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1、河北XX集团档案管理办法集规字第004号文件（2006年04号）签发人：第一章 总则一. 为加强集团档案管理，科学地保存和利用档案，充分发挥档案在生产经营管 理、科研和基本建设等工作中的作用，特制定本办法。二. 本办法所称档案，是指集团各部门及所届各公司在生产经营和管理过程中形 成并办理完毕的、具有保存和利用价值的各种文字、图样、计算材料、声像 材料及有关实物、样品等材料。三. 集团各部门及所届各公司都应高度重视档案管理工作，要明确一名领导负责 档案管理，设置专门的档案室，并设立专职或兼职档案管理员，按照统一领 导、统一制度、统一管理的要求，认真做好档案管理工作，逐步实现档案管 理的规范化。第
2、二章归档范围四. 企业在筹备、设计、生产、经营和管理过程中形成的记述和反映企业活动的、 具有查考和利用价值的文件资料均应列入归档范围。五. 根据文件材料的性质，集团归档材料分为产权管理、行政管理、生产技术管 理、经营管理、产品、设备仪器、基建、科研等八类。六. 会计档案、人事档案、非纸质档案作为专门档案，会计档案由财务部门保存, 人事档案由人力资源部门保存，非纸质档案数量多时，由档案管理部门集中 保存，数量少时可随文书档案中的关联文件保存。七. 归档材料具体范围：1. 产权管理类：1）知识产权类：含企业的各种专利权、商标专用权、著作权等；2）权证类：含所有权证如房产权证，许可权证如营业执照、税
3、务登记证、 排污许可证、进出口证等，使用权证如土地证、信誉等级证、荣誉证 书等；3）企业机密：含企业的生产工艺、技术秘密、重要人员变动和重大投资 经营计划等：2. 行政管理类：1）会议材料。含董事会、股东会议议程、决议、董事长会议记录、总经 理办公会记录、重要会议纪要、表彰会议材料、外出参会材料和其他 重要会议材料等。2）行政事务：含工作总结、规章制度、信息宣传（网络建设方案、管理 制度、企业宣传资料、评先评优材料等），奖惩表彰、领导文信（领导 重要讲话、会议发言材料、祝词、贺信等）、大事记等；3）法律事务：含经济诉讼、合同纠纷、企业公证事务等；4）审计工作：指领导干部离任审计和监理审计等；5
4、）人事管理：含员工岗位职责、员工手册、薪资管理制度、组织机构、干部调整任命、员工保险、人员奖惩等文件资料；6）后勤管理；含物业管理、食堂管理、安全保卫、事故处理、办公用品管 理、劳保福利、医疗卫生、绿化工作等；7）外事活动：含领导出访情况及手续、外宾来访、出国考察、外事活动 讲话、发言稿件等文件资料。3. 生产管理类：1）生产调度：含生产的组织安排、计划统计、调度指挥和计划调整等；2）质量管理：含质量认证会议、评审记录、程序文件、认证证书等；3）能源管理：含生产中的能源消耗定额、节能降耗工作等；4）安全管理：含安全制度、安全教育培训、事故管理、消防工作等；5）科技管理：含现代化、信息化建设方案
5、、科技创新奖励办法、产品开 发及技术引进制度、合理化建议、科技成果转让等 ；6）标准计量：含生产技术标准、质量标准、计量检测等资料；7）环保工作:含环保评测、审批手续、排污许可、年检资料等；4. 经营管理类：1）经营决策：含企业改革、重大经营战略、企业发展规划、发展方针及 精品 文档目标管理等；2）计划统计：含企业中长期经营计划、年、季度计划、各项专业发展规 戈叭各种统计报表及企业综合性统计分析工作；3）物资管理：含物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废措施；4）产品销售：含市场分析、市场需求信息、广告宣传、产品销售、运输 单、用户调查和售后服务资料等；5）合同协议：含采购和销售的全部合同
6、以及制作、维修、施工合同等；6）财务管理：含资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等；7）资产管理：含企业登记变更资料、资本运作、对外投资、产权变动、活产融资材料等;8）境外项目管理：含境外招投标项目的立项、审批文件、招标设计、招 标书、评标记录、中标通知书等；5. 产品类：按产品品种型号设置类目：含产品开发设计、工艺、工装、加工制造、检 验、包装、商标广告、产品评优、事故处理等全过程的文件资料；6. 设备仪器类：按设备型号设置类目：分生产设备、生活设备、办公设备。归档范围含开 箱验收记录、采购合同、工艺说明、图纸证书、操作规程、使用说明、装 箱单、安装调试记录、维修保养记录、改装改造报废文件
7、、事故分析处理 文件、管理规定等；7. 基建类：按工程项目设置类：同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、立项 审批文件、施工竣工验收、工程创优等全过程文件资料；8. 科研类：按科技或技改课题设置类目：同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、 研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用和项目管理全过程文件资料；9. 会计档案：1）会计凭证材料：含原始凭证、记账凭证、汇总凭证、银行存款余额调节表和其他会计凭证；2）会计账簿材料：含总账、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助账簿、 涉外账簿和其他会计账簿；3）财务报告材料：含月度、季度、年度财务报告、包括会计报表、附表、 附注及文字说明等；4）其他材料
8、：含会计核算专业材料、会计移交活册、会计档案保管活册、 会计档案销毁活册和银行对账单等。10. 人事档案指干部员工个人档案：每份档案含应聘登记表、面试记录、个人履历、毕 业证、任职资格证书复印件、职员登记表、培训记录、笔试试卷、培训鉴 定、试工鉴定、试工合同、劳动合同、报到证、调令、职务任免手续等；11. 非纸质档案：1）声像材料：含反映本单位重要活动或会议、知名人士参与本单位活动、 本单位组织或参与重大外事活动、记录本单位或本地区重大事件、反 映本地区风土民情的录音录像或照片等材料；2）电子文件材料：含存有重大事件记录、重要文件资料、重要活动信息 的软盘、磁盘、光盘等；3）物品材料：含单位的
9、荣誉性实物如奖状、锦旗、奖章、奖品、荣誉证 书、牌匾、奖杯、字画（国内外知名人士、领导人题词、签名或书画） 产品实物（本单位生产的获奖产品或具有保存价值的首批产品实物）第三章 档案的归口管理及要求八. 集团及各公司档案的归口：1. 集团办公室负责集团系统档案管理办法的起草、制定和指导落实。同时负 责集团及集团公司档案管理的全部工作。2. 各公司办公室或指定的档案管理部门负责本公司全部档案管理工作。3. 归档文件材料的日常管理分别由各部门负责。各部门每年底对本部门生成 的应归档文件材料进行统一整理，凡办理完毕或已不再使用的文件材料， 由专人整理造册后交办公室统一存档。已办理完毕但需使用的文件应先
10、存 档再办借出手续。4. 技术文件材料中，基建类材料由基建部门负责日常管理，工艺设备、科研 项目和产品类材料，由管理部门负责日常管理，项目完工或事项办理完毕 后，除日常需继续使用的文件材料外，其余应丁每年底统一整理并登记造 册后移交办公室集中存档。5. 各公司基本建设材料、主要设备资料，如基建项目审批、前期准备、施工 及竣工材料，公司的生产、检测、动力及重要辅助设备资料，含设备活单、 采购合同、使用说明书、设备图纸、维修纪录、事故记录、及相关技术资 料等，除本公司存档外，还应备份复印件交集团办公室存档备案。6. 会计文件材料由各公司财务部门按统一要求自行收集整理归档。7. 非纸质文件材料中，依
11、附丁其他文件材料而产生并便丁与其一同存放的奖 状、照片、题词、光盘等材料，可依附丁其主材料一同收集存档。如奖状、 照片可依附丁文书文件材料中的评先评优有关文件材料一同保存。不便依 附及无依附物的非纸质文件材料，日常由各产生部门负责收集整理，每年 底由各部门活理造册后移交办公室集中存档。九. 文件材料的收集、归档由各部门指定专人负责，在日常工作中，随时主动向 承办人收集办理完毕的文件和相关材料，并及时进行整理，加强日常管理， 确保应归档文件材料的齐全、完整。+.技术设备与工程基建文件材料、图表材料的收集、归档，由项目负责人或承 办人负责，从制定项目计划起，即应指定专人负责，及时收集整理，并在归
12、档时交项目负责人或承办人统一汇总立卷。H一.承办部门或承办人员应保证经办文件的系统性和完整性，工作完成后及时 交由相应归口部门归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办 人员移交活楚，并办理交接手续，不得擅自带出或销毁。十二.归档的文件材料必须完整、准确地反映企业生产、经营、管理等活动的真 实内容和历史过程，同时，应层次分明，符合其形成规律。十三.对规定应当立卷归档的材料，必须注明保管期限和密级，按规定定期向档 案工作归口部门移交，以便集中管理，任何个人不得据为己有。第四章第四章文件材料的整理十四.归档文件材料的整理一般按装订、分类、排列、编号、编目、装盒、排架 的顺序进行。十五.装订
13、1. 装订前应拆除金届物，对破损文件进行修裱，对褪变处进行复制，将超过 A4规格的纸张进行折叠，使每份文件幅面保持一致。2. 装订单位为自然件，即每一份文件单独装订。每份文件可包含正件与附件、 正件与签发件、正件与修改件、正件与复印件，还可以是多份文件反映同一问题、报同一表报或是由来文加复文的组合件。3. 装订部位一般应为左侧，装订时应将左侧和下侧对齐。4. 装订工具：确定为永久和长期保存的文件材料一般应用线绳装订，短期和 尚未归档的文件材料可用不锈钢火、鱼尾夹或塑料夹条装订。十六.分类1. 集团统一实行“年度一保管期限一案卷类别一内容一案卷号”五级分类法。如产品档案“2002永久一产品类一产
14、品资料 一XX卷”、会计档案为“2001 一永久一会计类一会计账簿 一01卷”。各部门整理分类时，同样按年度、 保管期限、案卷类别、内容、案卷号的顺序分类保存，如管理中心“2002一 永久一生产管理类一质量管理认证材料 一01卷”、“2002永久一行政管理 类一人事管理一01卷”。分类顺序如下示意图：集团公司一2002永久一产品类一A356资料01卷案卷号案卷内容案卷类别保管期限年 度全宗号十七.排列经过分类的归档文件，应从最低一级类目开始，按事由、时间、重要程度的 顺序排列。即全部文件按事由集中排列立卷，同事由文件按时间顺序排列， 同事由同时间文件按重次要程度排列。十八.编号编号是对归档文件
15、标注顺序号，加盖归档章，以固定每份文件在全宗中的位 置。编号内容有：全宗号、年度、案卷类别、内容、保管期限、案卷顺序号 等6项，用红色文件归档章压盖丁文件右上角空白处。手工填写时须用钢笔,用黑色或兰黑色钢笔水，禁用铅笔和圆珠笔填写。集团和各公司归档章及填 写格式示例如下：1. 集团归档章示例：全宗号案卷类别案卷内容集团行政管理会议资料年度保管期限编件号2004永久0122. 广州锦山公司归档章示例:全宗号案卷类别案卷内容锦山公司经营管理合同协议年度保管期限编件号2004长期026十九.编目是指立档单位按照分类顺序编制归档文件目录。目录有编件号、责任者、文 号、文件名、成文日期、贞数、保管期限等内容。填写方法：编件号填立档 单位整理的年度归档文件顺序号,责任者填文件承办单位。文号填发文字号, 无字号可不填写。文件名填文件标题，无标题的需补充，标题过长的可用规 范简称，文件后有附件的须填附件名。成文日期和贞数如实填写，保管期限 根据需要填永久、长期或短期。目录装订方法为每个立档单位每年1本。为了规范，目录均应用微机打印。目录的具体格式如下：归档文件目录行政管
