文书档案管理形成性考核册.

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1、文书档案管理作业 1 (第1章一一第3章)一、判断题1、X 2、X3、X 45 V二、选择题1、A2、C 3、D 4、D5、B三、名词解释1、意见一一是党政机关共同使用的一种表明见解和对重要问题提出处理办法的 公文文种。2、会签会签是两个或两个以上的机关、 部门联合行文时，在文稿拟出之后， 主办机关与有关机关、部门对文稿进行会商、征求意见并签字的行为过程。四、简答题1、档案工作的原则及其组成部分的相互关系答：档案工作的原则：1. 统一领导，分级管理；2. 维护档案的完整与安全；3. 便于社会各方面对档案的利用。档案工作基本原则的三个组成部分是辩证统一的关系。统一领导、分级管理 是核心，没有统一

2、领导、分级管理，就不能维护档案的完整与安全，也就不便于 全社会各方面的利用；离开维护档案的完整与安全，不能方便于社会各方面的利 用，统一领导，分级管理就失去了它的意义。2、文书与档案的关系答：1.文书与档案的联系(1) 两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。 文书记录的是现实的 活动，档案是保存起来的历史活动记录，这种记录具有基本相同的物 质载体。(2) 两者在内容上完全一致。档案直接来源于文书，今天的档案就是“昨 天”的文书，今天的文书就是“明天”的档案，两者的内容完全相同。(3) 两者互为因果。文书是档案的前身，档案是文书的归宿，有了文书才有档案，没有档案，文书也就很难得到保存。文书是

3、因，档案是果。2.文书与档案的区别(1) 两者的性质和形式不同。文书是在现实中应用的信息材料，在处理公务及社会活动中具有现实性、信息性和凭据性；档案是保存起来的原始记录， 具有历史性和查考性。(2) 两者形成的目的和作用不同。形成文书的目的在于处理现实事务，形成档案的目的在于将处理完毕的文书有规律地组合起来，以发挥历史的价值作用。(3) 两者发挥效用的时间不同。文书的存在具有时效性，当处理完事务之 后其使命即基本完结；档案由于是备将来之需的，因而具有存在的长期性、 永久性，在通常情况下，其存在的时间越久也就越珍贵，价值出就越大。3、文书工作与档案工作的关系答：1.文书工作与档案工作的联系(1)

4、 两者工作的对象相同。文书工作以文书材料为工作对象，档案管理工 作的工作对象也是以文书材料为主体，前者是对文书材料的处理，后 者则是有规律地集中保存这些文字材料。二者都是围绕文书材料开展 工作，实现其在不同阶段的价值和效用。(2) 两者的工作环节相互衔接。为了使文书更好地形成档案，归档文书的 整理工作由文书部门承担，然后向档案部门移交。归档文书整理工作 需要按照档案的管理要求进行，档案工作人员要参与、指导、协助文 书部门做好归档文书整理工作。归档既是文书工作的终结程序，乂是 档案工作的起始环节一一收集，二者角度不同做的却是同一项工作。(3) 两者互为因果。文书工作是档案工作的基础，档案工作是文

5、书工作的 归结，文书工作是因，档案工作是果。2. 文书工作与档案工作的区别(1) 两者的工作任务不同。文书工作的主要任务是高质量地形成文书，有 秩序而安全地运转文书，完整妥善地保管文书，正确而有效地发挥文书的作 用；档案管理工作的主要任务是集中、统一和科学地管理档案，大力开发档 案资源，更好地提供档案利用。(2) 两者的服务对象不同。文书工作的服务对象主要是为机关领导工作和 公务办理服务；档案管理工作则是为全社会以及各行各业提供档案利用服 务，服务的范围更加广泛。(3) 两者工作的目的不同。文书工作的目的主要是实现文书的现实效用， 档案管理工作的目的是实现档案的历史作用。五、案例分析答：小王在

6、公文处理上以下做法不合适：1. 拆封时没有进行检查。小王拆封后，应立即活点封内文件的份数，查看 份数是否相符，有无缺贞、重贞等情况；核对文件标题、主送机关、正 文有、附件、编号等是否与文件传递单、回执单上注明的情况一致。对 一般性文件漏写发文件机关名称或发文日期的，应根据封皮上书写的发 文机关和邮戳上的日期或收到日期加以注明，以备查考。因此，文件中 凡遗漏了发文单位名称或发文时间的，应保留其封套。2. 文件的会签意见返回到小王，他发现几个相关部门的意见都不一致。应 相互协商，共同研究，求同存异，切不可我行我素。经协商意见一致并 会签后，可报机关领导审批。协商后意见仍有不一致处，应如实上报反 映

7、。文书档案管理作业 2 (第4章一一第6章)六、判断题1、/23、X4、X 5、X七、选择题1、D2、D3、D4、A5、B八、名词解释4、件一一件是文件制发、传递、处理的基本单位，也是文书整理归档的基础单 位。所谓一件，既指一般定义的每份文件，同时也指文件正本与定稿、正文 与附件、原件与复制件、有往来关系的文件等，也就是说正本与定稿、正文 与附件、原件与复制件、有往来关系的文件每组分别各为一件。另外，有领 导签批意见的公文传阅单应与被传阅文件为一件。5、档号一一档号是档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予 档案的一组代码。档号包括全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、 件号

8、、贞(张)号。九、简答题2、请用流程图的方式画出以“件”为单位档案整理的流程，并对每个环节进行 简要解释。答：以“件”为单位档案整理的流程：装订分类排列编PA编目装盒(1) 归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件 在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与 复文作为一件时，复文在前，来文在后。(2) 归档文件可以采用年度一机构(问题)一保管期限或保管期限一年度 一机构(问题)等方法进行分类。(3) 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程 度等排歹0。(4) 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号， 在文件首页上端的空白 位置加盖归档

9、章并填写相关内容，包括全宗号、年度、保管期限、件 号等。(5) 归档文件应依分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。(6) 装盒就是将归档文件按室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、 盒脊及备考表项目。2、请用流程图的方式画出以“卷”为单位档案整理的流程，并对每个环节进行 简要解释。答：以“卷”为单位档案整理的流程：归档填写与 订(1) 立卷类目是机关文件处理部门根据机关工作活动和文件材料形成的规律进行预测，对新年度可能形成的文件材料按照立卷的要求和方法， 预先拟制(修订) 的新年度归档文件的类目表，乂称为案卷类目。立卷类目的结构包括类号、类目 名称、条款号、条款名称、保管期限、备注等。(2

10、) 文件的归类就是文件处理部门根据机关文件的分类方案和立卷类目，将办理完毕的机关文件材料归入所届的类目中的一个立卷工作环节。组卷就是按照一定的原则和方法，区分不同的保存价值，将已归类的、具有共同文件特征的一组 文件组合成一个有机联系的文件组(即案卷)的一项具体立卷工作环节。(3) 确定案卷的保管期限就是对照有关档案保管期限表的规定，判定案卷 保管期限的一个具体立卷工作环节。 包括分析卷内文件的内容、判定案卷的保管 期限、填入“立卷流程单”等工作环节。(4) 案卷标题乂称案卷名称，是对卷内文件材料内容和成分的高度概括，是案卷的灵魂。案卷标题一般由制发者(或时间、地区、通讯者等)、问题和名称三部分

11、组成。(5) 编制卷内文件目录就是根据卷内文件排列的顺序，填写案卷卷内文件目录 的一项文件目录的编制工作。卷内文件编号就是为了固定和标明卷内每页文件的 排列顺序及代号的过程。(6) 填写与装订包括填写卷内备考表、填定案卷封面及装订案卷等程序。(7) 归档是指文件处理部门在立卷基本结束后， 编制移交案卷目录和立卷说明， 连同案卷一起向机关档案室移交的工作。6、档案整理工作的原则答：(1)按照文件材料的形成特点和规律整理档案；(2) 整理档案必须保持文件材料之间的历史联系；(3) 充分利用原有的整理基础；(4) 整理档案必须便丁对档案的保管和利用。十、案例分析答：”北水史料”的发现，说明了以下几点

12、：1 . 1996年以前我国有关档案保管期限的规定还不够科学和完善。当时执行的 还是1 9 8 7年国家档案局印发的关丁机关档案保管期限的规定。按照该规定，列入”永久”的都是一些”大事、”要事”中的主要文件材料、综合性材料，而 一般工作活动”形成的文件材料和”大事”、”要事”中形成的一般文件则划归”长期” 或”短期”保存。按照这一规定，没有一个单位的档案能够 ”完整”地保存下来，也 没有任何一项活动形成的文件材料，能够完整地”永久”保存下来。2.当时我国档案馆接收档案进馆的范围划分还不够科学和完善。 我国各级综合 档案馆接收档案的范围仍然执行1 9 8 3年4月2 6日国家档案局印发的 档案

13、馆工作通则的规定，其中第六条专门规定了 ”档案馆接收档案的范围：”省以 上档案馆接收本级机关、团体及其所届单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案 ，同时，还接收”届于本馆应 接收的撤销机关、团体的档案和届于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的 各种档案”。很明显，按照这一规定，村级档案是不在档案馆接收范围之内的。也就是说，上述北水史料本来就不届于进馆范围，虽然在某些研究者看来这些 档案非常有研究价值，但以前档案馆没有将其接收，进馆也是没有错的。3 .档案人员的素质有待进一步提高。北水史料形成的年代是我国农村体制变 革的重要时期，按理说，几十年后再来审视这

14、些档案的历史研究价值，应该是比 较容易的，况且这批档案还保存得那么完整。但是，不知何种原因，负责鉴定这 批北水史料的档案人员却没能发现这批档案的特殊价值，只是按照常规的档 案保管期限进行鉴定，将其划入待销毁范围（好在没有马上销毁），最后只能由省社科院的研究人员来”发现”它们的价值。在这一事件中，无论是出于何种原因， 都说明档案人员的素质有待进一步提高。文书与档案作业 3 （第7章一一第9章）一、判断题15. v V x V V二、选择题18DCDABDCA三、名词解释1. 统计数字汇集一一也叫基础数据汇编，是以数据的形式反映一定地区或某一方面的基本情况的参考资料。它实际上是对原来各种统计数据的

15、一种综合工作，因此还可叫做基本 情况统计。2. 档案文件汇编一一档案文件汇编是按照一定的专题，将有关档案文件选编成册，在规定 范围内使用或公开出版的参考资料。四、简答题1. 人事档案鉴定的原则、内容、方法答：人事档案的鉴定必须遵循“取之有据，舍之有理”的原则。取之有据，是指归入人事档案的材料要有依据， 符合上级的有关规定。舍之有理，是指决定剔除的材料，要有足够的理 由，尤其是准备销毁的材料，必须慎之又慎，不能草率行事。鉴别的内容和方法：判断材料是否属于人事档案；判断是否是本人的档案材料；判断 材料是否处理完毕和手续齐全；判断材料是否真实准确、完整；查对材料是否重复。2. 信访档案归档的原则答：（1）价值性原则，即要求所有归档的材料必须是对日后工作有查考利用价值的文件、资料。对没有存档价值的材料予以舍弃。（2）完整性原则，即入档的文件、资料必须齐全、完整。信访工作档案必须准确无误地记录某一活动、某一事件的完整过程。（3）系统性原则，即所有入档的文件、资料必须加以系统化。（4）便于保管、利用的原则。3. 会计档案的鉴定与销毁答：会计档案