实训九学生基本信息表的编辑

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1、实训九-学生基本信息表的编辑 作者： 日期：实训九 学生基本信息表的编辑实训说明l掌握Excel2003的基本操作l了解数据在单元格中的输入技巧l完成工作表和单元格的美化工作l保存与打印工作表的技巧“学生信息统计表”是学校经常要制作的一类电子表格，通过“学生信息统计”可以把学生的基本信息（如学号、姓名、性别、所在系、所在班级、出生日期、家庭住址、联系方式等）管理起来，然后进行电子表格的修饰使它既美观又清楚。如图1所示为计算机工程系学生信息表。实训前的准备“班级成绩统计表”的作用是使学校的老师了解学生的基本信息和联络方式。人们主要关心的是文字的内容，因此表格应以烘托文字为主。文字要清楚，无论是文

2、字的颜色，还是背景颜色都不宜过多过重。大家可以通过制作这个“学生信息统计表”的案例，熟悉Microsoft Office Excel 2003的基本功能，学习Excel工作簿的建立、打开和保存，调整表格中行、列和单元格，在表格中输入和修改数据、格式化单元格、设置文字格式、页面设置等功能。在制作过程中，可以应用Microsoft Office Excel 2003强大的表格编辑功能，如自动序列填充等，将繁琐的编辑工作变成一件容易的事情。如果学生较多，学生名单可以在一张支上不能够完全体现，所以在打印“学生信息统计表”时，应该考虑到标题行重复的问题，既让每张通讯录上都带有标题。实例操作步骤开始使用M

3、icrosoft Office Excel 2003要想熟练的使用Excel2003，就必须先掌握它的工作环境。启动Excel2003的具体操作步骤如下。1、单击Windows桌面上的【开始】按钮，执行【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft Office Excel 2003】命令，启动Excel2003，如图所示。2、启动Microsoft Office Excel 2003后，会打开一个空白的Excel工作簿，并定位在此工作簿的第一张工作表中，如图所示。Excel2003工作表主要由以下几部分组成。u标题栏：显示应用程序的名称和当前所打开文件的名称。u菜单

4、栏：显示Excel2003的菜单项，单击菜单项可以打开菜单，可以从中执行相应的命令。u工具栏：提供常用的命令按钮；直接单击这些按钮可以完成相应的操作。u单元格名称框：显示光标所在单元格的名称。u公式框：用于输入单元格的内容或公式。u滚动条：用于移动窗口中显示的内容，包括“水平滚动条”和“垂直滚动条”，分别用于上下或左右移动窗口中显示内容。用鼠标单击滚动条两端的箭头，可以逐行移动窗口中的显示内容。单击滚动条或直接拖动滚动条可以进行大范围移动。u状态栏：用于显示工作状态或显示正在执行的操作信息。在Excel窗口下面还有一排工作表标签，即Sheet1、Sheet2、Sheet3，代表工作簿中的3个工

5、作表，单击标签可以切换到相应的工作表中。Excel是二维的电子表格，即以“横坐标”和“纵坐标”绘制网络，其中每一个网格在Excel中称作“单元格”；如果要在Excel中输入数据，只需要选择合适的单元格，然后输入就可以了。工作簿是Microsoft Office Excel 2003中计算和储存数据的文件，在Microsoft Office Excel 2003中用户处理的各种数据是以工作表的形式存储在工作簿文件中的，通常说的Excel文件指的就是工作簿文件。工作簿文件是存储在磁盘上的最小独立单位，工作簿窗口是Excel打开的工作簿文档窗口，它由多个工作表组成。对于用户而言，工作表是一个需要经常

6、面对和管理的对象，一个工作簿文件可以包含多个工作表，每个工作表都是一个由若干行和列组成的二维表格，所以工作表是日常管理数据的基本单位。对于较为复杂的数据处理，通常需要涉及到多个表，这时可以在一个工作簿中建立多张工作表，并可根据需要在多个工作表之间建立连接，相互引用数据。在Excel工作表中，列用字母标识，从A、BZ、AA、ABBA、BB一直到IV，称做列标；每行用数字标识，从165536，称作行号；每个行列交叉点称为单元格。单元格是工作表的基本单位，也是电子数据表软件处理数据的最小单位。每个单元格用其列标和行号标识。每个工作表可以有25665536个单元格，但全部被应用的情况是罕见的，通常只用

7、到其中的一部分，甚至只是一小部分。对于每个工作表的存储单元单元格来讲，可以存储多种形式的数据，除了通常的文字、日期、数字外，还可以存储声音、图形等数据。3、输入数据并进行格式设置在工作表中输入数据，必须先选中单元格，即用鼠标单击此单元格。输入“学生信息统计表”数据的具体操作步骤如下。（1）选中单元格A1，然后输入“序号”，然后依次在B1至单元格中输入“学号”“姓名”“性别”“所在班级”“学籍状态”等，如图所示。因为每个单元格都有一个固定的长度和高度，所以“所在班级”和“所在县市”等三个字段显得比较挤，所以应该增加“列宽”使其显示比较美观，而其他字段则可以适当减少“列宽”。（2）把光标放到A和B

8、的列标之间，然后按住鼠标左键不放进行拖动，就可以改变列的宽窄，如图所示。（3）使用此方法把所有的列都调整为最适合的列宽。（4）用鼠标单击A1单元格，拖动鼠标到单元格，以选中所有的列标题，然后执行菜单栏中的【格式】|【单元格】命令，如图所示。（5）打开“单元格格式”对话框，选择“对齐”选项卡，从“水平对齐”下拉列表中选择“居中”选项，从“垂直对齐”下拉列表中，选择“居中”选项，如图（6）选择“字体”选项卡，设置“字体”为“宋体”，设置“字形”为“加粗”，设置“字号”为“11”号，如图所示（7）单击【确定】按钮，返回工作表，此时列表题的对齐方式和字体格式已经得到了更改，如图所示（8）在列标题下面输

9、入具体的学生信息。输入后，鼠标单击A2单元格，在按住Shift键，用鼠标单击，选中所有记录，然后更改记录的对齐方式：水平和垂直都为“居中”；更改字体格式，将其“字体”设置为“宋体”；“字号”设置为“9”号，如图所示为单元格设置底纹为了能更好区分不同学籍状态的学生信息，可以为记录添加底纹。具体的操作步骤如下。（1）选中学籍状态为“休学”的学生记录，执行菜单栏【格式】|【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框，选择“图案”选项卡，然后从“颜色”选项中选择“黄色”，如图所示（2）设置完毕后单击【确定】按钮，返回工作表，此时“学籍状态”为“休学”的一条记录加上了底纹，如图所示（3）依然选中第4条记录执

10、行菜单栏【编辑】|【复制】命令，然后选中第10条记录，执行菜单栏【编辑】|【粘贴】命令。此时第10条记录已经被第4条记录所替换，并且有“粘贴选项”智能标记出现，如图所示。（4）单击“粘贴选项”智能标记，从下拉菜单中选择“仅格式”单选项，即将源单元格中的格式设置复制到目标单元格中，如图所示设置单元格文字颜色选中要设置文字颜色的单元格选择工具栏中的“字体颜色”工具修改文字的颜色，在本例中选中“学籍状态”为“休学”的记录的所有单元格，鼠标单击字体颜色右边的小三角，在弹出的颜色选择对话框中选择“红色”如图所示。制作标题行（1）标题在所有记录的最上方，选中第一行，选择菜单【插入】|【行】，如图所示。（2

11、）选择A1输入标题名称“学生信息统计表”，如图所示。（3）选中A1到G1之间的所有单元格，选择工具上的“合并及居中”工具合并单元格并使单元格中的内容居中显示，如图所示。（4）将标题文字设置字体为“黑体”大小为“20”号，如图所示。为单元格添加边框Excel工作表中默认的网格是在表格编辑时给用户一个参考的依据，在表格预览和打印时均不能够显示出来，所以如果希望在打印时出现网格线，就要为表格设置边框。Excel2003为用户提供了多种类型的边框线，由用户自行选择，操作步骤如下。（1）选中所有记录，执行菜单栏中的【格式】|【单元格】命令，打开“单元格格式”对话框，选择“边框”选项卡。在“线条”的“样式

12、”列表框中，选择一种最粗的“直线”样式，从“颜色”下拉列表中选择“绿色”，然后单击【外边框】按钮，为所有记录添加“外边框”。（2）在“线条”的“样式”列表框中，选择一种最细的“直线”样式，然后单击【内部】按钮，为所有记录添加“内部”的线条。设置完毕后单击【确定】返回工作表，此时所有记录已添加了边框，如图所示。命名工作表在Excel工作簿中，工作表默认的名称是“Sheet1”、“Sheet2”、“Sheet3”等，这不利于体现工作表的作用，所以为它重新命名很重要。在此例中，把“Sheet1”工作表命名为“学生信息统计表”，具体的操作步骤如下。（1）执行菜单栏【格式】|【重命名】命令，当前工作表被

13、自动选中，如图所示（2）在工作表标签中直接输入文字即可以重命名工作表了。冻结窗格以快速浏览信息随着在信息表中添加的记录的增多，列标题往往会被逐渐上移直到被屏幕隐藏，这样不利于数据的输入与浏览。在Excel中提供了“冻结窗格”的能力，可以使需要始终保留在屏幕上的信息不随滚动条移动，冻结的对象可以使一行、一列或者是一个单元格，具体操作步骤如下。（1）选中第一条记录的D2单元格，执行菜单栏中的【窗口】|【冻结窗格】命令，此时D2单元格上面的“行”和左边的“列”就被冻结了，这时再使用滚动条浏览记录，冻结的部分不会做任何移动，如图所示。用户也可以根据需要对工作表中特定的行或列进行冻结操作，这样被冻结的行

14、或列就会在浏览记录时始终显示在屏幕中。打印学生信息统计表制作好的“学生信息统计表”有时候需要打印出来。在打印的设置中需要设置相关的页面选项和打印选项，操作步骤如下。1、设置打印页面和重复标题要将“学生信息统计表”打印到纸张上，就必须首先设置纸张的页面大小和打印边距等，操作步骤如下。（1）执行菜单栏【文件】|【页面设置】命令，打开“页面设置”对话框，单击“页面”标签，打开“页面”选项卡。在“方向”选项区域中，单击“纵向”单选按钮，将纸张设置为“纵向”，“纸张大小”设置为要打印的纸张大小，如图所示（2）打开“页边距”选项卡，在此选项卡中，调节“上”、“下”、“左”、“右”页边距，使得员工通讯录表格在纸张上的布局更加合理。在“居中方式”选项中选择“水平”选项，如图所示。（3）如同Mccrosoft Word应用程序一样，在Microsoft Excel应用程序中也可以为打印的工作表设置页眉和页脚。打开“页眉/页脚”选项卡，然后单击【自定义页眉】按钮，打开“页眉”对话框，在“左”、“中”、“右”文本框中，单击快捷按钮，插入要添加的页眉项，这样就可以打印出相应的页码和单位名称等信息，如图所示。在“页眉”对话框中，通过提供的一系列快捷按钮可以完成信息插入的自动化操作，这些按钮的使用说明如下（从左