳记及注明撤销原因。 2.采购部门办妥

4、撤销后，依下列规定办理： (1)采购部门于原请购单加盖“ 撤销” 章后，送回原请购部门。 (2)原“ 请购单 ” 已送物料管理部门待办收料时，采购部门应通知撤销，并由 物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。 (3)原请购单未能撤销时，采购部门应通知原请购部门。 第二章采购购定 第九条采购部门的划分。 1.内购：由国内采购部门负责办理。 2.外购：由国外采购部门负责办理，其进口庶务由业务部门办理。 3.总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理 签发人责任人签名 制度名采购作业标准程序 电子文件编码GLWA142 页码11-3 商议价。专案用料，必要时由经理或总经理指派专人或指定部

5、门协助办理采购作 业。 第十条采购部门应按材料使用及采购特性，选择最有利的方式进行采购。 比如： 1.集中计划采购：对具有共同性的材料，应集中计划办理采购。经核定材料 项目，通知各请购部门提出请购计划，报采购部门定期集中办理。 2.长期报价采购：凡经常使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定 厂商，议定长期供应价格，报批后通知各请购部门按需提出请购。 3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况，分类划定材料采购作 业期限，并通知各有关部门。 第十一条采购作业处理期限。 采购部门应依采购地区、 材料特性及市场供需， 分类制定材料采购作业处理 期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应

6、立即修正。 第三章国内采购 第十二条价格。 1.采购人员接 “ 请购单 (内购)” 后应按请购事项的缓急，并参考市场行情、过 去采购记录或厂方提供的报价，精选三家以上供应商进行价格对比。 2.如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品，采购人员应检附有 关资料并于 “ 请购单 ” 上予以注明， 报经主管核发， 并转使用部门或请购部门签注 意见。 3.属于惯例超交者 (比如最低采购量超过请购量)，采购人员应在议价后，在 请购单 “ 询价记录栏 ” 中注明，报主管核签。 4.对于厂商报价资料，经办人员应深入整理分析，并以电话等 签发人责任人签名 制度名采购作业标准程序 电子文件编码GLWA14

7、2 页码11-4 方式向厂方议价。 5.采购部门接到请购部门紧急采购口头要求，主管应即指定经办人员先做询 价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。 第十三条呈批手续。 1.采购经办人员询价完成后，于“ 请购单 ” 详填询价或议价结果及拟订订购厂 商“ 交货期限 ” 与“ 报价有效期限 ” ，经主管审核，并依请购核决权限呈核。 2.采购核决权限： 采购别核决限额采购核决权限 列属统购项目的原料、物料(包括燃料 ) 不论金额多寡经理总经理 非属统购项目的原料、物料(包括燃料 ) 不论金额多寡经理总经理 财产支出 (包括什项购置)的非生产器材 3000元以下 3001元至 100000 1

8、00000元以上 采购主管 经理直接核决 经理总经理 财产支出 (包括什项购置)的生产器材3000元以下 3001元至 20000元 20001元以上 采购主管 经理总经理 庶务用品3000元以下 3001元至 50000元 50001元以上 采购主管 经理总经理 责任人签名： 第十四条订购程序。 1.采购经办人员接到已经审批的“ 请购单 ” 后应向厂方寄发 “ 订购单 ” ，并以电 话确定交货日期，要求供应方在“ 送货单 ” 上注明 “ 请购单编号 ” 及“ 包装方式 ” 。 签发人责任人签名 制度名采购作业标准程序 电子文件编码GLWA142 页码11-5 第十五条进度控制。 1.国内采购

9、部门可分询价、订购、交货三个阶段，依靠“ 采购进度控制表 ” 控 制采购作业进度。 2.采购人员未能按既定进度完成采购时，应填制“ 采购交货延迟情况表 ” ，并 注明“ 异常原因 ” 及“ 预定完成日期 ” ，经主管批示后转送请购部门，与请购部门共 同拟定处理对策。 第十六条采购单据整理及付款。 1.来货收到以后，物管部门应将“ 请购单 ” 连同“ 材料检验报告表 ” (其免填“材 料检验报告表 ” 部门，应于收料单加盖“免填材料检验报告表 ” 章)送采购部门与发 票核对。确认无误后，送会计部门。会计部门应于结账前，办妥付款手续。如为 分批收料， “ 请购单 (内购)” 中的会计联须于第一批收

10、料后送会计部门。 2.内购材料须待试车检验者，如其订有合约部门，按合约规定办理付款；未 订合约部门，按采购部门报批的付款条件整理付款。 3.短交待补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。 4.超交应经主管批示方可按照实收数量进行整理付款，否则仍按原订货数付 款。 第四章国外采购 第十七条价格。 1.外购部门按照 “ 请购单 (外购)” 需求急缓加以整理，依据供应商报价，并参 考市场行情及过去询价记录，以电话(传真)方式向三家以上供应商询价。特殊情 形下除外，但应于 “ 请购单 (外购)” 上注明。在此基础上进行比价、分析、议价。 2.请购材料规范较复杂时， 外购部门应附上各供应商所报的材

11、料主要规范并 签注意见，再转请购部门确认。 第十八条呈批手续。 1.比、议价完成后，由外购部门填具“ 请购单 ” ，拟定 “ 订购厂商 ” 、 签发人责任人签名 制度名采购作业标准程序 电子文件编码GLWA142 页码11-6 “ 预定装运日期 ” 等连同厂方报价，送请购部门按采购审批程序报批。 2.核决权限 采购金额在 8，000 元以下者由经理核决。 采购金额超过 8，000元者由总经理核决。 3.采购项目经审批后又发生采购数量、金额等变更，请购部门须按新的情况 所要求程序重新报批。但若更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报 批。 第十九条订购程序。 1.“ 请购单” 经报批转回外购

12、部门后，即向供应商订购并办理各项手续。 2.如需与供应商签订长期合约，外购部门应将签呈和代拟的长期合约书，按 采购审批程序报批后办理。 第二十条进度控制。 1.外购部门依照 “ 请购单 (外购)” 及“ 采购控制表 ” 控制外购作业进度。 2.外购部门在每一作业进度延迟时，应主动开具“ 进度异常反应单 ” 记明异常 原因及处理对策，凭以修订进度并通知请购部门。 3.外购部门一旦发现外购 “ 装船日期 ” 有延误时，即应主动与供应商联系催 交，并开立 “ 进度异常反应单 ” 记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并按请 购部门意见办理。 第二十一条进口签证前请购单 (外购)核准后的专案申请。 1

13、.专案进口机器设备的申请 专案进口机器设备时， 外购部门应准备全部文件申请核发“ 输入许可证 ” ，申 请函中并应请求 “ 国贸局 ” 在“ 输入许可证 ” 上加盖“ 国内尚无产制 ” 的戳记及核准 章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。 2.进口度量衡器具及管理物品时，外购部门应于申请“ 输入许 签发人责任人签名 制度名采购作业标准程序 电子文件编码GLWA142 页码11-7 可证” 之前准备 “ 报价单 ” 及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。 第二十二条进口签证。 外购材料订购后， 外购部门应即检具 “ 请购单 (外购)” 及有关申请文件， 以“ 申 请外汇处理

14、单 ” 送进口单位办理签证。进口单位应依 预定日期向 “ 国贸局 ” 办理签证，并于 “ 输入许可证 ” 核准时通知外购部门。 第二十三条进口保险。 1.以FOB 、FAS、C&F条件的进口案件，进口单位应依“ 请购单 (外购)” 外购 部门指示的保险范围办理进口保险。 2.进口单位应将承保公司指定的公证行在“ 请购单 (外购)” 上标示，以便货品 进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。 第二十四条进口船务。 1.FOB 、FAS的进口案件，进口单位 (船务经办人员 )于接获 “ 请购单 (外购)” 时，应视其 “ 装运口岸 ” 及“ 装船期限 ” 并参照航运资料，原则上选定

15、三家以上船运 公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。 2.进口单位 (船务经办人员 )应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供给进 口结汇经办人员，于 “ 信用证开发申请书 ” 列明，作为信用证条款，向发货人指示 装船。 3.如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误， 外购部门应于 “ 请 购单(外购)” 上注明，避免在信用证指定船公司而委由发货人代为安排装船。 第二十五条进口结汇。 进口单位应依 “ 请购单 (外购)” 标示的 “ 间发信用证日期 ” 办理结汇，并于信用 证(L/C)开出后以 “ 开发L/C快报” 通知外购部门联络供应厂商。 签发人责任人签名 制度名采购作业标准

16、程序 电子文件编码GLWA142 页码11-8 第二十六条税务。 1.免货物税及 “ 工业用证明 ” 的申请 进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于 “ 输入许可证 ” 核准后，检具必 需文件，向税捐处申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。 2.专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进 口前，检具有关文件， 凭以向海关申请税则预估， 等核准后一并办理分期缴 税及保证手续。 第二十七条输入许可证、信用状的修改。 供应商成本公司要求修改 “ 输入许可证 ” 或“ 信用证 ” 时，外购部门应开立 “ 信 用证、输入许可证修改申请书 ” 经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。 第二十八条装船通知及提货文件的提供。 1.外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“ 装船通知 单” 分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。 2.外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应出具“ 输入许可证 ” 及有关文 件，以 “ 装运文件外购单 ” 先送进口单位办理提货背书。 3.提货背书办妥后， 外购部门应检具 “ 输入许可证 ”