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1、物业管理物业迎检资料内容物业管理物业迎检资料内容 管理处创优迎检资料目录 第壹部分基础管理 1.按规划要求建设,房屋及配套设施投入使用 1.1 立项报告 1.2 报建审批表 1.3 规划设计要点 1.4 建设规划许可证 1.4.1 建设工程规划许可证 1.4.2 建设用地规划许可证 1.5 建设施工许可证 1.6 建设项目环境影响报告 1.7 消防设计方案审核意见、验收证明 1.8 大楼用地红线图及综地图 1.9 土地使用权出让合同书 1.10 规划验收许可证 1.11 建筑工程验收证明书(包括分部分项工程验收证明) 1.12 总设计平面图 1.13 产品合格证、校验证明 1.14 报价表(所
2、有材料、设备) 2.已办理接管验收手续 2.1 移交资料目录(综合、桩基、土建、及各系统技术资料) 2.2 移交图纸目录(建筑设计、施工、竣工、修改图) 2.3 固定资产交接证明 2.4 办公(商品)用房验收交接表 2.5 验收总结报告 3.由壹家物业管理企业实施统壹专业化管理 3.1 物业管理有限 X 公司简介 3.2 物业管理有限 X 公司组织机构 3.3 物业管理有限 X 公司营业执照 3.4 物业管理有限 X 公司税务登记 3.5 物业管理有限 X 公司法人代码书 3.6 物业管理有限 X 公司资质证书 3.7 管理处组织机构及人员分布图 3.8 管理处办公场所产权证明(业主盖章) 4
3、.建设单位在租售大厦前,和选聘的物业管理企业签订物业管理合同,双方责权利明确 4.1 物业管理合同(开发建设单位和选聘的物业管理企业签订管理合同) 5.在房屋销售合同签订时,购房人和物业管理企业签订前期物业管理服务协议,双方责权利 明确 5.1 前期物业管理协议(2000 年 3 月以后售的房屋且物业管理企业介入前期管理的需签订) 6.建立维修基金,其管理、使用、续筹符合有关规定(包括专用基金、本体维修基金) 6.1 大楼基金的管理(政府文件:管理规定、指导标准、管理办法、使用申请表) 6.2 基金的建立、管理使用规定(合同中相关条款) 7.房屋使用手册、装饰装修管理规定及业主公约等各项公众制
4、度完善 7.1 装修管理规定等公众管理制度(见附件壹) 7.2 房屋使用手册 7.3 业主公约 7.4 业主公约签名表 8.业主委员会按规定程序成立,且按章程履行职责 8.1 成立大厦业主委员会的报告 8.2 关于成立大厦业主委员会的请示 8.3 成立大厦业主委员会批复 8.4 大厦业主委员会筹备会议程 8.5 业委会筹备小组会议记录 8.6 会议签到表 8.7 大厦组建业委会的工作公告 8.8 大厦业委会侯选人名单 8.9 业主委员会成员登记表(附资质) 8.10 业主委员会章程 8.11 每年至少开壹次业主大会(相关记录:大会议题、议程,大会总结,签到等) 9.业主委员会和物业管理企业签订
5、物业管理合同,双方责权利明确 10.物业管理企业制订争创规划和具体实施方案,且经业主委员会同意 10.1 创建“全国物业管理示范大厦”的请示(业主签章) 10.2 争创“省、全国物业管理示范大厦”的规划 10.3 创建“全国物业管理示范大厦”实施方案 10.4 实施情况记录 11.大厦物业管理建立健全各项管理制度、各岗位工作标准,且制定具体的落实措施和考核办 法 11.1 各项管理制度 11.1.1 公众管理制度(见附件) 11.1.2 内部管理制度(见附件) 11.1.3 行政管理制度(见附件) 11.1.4 设备管理制度(见附件) 11.1.5 设备服务质量标准(见作业指导书) 11.1.
6、6 设备巡视维护、维修保养规定(见作业指导书) 11.2 各岗位工作标准 11.2.1 管理处员工职责(见质量手册) 11.3 考核方法及落实措施 11.3.1 考核制度(见附件) 11.3.2 员工培训管理程序文件(见程序文件) 11.3.3X 公司年度培训实施计划 11.3.4 培训大纲 11.3.5 员工培训记录表 11.3.6 员工培训考核表 11.3.7X 公司(部门)年度员工培训计划 11.3.8 培训签到表 11.3.9 员工月考核评分表 11.3.10 员工考核试卷 11.4 管理工作流程图 11.5 物业管理服务工作程序(见程序文件) 12.物业管理企业的管理人员及专业技术人
7、员持证上岗;员工统壹着装,佩戴明显标志,工作 规范,作风严谨 12.1 管理处人员资质情况登记表 12.2 个人资料档案(设立附件) 12.3 物业管理岗位培训证书(管理人员) 12.4 管理处人员证件目录(设立附件)(毕业证、等级职称证、操作证复印件,迎检时需原件) 12.5 管理人员有明显标志(工作牌及工作服,现场及复印件) 12.6 职业道德规范(见内部管理制度) 12.7 文明礼貌用语(见员工手册) 13.物业管理企业应用计算机、智能化设备等现代化管理手段,提高管理效率 13.1 物业管理系统简介 13.2 消防报警系统简介 13.3 通讯、机动能力简介 13.4 保安监控系统简介 1
8、4.物业管理企业在收费、财务管理、会计核算、税收等方面执行有关规定;至少每半年公开 壹次物业管理服务费用收支情况 14.1 财务管理制度(见行政管理制度) 14.2 会计核算制度(见行政管理制度) 14.3 年上(下)半年财务收支情况表 14.4 年度财务明细表 15.房屋及其共用设施设备档案资料齐全,分类成册,管理完善,查阅方便 15.1 房屋移交图纸目录(把移交图纸目录细分) 15.2 房屋移交资料目录(把移交资料目录细分) 15.3 设备移交图纸目录(把移交图纸目录细分) 15.4 设备移交资料目录(把移交资料目录细分) 15.5 设备台帐 15.6 大中修标准 15.7 大中修记录 1
9、5.8 房屋数量、种类、用途分类统计表(每壹户均要统计且装订成册) 16.建立住用户档案、房屋及其配套设施权属清册,查阅方便 16.1 用户登记表(单位和个人用户) 16.2 入伙通知书 16.3 购房合同(复印件) 16.4 业主通讯表 16.5 房屋及配套设施权属清册(业主签章)来 17.建立 24 小时值班制度,设立服务电话,接受业主和使用人对物业管理服务报修、求助、建 议、问询、质疑、投诉等各类信息的收集和反馈,且及时处理,有回访制度和记录 17.1 管理处值班制度(见内部管理制度,制度上要明确上、下班时间的值班情况) 17.2 回访制度(见内部管理制度) 17.3 用户投诉处理程序(
10、见程序文件) 17.4 灾害事故应急处理方案及流程图 17.5 管理处值班记录表 17.6 应急情况处理记录表 17.7 用户投诉登记表 17.8 服务/投诉/应急处理维修报告单 17.9 报修、维修服务工作规定(包含单据填写规定) 17.10 报修登记表 17.11 回访记录表(回访率见管理处回访制度)(表格中要求业主填写是否满意且签名) 17.12 工程维修单 17.13 管理处常用电话联系表 17.14 服务电话标签(提醒牌) 18.定期向住用户发放物业管理服务工作征求意见单,对合理的建议及时整改,满意率达 95% 之上 18.1 用户意见调查和分析程序文件(见程序文件) 18.2 用户
11、意见调查表(每半年壹次,对用户提出的意见要有具体的、书面的整改措施) 18.3 用户意见调查分析统计表 18.4 用户意见调查分析报告(要求报告要详细)(每项统计出满意率且95%,X 公司要求 98%) 18.5 用户意见调查表发放率、回收率统计表(X 公司要求发放及回收率95%) 18.6 意见处理措施及回访记录 19.建立且落实维修服务承诺,零修急修及时率 100%、返修率不高于 1%,且有回访记录 19.1 服务承诺(公布且有业主确认) 19.2 零修及时率、零修合格率计算表(及时率及合格率=100%) 19.3 返修率计算表(返修率1%) 19.4 回访记录(和 17.10 同) 20
12、.文件管理 20.1 文件稿纸 20.2 用户文件清单 20.3 用户文件发放登记表 20.4 文件阅处表 20.5 外来文件登记表 20.6 外来文件发放登记表(或往来文件收发登记表) 第二部分房屋管理及维修养护 1.大厦、栋号、楼层、房号标志明显,大堂内布置合理且设立引路方向平面图,驻大厦各单位 名录标识在大堂内显着位置 1.1 区域分布图(现场及复印件) 1.2 楼层号、单元号、栋号、房号、导向标志(现场) 2.无违反规划私搭乱建,无擅自改变房屋用途现象(现场) 3.大厦外观完好、整洁;外墙是建材贴面的,无脱;是玻璃幕墙的,清洁明亮、无破损;是涂料 的,无脱落、无污渍;无纸张乱贴、乱涂、
13、乱画和乱悬挂现象(现场) 4.室外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁统壹美观,无安全隐患或破损(现场) 5.空调安装位置统壹、冷凝水集中收集、支架无锈蚀(现场) 6.封闭阳台统壹有序,色调壹致,不超出外墙面;除建筑设计有要求外,不得安装外廊及户外 防盗网、晾晒架、遮阳蓬等(现场) 7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象 7.1 物业装修管理程序文件(见程序文件) 7.2 装修管理规定(见公众制度) 7.3 装修申请审批表(附施工单位资质及装修平面图) 7.4 装修巡视记录表及整改措施 7.5 装修施工人员登记表 8.房屋维修养护 8.1 建筑物的管
14、理程序文件(见程序文件) 8.2 建筑物巡视维护规定(见作业指导书) 8.3 建筑物维修养护服务质量标准(见作业指导书) 8.4 楼宇管理规定(见公众制度) 8.5 建筑物完损等级评定标准(建设部文) 8.6 建筑物巡视维护表(见质量记录) 8.7 建筑物养护计划 8.8 施工任务完成情况表(此表为过程记录表,养护计划中的项目均需填写此表) 8.9 工程维修单(指养护计划由管理处完成的) 8.10 零星工程验收评审表(此表为审批表,指养护计划由分包方完成的) 8.11 房屋完损等级评定表 8.12 完好率评定表(完好率98%) 第三部分共用设施设备管理 第壹项综合要求 1.制订设备安全运行、岗
15、位责任制、定期巡回检查、维护保养、运行记录管理、维修档案等 管理制度,且严格执行 1.1 设备安全运行管理制度(设备管理制度)(电梯、消防中心、配电房等) 1.2 设备管理各岗位人员职责(见质量手册) 1.3 各系统巡视维护规定、维修保养规定、操作规程(见作业指导书) 1.4 档案管理相关规定(见行政管理制度) 1.5 执行情况(见以下各系统质量记录) 2.设备及机房环境整洁,无杂物、灰尘、无鼠、虫害发生,机房环境符合设备要求(现场) 3.配备所需专业技术人员,严格执行操作规程 3.1 机电(技术)人员统计表 3.2 机电(技术)人员资质(操作证、等级证、毕业证等见第壹部分 12.4) 4.设
16、备良好,运行正常,壹年内无重大管理责任事故(业主出具证明) 第三部分共用设施设备管理 第二项供电系统 1.保证正常供电、限电、停电有明确的审批权限且按规定时间通知住用户 1.1 限电、停电管理规定(见内部管理制度) 1.2 供配电系统管理程序(见程序文件) 2.制订临时用电管理措施和停电应急处理措施且严格执行 2.1 临时用电管理规定(见 LS-02) 2.2 临时用电申请表 2.3 停电应急处理方案及流程图 2.4 应急情况处理记录表 3.备用应急发电机可随时起用(现场) 3.1 发电机操作规程(LS-01) 3.2 发电机运行记录表 4.供电系统 4.1 避雷系统程序文件及作业指导书(见程序文件和作业指导书) 4.2 设备设施清单(供配电、避雷)4.3 配电房管理制度(见设备管理制度) 4.4 节能管理方案(方案中要指出节能达到的成果)(LS-15) 4.5 值班记录表 4.6 配电房抄表记录 4.7 电气工作票 4.8 停电通知单 4.9 完好率评定表(完好率98%) 4.10 供配电系统巡视维护表(见质量记录) 4.11 供配电系统维修保养表(见质量记录)
