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1、12. 项目采购管理,项 目 采 购 管,6个过程 12.1 规划采购 12.,12.2 执行采购 12.3 管理采购,理 12.4 结束采购,o 我准备把项目中的一部分范围分包出去，需要签署,分包合同。如何签署分包合同，才能最大限度地把,成本超支的风险规避掉？,1. 固定价格合同。在合同中把范围定义清楚， 完 成该范围，付给分包一个固定的价格110万； 2. 按照费率单价计算。合同中只规定人员和材料,的单价。项目结束后，按照实际用的资源数量 乘以单价，给分包付钱。,3. 成本补偿方法。分包把发生的成本发票和单据 给我，我实报实销。另外，我给他10万作为他,的利润。,4. 成本补偿。另外我给他
2、预估成本的10%作为他,的利润。,5. 也是成本补偿。我给他10万元作为利润。但是 如果报销的成本总计低于100万，那么和100,万相比，省下的部分，我和他五五开。,o 在成本加激励费用的合同中，预计成本是100 000，预计支付给乙方的费用作为乙方的盈利为 10 000，如果实际成本有节省或者超出，甲乙双 方分摊比例为70/30。 o 合同执行结束，实际成本为120 000。 o 请问甲方应该一共只付给乙方多少钱？,A. B. C. D.,130 000 4 000 110 000 124 000,3-3 合同类型,合同类型决定了买卖双方风险的分担。 三种类型：,o 总价合同 最常见 o 成
3、本补偿合同,o 工料合同 Time ,o 买方：buyer, client, customer, prime contractor, contractor, acquiring org., gov. agency, service requester, purchaser. o 在合同生命周期中，卖方角色的转变： Bidder selected source contracted supplier.,合同生命周期,o 项目采购管理过程中的各种活动形成了合同,的生命周期。,o 一个项目中可能包含多个合同。每个合同的,生命周期可能并不重合。,12.1 规划采购 o 采购规划确定哪些项目需求可以通过
4、从项目组织之 外采购产品、服务或成果得以实现。包括：采购决 策、采购方法以及潜在的卖方。 o 采购规划过程包括,n,是否采购、如何采购、采购什么、采购多少、何时采购,等的确定 n 对采购决策施加影响，比如确定卖方是否需要有法律所 要求的专业执业证书 n 在进行make-or-buy decision时候的风险分析 n 合同类型的选择,12.1 采购规划,1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.,范围基线 需求文档 团队协议 风险登记册 风险相关的合同 决策 活动资源需求 项目进度计划,8. 9.,活动成本估算 成本绩效基线,依据,1. 2. 3.,自制或外购分析 专家判断 合同类型,工具与技术
5、,1. 2. 3. 4. 5. 6.,采购管理计划 采购工作说明书 自制或外购决策 采购文件 卖方选择标准 变更请求,成果,10. 企业环境因素 11. 组织过程资产,11-1 范围基线,o 范围说明书 o WBS,o WBS词典,11-2 需求文档 o 关于项目和产品的需求 o 关于合同和法律的需求,n n n n n,平等就业机会 知识产权 保险 环境 安全等,11-3 团队协议、合作协议,o 这些协议定义了两个或多个实体之间的合作,关系，协议也定义了各方的买卖角色。,o 如果存在生效的团队协议，那么在项目采购,规划之间，已经预先确定了卖方和买方的角 色等。,比如：长期合作协议等,11-4
6、 风险登记册,11-5 风险相关的合同决策,o 在确定风险应对措施的时候，有些风险可以,通过采购、分包、或者定义合同条款进行规 避。,o 此时，在制定采购计划的时候，要充分落实,以上的策略。,输入 o 11-10 企业环境因素：,n n n n n,市场环境 市场上是否有计划采购的成品？ 供应商的过去表现和声誉 典型的产品/服务/结果条款 独特的当地需求,o 11-11 组织过程资产：,n n n,正式的采购政策和流程。 管理系统。有助于制定采购管理计划等。 优先选择的卖方清单,3-1 Make/buy 决策,o 决策时要考虑的因素：,n 预算的约束,n 采购成本效益分析。分析成本时，需要考虑
7、采 购的直接费用+间接费用比如：招标费用、管 理费用等,n 除了make/buy之外，还可以考虑租赁。,3-2 专家判断,o o o o,法律专家 技术专家 业务专家 等,3-3 合同类型,合同类型决定了买卖双方风险的分担。 三种类型：,o 总价合同 最常见 o 成本补偿合同,o 工料合同 Time Total Pay:285,000.,b) Profit:45,000+(-90,000)*40%,=9,000; Total Pay:399,000.,c) Profit:-50,000；Total Pay:400,000.,6-1 采购管理计划,是PMP的一部分，包括对从编写采购文件一直到合同
8、关闭整个过程,的指导。如：,o 采用的合同类型 o 采购风险的应对,o 如果评估标准要求有独立估算，由谁来完成估算 o 如何和组织的采购部进行合作 o 标准的采购文件,o 多个供应商的管理计划,o 采购和项目其他目标之间的平衡：进度、成本、质量 o 影响采购的假设和约束因素 o 采购周期,o （更多内容，请参考12.1.3.1）,6-2 采购SOW 采购SOW是项目整体范围基线的一部分，每份采购 SOW仅说明和该合同相关的范围范围。包括： n 产品/交付物 n 规格/需求。 规格用来描述一个产品，需求用来描述系 统、服务、结果等交付物。,n n n,数量 质量要求、性能要求 交付日期,n n
9、n,期望的工作地 是否需要乙方提供绩效报告，如需要，对绩效报告的要 求。 是否需要售后服务，如需要，对售后服务的要求。,清楚、完整、简明 Clear, Complete, Concise,Procurement Statements of Work,6-3 Make/buy 决策,o 记录决策和决策理由。,o 记录采购风险的应对策略。比如：是否增加,保险条款、绩效指标等在合同中。,6-4 采购文件 o 文件目的：用来从潜在的卖方那里获得建议书 （proposal）。 o Common names for different types of procurement documents incl
10、ude:,n n n n n n n,RFI：Request For Information IFB：invitation for bid, RFP：request for proposal, RFQ：request for quotation, tender notice, Invitation for negotiation, Seller initial response,6-4 采购文件,o 当所采购的是商用成品或标准产品时，多是,询价。所以用的术语为：bid, tender, quotation.,o 当所采购的为客户化方案时候，多是征询建,议书，用的术语为：Proposal.,6-
11、4 采购文件 o 买方编写采购文件的时候，应该考虑：便于 潜在卖方根据采购文件提交完成的准确的应 答，也便于对所有应答进行评估。 o 采购文件内容：,n n n n,期望的应答方式； 相关的采购SOW； 所需的合同条款； 政府采购有自己特殊的格式要求。,采购文件举例,买方准备：,参考,6-5 供应商选择标准,o 选择标准通常包括在采购文件中。,o 评估标准可以是主观的、也可以是客观的。 o 有些采购主要考虑成本，此时不仅要考虑直,接采购成本，还要考虑交付的附加成本。,Source Selection Criteria,6-5 评估因素,o o o o,采购成本 对需求的理解 全生命周期成本 技
12、术能力,o o o,风险 管理路线 技术路线,o o o o,质保期 财务能力 生产能力和兴趣 卖方业务规模和类型,（资质） o 成功案例 o 知识产权,o 所有权,6-6 变更请求,o 比如提出修改PMP中的某个部分。,问题分析：,o 张岩的项目发生了问题。请帮助他分析一下。,o 张岩的项目快要结束了。（好事）,o 合同中有一项是向客户提供Oracle产品。合同中有 产品清单，也有报价：USD4,200。银蓝公司也不,需要做什么，倒买倒卖？（简单）。,o 看了合同签定之后的成本价格预算单，Oracle这个,产品的买入价格是4000。,o 张岩去Oracle采购的时候，Oracle说价格是40
13、00。,那是我们给代理的价格，你要么成为我们的代理，要 么去找我们的代理。,o 张岩去找Oracle的代理。代理说，好，马上就出货。,价格4300。,o 张岩问公司的相关部门，银蓝是否能成为Oracle的,代理。答案是一直再谈，但是有些条款谈不妥。什么 时候能谈成，说不好。,12.2 执行采购,o 过程目的：获取卖方的建议书，选择卖方，,签署合同。,o 在一个复杂的采购中，这个过程可以重复多,次。比如：初选-复选等。,12.2 执行采购,1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.,PMP 采购文件 供应商选择标准 合格卖方清单 卖方的建议书 项目文档 Make/buy决策 团队协议
14、组织过程资产,依据,1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.,投标人会议 建议书评估技术 独立估算 专家判断 广告 互联网搜索 采购谈判,工具与技术,1. 2. 3. 4. 5. 6.,选定的卖方 采购合同授予 资源日历 变更请求 PMP更新 项目文档更新,成果,输入：,8. 团队协议。如果事先 有这种合作协议，则 这个过程中只需要写 PSOW，并就合同进 行谈判和签署。 9. 组织过程资产 o 潜在的合格卖方清单 o 卖方以往合作记录,1. PMP：内含采购管理 计划 2. 采购文件 3. 供应商选择标准 4. 合格卖方清单 5. 卖方的建议书 6. 项目文档 n 风险登记册 n 和风险相关
15、的合同决 策 7. Make/buy决策,7-1 投标人会议,Bidder Conferences,o 在交付方案建议书之前，买方和所有潜在卖 方举行的会议； o 目的主要是答疑和澄清。保证投标人对采购 目的有清楚的、相同的理解； o 会议上买方对问题的解答和澄清，可以作为 招标文件的正式组成部分； o 在招标会议上，所有的潜在卖方都要得到同 等对待，以求获得最佳的投标结果。 也被称为：contractor conference, vendor conference, pre-bid conference.,7-2 建议书评估技术,o 根据卖方给予的应答，对照事先定义的标准,和权重。,o 买方
16、的采购政策中通常会定义评估流程。 o 评标委员会在做出决策之前需要得到管理层,的批准。,Mpg: 每加仑英里数,参考,7-3 独立估算,o 也叫should cost. 合理费用。,o 谁来做：买方自己完成 .or. 外部专业的估算师完成； o 目的：作为标杆benchmark，用来评价乙方报价的合,理性。如果和独立估算最接近，则说明报价最合理。,o 如果出现seller报价和独立估算差异很大，可能是：,n PSOW本身编写的不清晰/完整。 n 对SOW理解有误,n 对SOW的回答不全面 n 市场条件发生变化 n 等,7-4 专家判断 o 用来对建议书进行评估； o 需要多个专家小组，负责采购的不同领域。 o 项目涉及到的各个专业的专家，如：,n n n n,法律 合同 财务 工程,商务小组 技
