{时间管理}哈佛时间管理通则DOC104页

《{时间管理}哈佛时间管理通则DOC104页》由会员分享，可在线阅读，更多相关《{时间管理}哈佛时间管理通则DOC104页（10页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、时间管理哈佛时间管理通 则 DOC104 页 时间管理哈佛时间管理通 则 DOC104 页 哈佛时间管理通则 一、办公促效法 促效法 1将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来 最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿(ADF)，即为功能之因此，不必再 费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以大大的节省人力与时间。 可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张 大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在 A4 的纸上，而图表 资料纸是 B4 大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能(AD

2、F)的威力，也要大大减小了，因此必须 首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。 2单面使用活页纸 从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究 效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。 或许， 这样会令人觉得太浪费， 但是以单面使用每一张只记一个项目， 即使随着思路起伏随手记下， 事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是说，必要的时候活页纸可以插换。 此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻烦，得以顺利的进行作业。 3把书架上大套书籍书背向下排置 百科全书类的大套书籍，可以

3、称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，这类书籍往 往被束之高阁，无人问津。 把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍所以被人敬而远之的原因之一，在于难以放 在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上 书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。 4利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效 把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，其理由是，事 先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。 百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用

4、这些硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收 藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又适合放置书信、明信片，所以， 按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。 5将经常使用的工作用语记号化、简略化 在处理的事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、档”，然后交给秘书，她就 知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入名片簿存档。像这样将经济使用的工作用语记号化、简 略化，在交待工作的时候，可以不必在口头上一一指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。 不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可加以简略化。例如“悉”表示“来函敬悉”， “

5、祺”表示“敬祝商祺!”等等，如此即可大大的提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。6将 重要的剪贴资料印成 B5 大小 很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效率的方法。 例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的阶段上，这种办法相当不便。 在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的功能，全部统 一成 B5 大小，这么一来，不但日后容易整理，而且检索工作也会更为轻松愉快。 7在活页纸的两侧打孔 我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔，因为想同时对照两种资料时，可随意夹左夹右，资料自 然一览无遗。单面使用法的优点是，在这种情

6、况下，将性能发挥到极点。 如果有两侧打孔的活页纸，在装订归档之时，就更加方便，何乐而不为呢? 8参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位 书架乱七八糟，找一本急需要的书都得花上大半天，当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方 式随时整理得有条不紊， 如此工作才能顺利的进行下去。 整理的要诀在于尽快将使用过的书籍归位。 通常，工作前所需的资料，在一本书中顶多占两、三页左右，因此，不管搬出多少本书，应都应只 把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架上，这么一来，书架才能保持有条不紊，过后也不必为了找 寻书籍，而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上，都是非常有效率的，实在是一举两得。 9编制派得上用场的

7、“专属用书”HT5”，5SS每个月都要写相当多的稿件。写一、两张稿件， 往往就需要查阅好几本参考书，在这种情况下，一本本翻阅查寻，就是有再多的时间也不够用。一般来 说，专门书籍大都是厚重一大本，要在这么厚重的书中找出一小段参考资料，真如大海捞针，要浪费不 少心力。 因此，从必用的参考文献中，事先印下认为需要的资料，编成一本“专属用书”。先将资料整理成一 册，高效率地进行工作。 10采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录 喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球 赛进行中，无论打到哪，都可立即记下分数。 除了一般的笔记外， 也应备有可放在上衣口袋且附

8、铅笔的备忘录， 这么一来， 即使身边没带公事包， 也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿。如果采用这种方法，随时随地都可迅 速地记下备忘录。 11善用铅笔型橡皮擦 我们在写稿的时候，都使用一种改良式的橡皮擦。普通橡皮擦，都是长方体，不过这种橡皮擦却是 圆筒状，并包在笔型的塑胶管内，可像铅笔一样一点一点的推出来使用。它和一般橡皮擦最大的不同点 在于，它可以不必再用另外一双手按住纸张，能够像铅笔一般单手使用。 一旦习惯了，就可右手写左手擦双管齐下，大大的提高工作效率。无论插在口袋中或是和铅笔一起 随身携带使用，都是十分方便。 12在抽屉中放置空名片盒，以收藏小东西 大部分的办公桌

9、，都会在抽屉中附上整理小东西用的塑胶，不过这种塑胶盘却不实用，尤其是塑胶 盘把抽屉分成上下两部分，下面的空间有时都浪费掉了。 所以就利用空名片盒，来装抽屉里的小东西，由于名片盒的盒盖与盒体大致是同样的规格，纵横排 列在一起，形成了井然有序的小格子，分门别类用来放置邮票、大小回纹针、零钱等小东西，移动很方 便。 13经常备有文具目录 经常在办公室中备有文具目录，对自己来说，能够提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不过 由于文具的种类实在太多了，即使到大型的文具专卖店，也不见得能够找到自己想要的东西，这时候如 果手头上有一本目录，就能够马上找到自己想要的东西，并且知道正确的商品名称。 想要目录，

10、 只要向厂商索取， 他们就会寄来， 或是向附近的文具店索取一、 两年前的旧目录也可以， 包括中小型厂商，备有两、三家以上的目录，当然能有效迅速找到适用的文具制品。 14事先决定文具的“购买库存量” 要提高工作效率，从笔记簿到邮票，复印用纸等的文具用品，永远都不能缺少，必须源源不断的供 给，所以彻底地实施文具库存管理，是非常重要的。因此，事先决定“购买库存量”，再根据这个标准加 以补充。 15记下常用文具的商品号码 前面讲过，利用目录来选购文具的方便。此外，管理者还将目录上常用文具的商品号码预先记录下 来，这样就不必一张张的翻目录，只要一通电话就可完成订货工作。所谓的商品号码，就是商品的正式 名

11、称。只要告诉厂商这个号码，就能够正确且迅速的让对方了解到所需哪一类文具。 例如，如果指名要“牌三一夹”，即指一般的轻便夹，可以需要的数量和颜色来订购，就不会 有送错东西的情形发生。比起在店里对老板费劲的描述了老半天：“我要那种方方的，差不多这么 大”这些繁琐的话，却不必能说清情况。 16期数完整的杂志须编制索引 通常将杂志上必要部分印下来之后，加以舍弃即可，然而，有关自己的专业杂志却是例外，全部一 期不漏完完整整的保存下来。 可是有些杂志自从创刊以来，已达几百期，过期杂志已有相当数量。这就要求将每一百期发行一次 的“索引”存档，以备必要时加以检索。一般说来，即使收藏完整无缺的杂志，大概也很少有

12、人会特地编 制一本“索引”。其实把目录印下稍加整理就成了一本“索引”，日后检索时，能节省不少时间。 17在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区” 整理书架时， 大概很多人都是根据书籍的内容， 而分门别类的排列， 有关法律书籍， 就应根据内容， 例如，“债权法”、“民法”区分成不同的范围。不过，在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专 用区”，为特殊书籍提供随时可用的空间。 刚刚开始着手一项新工作时，资料不会太多，但是随着工作的进行，有时资料会一直增加，或是内 容发生变化。预先为此保留应用的空间，纵然资料一点一点的增加，也能加以集中整理。 18把经常使用的文字、数字刻成橡皮印HT5”，5S

13、S在现代的办公室中，OA 机器已经成了 不可或缺的必需品， 不过除了利用这些机器之外， 只要稍稍动点脑筋， 还是有很多提高工作效率的方法， 比如说，利用橡皮印。(年月日印、裁决印、住址姓名印等等各种不同的印章，一应俱全)。 在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻 成橡皮印，在处理事务上，便能够省下相当多的时间。即使要多花点钱，但是由于节省手写作业的时间 而，提高了工作效率，所以成本反而降低。 19夜晚在枕边放一支附灯光的园珠笔，灵感一来可马上记下 躺在床上时，突然灵感一闪，大概很多人都有过这种经验。的确，有许多绝妙的灵感都是产生于枕 边，不过，要

14、是不立刻记下来，到了第二天早上就会忘得一干二净，这种情况经常可见。 在枕边备有附有灯光的园珠笔与备忘录，灵感突现时，就可立刻随手记下。这种园珠笔在柄部装有 小灯泡，能够照亮笔尖范围，所以不必特地打开电灯，就可以记录。 20深度太高的书架，只会造成空间与时间的浪费HT5”，5SS以排列 A4 大小的书籍来说， 书架的深度只要二十一英寸，就绰绰有余了，可是市面上所出售的书架，深度大都高达三十英寸，就这 是导致工作效率降低的原因之一。 在这种书架上，B5 大小的书籍只占一半的位置，A5 大小的书籍两列直排也还占不满。把书排得太 深入，不但拿出不方便，而且也浪费空间，所以为了讲求效率，应测量书架的旋转

15、空间，尽可能的选购 尺寸合适的制品。 21将剪贴资料的印本直接存档 前面谈过，利用印机放大缩小的功能，把剪贴资料一律印成 B5 大小，这样不仅能够统一纸张的大 小，而且可以直接夹在二十六孔活页夹上，方便存档。 如此，不但省去粘贴的麻烦，也不会有日久剥落的现象发生，尤其是资料夹成一册，整齐而不占空 间，好像一本书一样。 22将处理完毕的笔记页要即刻抽出 经常使用便于插换的活页笔记， 随意把第二天的预定工作和一定要处理的事项记在笔记本之后， 将 已处理完毕的事项用红笔划掉， 而且， 在全部事项完成之后， 即将这一页从笔记本中抽出移至保存档案。 由于每天反复这个流程，有时候在管理者的笔记本上，还留有

16、一、两年前的笔记页，当然上面记载 的全是些悬而未决的问题。这么一来，即使是成年累月未解决的事项，也可在笔记本上一目了然，想到 的时候，就可对其深思一番，以谋求解决之道。 23日后还会使用的资料要收到“暂时档案”里 从笔记本抽出已处理完毕的活页纸，或许不会马上用，不过偶而也会有再度派上用场的可能，像这 样的资料，要都交给秘书，像平日一样加以复印，自行判断分类归档。但是，并不是马上收到最后分类 的活页夹档案中，而是收到“暂时档案”里。 然后，每隔一定时间，就翻阅检查一下秘书的分类有无错误，同时也考证一下当初未判断定夺的资 料内容，再将认定有保存必要的资料转移到最后分类的档案中。 24以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案 保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色。多年以来我们就使用这种活页夹，到它有 各种不同的颜色，因此应想出一套使用方法充分利用。 比如塑胶面的活页夹，专门保存内部业务手册与呈送法院表格文件等等，并按颜色加以区别 ； 而布 面的活页夹， 则专门保存各种信息资料， 同样的也是以颜色加以区分。 这么一来， 不管活页夹放在哪里， 一眼就可看出档案