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1、【课程笔记】档案学概论重点知识梳理原创2009-06-0913:27:00档案学概论重点知识梳理行者整理于 2009-6-9第一章：档案概念与档案现象及源流考点一：档案的定义几种代表性观点保存被查的原始资料办理完毕，仍有价值并集中保存的文件国家机构，社会组织或个人在社会活中直接形成的有价值各种形式的原始记录考点二：对档案定义的理解1、社会性或社会实践性：档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。2、历史性或后时性：档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。3、确定性：档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。4、原始记录性：这是档案的
2、本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在。考点三：档案的种类（一）：一般的分类层面简介档案和种类是人们对档案进行分类认识的结果。（选择题考察） 一般认为，档案分类涉及三个层面：1、对档案的认识性或概念分类 ，即对档案的种类认识；2、档案实体的管理性分类或实体分类；3、档案内容信息的管理性分类或信息分类、检索分类。按内容分类（二）常见名词辨析公务档案：法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。私人档案：人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。公共档案或官府档案：国家公务(政权性)机关形成的且被保存在各级国家机构中的档案。历
3、史档案；形成时间较早，离现在较久远且主要丰收历史文化作用的档案。现行档案：形成时间较晚，离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。（三）常见简答题1、简析：公务档案与私人档案的作用公有私有指所有权，这是从档案形成领域的公、私属性角度对档案进行分类认识所形成的两个相对性概念，它主要可解决档案的归属所有权问题。公务档案是指法人或法人代表在公务活动中形成的档案，其形成主体主要是公务机关或其他社会组织。私人档案是指人们在私人生活中形成的档案，其形成主体主要为私人个人。公务档案归“公家”所有；私人档案归“私人”所有。公有档案的概念公务档案；私有档案的概念私人档案。2、简析：历史档案与现行档案的区
4、别与联系：这是从档案形成时间的早晚以及档案作用角度对档案进行种类划分所形成的两个相对性较强的概念。历史档案是指形成时间较早，离现在较久远且主要起历史文化作用的档案；现行档案是指形成时间较晚， 离现在的时间距离较近且主要起现时性查考作用的档案。档案不仅有现实作用，而且还有精神文化作用；人们保存档案，不仅是物质生活的需要，同时也是精神文化生活的需要。即档案形成之后，先有现实作用，后有精神文化作用。或者说，先以现实作用为主，后以精神文化作用为主。决定档案是否保存的理论标准也应该是两条：现实查考价值和历史文化价值。3、简析：文书档案、科技档案与专门档案的概念：这是中国档案界及社会上应用最为普遍的三个档
5、案种类概念，但这不是一次划分的结果，而是人们自然而然地逐渐形成的三个概念。文书档案实际上是指行政管理档案。（老师观点：指在社会的管理活动或人际交往活动中直接形成的一个档案门类，即人与人的关系）科技档案：不是人类自我管理活动的记录，而是人们在科技、生产活动中形成的由纯业务性的科技文件材料转化而成的档案。（即人与自然的关系）专门档案：除文书档案和科技档案之外的，所有在专门活动中形成的档案。如会计夫事、诉讼等档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案等。4、简析：建国前后档案的分类：我国档案界普遍使用的一种“官方”分法所形成的三个档案种类概念。即我国档案行政管理机关从行政管理角度将归国家所有的
6、全部档案划分成三种档案类型：1、建国后的中华人民共和国时期档案：49.10.1 以后在中国形成的归国家所有的档案。2、革命历史档案或革命政权档案：49.10.1 以前由党及其所领导的军队、政权、企事业单位、社团等社会组织及个人所形成的归国家所有的档案。3、旧政权档案：49.10.1 以前除了革命历史档案之外的所有归国家所有的档案。（四）：常见选择题选：新型载体档案或声像、音像档案：非纸质或非文字形式的档案。选：电子档案：计算机生成并主要中计算机中使用的档案文件。选：甲骨文以及有些钟鼎文、石刻、简牍、帛书、铁券、金册等是发明纸张前的档案。选：档案古称文书、案卷、文案、案牍等。考点四、中国古代档案
7、种类纸张使用前的中国古代档案（一）：甲骨档案：将文字刻在龟甲和兽骨上来记录事情的档案。商代甲骨文的发现是迄今我国大量发现的最早的较为系统的文字和古代档案。（二）金石档案：将文字刻在金属器皿或石头上的档案。金文档案随着青铜铭鼎的进化经历了一个兴衰过程，郭沫若将其分为四个阶段：1、铸器之意本在实用，兼或施之以铭。2、文化递进，器铭加详。3、书史之性质变而文饰。4、铭辞之书与文饿性质俱失，“物勒工名”。金文档案鼎盛时期是西周。（选择）（三）简牍档案：是指用笔墨书写在竹木等质地较硬材料以及刻画在竹木上的档案。简牍档案、继殷墟甲骨、居延汉简、敦煌艺术、清朝大内档案被称为五大发现。（四）简帛档案：缣帛作为
8、文书和档案的载体材料，比起竹木简牍显然更为进代。电子影像档案（一）音像档案或声像或视听档案：机构和个人在各种社会活动中形成的记录声音或影像的档案。电子档案定义：指在数字设备及环境中生成的一代码形式记录于磁带光盘，磁盘等载体，以来计算机系统存取并可在通讯网络中传输的文件。（二）电子档案的特点：作为现代信息技术的伴生物，具有与传统纸质文件完全不同的特征。其特征归 纳起来主要包括：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的可变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性以及信息的可操作性等。（多选题）（三）电子档案影响：随着电子文件的出现及发展，它对档案学研究提出了全方位的
9、挑战。机关，企事业单位的文件，档案管理流程要重构；档案馆的馆藏组织方式要变化；档案机构的角色和职能要转变； 由此还将导致档案学某些基本理论的发展和变革。第二章：档案的价值和作用考点一、档案价值档案价值：是指档案对国家、社会组织或个人的有用性。它是利用者与客体之间的关系范畴。档案价值作为一种关系，是主体需要和客体属性的统一和结合。客体的属性是构成价值的客观基础，而主体的需要是构成档案价值的前提。文件情报的内在性质是价值的客观前提，而对文件有兴趣有需求的需要者是价值的主观前提，两者都不能单独决定文件的价值。档案作用：档案价值关系在社会活动中的具体体现就是档案的作用。档案的作用通常是指档案对人们所从
10、事的社会实践活动的影响。考点二、档案价值的形态1：凭证价值和情报价值。档案的凭证价值是的档案不同于和优于其它各种资料的最基本的特点。之所以有凭证作用可从两方面而言：即内容和形式。一）内容而言，它是文件直接转换而来，不是事后编制的，它具有无可置疑的证据作用。二）形式而言，文件上保留了真切的历史标记，流下了当事人的手迹和声音，具有充分的说服力。档案的情报价值：档案是事实，知识，经验的记录，他的这种可靠的，广泛的，可资参考的特征，构成了他的情报价值。2：现实价值和长远价值。（略）3：对形成者的价值和对社会的价值。（P115） 掌握文件的双重价值（谢伦伯格提出）第一价值：文件对形成机关的价值，即原始价
11、值，包括行政价值，法律价值，财务价值和执行价值； 第二价值：文件对其他机关和个人的利用者价值又称从属价值和档案价值，包括证据价值和情报价值。考点三、实现档案价值的规律和条件1：档案价值的扩展律由于档案具有原始记录性，内容和版本唯一性，档案价值是可以扩大和发展的，具体表现为两种形式：（一）由于价值主体扩展而导致档案价值的扩展。指随时间推移，可能与档案发生关系的人群扩大，利用者及其需求范围扩展。原因：1，档案作用从形成机关扩展到社会；2，档案及密度的递减。一般来说，档案机密性逐渐弱化，递减是一种总的趋势，档案机密性的强弱与保存时间的久暂成反比。（选择题）（二）由于档案作用性质的变化而导致价值扩展。
12、具体表现为： 1，一般而言，档案形成之初主要发挥行政或业务作用，而随时间推移，作用便会扩展到科学文化教育司法 及 休 闲 等 方 面 ； 2，档案作用性质的扩展表现为档案不仅可以用于与其相应的活动（如行政，房屋结构图），同时也可发挥多重作用，有些甚至超乎档案形成者的想象（如行政管理活动的档案可用于人口研究的数据，技术纸图可作为谈判的证据等）。一，1 了解价值扩展律的意义了解档案价值扩展律，对于处理好档案管理中当前和长远，局部和整体，保密与开放的关系具有科学指导作用。具体表现为：第一：正确认识单位内部档案机构和公共档案馆的服务方向和职能定位。第二：确定合理的档案归档，移交时间，建立合理的馆藏结构
13、，以适应不同时期档案价值实现的特点和要求。第三：在档案鉴定工作中以全面的，历史的，发展的观点来分析档案的价值，避免片面性。第四：坚持正确的保密观念，对具有保密要求的档案采取相应的保密措施，同时制定和实施降密解密制度据客观情况而调整其机密度，扩大利用范围。第五：树立服务观念，依法积极开放档案，促进档案工作由封闭半封闭型想开放型转变，更合理，更广泛的开发档案信息源，为社会各方面服务，研究不同时期档案的作用领域，适时推进档案价值的合理扩展。2、档案价值的时效律档案价值的时效性：指档案对社会的有用性是有时限的, 某些档案在一定时期内对利用者是有价值的, 超过这个时间限制则降低或丧失了价值。这一规律可称
14、为档案价值的时效律。档案价值的时效律主要表现在两个方面:(一) 档案与利用者需求之间关系的时效性。档案的价值鉴定就是认识和确定档案价值的时效期, 档案保管期限就是档案时效期的具体体现。分清档案的时效期, 划分档案的保管期限是一项十分复杂、十分重要的工作。(二) 档案价值形态的时效性。从档案价值的扩展律可知, 档案对于利用者有多方面的作用, 因而具有各种不同的价值形态。而这些作用往往是在不同的时间段中发挥出来的。例如, 档案形成之初以行政、业务作用为主, 以后向科学、文化等其他作用。意义和作用：了解档案价值的时效律, 有利于档案工作者以辨正的思维认识时间对于档案价值的影响, 正确地判断不同档案的
15、时效性, 不失时机地开发档案信息资源, 积极提供利用。并防止本应被适时利用的档案因提供过晚而丧失部分或全部价值。3、档案价值的条件律在一定的条件下, 档案被利用者有效利用并产生社会效益或经济效益时, 它的潜在价值才能转化为现实价值。各种条件对于价值实现的影响被称为档案价值实现的条件律。这些条件涉及的因素很多, 主要概括为以下几个方面:(一) 社会环境社会制度、国家有关法规、政策、政治经济形势等对于档案利用需求, 档案机构可能提供档案的程度有很大的制约作用, 从而对档案价值关系的形成和实现具有直接的影响。(二) 社会档案意识 人们对档案的认识水平以及社会上对档案的普遍认识程度可称为“社会档案意识”。社会档案意识是一个国家、一个地区文明程度的标志之一, 既取决于社会文明程度, 反过来又对其产生正面或负面的影响。社会档案意识对于档案价值实现的影响主要表现在档案利用需求、档案利用政策和档案服务观念。（另见 P115 或本资料 P11）(三) 档案管理水平 档案管理水平的高低直接影响到档案管理部门提供档案服务, 满足社会需求的能力以及利
