集团企业集中采购管理解决方案-修订编选

《集团企业集中采购管理解决方案-修订编选》由会员分享，可在线阅读，更多相关《集团企业集中采购管理解决方案-修订编选（35页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、集团企业集中采购管理解决方案集团企业集中采购管理解决方案 5.1.关键目标关键目标 本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题：本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题： 1） 如何建立集团企业有效的集中采购管理模式； 2） 如何对供应商进行统一规范、准确评估； 3） 如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本； 4） 如何获得合理采购价格，有效控制采购成本； 5） 如何掌控集团全局库存，合理控制库存，降低资金占用； 6） 如何有效地规范和控制集中采购业务流程； 7） 如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。 5.2.总体思路总体思路 以企业全局库存为基础，通过对主要供应商、关

2、键采购业务环节的集中统管，构建集 团企业集中采购管理应用平台。 合格供应商库合格供应商库 采购管理制度采购管理制度集采物资目录集采物资目录采购业务流程采购业务流程 采购合同采购合同 全局库存平衡全局库存平衡 采购申请采购申请采购申请采购申请 工厂工厂1工厂工厂2 仓库仓库仓库仓库 采购订单采购订单 集集 团团 总总 部部 下下 属属 企企 业业 供应商供应商 验收入库验收入库 物资管理制度物资管理制度 供应商信息库供应商信息库 供应信息收集供应信息收集评估 送货 仓库仓库1仓库仓库2仓库仓库n 集团物流中心集团物流中心 图注： 1） 集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度；

3、 2） 主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控 ； 3） 下属企业根据业务需要提出采购申请，并把集中采购的物资提交到集团总部； 4） 集团总部根据全局库存情况及采购策略，选择供应商进行采购，下达订单； 5） 供应商直接送货到各工厂，有些企业是要求供应商送货到总部，然后由总部再调拨 到各工厂； 6） 根据企业管理要求不同，与供应商的采购结算可以由总部集中结算，也可以由各工 厂分别与供应商结算。 5.3.具体解决方案具体解决方案 3.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式3.1.建立集团企业有效的集中采购管理模式 3.1.1.集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨

4、集中采购、集中收货、集中结算、内部调拨 主要应用场景： 主要特点： 1) 总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单； 2) 供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成； 3) 总部收货后， 根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况， 向各公司调拨物资 ； 4) 总部与供应商统一结算； 5) 总部和下级公司进行内部结算。 集收集结模式 商流及物流收款结算 供应商 总部 计划员 采购员 库管员 财务 下级公司工厂 是否合 格 车间计划 物资需求申请 采购计划 询价 接受报价 采购订单 收货 质量检验 退回 入库 收票 开票 分货 比价 领料单出库 应付单 汇总/平衡

5、报价 汇总/平衡 入库 材料出库 应收单 应付单 付款 收款 收款付款 合格 不合格 采购结算 图注： 1） 各工厂提出物资需求申请； 2） 公司计划员汇总各工厂物资需求申请后， 在本公司范围内平衡库存， 将库存缺口向 集团总部提出采购申请； 3） 总部计划员汇总各公司需求申请后， 在总部平衡库存， 根据库存缺口生成采购计划 ； 4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员； 5） 采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格 ； 如果与供应商签订有采 购合同，则执行合同价格。 6） 采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部； 7） 采购到货需要质检时，在总部进行

6、质检收货，不需要到货环节时，总部直接收货入 库； 8） 总部录入采购发票； 9） 总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款； 10）总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单，执行调拨； 11）下级公司调拨收货入库； 12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。 3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付集中采购、分散收货、集中结算、内部收付 主要应用场景： 主要特点： 1） 总部负责统一向供应商下达采购订单； 2） 下级公司分别进行收货质检与入库业务； 3） 集团总部与供应商统一结算； 4） 总部与下级公司内部结算。 分收集结模式 商流及物流收款结算 工厂下

7、级公司 总部 计划员 采购员 库管员 财务 供应商 不合格 质量检验 采购计划 比价 应付单 收货 入库 汇总/平衡 收票 询价 车间计划 收款 报价 付款 退回 收款 是否合格 应付单 物资需求申请 材料出库 开票 汇总/平衡 采购结算 应收单 采购订单 领料单 接受报价 付款 合格 内部结算 图注： 1） 各工厂提出物资需求申请； 2） 公司计划汇总感到内各工厂物资需求申请后，在本公司范围内平衡库存，将库存缺 口向总部提出请购； 3） 总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计 划； 4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员； 5） 采购员向供

8、应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采 购合同，则执行合同价格。 6） 采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司； 7） 采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司 直接收货入库； 8） 总部录入采购发票； 9） 总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款； 10） 总部与下级公司进行内部结算。 3.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用集中采购、分散收货、分别结算、各自使用 主要应用场景： 主要特点： 1) 总部负责统一向供应商下达订单任务； 2) 下级公司各自进行收货质检与入库业务； 3)

9、下级公司分别与供应商结算。 分收分结模式 商流及物流收款结算 工厂下级公司 总部 计划员 采购员 库管员 财务 供应商 不合格 合格 询价 车间计划 收票 是否合格退回 采购订单 采购计划 物资需求申请 入库 应付单 开票 报价 收款 接受报价 领料单 汇总/平衡 比价 质量检验 材料出库 收货 付款 汇总/平衡 采购结算 图注： 1） 各工厂提出物资需求申请； 2） 下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请，在本公司范围内平衡库存，将库存缺 口向总部提出请购； 3） 总部计划员汇总各公司需求申请后， 在总部平衡库存， 根据库存缺口生成采购计划 ； 4） 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订

10、单给采购员； 5） 采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采 购合同，则执行合同价格。 6） 总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司； 7） 采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司 直接收货入库； 8） 下级公司录入采购发票； 9） 下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。 3.1.4.统签合同集采模式统签合同集采模式 总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。 主要特点： 1） 总部统一与供应商签订采购合同； 2） 下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订

11、单。 统签合同集采模式 下级公司集团公司供应商 洽谈合同 采购合同 采购订单 各公司采购 业务流程 采购订单 各公司采购 业务流程 图注： 1） 总部统一与供应商签订采购合同； 2） 下级公司录入采购订单，并受总部采购合同的控制； 3） 下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。 3.1.5.如何建立集采业务组织和集采业务规则如何建立集采业务组织和集采业务规则 建立集采采购组织： 定义集采规则：确定物资由哪个公司负责集采。 集采调拨关系定义：确定集采调拨业务规则及价格规则。 采购组织所属公司 集采公司 集采物资 集采调拨 3.2.建立企业采购管理模式，规范采购业务流程3.2.建立企业采购

12、管理模式，规范采购业务流程 3.2.1.普通销售的商品采购普通销售的商品采购 普通采购 商流及物流收款结算 供应商财务部质价部采购部门库管部门商品部门 采购订单 采购到货 请购申请 采购入库 采购定价 采购结算 采购发票 成本确认 单 采购应付 付款单 收款 图注： 1)请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入； 2)采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理； 3)根据采购订单进行到货签收，生成到货单； 4)库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单； 5)结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单 ； 结 算员对采购发票进行确认，确认后生

13、成应付单，形成供应商应付款。 3.2.2.受托代销方式的采购业务受托代销方式的采购业务 受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。 受托代销采购 供应商财务人员库管员采购员需求部门 提出需求 申请 采购订单 采购到货 采购入库 销售发票 采购结算 应付单 付款收款 合格 采购发票 图注： 1） 请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致； 2） 采购结算 ： 查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购 发票匹配采购入库进行采购结算； 3） 根据采购发票确认应付，向厂家付款。 3.2.3.直运销售方式的采购业务直运销售方式的采购业务 企业

14、直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的 客户；结算时，由购销双方分别与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。 直运销售 客户供应商财务人员库管员采购员销售部门 销售订单 采购发票 应付单 采购订单 收款 采购结算 需求申请单 销售发票 应收单 付款 销售结算 收款单 付款单 图注： 1） 直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先在销售管理中录入销售订单， 销售订单审核后将推式请购单； 2） 请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致； 3） 直运采购无须入库，货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理； 4） 可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购

15、发票，直运采购的采购发票保存后， 系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本 ； 直运采购的采购发 票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款； 5） 直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本。 3.2.4.多配送中心收货方式的采购业务多配送中心收货方式的采购业务 跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购 业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；企业采购部就需要根据多个配送中心需求 进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排，安排供应商在什么 时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。 主要特点： 1） 多区域

16、分销企业，全国多配送中心、多仓库； 2） 企业级的集中采购； 3） 集中订货，但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货； 4） 总部统一进行采购结算。 分销型企业多配送中心收货的采购方式 财务部 应付成本会计 配送中心2 库管员 配送中心1 库管员 采购部 采购员 采购部 计划员 采购合同 采购入库采购入库 结算 请购单 订单到货安 排 采购应付 采购发票 采购订单 到货接收 采购入库成 本 付款 采购计划 到货接收 图注： 1)通常销售部门根据销售计划制定采购计划； 2)采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货 ； 采购订单通常为按月执行的大订 单，便于供应商的生产备货； 3)采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况， 制定到货计划安排， 并 通知供应商依据到货计划送货； 4)配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备； 5)供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算， 确认应付，并依据应付进行付款。 3.3.如何对供应商进行统一规范、准确评估3.3.如何对供应商进行统一规范、准确评估