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1、- 可编辑 档案管理制度 第一章总则 第 1 条 目的 档案是过去工作和历史情况的记录，它 可以为工作提供备查的依据。档案是历史的 真凭实证，是第一手的参考材料。档案是企 业文化的重要部分，是企业成功的金桥。为 了加强档案管理，特制定本制度，请各部门 执行。 第 2 条 管理部门 行政管理部 是企业文书档案的管理部门， 其主要职责如下。 （1）制定或参与制定档案工作的规章制度。 （2）对企业其他部门文件材料的归档工作 进行指导和监督。 （3）做好企业档案的收集、整理、保管和 利用工作。 （4）做好永久性档案向有关档案机构的移 - 可编辑 交工作。 （5）提高档案管理的水平和技术，逐步实 现档案
2、管理现代化、科学化。 第二章企业档案管理体制 第 1 条 归档范围 公司各种具有保存价值的文件、图纸、 方案、软件、图片、音像、实物等都必须立 卷、归档。具体分类： （1）办公文件包括公司的各种请示和批复 文件、各种申请文件 （如：用印申请文件） 、 公司对外发文（公司发出的各类工作计划、 方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文 件）、注册年检资料、 验资文件、 融资资料、 法律事物、 处理纠纷等具有保存价值的文件 - 可编辑 （2）证件性文书资料：包括法人营业执照、 土地许可证、开发资质证、施工许可证、规 划许可证、预售许可证、企业和产品获得各 类荣誉牌匾和证书，证书、证明等。 （3）法规性
3、文件：包括上级频发、需企业 执行的，或由企业发行的各种标准、规章制 度等。 （4）企业的重大决议：包括由企业会议、 总经理办公会及其相关行政会议等形成的 文件和会议材料会议记录等。 （5）计划性文件：包括企业总体计划或规 划、开发计划、项目质量计划营销计划、财 务计划等 - 可编辑 （6）总结性文件 :包括企业年度和月度工作 总结、下属部门的年度和月度工作总结、单 向性工作总结调查报告等 （7）批示性文件：包括企业各类计划指标、 技术指标、 营销指标等以及企业各类任命工 作指示等。 （8）凭证性文件：包括企业各部门上报的 在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财 产状况房屋销售、合同书、协议书、
4、意向书 等原始记录和文本。 （9）汇报性文字资料：包括企业上报各级 主管部门的文件资料和相关统计表，以及公 司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的 各类文书资料。 - 可编辑 （10）声像制品资料： 包括企业及下属各部 在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以 及在外学习，考察时或外部门提供的，以声 像形式记录下来的各种资料，如照片资料录 音资料，影片资料等。 （11）题赠性资料： 包括上级领导和外协友 好部门或个人提供的题词书画，工艺制作 等。 （12）工程档案：立项文件，建设用地、征 地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开 工审批文件，招投标文件，工程质量监督手 续，工程财务文件，工程竣工验
5、收文件，竣 工图等从立项到竣工的具有保存价值的全 过程系统资料。 - 可编辑 （13）会计档案：有关会计工作的方针、政 策、制度、预算、计划、总结、报告、合同 以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐 薄和会计报表等会计核算专业材料可由会 计部门自行归档。 （14） 人事档案：人事档案由部门自行立卷、 归档、管理。 第 2 条 管理部门 （1）企业档案工作要实行集中与分散管理 相结合的体制。由 行政管理部 负责主体档案 的管理， 并对其他部门的档案管理工作进行 督促和指导。 （2）企业设立四个档案管理点，分管各类 文件、资料档案。工程技术部负责工程建设 过程所需各类文件、资料及制度的建档与管 理
6、；人力资源部负责企业所有人员及制度的 建档与管理；财务部负责所有财务文件、资 料及制度的建档与管理；行政管理部 负责其 他文件、资料及制度的建档与管理，同时负 责其他部门移交档案的管理。 （3）各档案点管理的文件、资料及制度各 - 可编辑 部门不得随意处置，由行政管理部 定期归档 统一处理。 第三章平时归卷 第 1 条 各部门都要建立健全平时归卷制度。 对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼） 职文书集中统一保管。 第 2 条 各部门应根据本部门的业务范围及 当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用 的案卷类目。案卷类目的条款必须 简明确切，并编上条款号。 第 3 条 公文承办人员应及时将办理完毕
7、或 经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加 以整理，送交本部门专（兼）职文书归卷。 第四章立卷 第 1 条 案卷质量总的要求是：遵循文件的 形成规律和特点，保持文件之间的有机联 系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第 2 条 归档的文件材料种数、份数以及每 份文件的页数均应齐全完整。 第 3 条 在归档的文件材料中，应将每份文 件的正件与附件、 印件与定稿、 请示与批复、 转发文件与原件、多种文字形成的同一文 件，分别立在一起，不得分开，文件应合一 立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件 如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密 文件立卷。 第 4 条 不同年度的文件一般不得放在一起 - 可编
8、辑 立卷，但跨年度的请示与批复，应放在复文 立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年 度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的 总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会 议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按 照有关规定执行。 第 5 条 卷内文件材料应区别不同情况进行 排列，密不可分的文件材料应依序排列在一 起。 第 6 条 永久、长期和短期案卷必须按规定 的格式逐件填写卷内文件目录。填写的 字迹要工整。卷内目录放在卷首。 第 7 条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或 钢笔书写，字迹要工整、清晰。 第五章文件质量要求 第 1 条 字迹清楚、图物相符、图样清晰， 图表整洁，签字手续完备。请示和批复，印
9、 本和底稿，正文和附件必须立在一起。 第 2 条 永久、长期保存的文件不应用易褪 色的书写材料，一律用碳素墨水钢笔或毛 笔，禁止用圆珠笔或铅笔。 第 3 条 复印、打印文件及照片字迹、线条 和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定 质量。 第 4 条 录音、录像资料应保证载体的有效 性。声像档案摄录必须详细记录事由，时间， 地点，主要人物，背景，摄录者，归档声像 - 可编辑 资料必须是原版，原件，清晰，完整。 第 5 条 各类实物档案 (奖品，奖杯，锦旗， 证书，牌匾，馈赠品等 )归档必须有原件， 并 保持其完好无损 第六章档案级别分类 机要档案按其内容分为“绝密”、“机 密”、“秘密”三级。 第
10、 1 条 绝密档案包括：公司经营发展中的 经营战略、经营方向、经营规划、经营项目 及经营决策、战略性的合作协议及金额在 100 万元以上的重大合同。 第 2 条 机密档案包括： （1） 财务资料； （2） 公司重要会议纪要； （3） 公司经营情况； （4） 人事档案、薪资性档案、劳动合同； （5） 技术资料； （6） 金额在 10 万-100 万元的合同。 第 3 条 秘密档案包括： （1） 重要项目资料； （2） 项目合同协议。 第七章档案借阅、利用工作 第 1 条 企业内档案利用的方式 （1）提供档案原件。 （2）提供档案复印件。 （3）提供文献索引资料。 第 2 条 借阅管理 - 可编辑
11、 （1）档案主要供本企业利用，一概不得外 借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信， 并经公司领导批准，方可查阅。 （2）各部门工作人员可直接查阅本部门业 务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门 重要文件和有密级档案，须经公司领导或原 形成档案的部门批准，方可借阅。 （3）档案的借阅者应负责档案的完整和完 全，不得私自影印，复制，翻印，不得擅自 拆散，调整，抽取，污损，不得转借。 （4）对珍贵或易损的档案，应制成复制品 提供使用。复制可采用复印，照片，重印副 本，摘录等方式。复制件应仔细校对，与原 告无误后，注明档案编号，然后提供使用。 如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不 会有误。 （5）档案一般不得借出，如有特殊情况， 可以短期借阅，最多为5 天，但必须办理借 阅手续，填写调阅单（附件1），如延长借 阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档 案管理员要及时催还。借出档案材料，因保 管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部 门及时处理。 （6）档案管理人员和借阅利用档案的人员 要树立高度的政治责任心，加强保密意识， 双方共同做好保密工作。 （7）企业在职工作人员调离本企业时，需
