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1、工作手册村级档案工作 指导手册 工作手册村级档案工作 指导手册 第一章档案工作的基础知识第一章档案工作的基础知识 第一节档案工作第一节档案工作 一、档案工作的含义和特点 （一）档案和档案工作（一）档案和档案工作 1、档案是指国家机构、社会团体、事业单位等社会组织在其职能活动中直接形 成的，具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历 史记录。机关档案既是机关单位的财产，也是国家的宝贵财富。 2、档案工作是指围绕档案的形成、管理和利用等进行的各项档案工作的总称， 包括档案工作管理和档案管理两个方面。狭义的档案工作是指档案管理。 （二）档案工作的特点（二）档案工作的特点 基础
2、性、服务性、专业性 二、档案工作的地位和作用 档案工作具有双重地位：档案工作既是机关工作的重要组成部分和必不可少的 重要环节，又是国家档案事业的重要组成部分，是档案事业的基础。 三、档案工作的职能和任务 档案工作包括档案管理和档案工作管理的双重职能。包括贯彻执行有关法律、 法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；指导本单位文 件、资料的形成、积累和归档工作；统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档 案馆移交档案；监督、指导所属机构的档案工作。具体任务是：（1）贯彻执行党和 国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规，建立、健全本单位的档案工作规章 制度；（2）对本单位文件材料
3、的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导； （3）收集、管理本单位各种门类和载体的档案，积极提供利用，为各项工作服务， 并按规定向有关档案馆移交档案；（4） 在档案工作“统一领导、分级管理” 原则下， 负责对所属机构的档案工作进行监督和指导。 四、档案工作基本制度及其内容 档案工作基本制度主要包括档案工作人员岗位责任制、文件材料立卷归档制度、 档案保管制度、档案保密制度、档案鉴定工作制度和档案利用制度等六项。 档案员岗位职责 1、宣传、贯彻党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，建立、健全本单位 的档案工作规章制度。 2.负责做好本单位各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作； 3
4、.负责指导本单位各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作； 4.监督指导本单位所属机构的档案工作； 5.严格遵守各项档案管理制度，确保档案的安全，对档案的收进、移出、保管 利用等情况要及时进行登记和统计，没有正当手续或主管领导批准，不准将档案擅 自借出。 6.根据实际工作需要，利用档案资料编写实用的参考资料，及时、准确地为单 位领导和其他工作提供相关的服务。 兼职档案员兼职档案员岗位职责职责 1.认真贯彻执行档案法及档案工作方针、政策，严格执行本企业制定的档案工 作各项规章制度； 2.负责本部门具有保存价值的各种门类档案的收集、整理、归档工作； 3.负责各类档案材料移交前的保管工作； 4.对
5、所保管的密级文件和不得外传资料的保密负责； 5.根据有关规定，每年定期向综合档案室移交档案。 镇（街道）档案协作指导组成员职责 1、严格按照档案法和档案工作条例，认真行使各项职责，依法建档，促进 本镇（街道）档案工作整体水平的提高。 2、结合区、镇（街道）工作实际，明确工作目标，制定年度、月度工作计划， 强化工作措施，认真抓好各项工作的落实，并及时上报档案工作信息。 3、定期开展学习交流，开拓视野，创新思路，不断提高档案工作业务水平。 4、开展村（社区） 档案、重点企业档案的指导服务，通过蹲点挂钩和以点带面， 不断提高村（社区） 、重点企业建档水平，更好地为新农村建设服务。 5、 注重和加强机
6、关及所属事业单位的档案工作， 通过协作交流， 达到互相学习、 取长补短，共同提高的目的。 第二节档案室第二节档案室 一、档案室的含义及其工作内容 1、档案室是机关设置的承担本机关档案工作职能的内部工作机构。 2、档案室工作具体内容主要有：（1）起草并监督执行本单位的档案工作的计 划和规章制度；（2）负责对本机关所属机构或单位的档案工作进行具体业务监督和 指导；（3）对本机关文件材料的形成、积累和立卷归档工作进行业务监督和指导； （4）组织开展档案业务培训、咨询、协作交流、检查评比及目标管理等活动；（5） 本机关档案的管理。包括档案的收集、整理、保管、移交、鉴定、统计和利用等工 作。 二、我国档
7、案室的设置和类型 我国现行机关单位设置的档案工作机构类型主要有：（1）按承担机关档案工作 职能的形式划分，有完全职能型、非完全职能型和非职能型三种；（2）按管理本单 位档案的形式划分为综合档案室综合档案室、文书（科技）档案室和专门档案室三种；（3）档 案室的辅助类型目前主要有联合档案室和文件中心两种。 第三节档案综合管理第三节档案综合管理 一、档案综合管理的概念 档案综合管理是指按“统一领导，分级管理”的原则，档案工作实行集中统一 管理，档案室全面承担档案工作职能和任务的一种档案工作管理形式。简单地说， 档案综合管理就是集中统一管理本单位的档案和档案工作的一种模式。档案综合管 理有以下含义：（
8、1）在档案工作“统一领导，分级管理”的原则下，档案工作实行 集中统一管理；（2）档案实行集中统一管理；（3）档案室全面承担机关档案工作 职能和任务；（4）档案综合管理是机关档案工作管理的一种形式。 二、档案室档案综合管理的模式 档案室档案综合管理的模式主要有集中存放式和分开存放式两种。一个机关只 能选择一种模式，应尽量采用集中式集中式的模式，但办公条件有限或办公地点分散的机 关可采用分开存放式的模式。不论采取某种具体的档案综合管理模式，档案工作必 须做到统一领导，统一机构，统一制度，统一监督指导，即“四个统一” ，实行网络 化管理，档案室档案实行综合管理。 第二章档案工作具体内容第二章档案工作
9、具体内容 档案业务工作内容分为 ： 收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等六个环节。其中收集是基 础和前提，整理（鉴定）是关键，利用是目的。这几个环节是档案工作的重点。 第一节档案收集工作第一节档案收集工作 一、档案收集工作的意义（最重要也是最难的一项工作）一、档案收集工作的意义（最重要也是最难的一项工作） 档案收集工作是收集档案和围绕收集档案而开展的各项档案业务工作的总称。 它在档案工作中处于一种特殊的地位，做好档案收集工作意义重大。 最重要的工作：1、档案收集工作是档案室工作的起点。最重要的工作：1、档案收集工作是档案室工作的起点。档案室管理的档案，并 不是由档案室自己产生的，而是通过对历史
10、上形成的和现行工作中不断产生的文件 材料的接收与征集，长期积累起来的。从全部档案业务工作的程序来说，档案的收 集工作是档案工作中的第一个环节第一个环节，档案收集工作为档案的整理、鉴定、保管、统 计和利用等各项工作提供了物质条件，档案收集工作质量的高低，直接影响到档案 工作的其它环节。 2、档案收集工作实现档案集中统一管理的基本途径。2、档案收集工作实现档案集中统一管理的基本途径。档案的来源是分散的，它 分散在文件材料的形成和承办的各个部门以及承办人员手中。为了便于管理和提供 利用，维护历史文化财富的完整与安全，国家规定一个单位形成的档案必须集中管 理。 3、机关档案收集工作是我区档案事业的重要
11、基础。3、机关档案收集工作是我区档案事业的重要基础。 档案馆的档案，并不是由档案馆自己产生的，而是通过机关档案室定期向档案 馆移交，不断补充，成为档案馆馆藏的重要来源。不仅如此，机关档案工作能为国 家储备文件材料，为整个国家的经济建设以及开展历史科学研究而服务。从全部档 案工作的过程来说，有了最基层机关档案的工作，才能延伸档案行政管理、档案教 育、宣传等工作，形成档案事业体系。 常熟波司登股份有限公司总裁高德康就十分重视企业档案工作，建立了企业档 案馆，连创业时的一台旧缝纫机和一辆旧自行车都保存在档案馆荣誉展厅里，用以 教育员工不忘企业发展历程，激励员工艰苦奋斗，与企业共成长。 最难的工作：去
12、年村级档案检查最大的一个问题是材料不全，显现越来越少的 趋势。原因之一 最难的工作：去年村级档案检查最大的一个问题是材料不全，显现越来越少的 趋势。原因之一在于相关部门不愿意移交。认为一旦移交，查阅利用不如自己保管 方便；原因之二原因之二在于移交什么、收集什么心中无数；原因之三原因之三在于对于收集工作缺 乏有效的制度监管与惩罚措施；原因之四原因之四在于收集的方式、方法落后与呆板。做好 收集工作，我们也需要考虑单位内部的利用需要。之所以一些业务部门不愿意移交， 就是我们的档案人员在短时间内无法满足利用需要。个人认为，我们档案人员不仅 要熟悉档案管理流程，更要把握单位的工作动态，要有一种超前的服务
13、意识超前的服务意识。做好 收集工作，在收集方式、方法上要细致、灵活。对“帐内文件”与“帐外文件”的 收集方式、方法应有所不同；不同的文件在收集时间、收集地点上应有所不同。 二、档案收集工作的要求二、档案收集工作的要求 1、确保档案的齐全和完整。1、确保档案的齐全和完整。所谓档案的齐全，就是指各种门类和载体的所有档 案都全部归档（纸质、电子、照片、实物、各种业务档案等），所谓档案的完整是 指归档的每一份档案都完好无缺（请示与批复、正稿与底稿）。实物、照片（包括 底片）、录音带、录像带等必须同其详细的文字说明材料一起归档。 2、 符合规范和标准。2、 符合规范和标准。 机关工作中要坚持机关档案的标
14、准化和规范化。 国家档案局制定了 机 关档案工作条例 、 机关档案工作业务建设规范 、 文件材料归档范围与文书档案保管期限表 等一系列有关档案工作的规范和标准，这些都是机关档案管理所要执行的。几个注意点：1、归 档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存 ； 不得使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、热敏纸；2、归档文件材料应完整、准确、签批手续完备；3、归档的文件应为原件或具有 凭证作用。4、归档数量：归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数。5、电子文件的归档应遵守两个原则：第一、电子文件和纸质文件归档实行“双套 制” ，即在电子文件归档时应制作相应的
15、纸质拷贝件，同时存档。第二、同时做好在线归档和脱 机归档两方面的工作， 在线归档是指将经过整理的电子文件， 转入由档案部门管理控制的档案数 据库，脱机归档是指从在线的硬盘上刻录到光盘等载体上进行归档。 3、保证及时和安全。3、保证及时和安全。档案是机关单位的一种资产、财富，是社会的宝贵的信息 资源和国家档案全宗不可分割的组成部分。因此，任何单位和个人都应按规定及时及时 归档，确保机关单位和国家档案全宗的完整。 三、档案收集的范围和方法三、档案收集的范围和方法 一）、收集的范围：一）、收集的范围：凡是本单位在工作活动中形成的、反映本单位主要职能活 动和历史真实面貌的文件材料均属于机关档案的收集范
16、围，此外，还应收集与单位 档案有关的资料和实物。具体范围见邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表 邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表邗江区村级文件材料归档范围、保管期限表 一、文书档案一、文书档案 1、会议材料1、会议材料 11 会议记录 111 党支部（党总支、党委）会议记录永久 112 村委会组成人员会议记录永久 113 共青团工作会议记录长期 114 妇联工作会议记录长期 12 党员大会、村民（代表）会议、共青团、妇联会议材料 121 党支部（总支） 、党员大会材料永久 122 村民（代表）大会的材料永久 123 共青团会议材料长期 124 妇联会议、妇女大会材料长期 2、统计年报、名册2、统计年报、名册 21 党员年报、名册永久 22 共青团年报、名册永久 23 人口年报、计划生育年报永久 24 农业年报、收益分配表永久 25 人口普查材料 251 人口普查汇总表永久 252 人口普查登记表长期 253 人口普查记录表短期 26 农业普查材料 261 农业普查汇总表永久 262 农业普查登记表长期 263 农业普查记录表短期
