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1、12. 项目采购管理,项 目 采 购 管,6个过程 12.1 规划采购 12.,12.2 执行采购 12.3 管理采购,理 12.4 结束采购,o 我准备把项目中的一部分范围分包出去,需要签署,分包合同。如何签署分包合同,才能最大限度地把,成本超支的风险规避掉?,1. 固定价格合同。在合同中把范围定义清楚, 完 成该范围,付给分包一个固定的价格110万; 2. 按照费率单价计算。合同中只规定人员和材料,的单价。项目结束后,按照实际用的资源数量 乘以单价,给分包付钱。,3. 成本补偿方法。分包把发生的成本发票和单据 给我,我实报实销。另外,我给他10万作为他,的利润。,4. 成本补偿。另外我给他
2、预估成本的10%作为他,的利润。,5. 也是成本补偿。我给他10万元作为利润。但是 如果报销的成本总计低于100万,那么和100,万相比,省下的部分,我和他五五开。,o 在成本加激励费用的合同中,预计成本是100 000,预计支付给乙方的费用作为乙方的盈利为 10 000,如果实际成本有节省或者超出,甲乙双 方分摊比例为70/30。 o 合同执行结束,实际成本为120 000。 o 请问甲方应该一共只付给乙方多少钱?,A. B. C. D.,130 000 4 000 110 000 124 000,3-3 合同类型,合同类型决定了买卖双方风险的分担。 三种类型:,o 总价合同 最常见 o 成
3、本补偿合同,o 工料合同 Time ,o 买方:buyer, client, customer, prime contractor, contractor, acquiring org., gov. agency, service requester, purchaser. o 在合同生命周期中,卖方角色的转变: Bidder selected source contracted supplier.,合同生命周期,o 项目采购管理过程中的各种活动形成了合同,的生命周期。,o 一个项目中可能包含多个合同。每个合同的,生命周期可能并不重合。,12.1 规划采购 o 采购规划确定哪些项目需求可以通过
4、从项目组织之 外采购产品、服务或成果得以实现。包括:采购决 策、采购方法以及潜在的卖方。 o 采购规划过程包括,n,是否采购、如何采购、采购什么、采购多少、何时采购,等的确定 n 对采购决策施加影响,比如确定卖方是否需要有法律所 要求的专业执业证书 n 在进行make-or-buy decision时候的风险分析 n 合同类型的选择,12.1 采购规划,1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.,范围基线 需求文档 团队协议 风险登记册 风险相关的合同 决策 活动资源需求 项目进度计划,8. 9.,活动成本估算 成本绩效基线,依据,1. 2. 3.,自制或外购分析 专家判断 合同类型,工具与技术
5、,1. 2. 3. 4. 5. 6.,采购管理计划 采购工作说明书 自制或外购决策 采购文件 卖方选择标准 变更请求,成果,10. 企业环境因素 11. 组织过程资产,11-1 范围基线,o 范围说明书 o WBS,o WBS词典,11-2 需求文档 o 关于项目和产品的需求 o 关于合同和法律的需求,n n n n n,平等就业机会 知识产权 保险 环境 安全等,11-3 团队协议、合作协议,o 这些协议定义了两个或多个实体之间的合作,关系,协议也定义了各方的买卖角色。,o 如果存在生效的团队协议,那么在项目采购,规划之间,已经预先确定了卖方和买方的角 色等。,比如:长期合作协议等,11-4
6、 风险登记册,11-5 风险相关的合同决策,o 在确定风险应对措施的时候,有些风险可以,通过采购、分包、或者定义合同条款进行规 避。,o 此时,在制定采购计划的时候,要充分落实,以上的策略。,输入 o 11-10 企业环境因素:,n n n n n,市场环境 市场上是否有计划采购的成品? 供应商的过去表现和声誉 典型的产品/服务/结果条款 独特的当地需求,o 11-11 组织过程资产:,n n n,正式的采购政策和流程。 管理系统。有助于制定采购管理计划等。 优先选择的卖方清单,3-1 Make/buy 决策,o 决策时要考虑的因素:,n 预算的约束,n 采购成本效益分析。分析成本时,需要考虑
7、采 购的直接费用+间接费用比如:招标费用、管 理费用等,n 除了make/buy之外,还可以考虑租赁。,3-2 专家判断,o o o o,法律专家 技术专家 业务专家 等,3-3 合同类型,合同类型决定了买卖双方风险的分担。 三种类型:,o 总价合同 最常见 o 成本补偿合同,o 工料合同 Time Total Pay:285,000.,b) Profit:45,000+(-90,000)*40%,=9,000; Total Pay:399,000.,c) Profit:-50,000;Total Pay:400,000.,6-1 采购管理计划,是PMP的一部分,包括对从编写采购文件一直到合同
8、关闭整个过程,的指导。如:,o 采用的合同类型 o 采购风险的应对,o 如果评估标准要求有独立估算,由谁来完成估算 o 如何和组织的采购部进行合作 o 标准的采购文件,o 多个供应商的管理计划,o 采购和项目其他目标之间的平衡:进度、成本、质量 o 影响采购的假设和约束因素 o 采购周期,o (更多内容,请参考12.1.3.1),6-2 采购SOW 采购SOW是项目整体范围基线的一部分,每份采购 SOW仅说明和该合同相关的范围范围。包括: n 产品/交付物 n 规格/需求。 规格用来描述一个产品,需求用来描述系 统、服务、结果等交付物。,n n n,数量 质量要求、性能要求 交付日期,n n
9、n,期望的工作地 是否需要乙方提供绩效报告,如需要,对绩效报告的要 求。 是否需要售后服务,如需要,对售后服务的要求。,清楚、完整、简明 Clear, Complete, Concise,Procurement Statements of Work,6-3 Make/buy 决策,o 记录决策和决策理由。,o 记录采购风险的应对策略。比如:是否增加,保险条款、绩效指标等在合同中。,6-4 采购文件 o 文件目的:用来从潜在的卖方那里获得建议书 (proposal)。 o Common names for different types of procurement documents incl
10、ude:,n n n n n n n,RFI:Request For Information IFB:invitation for bid, RFP:request for proposal, RFQ:request for quotation, tender notice, Invitation for negotiation, Seller initial response,6-4 采购文件,o 当所采购的是商用成品或标准产品时,多是,询价。所以用的术语为:bid, tender, quotation.,o 当所采购的为客户化方案时候,多是征询建,议书,用的术语为:Proposal.,6-
11、4 采购文件 o 买方编写采购文件的时候,应该考虑:便于 潜在卖方根据采购文件提交完成的准确的应 答,也便于对所有应答进行评估。 o 采购文件内容:,n n n n,期望的应答方式; 相关的采购SOW; 所需的合同条款; 政府采购有自己特殊的格式要求。,采购文件举例,买方准备:,参考,6-5 供应商选择标准,o 选择标准通常包括在采购文件中。,o 评估标准可以是主观的、也可以是客观的。 o 有些采购主要考虑成本,此时不仅要考虑直,接采购成本,还要考虑交付的附加成本。,Source Selection Criteria,6-5 评估因素,o o o o,采购成本 对需求的理解 全生命周期成本 技
12、术能力,o o o,风险 管理路线 技术路线,o o o o,质保期 财务能力 生产能力和兴趣 卖方业务规模和类型,(资质) o 成功案例 o 知识产权,o 所有权,6-6 变更请求,o 比如提出修改PMP中的某个部分。,问题分析:,o 张岩的项目发生了问题。请帮助他分析一下。,o 张岩的项目快要结束了。(好事),o 合同中有一项是向客户提供Oracle产品。合同中有 产品清单,也有报价:USD4,200。银蓝公司也不,需要做什么,倒买倒卖?(简单)。,o 看了合同签定之后的成本价格预算单,Oracle这个,产品的买入价格是4000。,o 张岩去Oracle采购的时候,Oracle说价格是40
13、00。,那是我们给代理的价格,你要么成为我们的代理,要 么去找我们的代理。,o 张岩去找Oracle的代理。代理说,好,马上就出货。,价格4300。,o 张岩问公司的相关部门,银蓝是否能成为Oracle的,代理。答案是一直再谈,但是有些条款谈不妥。什么 时候能谈成,说不好。,12.2 执行采购,o 过程目的:获取卖方的建议书,选择卖方,,签署合同。,o 在一个复杂的采购中,这个过程可以重复多,次。比如:初选-复选等。,12.2 执行采购,1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.,PMP 采购文件 供应商选择标准 合格卖方清单 卖方的建议书 项目文档 Make/buy决策 团队协议
14、组织过程资产,依据,1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.,投标人会议 建议书评估技术 独立估算 专家判断 广告 互联网搜索 采购谈判,工具与技术,1. 2. 3. 4. 5. 6.,选定的卖方 采购合同授予 资源日历 变更请求 PMP更新 项目文档更新,成果,输入:,8. 团队协议。如果事先 有这种合作协议,则 这个过程中只需要写 PSOW,并就合同进 行谈判和签署。 9. 组织过程资产 o 潜在的合格卖方清单 o 卖方以往合作记录,1. PMP:内含采购管理 计划 2. 采购文件 3. 供应商选择标准 4. 合格卖方清单 5. 卖方的建议书 6. 项目文档 n 风险登记册 n 和风险相关
15、的合同决 策 7. Make/buy决策,7-1 投标人会议,Bidder Conferences,o 在交付方案建议书之前,买方和所有潜在卖 方举行的会议; o 目的主要是答疑和澄清。保证投标人对采购 目的有清楚的、相同的理解; o 会议上买方对问题的解答和澄清,可以作为 招标文件的正式组成部分; o 在招标会议上,所有的潜在卖方都要得到同 等对待,以求获得最佳的投标结果。 也被称为:contractor conference, vendor conference, pre-bid conference.,7-2 建议书评估技术,o 根据卖方给予的应答,对照事先定义的标准,和权重。,o 买方
16、的采购政策中通常会定义评估流程。 o 评标委员会在做出决策之前需要得到管理层,的批准。,Mpg: 每加仑英里数,参考,7-3 独立估算,o 也叫should cost. 合理费用。,o 谁来做:买方自己完成 .or. 外部专业的估算师完成; o 目的:作为标杆benchmark,用来评价乙方报价的合,理性。如果和独立估算最接近,则说明报价最合理。,o 如果出现seller报价和独立估算差异很大,可能是:,n PSOW本身编写的不清晰/完整。 n 对SOW理解有误,n 对SOW的回答不全面 n 市场条件发生变化 n 等,7-4 专家判断 o 用来对建议书进行评估; o 需要多个专家小组,负责采购的不同领域。 o 项目涉及到的各个专业的专家,如:,n n n n,法律 合同 财务 工程,商务小组 技