业务管理办公室业务工作学习资料一

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1、业务管理办公室业务工作学习资 料一 业务管理办公室业务工作学习资 料一 办公室业务工作学习资料一办公室业务工作学习资料一 （桃花岛主编写） 2006 年 2 月 9 日 目录 办公室主任的工作技巧.1 秘书工作艺术谈.10 办公室主任应具备的基本素质.15 办公室人员要具备的三个素质.21 办公室应做好的主要工作.23 办公室主任工作的几点思考.24 公文起草七戒.32 如何提高信息的质量?.37 述职报告四忌.39 养成良好习惯 提高工作效率.42 增强信息意识是做好信息工作的基本要求.44 搞好信息反馈要做到“三心”.47 利用信息技术提高办公室效率.48 提倡开短会、讲短话、写短文.49

2、 秘书要有“十种精神”.50 公文语序安排的一般方法.53 办公室要加强沟通协调.56 办公室要在领导决策中的发挥作用.57 职场必须具备的五个 C .59 强化十种意识 做好办公室工作.61 办公室主任的办事艺术.66 办公室主任的工作技巧办公室主任的工作技巧 一、科学思维 正确的思想来自于实践。办公室主任要学会运用调查研 究的方法，坚持实事求是的原则才能掌握科学的思维方式。 这包括以下几个方面的具体内容。 从实际出发思考问题。从实际出发思考问题。 这是马克思主义最基本的观点， 也是办公室主任科学思维的基础。无论是参与政务，协助领 导决策，还是办理具体事务，办公室主任都应当立足现实， 从本单

3、位、 本部门的实际善出发， 创造性地执行中央的路线、 方针、政策和上级有关的指示精神，从而达到主观与客观、 理论与实践的辩证统一。 系统思维方法。系统思维方法。 即用现代系统理论指导人们观察问题、 分析问题的思维方法。 现代系统理论特别强调事物的整体性， 这种整体性认为世界上一切事物都是由各部分以特定结构 组合的、具有特定功能的有机整体。整体与部分、部分与部 分、整体与环境不可分离。整体的性质和规律，只存在于组 成其各要素的相互联系、相互作用之中，各组成部分孤立状 态的特征和活动的综合， 并不能反映整体的特征和活动方式。 这就要求办公室主任研究问题、处理工作时要把研究和工作 对象如实地作为有机

4、整体对待，从整体出发，从全局入手， 把事物的各个部分、各个方面和各种因素有机地联系起来， 加以综合、系统地考察，从整体和部分相互结合、相互依赖、 相互制约、相互作用的关系中去揭示系统的特性和规律性。 这也与辩证唯物主义者用联系的、发展的眼光看待事物的要 求相吻合，否则难免导致顾此失彼、挂一漏万。 用发展观点看待一切。用发展观点看待一切。 任何事物都是处在一定的发生、 发展和消亡的过程中， 不变的事物是没有的。 我们研究问题， 要联系一定的历史条件，随着情况的发展而变化，不能固定 一点，用永恒不变的模式去剪裁不断发展、变化的现实。用 发展观点看待一切，就要求办公室主任要立足现实，着眼未 来，要弄

5、清各项重大工作的发展变化趋势，弄清哪些情况的 出现是必然的，应该及时采取措施顺应和促成其发展；哪些 是应该控制和可以避免的，才能使自己的工作处于主动，立 于不败。 二、思想教育 重视对人的教育是中国传统文化的重要特点之一。思想 教育和政治工作更是中国共产党在革命和建设事业中行之 有效的方法。在新的历史条件下，办公室主任要善于采取灵 活多样的形式，针对办公室工作的特点，富有成效地做好思 想政治工作，激励全体工作人员的工作热情和献身精神，把 大家的力量凝聚到建设社会主义现代化事业上来。思想政治 工作方法内容很多，基本上可以概括为以下七个方面： 正面教育，以理服人。正面教育，以理服人。它主要通过组织

6、学习、作报告、 开展各种宣传活动，正面地向群众进行理想纪律教育、形势 任务教育、革命传统教育、社会主义民主与法制教育等等， 从而提高群众的政治觉悟和思想水平，鼓舞和调动他们的工 作积极性。 重视个别工作，一把钥匙开一把锁。重视个别工作，一把钥匙开一把锁。该方法的基本特 点是 ： 要在摸清对象的具体情况，掌握其个性特征的基础上， 实事求是的予以科学分析，并提出相应的解决办法。 思想教育与知识教育相结合。思想教育与知识教育相结合。 这种方法具有灵活多样、 寓教于乐、寓教于“学”等特点，实践表明它受到比较广泛 的赞誉和欢迎。在思想政治教育中，要充分运用丰富的知识 内容，去启迪人们的心灵，使人们在接受

7、教育过程中，同时 得到知识启示、道德熏陶、艺术感染，从而达到思想教育与 知识教育双丰收的结果。 以诚相待，以情感人。以诚相待，以情感人。同教育对象作知心朋友，与他 们沟通， 情感交流， 是提高思想政治工作有效性的重要途径。 为此，办公室主任要同工作人员打成一片，真心实意的作他 们的知心朋友。要通过日常业务工作和各种活动，广泛开展 谈心活动，随时掌握每个同志的思想情绪，推心置腹、有针 对性的做好思想政治教育工作。 树立榜样，典型示范。树立榜样，典型示范。榜样的力量是无穷的。通过典 型示范，根据各个不同历史时期党的路线、方针、政策以及 思想政治教育的目的要求，尤其注意发掘员工自己身边的先 进人物和

8、事例，使思想政治教育的目标形象化、具体化，从 而形成一个群众性的学先进、赶先进的热潮。 扬善为主，激励上进。扬善为主，激励上进。办公室主任要善于用于表扬和 批评相结合的方法，要善于发现每个同志的长处，看到他们 每一个哪怕是微小的进步，肯定其成绩，并善意的指出其工 作上的不足，帮助他们改正缺点，纠正错误。特别是当有的 同志在工作中出现漏洞时，要善于循循善诱的做好思想政治 工作， 帮助他们总结经验教训， 切不可过多指责或求全责备， 更不应讽刺挖苦，苛求他人，多做自我批评。 关心群众生活，解决其实际困难。关心群众生活，解决其实际困难。办公室主任要注意 掌握和解决工作人员工作和生活上的实际困难，为他们

9、更好 的工作创造方便条件，解除其后顾之忧。要及时了解下属工 作人员的心理状态和物质、精神需要，属于合理的要求而又 能够解决的事情，应及时帮助解决；对于不合理的要求，或 一时解决不了的事情，也应给予必要的解释和说明，求得理 解和支持。 三、领导作风和艺术 办公室主任的领导作风， 主要表现在处理事务过程中所 具有的思想品德、知识素养、领导方式及经验风格。作为办 公室主任应当突出注重实事求是、严于律己和民主作风。 实事求是。实事求是。这是马克思列宁主义、毛泽东思想和邓小平 理论的精髓，是我们党一贯倡导的优良作风。实事求是的优 良的作风，在办公室主任工作中具体表现出求实、求是、求 真，一切按客观实际情

10、况办事。无论是协助领导决策，还是 办理具体事务，都要面向客观现实，一切从实际出发，按客 观规律办事。这就要求办公室主任要少说空话、多办实事、 不图虚名、不做表面文章，说老实话，办老实事，做老实人， 不弄虚作假，不文过饰非，不欺上瞒下，不投机取巧，定计 划、抓工作务求落实。同时应当不唯书，不唯上，正确对待 上级指示。作为办公室主任对领导机关和领导同志的指示和 决定，无疑应坚决执行，这是组织纪律性的表现；但是，在 执行领导的指示和决定时，一定要结合本部门、本单位的实 际情况，创造性地加以执行。这就要求把求实精神和革命胆 略相结合。强调实事求是，不是听天由命，在客观情况面前 无所作为；而是要勇于开阔

11、、善于进取，把求实精神和革命 胆略有机结合起来，这是现代领导者的特有品质。各级党政 机关的办公室主任，尤其需要这些特殊品质和工作作风。只 有这样，才能在自身工作中，破除迷信，解放思想，真正坚 持实事求是的原则，严于律己。这是一种伟人的美德，也是 一种合乎中国优秀传统文化的领导风范，即所谓的“修身齐 家” 。办公室主任或作为领导层的一员，或作为领导身边的 “近臣” ，更应当身体力行，做严于律己的楷模。要模范地 遵守国家的政治法律，树立全心全意为人民服务的思想，除 了制度和政策规定范围内的个人利益和工作职权外，不谋求 任何私利和特权；要自觉遵守和维护党和国家的各项制度， 识大体，顾大局，克己奉公，

12、不做有损于全局的事；要坚持 党性，反对派性，自觉地抵制各种腐朽思想的侵袭；要加强 对子女和亲属的思想政治教育，教育他们遵纪守法，维护国 家政策，为群众做出表率。在政务和事务处理过程中，分清 公私，先公后私，公事公办，私事私办，尤其对混淆公私的 所谓“公私兼顾”要力求避免，否则办公室主任难免被人视 为“办私” 。 民主作风。民主作风。这是群众路线在领导工作中的具体体现。办 公室主任在工作中的民主作风主要表现在： 密切联系群众，遇事同群众商量。密切联系群众，遇事同群众商量。办公室主任在工作 中，要努力倾听群众的意见，切忌独断专行，偏听偏信。特 别是协助领导作出重大的决策，或者与群众切身利益密切相 关的事项，办公室主任更应当广泛听取各方面群众的意见， 同群众做知心朋友，尽可能取得绝大多数群众的理解、同意 和支持。领导做出决定以后，办公室主任还要深入群众，以 便随时了解群众的各种反映，改进领导工作；同时还要采取 各种适当方法向群众做宣传，