Excel强大功能介绍课件

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1、办公自动化之-Excel,2008年7月,主要内容,主要内容,Excel概述及常用功能介绍,Excel图表应用,常用Excel函数及其应用,Excel数据透视表的应用,主要内容,主要内容,Excel概述及常用功能介绍,Excel图表应用,常用Excel函数及其应用,Excel数据透视表的应用,Excel概述,Excel 2,于1987年问世，为Windows Excel的原始版本。根据现在的标准看，这个版本过于粗糙；,Excel 3,Excel 4,1990年底，微软公司发布了Excel 3 for windows，这个版本无论在外观和性能上都作了很大的改进，增加了工具栏、绘图功能、工作表大纲

2、、加载宏支持、3D图表、工作组编辑等；,1992年投入市场。这个版本增加了很多新功能，且可用性也增强了，使初学者在很短的时间内能够掌握。,1994年初投入市场。这个版本推出了更多的新功能，包括多页面工作簿和VBA宏语言。,Excel 5,Excel 发展,Excel概述,Excel 发展,Excel 95,也被称为Excel 7，是在1995年夏天推出的，因为它是第一个使用更高级的32位代码技术的Excel版本，在当时产生了巨大的影响；,Excel 97,也被称为Excel 8，它提供了前所未有的升级功能，工具栏和菜单的样式作了重大的改进，工作表可见行的数量增加了3倍；,Excel 2000,

3、也被称为Excel 9， 在1999年6月发布，它的最大改进就是将HTML作为可选的文件格式；,Excel 2002,也被称为Excel 10，在2001年6月份发布，最重要的新功能就是可以恢复被破坏的的工作簿文件，还增加了背景公式错误检查功能和新公式调试工具。,Excel 2003,Excel常用功能介绍,文件加密保护,文档保护功能,路径： 文件 另存为 工具 常规选项 设置密码,Excel常用功能介绍,工作表保护,文档保护功能,路径：工具保护保护工作表选择密码,Excel常用功能介绍,单元格定位填充,下表中空白处的内容均为上一行的内容，这种情况在我们做数据透视表时经常会遇到，如果采用“复制

4、粘贴”的方法填充空白处的内容，会很繁索，浪费时间。,如果采用“单元格定位填充”的功能，复制粘贴可能花上几个小时的一张表格，几分钟时间就可能解决了。,Excel常用功能介绍,1、选择需要填充空白单元格的列；,2、启动“编辑”菜单中的定位功能 (快捷键：Ctrl+G)；,3、在对话框中选择“定位条件”中的“空值”，点击确定；,Excel常用功能介绍,4、录入公式：等于上一单元格；然后按“Ctrl+Enter”就可以了。,Excel常用功能介绍,单元格有效性设置,1、在工作表空白处将要选择的信息先录入进去；然后选择要设置的列；,一、设置单元格下拉菜单，快速录入数据：,Excel常用功能介绍,2、启动

5、“数据”菜单的“有效性”选项，在“设置”中选择“序列”功能；,3、选择数据来源为预先定义的选项，确认完成，这样在列中就可以选择了；,Excel常用功能介绍,选中列，开启“数据”菜单“有效性”，选择“输入法模式”下的“打开”选项，点击确定，这样在录入资料信息时，列与列之间就能够自动转换“中文英文”录入模式了。,二、中文录入模式开启：,Excel常用功能介绍,2、录入类型后点击确定，这样就要以在单元格中录入数据了； 在录入时，如果不够格式设置的位数，系统会自动以“0”补齐位数。,Excel常用功能介绍,选中区域，开启“数据”菜单“有效性”，选择“设置”下的“整数”选项，并录入最小值及最大值，点击确

6、定，这样如果录入区域外的数据，就会自动报错。,如果我们要在单元格区域内录入“0100”的整数，如何做到自我检测呢？,三、数据录入检测：,Excel常用功能介绍,单元格自定义格式,我们要输入员工编号如：“000100”，怎样能做到更快捷方便呢？,1、选中列，打开“单元格格式”设置，选择“自定义”，并在类型中录入“000000”；,Excel常用功能介绍,路径：数据分列,步骤,单元格分列,1、选择要分列的数据列；,2、点击分列项，并选择合适的类型；,3、调整适合宽度；,4、选择存放的目标区域，并确认完成；,Excel常用功能介绍,5,Excel常用功能介绍,表格数据行列互换,1、选择数据区域，复制

7、；,2、点击右键，选择“选择性粘贴”，选中“转置”，确认后返回就可；,Excel常用功能介绍,条件格式设置,例：对入职的新员工(假定试用期为1个月)，在1个月试用期满后，表单自动提示，并用颜色标注，以示区别。,Excel常用功能介绍,1、选定要设置“条件格式”的列；,2、打开“格式”菜单中的“条件格式”；,Excel常用功能介绍,3、根据需要设置条件格式；,Excel常用功能介绍,4、设置好后格式后，点击确认。 (如果需要设置多个条件，点击“添加”就可以了)；,Excel常用功能介绍,在Excel 中导入文本文档(.txt),1,2,Excel常用功能介绍,3,4,5,6,Excel常用功能介

8、绍,超链接功能,1、选择要插入超链接的单元格，打开“插入”菜单中“超级链接”，或点击右键选择“超级链接”(快捷键：Ctrl+K),并选择要链接引用的位置；,Excel常用功能介绍,超链接功能,2、在引用链接的文档中，建立链接返回，并键入要返回的单元格所在的位置，如返回“印刷部”在“A2”位置；,Excel常用功能介绍,打印表头设置,我们在打印一个长工作表时，往往第二页后就显示不到标题，这样打印出来的工作表比较不直观也不太美观。,我们可以通过“页面设置”来解决这个问题!,Excel常用功能介绍,1、 执行“文件”菜单“页面设置”命令，在对话框中点击进入“工作表”标签。,2、 点击“顶端标题行”

9、按钮，后在工作表中选择好需要固定的标题行，点 击“确定”按钮,Excel常用功能介绍,“页面设置”后的结果：每页都可以打印出标题栏了。,Excel概述,四、常用快捷功能介绍：,Ctrl组合快捷键,【Ctrl】+【N】：创建一个新的空白文件。 【Ctrl】+【S】：使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。 【Ctrl】+【W】：关闭选定的工作簿窗口。 【Ctrl】+【+】：显示用于插入空白单元格的【插入】对话框。 【Ctrl】+【9】：隐藏选定的行。 【Ctrl】+【(】：取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。 【Ctrl】+【0】：隐藏选定的列。 【Ctrl】+【)】：取消隐藏选定范围内所有隐

10、藏的列。 【Ctrl】+【C】：复制选定的单元格。 【Ctrl】+【D】：复制上一层单元格。 【Ctrl】+【X】：剪切选定的单元格。 【Ctrl】+【V】：粘贴复制或剪切的内容。,Excel概述,【Ctrl】+【A】：选择整个工作表。 【Ctrl】+【G】：显示【定位】对话框，【F5】功能。 【Ctrl】+【F】：显示【查找】对话框，同【Shift】+【F5】功能。 【Ctrl】+【P】：显示【打印】对话框。 【Ctrl】+【H】：显示【查找和替换】对话框。 【Ctrl】+【Z】：撤消上一个命令或删除最后键入的条目。,Ctrl组合快捷键,Excel概述,功能键,【Alt】+【Shift】+【

11、F1】：插入新的工作表。 【Shift】+【F11】：插入一个新工作表 【F2】：编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。 【Shift】+【F2】：编辑单元格批注 【Ctrl】+【F5】：恢复选定工作簿窗口的窗口大小 【Ctrl】+【F6】：切换到另一个工作簿窗口 【Ctrl】+【F9】：将工作簿窗口最小化为图标 【Ctrl】+【F10】：最大化或还原选定的工作簿窗口 【Shift】+【F10】：显示选定项目的快捷菜单 【F12】：显示【另存为】对话框。,Excel概述,其他快捷键,【Ctrl】+【箭头键】：移动到工作表中当前数据区域的边缘。 【Shift】+【箭头键】：将单元格的选定

12、范围扩大一个单元格 【Ctrl】+【Shift】+【箭头键】：可将单元格的选定范围扩展到与活动 单元格同一列或同一行中的最后一个非空白单元格 【Ctrl】+【End】：移动到工作表上的最后一个单元格(非空白) 【Alt】+【Enter】：在同一单元格中另起一个新行 【Home】 ：移到工作表中某一行的开头 【End】 ：当【Scroll Lock】处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格 【Ctrl】+【Shift】+【End】：将单元格的选定范围扩展到工作表上所 使用的最后一个单元格（右下角） 【Ctrl】+【Enter】：使用当前条目填充选定的单元格区域 【Shift】+【Enter】：完

13、成单元格输入并选择上面的单元格 【Ctrl】+【Home】：移到工作表的开头 【Ctrl】+【Shift+Home】：将单元格的选定范围扩展到工作表的开头,Excel概述,其他快捷键,【Alt】+【Page Down】：在工作表中向右移动一个屏幕 【Ctrl】+【Page Down】：移到工作簿中的下一个工作表 【Ctrl】+【Page Up】：移到工作簿中的上一个工作表 【Tab】：在工作表中向右移动一个单元格 【Shift】+【Tab】：移到前一个单元格（在工作表中） 或前一个选项（在对话框中） 【Ctrl】+【Shift+Page Down】：选择工作簿中的当前和下一个工作表 【Alt】

14、+【Page Up】：在工作表中向左移动一个屏幕 【Ctrl】+【Shift+Page Up】：选择工作簿中的当前和上一个工作表 【Ctrl】+【空格键】：选择工作表中的整列。 【Shift】+【空格键】：选择工作表中的整行。 【Ctrl】+【Shift】+【空格键】：选择整个工作表 【Ctrl】+【Tab】：切换到下一个选项卡 【Ctrl】+【Shift】+【Tab】：切换到前一个选项卡,主要内容,主要内容,Excel概述及常用功能介绍,Excel图表应用,常用Excel函数及其应用,Excel数据透视表的应用,Excel图表制作,Excel 图表分类,常用标准图表,其他标准图表,柱形图、折

15、线图、饼图,条形图、圆锥图、棱锥图 气泡图、股价图等,Excel图表制作,Excel 图表应用,柱形图,显示或比较多个数据组 如：分析7月份各部门加班费用,折线图,饼 图,比较每一数值相较于总数值的大小 如：分析每月机台大废品中各废品类型所占的比例,对数据一段时期内的变化进行趋势分析 如：分析07年度整体加班工资趋势和与 06年对比工资分析,Excel图表制作,Excel 图表使用步骤,1、选定待显示于图表中的数据所在的单元格。 如果希望新数据的行列标志也显示在图表中，则选定区域还应包括含有标志的单元格。,2、单击“图表向导”按钮,3、选择自己需要的图表类型,4、根据“图表向导”中的指示进行操

16、作,Excel图表制作,Excel 图表选项设置,1、标题及坐标轴标识；,Excel图表制作,2、数据标志显示；,Excel图表制作,3、数据表显示；,Excel图表制作,利用“图表”工具栏，可以快速准确地选择图表中的相应项目,一、 准确地选择图表中的项目,Excel 图表个性化设置,1、选择菜单“视图工具栏图表”命令 ，显示“图表”工具栏；,2、单击工具栏上左侧“图表对象”下拉列表框的下拉箭头，就可以选中图表中相应的项目,Excel图表制作,3、我们也可以通过鼠标单击的方式来选择项目， 不管用哪种方法，都可以通过左上方的名称框来查看，当前选中 的项目是什么 ；,Excel图表制作,二 、 修改各种标题的字体,如果想每次修改一种标题字体，比如修改“图表标题”的字体为“黑体”，则选中“图表标题”单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“图表标题格式”命令，通过打开的“图表标题格式”对话框进行修改,如果想同时修改图表上的所有字体，则单击图表的边框，选中图表区，然后直接在“格式”工具栏上修改字