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1、第12章 项目采购管理,项目采购管理,12,本章考纲要点,采购管理的相关概念 用于采购计划编制的技术和工具 常见的询价文件 招标与供方选择 合同收尾 对应中级教材第十四章 P382 对应高级教材第十三章 P293,12.1 项目采购管理概述,项目采购是指从执行组织外部购买或获得完成工作所需的产品、服务或成果。 项目采购的相关人主要是买方和卖方，有时也有可能会出现作为项目监理的第三方。 买方决定采购后会和卖方签订合同，根据商业规则，合同的甲方为买方，乙方为卖方，因此又将采购中的买方称为甲方，卖方称为乙方。,12.1 项目采购管理概述,“采购”一词被广泛用于政府行为中，许多企业喜欢使用“购买”，而
2、IT行业经常使用的是“外包”这个词。 在IT企业中，项目外包则通常是指将IT项目中的工作内容转移给别的组织或个人来完成，如果只是部分工作内容发生转移称为部分外包，如果全部工作内容都转移出去则称为整体外包。 在IT项目中，外包多发生在软件项目这种有关人的工作量比较密集的项目中。,12.1 项目采购管理概述,采购与外包的作用 采购方要进行IT项目的采购或外包，不管是什么原因，将进行项目的采购和外包至少有如下作用： 有利于专注于核心业务 得到技能和技术 提高效益 规避项目风险 降低企业长期营运成本,12.1 项目采购管理概述,采购的基本原则 1、成本效益原则 2、质量原则 3、进度配合原则 4、公平
3、竞争原则,12.1 项目采购管理概述,项目采购过程 采购规划：决定采购的内容和在什么时侯采购 编制询价计划：拟订所需产品的相关文件和识别潜在的供应商 询 价：采购方和潜在的供应商进行交互的过程 供方选择：采购方从潜在的供应商中进行选择 合同管理：对合同进行管理，确保合同条款的完成 合同收尾：对项目基本完工的确认与验收,项目采购管理,12,12.2 项目采购计划,12.2 项目采购计划,进行采购以前，应该对采购作出规划，以确定哪些项目需求可以通过采购产品、服务或成果。 通过采购来平衡项目中的各种资源，以使项目走向成功。采购规划过程需要解决的问题是： 是否需要采购 如何采购 采购什么 采购多少 何
4、时采购,12.2 项目采购计划,项目采购的依据 1、事业环境因素 包括市场条件，从市场可获得的产品、服务和成果，按照何种条件和条款从何处获得。 2、组织过程资产 需考虑的正式和非正式的与采购相关的政策、程序、指导原则和管理体现。 3、项目范围说明书 描述与项目范围有关的项目边界、要求、制约因素和假设条件。,12.2 项目采购计划,4、工作分解结构（WBS） 项目各组件之间及其与项目可交付成果之间的关系 5、工作分解结构词汇表 工作的详细说明，包括可交付成果的识别，以及工作描述 6、项目管理计划 考虑有哪些计划成果可利用,12.2 项目采购计划,项目采购规划成果 1、工作说明书：足够详细地描述工
5、作的内容，以便让潜在的供应商理解并决定是否能提供所需的产品、服务，并能估算出一个适当的价格。 2、采购管理计划：描述如何管理从采购文件到合同收尾的采购过程，主要包括如下的内容： 项目合同中规定的可交付成果的进度； 自制还是外购的建议； 比较合适的潜在供应商的评价标准和优选的初步建议； 提出项目团队的采购工作分工与行动计划等。,12.2 项目采购计划,项目自制外购分析 根据成本分析项目是自行开发还是外购， 有时也需要考虑一些其它的因素，如某些企业对数据保密性、系统安全性、软件的可靠性要求较高，当自己有足够的人力资源保障，就应当考虑自行研发。 IT项目技术性比较强，在项目采购规划过程中，咨询内部或
6、外部的专业技术专家的意见是非常必要的。,12.2 项目采购计划,项目采购管理,12,12.3 编制询价计划,12.3 编制询价计划,编制询价计划、询价、选择供应商这些过程称为“招投标”。这些过程都需要采购方、供应方参与，需要获得产品、服务或成果的一方称为采购方，提供产品、服务或成果的一方称为供应方。 作为软件开发商极有可能成为采购方也有可能成为供应方，当他们为需方开发软件产品时为供应方，当他们将负责开发的软件外包时就成为了采购方。 在供应关系没有确立之前，可能有多家供应方参与投标，这些供应方统称为潜在的供应方。,12.3 编制询价计划,编制询价计划 编制询价计划的过程中要准备询价所需的文件和确
7、定合同签订的评判标准，此过程中产生的文件有招标书、征求建议书、询价书、招标通知、洽谈邀请函等，其中最为常用的是招标书。 采购方常将招标书发送给潜在的供应商，以征求潜在的供应商的产品、服务解决方案和报价，得到潜在的供应商的进一步情况，以利于询价乃至于作出供应商选择。,12.3 编制询价计划,招投标文件类型 投标邀请书（IFB） 邀请潜在的供应商投标的文件 询价邀请书（RFQ） 用于征求潜在卖方报价或标书的文件 建议邀请书（RFP） 邀请供应商提供方案的文件,12.3 编制询价计划,编制询价计划 1、撰写一份好的招标书是项目采购管理中的关键步骤之一。 2、然而写出一份好的招标书并非易事，需要编写人
8、员既站在采购方的立场也要为潜在的供应商考虑。 3、评价标准的制定 例如： 技术手段30% 管理方法30% 历史绩效20% 价格因素20%,项目采购管理,12,12.4 询价,12.4 询价,询价就是从潜在的供应商处获得项目建议书或标书;在这个过程中潜在的供应商将要做大部分的工作，采购方潜在的供应商需要不断的进行沟通，包括召开招投标会议来回答潜在的供应商的问题。 在大多数情况下，会有多家潜在供应商提供采购方所需要的产品或服务，并能收到多份标书，这时采购方可以利用这种竞争性的环境，以更低的价格获得更好的服务。,12.4 询价,选择供应商 在收到潜在的供应商提供的建议书（或标书）后，采购方就要选择一
9、家供应商或取消采购。 选择供应商的过程包括评估投标者的建议书、选择一个最佳的投标者、进行合同谈判、签订合同等过程。 价格或费用可能是选择供应商的主要因素，但如果供应商并不能及时或保质保量地交付产品、服务或成果，则供应商的声称的最低价格未必就真的具有足够的竞争力。,12.4 询价,选择供应商 建议书（或标书）通常分成技术（方案）和商务（价格）两部分，有时还要求加入项目管理部分。 选择供应商是一个费时而又繁琐的过程，询价和评估过程有可能要反复地进行，谈判也会是这样，需要细心而又耐心地面对。,12.4 询价,选择供应商,投标书（建议书）评价样表,12.4 询价,选择供应商,供应商评价样表,项目采购管
10、理,12,12.5 供方选择,12.5 供方选择,招标方式（工程建设项目施工招标投标办法） 从世界各国的情况看，招标主要有公开招标和邀请招标等方式。 公开招标：是指招标人在指定的报刊、电子网络或其他媒体上发布招标公告，吸引众多的企业单位参加投标竞争，招标人从中择优选择中标单位的招标方式。 邀请招标：也称选择性招标，由招标人根据潜在供应商的资信和业绩，选择一定数目的法人或其他组织，向其发出投标邀请书，邀请他们参加投标竞争。 政府采购采用以下方式： （一）公开招标； （二）邀请招标； （三）竞争性谈判； （四）单一来源采购； （五）询价； （六）国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。,12
11、.5 供方选择,政府采购采用以下方式： （一）公开招标 （二）邀请招标 （三）竞争性谈判 （四）单一来源采购 （五）询价 （六）国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。,12.5 供方选择,供应商选择的工具和技术,1.合同谈判 2.加权系统 3.筛选系统 4.独立估算,12.5 供方选择,招投标管理法律法规 项目的招投标有明确的法律法规，它们对招标人、投标人、评标人、中标人的资格，必须遵守的规则和纪律进行了严格的规定。 我国政府颁布的中华人民共和国招标投标法是一部法律文件，对项目的招投标过程进行了详细的规定。,公开招标的流程 组建招标班子 编制招标文件和标底 发布招标公告 投标者资格预审
12、 文件答疑 开标、询标、评标 决标、授标、签约,12.5 供方选择,12.5 供方选择,投标,12.5 供方选择,开标,12.5 供方选择,评标,12.5 供方选择,中标,项目采购管理,12,合同包括哪些内容：,当事人的名称或者姓名和住所 标的 数量 质量 价款或者报酬 履行期限、地点和方式 违约责任 解决争议的方法 。,12.6 合同管理及合同收尾,12.6 合同管理及合同收尾,12.6 合同管理及合同收尾,合同管理要点 对于使用来自多个供应商提供的产品、服务或成果的大型项目来说，合同管理的关键是管理买卖方间的接口，以及多个卖方间的接口。,12.6 合同管理及合同收尾,合同分类(按照合同计价
13、方式) 固定价和总价合同 单价合同 成本加酬金合同,12.6 合同管理及合同收尾,12.6 合同管理及合同收尾,12.6 合同管理及合同收尾,12.6 合同管理及合同收尾,合同收尾,12.6 合同及合同收尾,合同收尾 产品验证 所有的工作是否都已经完成？ 是否正确？ 客户是否满意？ 管理收尾 分析项目中的经验与教训 将所有的项目文档归档 为将来的项目提供参考,12.6 合同收尾,采购审计和档案管理系统 从编制采购管理计划一直到合同收尾过程的整个采购过程中，采购审计都对采购的完整过程进行系统的审查。采购审计的目标是找出本次采购的成功和失败之处，以供项目执行组织内的其他项目借鉴。 合同档案管理系统是一种自动的工具系统，项目经理使用它来管理合同和记录合同执行情况。,谢 谢!,
