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1、2011 年新公文写作格式与范文 (行政机关、事业单位人员必会知识) 常见公文写作格式与范文 公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之一 函的写作格式 一、函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题,或者 向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中惟一的一种平行文种,其适用的范围相当广 泛。在行文方向上,不仅可以在平行机关之间行文,而且可以 在不相隶属的机关之间行文,其中包括上级机关或者下级机 关行文。在适用的内容方面,它除了主要用于不相隶属机关 相互洽工作、询问和答复问题外,也可以向有关主管部门请 求批准事项,向上级机关询问具体事项,还可以用于上级机
2、关答复下级机关的询问或请求批准事项,以及上级机关催办 下级机关有关事宜,如要求下级机关函报报表、材料、统计 数字等。此外,函有时还可用于上级机关对某件原发文件作 较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 二、函的特点 (一)沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问 和答复问题,起着沟通作用,充分显示平行文种的功能,这是 其他公文所不具备的特点。 (二)灵活性。表现在两个方面:一是行文关系灵活。函是 平行公文,但是它除了平行行文外,还可以向上行文或向下 行文,没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是 格式灵活,除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格 式、行文要求行文外,其他一般函,
3、比较灵活自便,也可以按 照公文的格式及行文要求办。可以有文头版,也可以没有文 头版,不编发文字号,甚至可以不拟标题。 (三)单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点,一份 函只宜写一件事项。 三、函的分类。 (一)按性质分,可以分为公函和便函两种。公函用于机关 单位正式的公务活动往来;便函则用于日常事务性工作的处 理。便函不属于正式公文,没有公文格式要求,甚至可以不要 标题,不用发文字号,只需要在尾部署上机关单位名称、成文 时间并加盖公章即可。 (二)按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即 主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发 出的函。 (三)另外,从内容和用途上,还可
4、以分为洽事宜函,通知事 宜函,催办事宜函,邀请函、请示答复事宜函,转办函,催办函, 报送材料函等等。 四、函的结构、内容和写法 函的类别较多,从制作格式到内容表述均有一定灵活机动 性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内 容和写法要求如下: (一)首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1、标题。 2、主送机关。 (二)正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分 组成。 (三)结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方 协助解决某一问题,或请对方及时复函,或请对方提出意见 或请主管部门批准等。 (四)结语。通常应根据函询、函告
5、、函或函复的事项,选 择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、 “特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语, 如属便函,可以像普通信件一样,使用“此致”、“敬礼”。 (五)结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。 署名机关单位名称,写明成文时间年、月、日;并加盖公章。 五、撰写函件应注意的问题 函的写作,首先要注意行文简洁明确,用语把握分寸。无论是 平行机关或者是不相隶属的行文,都要注意语气平和有礼,不 要倚势压人或强人所难,也不必逢迎恭维、曲意客套。至于 复函,则要注意行文的针对性,答复的明确性。 其次,函也有时效性的问题,特别是复函更应该迅速、及时。 像对待其他公
6、文一样,及时处理函件,以保证公务等活动的 正常进行。 例文 通知事宜函 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 1993 2 号 国家计委、经贸办、农业部、业部、经贸部、纺织部、技术 监督局: 为进一步发展我国羊毛生产,搞活羊毛流通,提高羊毛质量, 根据国务院领导同志的批示,现就有关问题通知如下: 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作。(略) 二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。(略) 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场。(略) 四、为了促进国内养羊业的发展,支持纺织工业生产和扩大 出口创汇。(略) 上述有关政策,请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真 研究落实,执
7、行中的问题,由国家计委和经贸办协调,并督促 落实。 一九九三年一月三日 公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之二 通知写作要点 通知是下行文,要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。 通知讲究时效性,是告知立即办理、执行或周知的事项。 一、标题:制发机关事由通知。 二、正文:通知前言:即制发通知的理由、目的、依据。 例如“为了解决的问题,经批准,现将, 具体规定通知如下。通知主体:写出通知事项,分条列项, 条目分明。 三、结尾:三种写法:意尽言止,不单写结束语。 在前言和主体之间,如未用“特作如下通知”作为过渡语, 结尾可用“特此通知”结尾。 再次明确主题的段落描写。 通知格式:
8、(指示性通知) 北京积水潭医院关于的通知 各科室: 。 北京积水潭医院 二五年三月十日 例文(指示性通知) 国务院关于调整证券交易印花税中央与地方分享比例的通 知 国发(1996)号 各省、 自治区、 直辖市人民政府,国务院各部委、 各直属机构: 改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易 规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为 进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例, 增强中央宏观调控能力,国务院决定,自 1997 年 1 日 1 日起, 将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各 50%,调 整为中央 80%、地方 20%。有关地区和部门要从全局出发
9、,继 续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证 券市场的健康发展。 中华人民共和国国务院 一九九六年十二月十六日 通知格式:(会议性通知) 关于会议的通知 各职能处室: 定于月日召开会。现将有关事宜通知如下: 会议议题 。 参加人员 。 会议时间月日(会期,报到。) 会议地点 。 有关事宜(一) 。 (二) 。 (三)。 联系人:,电话:,传真: 。 北京积水潭医院 年月日 例文(会议通知) 关于召开全区宣传部长会议的通知 各市委宣传部,柳铁党委宣传部: 定于 9 日 9-10 日召开全区宣传部长座谈会,现将有关事项通 知如下: 一、会议议题传达学习中宣部召开的部分省区市宣传部长座
10、 谈会精神;总结交流我区前八个月宣传思想工作;研究部署 下一步工作。 二、参加人员各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长。 三、 会议时间 9 日 9-10 日(会期一天半,9 日 8 日下午报到)。 四、会议地点报到及住宿地点:南宁市七星路广西宣传干部 培训中心。会场:区党委办公楼三楼会议室。 五、有关事项 (一)请参加会议人员准备约 15 分钟的发言。请将发言材 料打印 50 份,在报到时交会务组(打印要求:16 开幅面,在左 上角用四号楷体注明“全区宣传部长座谈会发言材料”)。 (二)请各市委宣传部长、柳铁党委宣传部长安排好会议期 间的各项工作,准时出席会议。在外出差、学习的,加无特殊 情况,
11、务请回邕参加会议。 (三)请各市委宣传部、柳铁党委宣传部于 9 月 5 日下午下 班前将参加会议人员名单报到自治区党委宣传部办公室。 联系人:,电话:,传真:。 中共广西壮族自治区委员会宣传部 二三年九月四日 农牧公司通知格式 关于 XXXX 的通知(标题字体用正文宋体小二,加粗) 各养殖公司: 为确保应届毕业生的培训工作高质、高效完成,现将有关培 训要求通知如下:(正文字体用仿宋_GB2312) 一、培训时间:2009 年 2 月 1 日-2 月 26 日。 二、学员报到时间: 2009 年 2 月 1 日上午 9:00下午 5: 00 ,未按规定报到者视为主动放弃。 三、学员报到地点:希望
12、集团四川五月花电脑专修学院正 校门(郫县团结镇)。 四、学员培训地点:希望集团四川五月花电脑专修学院。 五、学员住宿安排:参培学员的住宿统一由我集团安排在希 望集团四川五月花电脑专修学院学生宿舍,学员无需携带 被褥等床上用品,只需带自己的日常生活用品即可。具体房 间号详见签到表。 特此通知 附件: 1、课程规划 2、培训课程安排表 3、培训纪律 4、到五月花计算机学院的乘车路线 XXXXXXX 公司 (盖公章) 二九年 XX 月 XX 日 公文格式(函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之三 报告写作要点 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、 答复上级机关询问时用的陈述性公文。
13、 一、标题:制发机关事由报告;报告前可加“紧急”。 二、正文 : 事由 : 直陈其事,把情况及前因、后果写清楚。 事项:写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建 议或应注意的问题。 三、结尾:可写“特此报告”、“专此报告”,后面不用任 何标点符号,或“以上报告如无不妥,请批转各地、各部门执 行”,或“以上报告,请指示”等语。注意事项:概述事实, 重点突出,中心明确,实事求是,有针对性。 报告格式:(建议报告) 关于的报告 院领导: 根据 现将主要情况报告如下: 一、 。 二、。 以上意见如无不妥,请批转各部门执行。 北京积水潭医院处 年月日 例文(建议报告 关于开展强化免疫活动消灭脊髓灰
14、质炎的报告 国务院: 脊髓灰质炎(俗称小儿麻痹)是一种不能有效治疗,却可用疫 苗彻底预防的急性传染病。为实现九十年代中国儿童发展 规划纲要规定的一九九五年消灭脊髓灰质炎的目标,国家 决定开展强化免疫活动。现将有关情况报告如下: 一、自我国开展计划免疫工作以来,脊髓灰质炎疫苗接种率 提高,发病率显著下降,取得了可喜的战绩。 二、在冬季,脊髓灰质炎病毒传播能力最弱。为此,决定从现 在起至一九九五年一月期间,每年的十二月五日和一月五日, 对全国四岁以下儿童各加服一次疫苗。 以上意见如无不妥,请批转各地区、各部门执行。 卫生部 一九九三年十月二日 报告格式:(情况报告) 关于的报告 根据 现 将主要情
15、况报告如下: 针对,提出以下建议:一、 。二、 。 北京积水潭医院处 年月日 农牧公司统一用报告格式 报 告 日 期 2009 年 2 月 7 日 编 号 200908(按照发放时间顺序统一用阿拉伯数字编号,如 2009 年第 8 份报告 200908) 附 件 有页 无 受文者 重庆特驱农牧有限公司总经理(宋体小三) 发文者 XXXX 公司(宋体小三) 副本分送单位 报告主题 关于 XXXX 报告(宋体小三) (正文字体用宋体小四) 可否?请批示! XXXXX 公司 二 年三月十八日 (养殖公司盖公章,日期应用大写,齐年盖月) 公司总经理(授权委托人)签字: 时间: 年 月 日 农牧公司总经
16、理(审批)意见: 总部对应部长审核(审批)意见: 时间: 年 月 日 总裁(或授权人)审批: 时间: 年 月 日 公文格式 (函、请示、报告、通知、规定的公文格式)之四 请示写作要点 请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复 性公文。 一、标题:制发机关名称事由请示。 二、正文:请示的原因:陈述情况,阐述理由,讲情必要性 和可能性,最后用“为此,请示如下”。请示的事项:写明 请示要求,如请求物资要写明品名、规格、数量,请求资金要 写明金额。 三、结尾语:多用“上述意见,是否妥当,请指示”。“特此 请示,请予批准”,“以上请求,请予审批”,“以上请示,请 予批复”,“以上请示,如无不妥,请批转各部门执行”等语。 注意事项:一文一事;一个主送机关;逐级请示。 例文(事务性请示) 关于在全国开展基本农田保护工作的请示 国务院: 为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神,巩固和发展划 定基本农田保护区这项工作的成果,拟在全国推广这一做 法。具体意见如下: 一、明确指导思想,加强组织领导。 二、根据不同地区确定保护重