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1、 名翔恿線股份有限公司 採購管程序書 文件編號 MS-M2-0601 制訂日期：89 10 月 26 日 修訂日期： 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 1 頁共 9 頁 一、目的 為使採購作業有所遵循，並能合地執，確保能以適時、適價與適質之原物與生產設備供應生產所需，以提昇公司產品與服務 之品質。 二、範圍 凡公司所採購之原物、機器、儀器與設備均屬之。 三、定義 無 程 圖 採購時機 詢價 N Y 記存查 Y A 交期管控 彙集 送審 越權 N Y 檢驗/測試 A 合格 核對 B 詢/議價 審核 C C B N N Y 填單/取消資查詢核決 採購 逾期 N Y N Y 進貨 絡 退貨 特採
2、 入庫/移轉 /退貨 N Y 名翔恿線股份有限公司 採購管程序書 文件編號 MS-M2-0601 制訂日期：89 10 月 26 日 修訂日期： 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 2 頁共 9 頁 五、作業程 四、權責 單位 No程 、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、考文件八、應用表單 相關單位 1 1採購時機 採購時機 6.1 採購時機 6.1.1 當公司有重大決策需採購大批原物或機器設備時。 6.1.2 當原物低於安全庫存時。 6.1.3 當產能足須添購機器、儀器設備時。 6.1.4 處政事務所需之文具或其他備品時。 6.1.5 當合約審查通過
3、需採購非規格品或非本公司生產之商品時。 相關單位 2 2填單/取消 填單/取消 6.2 填單/取消 6.2.1 各需求單位人員依其業務所需，填具請購單請購單(MS-M4-0601)如附件 1，一式二，需就各項目確實填寫，並依核決權限表核決權限表(MS-M4- 0602)如附表 1 之相關規定，呈核決權限主管審核。 6.2.2 各單位人員所提出之採購申請，未奉核可，將請購單請購單(MS-M4- 0601)如附件 1，一式二以碎紙機銷毀或撕毀即可。 請購單 (MS-M4-0601) 核決權限表 (MS-M4-0602) 相關單位 3 3資查詢 資查詢 6.3 資查詢 6.3.1 核決權限主管接獲請
4、購單請購單(MS-M4-0601)如附件 1，應即核對所填資 是否齊全，資全或填寫清楚時，應通知請購單位補齊資 或正後，再依所請購物品查詢供應商合格名供應商合格名(MS-M4-0608)如 附件 2、 供應商資調查表供應商資調查表(MS-M4-0606)如附件 3 與相關之史交 記。 請購單 (MS-M4-0601) 供應商合格名 (MS-M4-0608) 供應商資調查表 (MS-M4-0606) 相關單位 4 4詢價 詢價 6.4 詢價 6.4.1 核決權限主管依以下條件判定是否需要詢價，需要，進入程 5 5， 進詢/議價，需要，則進入程 7 7，進核決。 名翔恿線股份有限公司 採購管程序書
5、 文件編號 MS-M2-0601 制訂日期：89 10 月 26 日 修訂日期： 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 3 頁共 9 頁 五、作業程 四、權責 單位 No程 、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、考文件八、應用表單 6.4.1.1 詢價條件 A 初次採購之生產性原物且單項物品採購額超過 5000 元 B 初次採購之非生產性原物且單項物品採購額超過 2000 元 C 有價格宜之資訊或有其他相關產品可以替代時。 D 機器、儀器設備等之採購。 E 屬於斷獨占市場之產品，需比議價。 F 凡執 ISO 9002 品質系統前已比議價過之原物，需比議價。
6、 相關單位 5 5詢/議價 詢/議價 6.5 詢/議價 6.5.1 核決權限主管依以下規定進詢/議價作業 6.5.1.1 詢價 A 所需採購之品項，如係多家供應商可供應時，需至少有家供應 商的電話報價或報價單報價。 B 所需採購之品項為固定供應商供應時，直接要求其報價。 C 所需採購之品項為機械、規儀器及設備時，需要求供應商 簽訂合約，合約內容需註明如：安裝、試、保固、訓與違約 罰責等相關事宜。 D 供應商之報價單中應詳細明付款條件、付款方式、物品規格、 、單價、交期、運送方式與運送地點等相關條件。 6.5.1.2 議價 A 比較供應商之條件後，選擇最具競爭者為優先議價對象。 B 議價時可以電
7、話或傳真方式進。 詢議價表 (MS-M4-0603) 名翔恿線股份有限公司 採購管程序書 文件編號 MS-M2-0601 制訂日期：89 10 月 26 日 修訂日期： 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 4 頁共 9 頁 五、作業程 四、權責 單位 No程 、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、考文件八、應用表單 C 將議價結果填入詢議價表詢議價表(MS-M4-0603)如附件 4。 相關單位 6 6彙集 彙集 6.6 彙集 6.6.1 核決權限主管將以下資彙整後以於進審查。 6.6.1.1 所有供應商之報價單。 6.6.1.2詢議價表詢議價表(MS-
8、M4-0603)如附件 4。 6.6.1.3 合約書：採購機械、規儀器及設備時。 6.6.1.4供應商資調查表供應商資調查表(MS-M4-0606)如附件 3：初次採購非規格品或 非本公司生產之商品時。 詢議價表 (MS-M4-0603) 供應商資調查表 (MS-M4-0606) 相關單位 7 7核決 核決 6.7 核決 6.7.1 核決權限主管由本作業內容 6.6 之相關資，決定是否選定供應商以 進採購，已選定供應商，進入程 8 8，進核對，無法選定供 應商，則進入程 5 5，重新進詢/議價。 6.7.2 核決權限主管依現況需求，判定採購、無須詢議價與已經詢議價 後之品項是否進採購，是，進入
9、程 8 8，進核對，否，則 進入程 2 2，取消採購申請，或進入程 5 5，重新進詢/議價。 會計組 8 8核對 核對 6.8 核對 6.8.1 核決權限主管將所選定之供應商之相關資與核准後之請購單請購單 (MS-M4-0601)如附件 1 之第二，於每天下午以以下方式交給會計 員，第一則交由申請人自存，但屬緊急採購，則將第二以 傳真或面交方式交給會計員，並以電話或當面告知方式繫，以 即進相關作業。 請購單 (MS-M4-0601) 名翔恿線股份有限公司 採購管程序書 文件編號 MS-M2-0601 制訂日期：89 10 月 26 日 修訂日期： 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 5 頁共
10、 9 頁 五、作業程 四、權責 單位 No程 、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、考文件八、應用表單 6.8.1.1 於每天彙集後，交由司機或外務員轉交。 6.8.1.2 傳真。 6.8.1.3 面交。 6.8.2 會計員依核決權限表核決權限表(MS-M4-0602)如附表 1 之相關規定、史交 記與公司之相關規定，核對核決權限主管之權限與交條件後， 呈會計組主管審閱。 核決權限表 (MS-M4-0602) 會計組 9 9越權 越權 6.9 越權 6.9.1 會計組主管依會計員核對之結果，判定核決權限主管是否逾越權限， 是，進入程 1010，進送審，否，
11、則進入程 1212，進採購。 會計組 1010送審 送審 6.10 送審 6.10.1 會計組主管依核決權限表核決權限表(MS-M4-0602)如附表 1 之相關規定，將 所有之相關資送交確實之核決權限主管，並由該主管進審核。 核決權限表 (MS-M4-0602) 相關單位 1111審核 審核 6.11 審核 6.11.1 核決權限主管依所有之相關資與現況需求，判定是否進採購， 是，進入程 1212，進採購，否，則進入程 2 2，取消採購申 請，或進入程 5 5，重新進詢/議價。 相關單位 會計組 1212採購 採購 6.12 採購 6.12.1 核決權限主管與會計員依以下步驟進採購。 6.1
12、2.1.1 核決權限主管應即通知供應商，以確保交條件及交期。 6.12.1.2 核決權限主管將請購單請購單(MS-M4-0601)如附件 1 之第二與詢詢 議價表議價表(MS-M4-0603)如附件 4，交給會計員，開採購訂單採購訂單 請購單 (MS-M4-0601) 詢議價表 (MS-M4-0603) 名翔恿線股份有限公司 採購管程序書 文件編號 MS-M2-0601 制訂日期：89 10 月 26 日 修訂日期： 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 6 頁共 9 頁 五、作業程 四、權責 單位 No程 、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、考文件八、
13、應用表單 (MS-M4-0604)如附件 5，一式，第一傳真予供應商以確認訂 購後，做為財務部門付款憑証，第二由司機或指定專人送至請購 單位申請人做為收貨、驗貨之依據。 6.12.1.3 為機械、規儀器與設備等重要採購時，核決權限主管與供應 商簽訂買賣合約書 ，技術資的取得、人員訓、保固條件、 安裝試及將備品之供應價格應一併入合約中，如屬於預付款 案件時，則應於合約中明訂分批付款時機及付款比。 6.12.1.4 會計員於採購訂單採購訂單(MS-M4-0604)如附件 5，傳真予供應商時， 填寫供應商交期追蹤管制表供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)如附件 6，即展開交 期跟催至供應商如
14、指定交貨日交貨為止。 6.12.1.5 為委外加工之採購，需於採購訂單採購訂單(MS-M4-0604)如附件 5 中 加註指定進貨至委外加工廠，待確認進貨與進貨時，開委委 外單外單(MS-P4-0612)如附件 7 與委外加工單委外加工單(MS-P4-0613) 如附件 8。 採購訂單 (MS-M4-0604) 供應商交期追蹤管 制表 (MS-M4-0609) 委外單 (MS-M4-0612) 委外加工單 (MS-M4-0613) 會計組 1313逾期 逾期 6.13 逾期 6.13.1 會計員依供應商交期追蹤管制表供應商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)如附件 6 上之交貨 日期與實際交
15、貨日期核對，供應商是否逾期交貨，是，進入程 1414，進交期管控，否，則進入程 1515，進進貨。 供應商交期追蹤管 制表 (MS-M4-0609) 會計組 相關單位 1414交期管控 交期管控 6.14 交期管控 6.14.1 供應商逾期交貨後，相關單位主管向供應商查詢逾期原因，填入供供 應商品質與交期評等月報表應商品質與交期評等月報表(MS-M4-0610)如附件 9，並依【供應【供應 供應商管程序 書 (MS-M2-0602) 供應商品質與交期 評等月報表 (MS-M4-0610) 名翔恿線股份有限公司 採購管程序書 文件編號 MS-M2-0601 制訂日期：89 10 月 26 日 修
16、訂日期： 月 日 版次：A.0 版 頁 次 第 7 頁共 9 頁 五、作業程 四、權責 單位 No程 、作業內容 Who，When，Where，How to do，What 七、考文件八、應用表單 商管程序書】商管程序書】(MS-M2-0602)之相關規定辦。 供應商 相關單位 1515進貨 進貨 6.15 進貨 6.15.1 會計員將採購訂單採購訂單(MS-M4-0604)如附件 5 之第二與買賣合約 書或圖面或型等資交給相關之驗收人員。 6.15.2 供應商應依議定之交貨日期與運送方式，送貨至公司指定地點。 6.15.3 驗收人員於貨品送達時，依採購訂單採購訂單(MS-M4-0604)如附件 5
