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1、档案信息化建设理解张总、吴经理您们好：关丁我对天资集团档案管理信息化建设的个人认识阐述如下：一、硬件环境建设：建议公司购买专业的档案数据库服务器 （旧M、hp、dell）、大容量存储器， 系统用丁存放企业的各种原始数据文档（各种应用程序生成的成果性文件、例如： CAD软件生成的图纸文件、财务软件生成的帐套文件、广联达软件生成的预算 文件、office软件生成的word、excel、ppt文件等）、各种数码相机、摄像机采集 设备采集的音频文件、视频文件、照片、各类实物档案扫描件的电子版等。软件 相当丁人的精神、硬件就相当丁人的躯体，因此搭建硬件环境是档案管理软件正 常运行的基础。二、网络环境建设
2、：目前档案管理软件有C/S,B/S两种访问架构，不同框架对应不同的网络结 构、同时也具有不同的商务价格，因此这在软件选型初期是就应该做出定位， CS框架是基丁局域网络的，安全性容易控制，但是用收到地理环境的限制， 给后期使用带来不便。B/S架构不受地理环境的限制，是未来行业技术发展 的方向。要建造B/S结构的框架，必须有固定的良好的网络运行环境，同时 要考虑到路由选择的问题，必须考虑到安全性方面的问题，路由访问通常有 两种方式（公网、VPN），这是解决档案管理系统软件每个用户使用的路由问 题。三、软件环境建设：软件环境建设是档案信息化建设的核心部分，主要包括以下几个方面的工作：1、配套软件的使
3、用问题，应用软件的使用，必须有操作系统（windows server 2008 企业版）和数据库（Microosoft SQL Server 2005）的支撑，若要购买这两套 软件的购买成本就需要几万元钱，当然数据库软件（可以用盗版有版权风险）、 windows服务器版操作系统（可以用盗版有版权风险）。盗版的费用几乎为零。 但杀蠹软件必须用正版。服务器版的杀蠹软件好点的也需要几千元钱。2、档案管理软件的建设 软件的选型问题，档案管理软件主要内容大同小异，选择软件必须考虑如 下几个方面的问题：I软件本身框架结构是否严格按照国家的档案管理规 范标志设计。皿考察软件公司的实际案例，同类客户的使用情况
4、、问同类 客户使用软件的稳定性情况等。用通过各种渠道了解软件公司的软件实施 能力，考察软件公司的规模及能给我们提供的售后服务能力，IV我们自己 必须明确认识我们建设档案信息化的目标及原则。 软件的实施问题，软件实施是建设档案信息化建设的核心问题，软件实施 软件提供方必须成立专门的实施小组，提供软件的实施步骤及工作计划，公司也应该成立实施配合小组，以便尽快推进工作，软件实施必须要弄活 楚以下几个方面的问题，1、根据软件初始化数据量，弄活楚现存档案需 要加工的工作量，例如：以前档案数据的条目录入，实物档案的数字化加 工处理工作由谁来完成（软件公司还是自己来做，这一方面牵涉到费用问 题、另一方面牵涉
5、到软件初始化的效率及质量问题）。2、这些工程量由谁 来完成问题。3、若由软件公司完成，公司负责实施过程中的协调及数据 加工过程中的准确性及安全翻阅把关，其特点是效率高、初始化质量好， 缺点是需要产生这部分实施费用。 若自己公司去做：考虑到数字化加工的 人员及素质问题，数字化加工的设备使用问题，还有效率问题，都会对公 司的档案信息化建设小组提出挑战。四、企业档案信息化建设的目标与原则：目标：建立、健全企业档案信息化规章制度，培养档案信息化管理的 专业人才，这是企业档案信息化建设成功与否和今后档案工作规范化的保 证。建立、健全实物档案与电子版的准确对应关系， 方便快捷的实物查找， 提高实物档案的查
6、询效率，利用符合国家档案规范的管理软件来实现对档 案数据电子版管理工作。要把电子档案的近期目标和远期目标相结合，客 观实事求是的写出档案管理的现状，提出对现状管理要实现的软件管理目标 和利用软件将来要实现的目标。提出以前已成历史的档案资料管理办法， 以后规范化管理方案，并提出具体的实施步骤。建立规范的电子档案的归 档流程、借阅流程、最终要实现建立完整、完善、符合国家规范的企业电子 档案管理系统，建立准确、规范的实物档案存放管理体系，做到应有即可查、 建立方便（体现在不受时间和地域的限制）、快捷的档案电子版查询、利用、 分析系统，为企业领导做决策提供有参考价值的档案数据分析报表。原则：是必须在档案资料安全的前提下进行管理、开发和利用。陈保富
