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1、档案人员基本业务知识讲座 目录 1、档案与档案工作 2、文书材料归档与整理 3、科技文件材料归档与整理 4、会计核算材料归档与整理 5、声像文件材料的归档与整理 6、电子文件归档与整理 7、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 8、档案保管与保护 9、档案的利用 10、档案法制 11、档案安全保护法规知识 12、档案人员职业道德 档案与档案工作 主讲人：高冠钰 第一节 档 案 一、档案的概念 （一）档案的概念中华人民共和国档案法在定义档案概念时指出：“本法所称档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值
2、的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” （二）档案概念的基本含义 上述档案概念的基本含义，主要表现在以下三个方面： 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。其内涵有一点：揭示了档案的本质属性。原始性和记录性是档案的本质属性。档案与图书、资料的根本区别，在于档案是直接记录，是原始的第一手材料，是最真实、最可靠的原生信息，而不是事后追记、编写或任意收集来的间接资料。所以档案注重原本、原稿，往往只是孤本，这是档案更为宝贵的原因之一。 2、档案是由文件有条件地转化来的。其内涵有一点：明确了档案与文件材料的区别。文件材料是档案的前身，是形成档案的基础，档案是文件材料的归宿。文件材料与档案是同
3、一事物在不同阶段发展演变而成的两种不同性质的事物。两者的区别就在于“有保存价值”的这部分文件材料是档案，也就是说“有保存价值” 是文件材料转化为档案的前提和界限。文件转化为档案的条件是:办理完毕的文件才能作为档案保存；对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存；按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。 3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样。其内涵有两点：（1）明确了档案的产生领域。档案是各级国家机构、社会组织以及个人在广阔的社会领域中形成的，它来源于一定的形成单位和个人，它产生的领域又非常广泛，主要包括政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教活动等等。（2）明确了
4、档案的形式是多种多样的。档案的形式主要指档案信息的载体形式、表现方式和记录方法。从档案信息的载体形式看，有甲骨、金石、竹木、缣帛等古老的档案，也有以纸张为主的书面文电等传统形式的档案，还有胶片、磁带、磁盘、光盘等现代形式的档案；从档案信息表现方式看，有文字的图表的和声音的等方式；从档案信息记录方法看，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像、录音和数字化存贮等方式。 二、档案的种类 档案从总体上讲，是由多种成份构成的，它具有多方面的属性，因而可以进行多层次和多途径的分类。根据档案所固有主要属性，结合国家对档案管理的要求,通常按照档案历史时期、档案内容性质、档案形成者、档案载体形式的属性等各种特征，采取不
5、同的标准进行分类。 （一）按档案的历史时期分 我国国家全部档案的基本构成，按历史时期可分为两部分： 1、中华人民共和国时期的档案。它包括建国以来党和国家的各级机关、部队、团体、企业和事业单位形成的档案，以及国家征集或个人捐赠的某些著名人物的档案。这部分档案，反映了我国新民主主义革命完成的历史，主要是社会主义革命和社会主义建设的历史，是国家全部档案中数量最多、内容最丰富、保存最完整的部分，而且还在不断地产生。 2、中华人民共和国建国以前时期的档案。这部分档案按其性质大致划分为革命历史档案和旧政权档案。革命历史档案是指1919年“五四”运动到1949年中华人民共和国成立前整个新民主主义革命时期内，
6、中国共产党及领导的人民政权、军队、企事业单位、革命团体和革命活动家形成的档案。这部分档案，记录了我党领导中国人民进行艰苦革命斗争，缔造新中国的历史。旧政权档案是指中华人民共和国成立以前的历代王朝、中华民国、北洋军阀、日伪政权的机关、军队、企事业单位以及党、团、会道门的档案，以及一般社会组织、私营企业、私立学校，为国家所接收的外国在华侵略性机构的档案。这部分档案，记录了我国奴隶社会、封建社会、半封建半殖民地社会的历史。 （二）按档案的内容性质分 我国在多年的档案工作实践中，还有一种广为流行、被普遍接受的档案分类方法，即以内容性质为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。 1、文书档案。文书
7、档案是反映党务、行政管理等活动的档案。 2、科技档案。科技档案是反映科研、生产、基建等活动的档案。 3、专门档案。专门档案是反映专门领域活动的档案。如人事档案、会计档案、诉讼档案等。 （三）按档案的形成者分 根据国家档案行业标准，按档案的形成者可划分为公共档案和私人档案。 1、公共档案。公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。 2、私人档案。私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有的档案。 （四）按档案的载体形式分 按照档案的制成材料和档案信息的记录方式，可以把档案分为甲骨档案、金文档案、石刻档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、音像档案、电子档案等。
8、 三、档案的作用 （一）档案作用的表现 档案作为一种社会事物，之所以得到精心呵护，关键在于它的有用性。对于档案作用的表现，我们可以从五个方面去认识： 1、机关工作查考的依据。档案是过去工作活动的过程和情况的记录,它可以有效地满足机关工作者起草文件、制定计划、熟悉情况、总结经验、进行决策、研究案例、处理问题等方面的信息需要。 2、生产建设的丰富资料。档案记载了各种生产建设活动的各种情况、成果、经验和教训。如新产品研制开发。 3、科学研究的基础和条件。档案所包含的信息知识，是科研工作的第一手材料，它可从两方面为科研提供丰富的历史资料：一方面，从记录的事实和经验中可为各项研究活动提供大量的实验、观察
9、和理论概括的基础材料；另一方面，过去专门进行科学研究的原始记录，可供现实的研究工作直接借鉴。如马克思写资本论查阅资料和1910-1930年吉林省疫情报告。 4、政治斗争的必要手段。档案中记载了社会、阶级、政治、法律等各方面的状况，可以作为阶级统治和进行各种政治斗争的工具。如毛泽东评点二十四史被赠送给哈佛大学、西藏历史档案荟萃证明领土问题。 5、宣传教育的生动素材。档案以其历史性、直观性、原始性和内容丰富的优点，成为宣传教育的生动素材。如各种档案展览。 （二）档案作用的性质 档案作用可概括为两个基本方面：即凭证作用和参考作用。 1、档案是历史的真凭实证。档案是一切活动中直接形成的真实的历史记录。
10、因此，档案具有澄清事实真相、判明是非曲直的证据作用，它是在一切领域中发生各种纠纷、争执时，依法判决或仲裁的客观凭证。例如，知识产权纠纷、土地使用权纠纷等，都可以档案为有力证据。 2、档案是第一手的参考材料。档案是人类文明进步的阶梯。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产等，都具有广泛的参考价值。例如，搞一项基本建设项目的设计，设计人员离不开借鉴前人的经验，这些历史记录都可以作为一切活动的参考材料。 第二节 档案工作 一、档案工作的概念及其构成 （一）档案工作的概念。档案工作基本术语对档案工作定义为：管理档案和档案事业的活动。 （二）管理档案活动
11、的构成。管理档案的活动是指档案馆、室直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作。它包括档案的收集、整理、保管与保护、鉴定与销毁、统计、利用等活动。这六项业务工作定义如下： 1、档案收集。收集是档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。 2、档案整理。整理是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 3、档案保管与保护。保管是维护档案完整与安全的活动。保护是防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。 4、档案鉴定与销毁。鉴定是判定档案真伪和价值的过程。销毁是经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。 5、档案统计。统
12、计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。 6、档案利用。利用是利用者以阅览、复制、摘录等方式使用档案的活动。（三）管理档案事业活动的构成。管理档案事业的活动是指档案行政管理部门从宏观上对档案事业依法进行系统的管理。档案事业包括档案行政管理工作、档案室工作、档案馆工作、档案教育工作、档案科学研究工作、档案宣传工作和档案外事交往工作。 1、档案行政管理工作。它是整个档案事业的组织和指挥中心，是整个国家行政管理系统的重要组成部分。其基本任务是在统一领导、分级管理的原则下，档案行政管理部门对档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督指导，为社会各方面服务。 2、档案
13、室工作。它是整个档案事业组织系统的基层组织，是档案馆工作的基础。其基本任务：一是对所属单位的档案工作和本单位各业务部门归档工作进行监督、指导；二是统一管理本单位的档案，积极提供利用，为档案馆积累和输送档案。 3、档案馆工作。它是整个档案事业的主体。档案馆是集中管理特定范围档案的专门机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案的中心。其基本任务是收藏档案资料，对库藏档案进行整理、保管和保护，为社会提供服务。 4、档案教育工作。它是对预备从事和已经从事档案工作的人员实施培训的过程和活动。我国档案教育包括学校教育和在职教育两个方面。档案在职教育以实施岗前培训和继续教育为主。 5、档案科
14、学研究工作。它是探求档案和档案工作的性质、规律的过程和活动。它包括档案科学的基础理论研究、应用理论研究、应用技术研究和档案科学研究管理工作。 6、档案宣传工作。它是向社会成员说明讲解档案和档案工作的重要意义，传播档案和档案法规的有关信息，鼓励和吸引人们积极参与档案的保护和利用工作的过程和活动。 7、档案外事交往工作。与国际档案界进行交往与合作，是国家档案事务中的重要部分，是发展我国档案事业的外部条件。 二、档案工作的领导 对档案工作的领导，已经从档案法律、国务院的档案行政法规加以明确。其内容可概括为以下两点： 1、各级人民政府对档案工作的领导。中华人民共和国档案法第四条规定：“各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。” 中华人民共和国档案法实施办法第五条第一款规定：“县级以上各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业建设列入本级国民经济和社会发展计划，建立、健全档案机构，确定必要的人员编制，统筹安排发展档案事业所需经费。” 2、各单位对档案工作的领导。中华人民共和国档案法实施办法第五条第二款规定：“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。
