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1、Excel技巧与图表培训,资讯管理科2007年1月,资料编写:刘媛,目 录,Excel日常工作实用小技巧,常用图表的制作,要点,怎样选用正确的图表类型,实例说明,实际操作与讲评,20分钟,80分钟,20分钟,目 录,Excel日常工作实用小技巧,常用图表的制作,要点,怎样选用正确的图表类型,实例说明,实际操作与讲评,20分钟,80分钟,20分钟,Excel日常工作实用小技巧,1、如何在单元格输入的长数字(例如:身份证号码、手机号码）,方法一：在数字前添加英文字符的单引号 ；,方法二：把单元格设置成文本格式：,注意: 在数字前面添加的英文单引号“ ”，不仅不会显示出来，而且也不会被打印出来。 经
2、过这样的设置后，输入的数字成了文本格式，不能参与计算。,系统自动将数值转换成科学记数格式：,解决后效果图,解决方法：,在Excel中输入的数字超过11位：,Excel日常工作实用小技巧,2、多个区域一次输入同一数据,利用Ctrl键及 “Ctrl+Enter”组合键，其具体步骤如下：, 按住Ctrl，选择多个单元格,如右图，在同一列的不同单元格中输入性别：男。,注意: 输入完成后，必须按“Ctrl+Enter”组合键才能达到此效果。, 输入“男”字, 按“CtrlEnter” 组合键,解决方法：,Excel日常工作实用小技巧,注意: 在建立数据有效性时，各元素之间请用半角的逗号隔开。,在某些单元
3、格中需要输入固定格式的数据(如右图中的“学历”),可以利用“数据有效性”做成一个下拉列表。步骤如下：, 选中需要建立下拉列表的单元格区域, 选择“数据”, 在 “来源”方框中输入序列的各元素(如“初中,高中,中专,大专,本科”等), 选择“有效性”, 选择“设置”标签, 按“允许”右侧的下拉按钮，选择“序列”选项, 单击“确定”,这时在前面选中的单元格的右侧出现一个下拉按钮，点击此按钮，在随后出现的下拉列表中，选择相应的元素即可将该元素输入到相应的单元格中。,解决方法：,3、通过“数据有效性”建立下拉列表输入重复数据,Excel日常工作实用小技巧,4、应用自动筛选功能筛选数据,利用自动筛选功能
4、，步骤如下：,自动筛选后的工作表中只显示那些满足条件的记录，而将那些不满足条件的记录隐藏起来。,解决方法：, 选中需要建立下拉列表的表头；, 选择“数据” “筛选” “自动筛选”。,数据筛选后,把属于中专 学历的人员筛选出来,Excel日常工作实用小技巧,5、表格行列互换,利用此方法也可以将Word中的表格复制到Excel中来进行行列互换。,原表格,互换后表格,可以利用“选择性粘贴”完成表格行列互换。步骤如下：, 选中需要进行行列互换的单元格区域，单击右键选择“复制”。, 在空白单元格区域处，单击右键选择“选择性粘贴”。, 在“选择性粘贴”对话框中，选择“转置”，单击“确定”完成互换。,解决方
5、法：,Excel日常工作实用小技巧,6、单元格输入时的换行设置,注意: 如果已经将数据全部输入完成了想换行，只要将光标定在换行处，按下“AltEnter”键即可。,解决方法：,方式一 自动换行：将单元格格式设为“自动换行”，具体步骤见右图； 方式二 强行换行：在输入过程中，需要换行时，直接按下“Alt+Enter”组合键。, 选中需要输入多行文字的单元格区域，单击右键选择“设置单元格格式”。, 在”单元格格式“中选择”对齐“标签，选中”自动换行“，单击”确定“。,未设置换行,设置换行后,Excel日常工作实用小技巧,7、去掉工作表中的网格线,解决方法：,注意: 用户取消了网格线后，单元格还是存
6、在的，在建立表格时，仍然是对单元格进行操作。,如果要取消这些表格中的网格线，其操作步骤是：, 选择 “工具”菜单“选项”。, 单击“视图”选项卡，在窗口选项中将网格线前面的复选框清除，单击“确定”。,Excel日常工作实用小技巧,8、多面打印时，“顶端标题行”的设置,如果一个表超过2页，只在第1页面显示了顶端标题，在第二页中没有，这样打印出来的表看起来很不方便。,解决方法：,想在打印的时候，每个页面显示同样的标题，在页面设置中打印标题中设置如下 ：,第一页,第二页没有顶端标题, 选择“文件”菜单“页面设置”。, 选择“工作表”选项卡，单击“顶端标题行”右边的“选择区域”按钮。, 用鼠标直接在工
7、作表中选取表头的内容，单击“栏目”右侧的“返回”按钮。, 单击“确定”按钮。,Excel日常工作实用小技巧,9、巧用“照相机”功能,同步数据； 可以把数据以图片形式复制到PPT文档或WORD文档。,注意: 以后在原区域中的内容有改变时，照相后的图片中区域都可以同步进行显示，复制出来的图片除外。,解决方法：,选中要复制的区域，单击“照相机”按钮，然后到要插入此内容的区域单击左键，区域就会发图片的形式粘贴上去。,如果工具栏中无“照相机”工具图标，请先执行以下步骤：,图标放大,照相机拍出的图片,Excel日常工作实用小技巧,12、利用键盘快捷键进行输入,Ctrl+C：复制 Ctrl+V：粘贴 Ctr
8、l+X：剪切 Ctrl+A：全选 Ctrl+Z：撤消 Ctrl+S：保存文件 Ctrl+F：查詢 Shift+F2：在选中单元格插入批注,11、用快捷键或公式快速输入日期时间,注意: 如希望输入的日期或时间随系统日期或时间改变而改变，请在单元格中输入公式： TODAY（）或NOW（）。,10、在单元格中输入分数的技巧,输入：整数 + 空格 + 分子 +“/”+ 分母,注意: 如输入类似“9 1/7”结构形式的数据，在编辑栏中显示为“9.1428”，可参与数字运算。,直接输入“1/3”,输入“0 1/3”,选中相应的单元格，按“Ctrl+；”组合键，即可输入系统日期；按“Ctrl+Shift+；
9、”组合键，即可输入系统时间。,按“Ctrl+；”组合键,按“Ctrl+Shift+；”组合键,3,1,0 + 空格 + 1 / 3,7,1,5 + 空格 + 1 / 7,5,例子,目 录,Excel日常工作实用小技巧,常用图表的制作,要点,怎样选用正确的图表类型,实例说明,实际操作与讲评,20分钟,80分钟,20分钟,图表制作基本要点,1、选择正确的图表类型（参见“怎样选用正确的图表类型P17）。 2、图表的要素要齐全：标题、数量单位、结论、图例等。 3、颜色：图表中各项目颜色要搭配协调，一般以淡色为主。 4、图表所表达要点与结论相一致。 5、手动制图时，图表的数字及图例的大小要一致。 6、图
10、表的制作效果要让人快速明白需要表达的内容。,1、 图表合格的标准：让别人一目了然地清楚你表达的意思。 2、 图表是附助说明的一种方式，其目的是为了配合说明者能够更好地说明问题。,常用图表的制作,1、柱形图,a 簇状柱形图,2、饼图,3、折线图,4、两轴线柱图,5、雷达图,在日常工作中，我们常用的图表有以下几种：,b 堆积柱形图,6、差异分析图,图表的类型、用途及特点情况分析表,怎样选用正确的图表类型,簇状柱形图,要点： 表格中每个时间点的数据与图表中的数据要对齐； 变化点要标注原因；,减少的原因,常见错误： 1、对变化点没进行说明。 2、图表的结论与图表表达的内容不一致。,减少的原因,堆积柱形
11、图,要点： 用系列线来标注每个项目不同阶段的差异并注明差异值； 在图标中标注每个项目的总值。,常见错误： 1、遗漏合计的差异数。 2、差异的原因表达不清楚。 3、如果手工制图时，图例大小比例失调。,饼图(扇形图),要点： 先将表单中的项目按数值从大到小排列再生成图表； 图表中的应列出各项目的类别名称及百分比。,从0度角开始， 顺时针从大到小排列,数据标签把 类别与比例标上,常见错误： 1、表格的数据没排序。 2、图表的颜色搭配不协调。 3、数据的起点不在度起点。,折线图,要点：表格中每个月的数据要和图表中的数据相对应。,常见错误： 1、对变化点没进行说明。 2、图表的结论与图表表达的内容不一致
12、。,变化点:XXXX,变化点:XXXX,两轴线-柱图,要点： 1、选择正确的图表类型（两轴线-柱图） 2、不同单位的数据应选择合适的图例，例如：金额与数据选用柱状图，比率选择点线图。 3、注意系列线图表类型转换的方法。（难点）,常见错误： 1、对变化点没进行说明。 2、图表的结论与图表表达的内容不一致。 3、漏了柱形图的合计数。 4、数据对应座标轴选择错误。,变化点:XXXX,变化点:XXXX,雷达图,要点：1、掌握作成的思路：考核标准-评价考核-套用级别-作成图表. 2、选择正确的图表类型。(选择“填充雷达图”) 3、注意数据系列的顺序会影响图表的效果。（目标类数据放置底层）,常见错误： 1
13、、误解雷达图的用途，以致选择不恰当的类型。 2、数据系列的次序错误。,差异分析图,要点：1、先对数据差异点分析。（作成分析表） 2、作成图表基础数据表。（把差异项目取绝对值；计算出基点柱型图高度） 3、作成毛坯图后修饰图表（调整数据高度、把基点柱型图隐藏、画上连接线） 4、补充前提条件、差异点说明、结论、图表单位等。,常见错误： 1、原因分析不彻底；2、漏了合计数及变化点；3、数据加减后与合计数不符； 4、漏了对前提条件进行说明。5、用手工画图时，数据大小比例不恰当。,目 录,Excel日常工作实用小技巧,常用图表的制作,要点,怎样选用正确的图表类型,实例说明,实际操作与讲评,20分钟,80分钟,20分钟,敬请批评指教!,谢谢!,办公软件培训,Thank you!,
