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1、2020/9/15,1,lesson one basics of business letters商务信函基础,2020/9/15,2,Learning Objectives,After studying the lesson, you should be able to Know principles of business-letter writing Know parts of a business letter Learn the styles of a business letter Learn some general tips of writing a business lett
2、er by studying sample letters,2020/9/15,3,I. Business Letter-Writing,1. Introduction to Business Letter-Writing Q:What do you think is the importance of business letter-writing? Key Terms: International trade Business correspondence Business negotiation Importance: Business letters are of crucial im
3、portance in the conduct of business activities. They play an essential role in a companys correspondence with the outside world.,2020/9/15,4,2.Principles of Business Letter-Writing,7 “C”s Courtesy 礼貌 Consideration 体谅 Completeness 完整 Clarity 清晰 Conciseness 简洁 Concreteness 具体 Correctness 正确,2020/9/15,
4、5,What are the functions of all business letters?,1) To ask for and give a reply to an enquiry, offer, order or complaint. 2)To keep a record of all the important facts for ready reference.,2020/9/15,6,Elements of Business Letters and Their Positions in the Letter:,2020/9/15,7,Full Block Format: 齐头式
5、,2020/9/15,8,Indented Format: 缩行式,2020/9/15,9,The Structure and Layout of a Letter,The Structure of a Letter 英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。,2020/9/15,10,1）Heading or Letterhead (信头) 信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如
6、此。 一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。 大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printed heading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，,2020/9/15,11,这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。 2）Reference Number (参考编号) 参考编号常用在商业信函中
7、。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。,2020/9/15,12,Your ref. : 345SCB/bxc Our ref. : 532ZXY/mzs 注1. 345 为存档编号， SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。 注2. 532 为存档编号，ZXY 为署名人首写字母，mzs 为打字员姓名首写字母。 3）Date (日期) 每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式
8、时则置于左上角。,2020/9/15,13,May 4 (th) , 1998 -美国式 4 (th) May, 1998 -英国式 写日期时务必注意以下各点： （1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。 （2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May, June, July 不能简写。 （3）日期可用基数词(cardinal numbers)也可用序数词(ordinal numbers)。,2020/9/15,14,（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。 May 20, 2003 （5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如 5/4/2
9、003，这样写容易引起误解。 4）Inside Address (封内地址) 封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下：,2020/9/15,15,（1）收信人姓名（或商行名）； （2）收信人头衔、职务或职称； （3）公司（或所属单位、组织、学校）名称； （4）邮政地址（mailing/postal address）和街道地址（street address）, 即门牌和路名； （5）城市、邮编、省名或州名、国名。,2020/9/15,16,封内地址可采用齐头式（block style），也可采用缩进式（indented styl
10、e）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。 缩进式 Mrs. Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha, Nebraska, U.S.A. 68014 如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如：,2020/9/15,17,EASTERN TEXTILES IMP. & EXP. CO.,LTD. 72 Flint Street SYDNEY Australia 如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如：,2020/9/15,18,
11、The Manager Barminster Bank Ltd London EC2 5BP England 5) Attention Line (经办人) 商务和官方信函虽然写给公司或政府机构，但常常由某个成员收阅并办理信中事务。若写上经办人姓名，可以加快信函的处理。经办人姓名一般置于封内地址和称呼之间，可左齐，缩行，也可居中。可全部大写，也可有大小写并下划线。Attention 后可用冒号或破折号，也可不用标点。例如：,2020/9/15,19,ATTENTION: MR. LAWRENCE WAGNER, EXPORT MANAGER ATTENTION INTERNATIONAL DE
12、PARTMENT Attention - Mr. Lawrence Wagner, Regional Vice President Attention of Marketing Manager For the attention of Marketing Manager Attention Mr. Lawrence Wagner,2020/9/15,20,6) Salutation (称呼) 称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系： 写信人与收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。 半公半私信函可称呼为Dear, 以示热情、友好。“Dear” 后面还加上尊称，如： Dear Mr. D
13、ear Mrs. My dear Dear Dr. Dear Professor Dear President,2020/9/15,21,(3) 官方公函常用 Dear Sir 或 Sir。商务信函的称呼通常用的形式是 Dear Sirs, Gentlemen, Dear Madam 。 不管采用何种形式，称呼总是单独出现在一行。 若无经办人姓名，称呼紧跟在封内地址下2-4 行，左齐，后面常用逗号或冒号。 7）Subject Line or Caption (事由标题) 在商业信函中常用“事由标题”，一则让收信人尽快了解信函的主要内容，二则便于归档。下列两种情况下尤其要使用“事由标题” 项。,
14、2020/9/15,22,当对方来函已使用了事由标题项。 当信函内容比较复杂时。 “事由标题”项常介于称呼和正文之间，可全部大写，也可有大小写并下划线，可左齐，可缩行，也可居中，常用subject 或用Re引导。Dear Sirs, Subject: Alternation to Warehouse,2020/9/15,23,8) The Body of the Letter (信函正文) 要求：安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。 信函正文包括引言、中心部分和结尾。引言为信函的第一句话或第一段。 一般英文书信没有固定的引言，但人们常用一些客套话作为引言，如果体积对方来函的日期、编号及主题
15、，以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的；或对对方来表示谢意；假如是首次致函对方，也可用引言作相应的自我介绍，并标明写信的主要目的。如：,2020/9/15,24,Your kind letter of November 12th arrived this afternoon. Thank you very much for your letter of May 15 and the gift you sent me on Christmas Eve. With great delight I learn from your letter of this Saturday that Im
16、 very much pleased to inform you that my visit to your company has been approved.,2020/9/15,25,In reply to your letter of July 12 You were recommended to our company by the BOC, and we wish to 信函的中心部分是正文的主要内容，或提供信息，或说明情况，或请求解决问题。结尾部分用来总结信函内容，表达谢意与祝愿，请求合作与帮助，或期待回复等。注意：避免使用分词引导的结尾语，如Looking forward to your favorable reply. 常用的结尾语有：,2020/9/15,26,We are awaiting your good news. We look forward to your reply at your earliest convenience. Please remember me to y
