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1、学校改革、改制与档案的全宗设置 作者： 日期：学校改革、改制与档案的全宗设置摘要随着时代的前进、学校的发展，学校档案的全宗设置较之复杂。根据导致全宗设置变化的因素及所引发的矛盾，提出如何妥善进行全宗设置与划分。同时通过建立完善的档案全宗管理、固定档案整理体系等措施，加强学校档案全宗管理，力求更好地适应学校建设发展的需要。关键词学校改革档案全宗设置中国学校改革、改组、改制的立档单位的变化将直接导致全宗设置的变化，这是档案馆业务建设的基本规律之一。学校为适应社会主义市场经济条件下生存发展和参与国际竞争的需要，按照现代中国制度对学校内部组织机构和资产结构采取的一系列改革、改组、改制措施，原有的学校内
2、部组织结构体系发生了重大变化，如何在新形势下妥善进行学校档案的全宗设置，是档案管理人员所面临的一个重要课题。一、导致全宗设置变化的因素1. 学校兼并这里指原来相互独立的学校，被另一个学校收购或国家通过行政手段将一弱势学校划归强势学校。随着我国社会主义市场经济体制的建立，上世纪50年代大调整后所建立起来的适应计划经济体制的部门办学体制导致条块分割，投资渠道单一，学校规模小，办学的整体效益低下，而且单科性学院培养人才的模式也越来越不适应社会和经济发展的需要。因此，从上世纪90年代开始，以上世纪80年代的经济体制、科技体制、政治体制改革的渐次展开为背景，其目标是调动中央、地方和社会办学的积极性，建立
3、中央和地方两级管理的多元管理体制以适应社会主义市场经济发展的需要。这样，档案馆要考虑是否为被兼并学校的档案设置新的全宗。2.学校合并这里指两个或两个以上的学校合并组建成一个单位。近年来，为了增强中国学校的国际竞争能力，培养高素质的跨学科、复合型人才，迎接新世纪的挑战，就必须学习国外一流学校的成功办学经验。像哈佛、牛津、剑桥以及日本、韩国、法国、德国、俄罗斯、新西兰等国的综合性学校，都是集文史、理工、商贸、医农、管理和艺术类于一身，门类齐全、学科交差互补，以利于综合素质的培养和提高。以1998年李岚清同志在扬州召开的高教管理体制改革经验交流会上的讲话为标志，提出了“共建、调整、合作、合并”的八字
4、方针，教育部、财政部国家计委等有关部门在各地的配合下对国务院部门（单位）所属学校集中进行了大的调整，将原有的几个学校合并成一所学校（大、中、小学都有），将几家校医院合并成一家医院，或将几家校工厂合并为一家工厂，这样就造成原有的几个全宗合并为一个全宗，学校档案馆的全宗体系被打乱。3. 组建新学校20世纪90年代改条块分割为条块结合，打破了某些学校长期只为主管部门或行业服务的办学格局，建立了中央和地方共同管理以省级政府为主的办学体制，学校合并与区域高教总体改革逐步融合、衔接。地方政府和行业主管部门单一的条块利益观念正逐步向复合的条块利益观念转化，区域性高等教育布局结构调整意识日益明确。如山东省的淄
5、博学院是1998年以淄博师范专科学校、淄博市职工大学、淄博教育学院、山东省广播电视大学淄博分校、山东建材工业学院淄博分校为基础组建的新院校；2001年又以山东工程学院、淄博学院为基础组建新的院校为山东理工大学。通过学校改组，又曾设了新的立档单位，这些新成立的单位档案进馆时，档案馆也要为其设置新全宗。4. 股份制改造学校为了筹集资金，减轻债务负担，通过债转股等方式组建股份制学校。如某些高、初、小学及职业学校等，原来单一的全民所有制学校变为全民所有制、股份制、集体所有制等多种形式，学校的生产关系也因此发生了变化，从而导致学校档案全宗设置的变化。5.立档单位的撤销学校根据市场的变化，将一些无竞争优势
6、的学校撤销。如某些职业学校、中专等，这些被撤销的单位从撤销之日起不再产生档案，其档案全宗也不再延续。6. 学校分离随着改革的逐步深人，各学校都在进行精干主体分离辅助的改革，如校医院、产业公司等辅助单位与学校主体的分离，成为独立法人，很多单位的基本职能、隶属关系乃至单位名称都发生了变化，从而必然导致学校档案全宗设置的变化。7. 出售将学校内部的某些部门转让给别的单位。如学校的第三产业，根据国有资产与产权变动档案处置暂行办法的规定，有关档案随被出售的资产转移，档案馆的档案全宗设置也发生变化。二、立档单位频繁变化引发的矛盾1.打乱了全宗号设置的连续性按照传统的全宗号编制方法，学校通常按照学校管理部门
7、统一给定的代码编制全宗号，这一代码既是学校内部各立档单位的代号，又是档案的全宗号，只要提起某个代码，就知道是某个单位，就象提起某个邮政编码就知道某个地区一样。随着改革力度的加大，学校不断的改组、改制，再次进行学校代码变更已在所难免，这样势必造成同一立档单位的档案使用几个全宗号的现象，保持全宗号设置的相对稳定和连续性是档案馆必须解决的一个课题。2. 造成全宗设置的无序化档案管理的核心问题就是使无序状态下的档案有序化。但改革年代，多变的人类社会实践活动使档案全宗设置从计划经济状态下的相对稳定变得很不稳定，很多学校经历了多次分化组合，原来的组织体系、单位名称、基本职能、资产结构等已面目全非，这种学校
8、设置上的频繁变化，直接导致学校档案全宗设置的无序化。造成的具体后果是：全宗号频繁变更，专指性差；全宗号设置的单一性被打乱，有时一个学校有两个以上全宗号；不便统计；全宗与全宗之间或全宗与全宗群之间的有机联系被打乱等。如何将这种设置的无序变为全宗设置的有序也是档案馆亟待解决的问题。3.难以准确划分全宗的归属按照我国的全宗理论，全宗是一个立档单位全部档案的总和，同一个全宗的档案不能分散在两个或两个以上的全宗，两个或两个以上立档单位的档案也不能划为同一全宗管理。应该说这一理论是正确的不容置疑的。但是在具体操作过程中处理起来也是比较困难的，如：两个或两个以上的学校合并为一个学校，是重新设置全宗还是沿用某
9、个学校原来的全宗号?学校内部分立档单位由全民所有制单位组建为股份制学校，生产关系发生了变化，是沿用原来的全宗号还是重新设置全宗?学校内分离、分立的单位按市场需求又分别组建了若干个二级学院或产业公司，这些二级学院、公司形成的档案是归上级学校全宗统一管理还是重新分设等等，凡此种种都值得档案管理人员认真研究和解决。三、档案馆如何正确设置档案全宗1.遵循正确的编号原则档案馆设置档案全宗的前提是坚持正确的全宗编号原则。这种编号原则要适合学校改革、改组、改制的实际，不能盲目效仿其它单位的做法。一般来说，设置学校档案全宗应遵循以下几条原则：稳定性，学校档案全宗要保持相对稳定，一经设置不要轻易改变。伸缩性，根
10、据学校内部机构时而增加、时而减少、时而撤销、时而合并的实际，在编制全宗设置方案时应注意留有充分的余地，以适应客观变化的需要。唯一性，即一个学校只能赋予一个全宗代码，一个全宗代码只能表示个学校，一个档案馆内不得有重复的全宗号。统一性，一个档案馆内全宗或全宗群的设置只能采用一种方法，不能a全宗群按进馆时间先后顺序编号，b全宗群又按学校的重要程度编号，只能根据需要择其一种。连续性，就是要尊重历史，立足现实，放眼未来，即使学校名称、隶属关系、业务范围等发生了变化，如果不是根本性的变化，也要尽可能地保持原全宗设置的连续性和继承关系，不要轻易改变。2.选择正确的全宗编号方法这是在当前条件下正确设置和划分学
11、校档案全宗的核心问题。全宗编号方法选择的正确与否直接关系到学校档案全宗设置的稳定性和连续性，关系到能否顺利地进行档案的管理和利用。学校档案通常采用的全宗编号方法有以下几种：（1）按学校管理部门统一给定的单住代码编号。在通常情况下，一个学校一个统一的代码编号，这个学校的管理、科研、人事、劳资、教学、档案等各部门都统一使用这个代码，学校档案按照这种代码编制全宗号，可以加强全宗号的专指性，与本单位的其他各项工作使用的代码保持一致，也是一种方便可行的编号方法。(2）按学校名称顺序编制全宗号。如淄博师范专科学校、淄博市职工大学、淄博教育学院等的顺序设置全宗群，在全宗群下，把相同类型的立档单位按一定的规律
12、有序排列。这种编号方法的优点是符合学校的自然规律。(3)按全宗进馆时的先后顺序编制流水号。这种方法的特点是简便易行，便于掌握，便于统计，但是全宗与全宗之间没有什幺必然的联系，同一全宗群的档案全宗被分割，其它部门也不便掌握，而且学校档案全宗号的设置通常在档案进馆之前完成，到底谁先谁后进馆也很难掌握。(4)先设立全宗群，然后按进馆的先后顺序编号。如按学校历史的长短和进馆的先后顺序编制全宗号，同时尽可能地保持与学校代码的一致性，这样既综合了以上几种编号方法的优点，又保持了全宗之间的历史联系，适应了学校改革、改组、改制的需要。3.确定全宗设置方案在选定编号方法的基础上，就要根据学校改革、改组、改制情况
13、提出具体的全宗设置方案。(1)被兼并学校的档案，档案馆原先并未为其设置全宗号，从兼并之日起，应为其设置新的全宗，兼并之前的原档案全宗号不变。（2)由若干个学校合并为一个学校的要分别对待，如几个较小的学校合并到一个较大学校，使用大学校名称，其基本职能未变的，自合并之日起，使用大学校的全宗号；如果几个学校合并组建为另一学校，其基本职能发生变化的，那么自合并之日起所形成的档案应另设全宗号，合并之前的原档案全宗号不变。（3）对于新成立的学校，其档案应构成新的全宗，设置全宗前，先确定其属于哪个全宗群，然后按进馆顺序或成立的时间给定全宗号。（4）对分离的学校，如果其基本职能和生产关系发生了根本性的变化，则
14、应分立新全宗，如果只是经济核算体系与母校分离，应保持原来的全宗不变。(5）股份合作制学校的档案原则上自改制之日起设立新的档案全宗。但如果学校整体改制，所属各学校基本保持不变的，也可沿用旧的全宗号。国有学校与外商实行股份合作的，应由控股方设置档案全宗。国有学校的部分资产改组为股份制学校的，进入股份制学校的部分，其改组后的档案应另立全宗。(6)对于学校引进外资，嫁接改造成为合资学校的。其合资前的全宗号保留，合资后的档案应另立全宗。（7)承包租赁的学校，由于只是所有权与经营权的分离，所有权仍归原产权单位，那么档案馆原档案全宗设置不变。但承包租赁期间，其经营管理和会计档案应为承包租赁方所有，可不纳入进
15、馆范围。（8）撤销、破产、拍卖学校的档案，产权未变化前，暂由档案馆保存，产权转让后，按有关规定，其基建、设备仪器档案随产权转移，其党群、行政、科研、教学管理、会计档案应保留在原档案馆，原全宗号作为撤销单位的全宗号保留。总之，当前学校档案的全宗设置比较复杂。随着社会的发展，不断会有新情况产生，学校档案应根据学校改革、改组、改制的实际情况妥善进行全宗设置与划分，以固定档案整理体系，更好地适应学校建设发展的需要。参考文献：1黄伯云.中南大学r.我国高校合并的历史经验及效益追踪研究总报告，课题号dib0107222周远清.高教历史性的重大进展谈高教管理体制和布局结构调整,人民日报n,2000-12-15（8）
