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1、工程档案、竣工验收文件管理制度前言：为了使陕西中达工程有限公司施工项目满足合同要求、达到预期质量目标，让顾客满意，规范项目的质量管理、档案管理行为， 特制定本管理制度。希望各项目部尽快行动起来，参与实施文件管理工作，将文件管理工作纳入日常的工作议程，确保文件准确、完整、齐全、系统。一、组织机构根据公司要求，结合项目的实际情况，成立工程档案、竣工验收管理领导小组，现组成员如下：组长：王宁副组长：陈金文、马培福、魏荣政专责：各项目部经理成员：项目部各管理人员办公室：公司综合部二、文件控制1、执行公司质量体系文件控制程序，对管理体系所要求的文件进行实施，由综合部对其实施有效控制，确保相关部门、人员都
2、使用有效版本的文件，防止误用失效或作废文件。同一份文件如采取序号名称管理责任部门归档1公司各类来文综合事务部综合事务部2收、发文综合事务部综合事务部3行、发文各职能部门综合事务部4财务账目专款、专项财务管理部综合事务部5工程合同文件经营管理部经营管理部6管理体系文件质安环保部各职能部门7项目质量管理计划工程技术部质安环保部各职能部门8质量和安全控制措施、环境和职业健康管理质安环保部质安环保部9验收、评定、记录、检验、试验、报告质安环保部质安环保部10竣工资料、鉴定记录、报告质安环保部质安环保部11施工方案、措施、技术交底、周计划、月报工程技术部工程技术部12图纸、变更通知、报告、竣工报告工程技
3、术部工程技术部13设备、设施的采购、使用及维护记录机电物资部机电物资部几种发布方式，则应保留原始文件。 文件和资料归口管理部门见下表： 表一：文件和资料归口管理部门2、工程技术文件的管理见下表：工程技术文件编制、审定与批准的归口单位及负责人见下表：表二：工程技术文件编制、审定与批准序号名称编制审定批准1财务管理财务部项目经理、总经济师公司总经理2经营管理经营管理部项目经理、总经济师公司总经理3项目质量管理计划工程技术部质安环保部项目经理、总工程师公司总经理4质量管理质安环保部总工程师常务副经理5安全管理质安环保部总工程师常务副经理6环境、职业健康管理质安环保部总工程师常务副经理7质安环保作业指
4、导书质安环保部总工程师常务副经理8工程技术管理工程技术部总工程师常务副经理9工程技术作业指导书工程技术部总工程师常务副经理10机电设备物资管理机电物资部总经济师公司副经理三、控制要点：1、依据公司要求，综合事务部对公司质量管理体系的文件、及所有外来（往）函件、项目部下发和上报的各类文件进行管理。2、文件审批：项目部对内部编制的文件进行审批，内部文件由主管部门负责编制，部门负人审核，项目部主管领导负责批准。上级部门、法律法规文件、外来文件由项目部主管领导确定文件的发放范围，要保证文件发放至适宜的部门和人员。内部文件、下发文件和上报文件，要由部门领导审核及主管领导批准处理后由综合事务部负责实施。3
5、、文件的更改、换版：综合部不定期进行检查，对新换版文件， 由综合事务部以旧换新，将旧文件全部收回，以确保文件的有效性。施工技术文件的修改按适宜的技术规定，由职能部门处理完善后交于综合事务部负责实施。4、记录形式要求：应满足公司和顾客对质量管理的需要，填写各项记录要求字迹清晰，内容完整，及时准确，有可追溯性，记录人签名，对以往形成的质量记录不允许更改。在填写记录有错误需要更改时，可采用重新填写或单线划掉后重写，更改人应签名，不得涂抹，不允许采用打点的方法来表示相同的字或符号。5、各项记录要按规定标识、编号，及时收集整理和保存，以便检索，由记录使用单位（部门）负责保管，需要存档的，应按档案管理规定
6、上报。6、质量记录保存到工程竣工决算后一年，经项目部经理批准后才能按质量记录的控制程序规定进行销毁。四、文件的有效版本1、综合事务部负责建立各类文件有效版本控制清单，当文件发生更改时，及时检查文件持有者是否按要求填写修订内容、或综合事务部给于替换新文件，以便识别文件的现行状态。2、工程技术部制定文件（图纸）发放计划，经主管领导批准后实施。所有部门或单位都要得到最新修订（图纸）的有效版本并建立文件签收制度。3、工程技术部及时将失效或作废的文件（图纸）、及技术标准清出使用场所，确保不致误用。对需保留的、失效或作废文件；或图纸及技术标准、变更文件作出明确的标识，以免误用。五、文件发放、保管1、各项目
7、部的文件管理应有专人负责实施。工程技术规范、标准的使用，应建立发放、接收、借阅、销毁的记录、签署姓名和发放日期的程序制度，并办理借阅登记手续， 以便备查。到期要求按期归还，如有需要可以续借，如有丢失、损坏则照价赔偿。施工规范的配置：项目部工程技术部、质安环保部根据需要配置相应的施工规范、标准，并进行统一管理。项目部所购“规范”或“标准”，由质安环保部归口管理统一编号、标识、建立清单，并加盖受控印章。2、持受控管理程序实施计划者，调离项目部或不再担任其职务时，应将管理程序实施计划及时交回质安环保部，并办理注销手续。3、工程技术部应对相关部室及工区提供的图纸实施有效的管理， 对相应图纸的设计变更文
8、件由工程部审阅，并明确发放范围按要求发放。工程技术部应建立其管理制度，包括检查、验收、标识、存档、发放、更改等各个过程，确保使用场所及时得到有效图纸和设计变更文件。4、文件持有者必须妥善保管使用文件、工具书、资料，避免损坏和丢失，未经批准不得复印和对外提供，调离时需交还发放部门。5、施工技术文件需借阅时，借阅人应提出申请，经部门主任批准，由文件和图纸管理人员登记后方可借阅。借阅人应爱护文件， 保证按期归还，如有需要可以续借，管理人员不定时对记录进行复查。六、竣工资料整编及各部门管理职责1、综合事务部（1）公司各类文件的收集整理。（2）施工相关文件：施工过程中形成的所有反映施工实质情况的各类文件
9、。业主、监理下发的文件，及批文、回复、会议纪要等纸质文件资料。（重要部分）（3）财务账目专款专项的月统计整理工作记录。（4）协助各职能部门搞好管理体系的有关工作，保持特殊作业人员的教育培训、技能和经验的适当记录；安全生产、文明生产的相关记录。（5）项目部的劳动工资、治安、车辆管理、住宿、食堂等日常管理工作记录，办公区域的环境保护和管理工作记录。2、经营管理部（1）施工相关文件：施工过程中形成的所有反映施工实质情况的各类文件。业主、监理下发的文件，及批文、回复、会议纪要等纸质文件资料。（2）招标文件、合同资料、合同工程量清单。（3）对外、对内工程进度款结算、经营状况盈亏分析。（4）变更或新增项目
10、单价的编制与报审资料。为质安环保部提供竣工资料的验收做好提前准备工作。3、工程技术部（1）施工相关文件：施工过程中形成的所有反映施工实质情况的各类文件。业主、监理下发的文件，及批文、回复，会议纪要等纸质文件资料。（2）施工过程中注意收集施工组织设计、方案、措施、工艺、图纸会审纪要、施工备忘录、工程大事记及相关基础资料。（3）做好测量图纸(电子版)及工程测量、记录及控制网原始资料及布置、施工控制点、线的平面、高程控制原始记录、基础断面、地形测量的记录及结构物体的测量等资料。为质安环保部提供竣工资料的验收做好提前准备工作。4、调度室（1）施工相关文件：施工过程中形成的所有反映施工实质情况的各类文件
11、。业主、监理下发的文件，及批文、回复、会议纪要等纸质文件资料。（2）施工日志及生产大事记。为质安环保部提供竣工资料的验收做好提前准备工作。4、机电物资部（1）施工相关文件：施工过程中形成的所有反映施工实质情况的各类文件。业主、监理下发的文件，及批文、回复、会议纪要等纸质文件资料。（2）原材料、构件出厂证明、仪器质量鉴定单、复验单、材料代用核定审批资料。（3）主体建筑物设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品被件单，设备图纸、使用说明书、零部件目录，设备测绘、验收记录及索赔文件，保管、存放、交接记录。（4）为试验室提供材质出厂质量合格证明、材质检验证书、检验报告等。为质安环保部提供竣工资料的验收做
12、好提前准备工作。5、试验室（1）施工相关文件：施工过程中形成的所有反映施工实质情况的各类文件。业主、监理下发的文件，及批文、回复、会议纪要等纸质文件资料。（2）整理施工生产所用原材料产生的积累资料。如水泥、砂石、外加剂、钢材、止水等原始检测记录。（3）各部位混凝土强度、砂浆强度等检测试验结果（汇总表）。为质安环保部提供竣工资料的验收做好提前准备工作。七、文件资料的整理按此管理制度执行。工程档案、竣工资料的整理，待业主、监理提出具体的实施计划下发后，按此执行。结束语：文件管理制度的制定和运行，要求项目部全体员工，特别是文件管理制度持有人，均能理解和熟悉其实质内容。文件管理制度限定在公司内部使用，未经公司管理者批准，任何部门和个人无权擅自对外交流、外借和外送。希望公司广大员工自觉自律，认真领会实施执行，并保持其持续、有效的运行，确保满足合同要求，确保公司经营良性发展。本办法自下发之日起是试行，本办法由公司负责解释。
