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1、学 海 无 涯 公司档案管理制度,一、总则 1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。 2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。 3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。 二、档案管理机构的设置及基本要求 （一）档案划分及管理部门 1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动 中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。 2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档 督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严 格履行职责。 3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公
2、司级档案应按标 准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。 （二）各部门资料管理 1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责， 规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。 2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管 理。 3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 三、档案分类 （一）档案质量 1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封 面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。 2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。,1,2,学 海
3、无 涯 3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分 不同的价值，便于保管和利用。 4、档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内 容拟定标题。 5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。 （二）立档 1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前， 定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。 2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷； 跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总 结放在最后一年立卷。 3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收
4、文在后；内部 制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。 （三）分类 1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性 质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类 目、合同类目等）。 2、公司档案大致分为以下几类： 证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等； 文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件； 制度类：管理制度汇编； 合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 计划总结类：分年度计划及总结等； 会议纪要类：办公例会纪要等 （五）档案编号,（1）预算、决算书类,3,学 海 无 涯 1、档案分类各
5、级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级 名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。 2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要， 应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。 3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表 条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。 四、归档及保存年限 （一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及 文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填 写卷内目录。 （二）归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限
6、分为定期和 永久。定期按文件材料的保持价值分为 1 年，5 年，10 年。 1、永久保存： 公司章程、合同 股东名册 组织规程及办事细则 董事会及股东会记录 财务报表 政府机关核准文件 不动产所有权及其他债权凭证 工程设计图 公司规章制度 其他经核定须永久保存的文书 2、10 年保存：,4,学 海 无 涯,会计凭证 事业计划资料 其他经核定须保存 10 年的文书 3、1 年至 5 年保存： 期满或解除之合约 其他经核定保存 5 年的文书 4、1 年以下暂时保存： （1）结案后无长期保存必要者。 （三）公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。 （四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页
7、数均应齐全完整，每份文件的正 件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文 件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档 案做统一排列并编写档号。 五、档案日常管理 （一）借阅 1、借阅手续： 各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅 条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。 档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借 出日期和归还日期，以备及时催还。 档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取 消借阅记录。 2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所
8、借的档案，不得在文件上圈点、画线 和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。,5,学 海 无 涯 3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示， 经办公室主任批准。 5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记， 不得私自授受。 （二）销毁 1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的档案销毁清册，报 公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。档案销毁清册需注 明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。 2、销前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位 负责人。档案销毁清册需永久保管。
9、3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事 项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立 卷，直到事项完结时为止。 （三）移交 1、需要进行移交的档案，需由档案员编制档案移交登记表，报公司负责人 审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。档案移交登记表需注明：移交 档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、 移交原因。 2、移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，档案移交登记表一式 两份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密 1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的 完整
10、和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。 2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服 务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。,6,学 海 无 涯 3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。 六、附则 （一）在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则， 但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。 （二）本制度自印发试行之日起执行。,附表,档案员职责 1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供 利用工作； 2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保 证档案质量。 3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料， 应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸 面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上 抄件。 4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分 组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。 5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防 强光等措施。 6、每年进行一次档案清理，编制或更新档案保管手册做好文件索引，以便 查找。,
