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1、男领导女领导,男秘书 女秘书,时间管理与日程安排,本节要点,三、本节小结,二、日程安排,一、时间管理,四、技能训练,时间管理的好坏直接决定着秘书的工作效率和工作前景，秘书应学习先进的时间管理理论，从而为自己的个人发展奠定好良好的基础。,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、
2、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。,案例分析,一、时间管理,（一）时间管理的陷阱 （二）跨越时间陷阱 （三）ABCD时间管理法,（一）时间管理的陷阱,1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里 2、不好意思拒绝别人 3、“反正时间还早”拖延 4、文件满桌病 5、喋喋不休的“电话粥” 6、源源不断的信息,1.猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划 工作是程序化，规律
3、化，根本没必要做计划 计划常常被打断 不喜欢被计划束缚 “船到桥头自然直”,建立明确的目标并排列好先后顺序，制定出十年以上的长期目标、五年时十年的中期目标和一至五年需实现的短期目标。特别是每天抽出一定时间列出一天计划。,2. 不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易 拒绝请托会触怒请托者从而导致请托者报复 我想做一个广受爱戴的人 我不懂得如何拒绝,3“反正时间还早”拖延,工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。 时间管理陷阱隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4文件满桌病,安全感 犹豫的个性 半途而废的工作习惯 个
4、人的喜好,5喋喋不休的“电话粥”,不分优先顺序打电话 没有充分准备就打重要电话 电话的谈话离题 与喜欢的人打电话，容易失去对时间的控制,6源源不断的信息,纸张的形式：邮件、传真、备忘录、报纸、杂志、期刊、报告 电子的形式：电子邮件、互联网 声音的形式：面谈、电视、广播、电话,（二）跨越时间陷阱（返回）,要事第一 （ABCD法则 ，大石头理论） 以最终的结果来开始行动（以终为始） 学会说“NO！” 办公桌上的清理运动 恰当、有效地使用电话 筛选信息,把办公室变成一个省时工作站。对于自己的办公场所，要精心安排，寻找最佳布局和途径。,（三）ABCD时间管理分类法 （重点分类法）,1、分类法的基本原理
5、 事务80%的价值集中在20%的组成部分中，即表现为“关键的少数、次要的多数” 把80%的时间用于20%的工作中 2、列表分析ABC时间管理分类 见表2-1 3、确定ABCD工作的先后顺序 4、判断工作的有效性、重要性、关键性、创造性和迫切性,5、实行ABCD时间管理方法的步骤 A 独处。把应做的工作列出清单 B 归类 把清单上的工作分为特殊工作和日常工作 C 分析 四类 D 填写分类表 E 实施 全力以赴投入A类，直到完成或预计完成再转入B类 F 每天坚持如上步骤,实训：利用ABCD原则，对你本周内要完成的任务，进行归类,周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞的手忙脚乱
6、，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 1、给某客户打电话，与对方联系你的上司下周四将与他约会的事宜； 2、为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表； 3、向人力资源部门写报告，申请今年的休假日； 4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方； 5、拆封、分类和传递今天收到的邮件； 6、布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； 7、为上司预订周末去天津的火车票（北京出发）； 8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中个部门同事传阅； 9、在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接应电话等事宜。,案例分析,实训：利用ABCD原
7、则，进行归类,案例导入： 小菲大学毕业后，应聘到一家公司做行政。一次，公司李经理要到外地出差，小菲为他预定了周六上午10:30的机票。星期五的下午，小菲拿到了机票，交给了李经理。李经理叮嘱小菲说：“我晚上有个朋友聚会，可能会休息得很晚，明天早上不能晚起，否则就要误事。我家里人这几天回家探亲了，麻烦你明天8点以前给我打个电话叫醒我。”小菲答应了，可周六早上李经理醒来已经9:00了，小菲没有打电话给他。来不及职责小菲，经理匆忙赶往机场。可飞机已经起飞了，他只有改签下午航班，出现这一变故李经理海德通知接待方，免得对方接机人员在机场空等。，李经理出差回来后，问小菲怎么回事，她说是周六，所以早上起晚了，
8、来不及叫经理起床。 本案例，工作人员在那些方面失误？,第二节 日程管理,学习目标: 1、掌握日程管理的内容和原则； 2、学会制作日程表的方法 3、学会日程表的变更与管理,一、日程管理的内容,秘书日程安排的内容是把领导或组织每月、每周、每天的主要活动纳入计划，并下发给组织相关单位或部门。 领导或组织日常工作安排一般涉及以下内容：,1. 各种接待、约会。包括接待或会见本单位员工、外单位来宾和国外的来宾。 2. 商务旅行活动。当前各组织领导特别是企业领导经常到各地、各国去联系合作事宜，进行市场调研和参观学习。 3. 参加各类会议。各类组织都会经常举行不同类型的会议，领导部署重要的任务，或听取员工的建
9、议，或组织各类表彰会议等等。,4. 到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况，这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过程。 5. 组织的各类重大活动的安排。 6. 领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假，替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。,二、日程管理的基本要求：,1.统筹兼顾: 所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。 2.安排规范: 就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式
10、主义。 3.效率原则: 日程表的安排要体现效率原则。,4.突出重点:采用ABCD法则,对完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。,5.留有余地: 安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导有空隙时间。 6.适当保密: 领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细以防泄密。 7.事先同意: 在安排领导的日程表时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。 其他：常提醒领导； 领导者未通过
11、秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表； 已进行完的日程要及时标出,案例：会谈超时 按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题。十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会。到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一
12、张纸条。纸条有这么几种写法： a、“老总，李总已到。你已经超过30分钟了！” b、“老总，李总已到。还让李总等多久？” c、“老总，李总已到。李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？” d、“老总，李总已到。你去接待李总吧，刘总我来接待。” e、“老总，李总已到。我怎么向他解释？”,在以下这些时候不要为上司安排约会： （1）上司快要下班的时候。 （2）上司出差刚回来。 （3）节假日过后上司刚刚上班。 （4）上司连续召开重要会议或活动。 （5）上司的身体状况不是太好的时候。 （6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。,三、日程管理的形式,1、日程表的种类 （1）年
13、计划表 如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等（比较粗糙）。如有必要，也可按照半年 如：2013年6月10月学院主要活动安排表 （2）月计划表 如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等 （3）周计划表 如经常性的工作、业务等 （4）日志 如各种临时性活动等 2、专项活动方案,年预定表 （未完）,周预定表（未完） 22日(一) 28日(日),四、制作日程表的方法,1、年度日程表 不必要太细，只要把年度一些固定的重大活动，如董事会、全国经销商大会等重要活动记录在这个表内就可以。,2、月内日程表 根据年度日程表进行安排的，上面注明上司出差，
14、开会等重大事项。每个月连续制作。,3、本周日程表 一周之内的主要活动，如开会、外出拜访客户、听取汇报等记在这个表内，这是上司一周之内具体安排的基本依据。,4、当天日程表 依据周日程表制定出来。,点评：当天的活动中，重要的是接待外商B公司代表团，参观考察和宴请不可更改。高层会议安排在周一。中午视察半小时，来回赶路，且联营厂可能午休。下午活动偏松,五、日志系统,1、日志概述 日志是根据周计划表写出的一天时间内组织领导活动计划。 一般分为两种类型： 纵以时间为线索; 横以事务为线索 。,2、日志的方法,（1）手工填写的工作日志 （一本为上司用，另一本为自己用）,工作日志通常两本：上司使用；自己使用,
15、使用工作方法： 1、提前了解，当日一早再次确定补充 2、在自己日志上标明当日应完成的任务 3、输入信息，先用铅笔，确认后用水笔正式标明，还可使用不同色彩 4、信息完整（时间、地点、姓名、联络） 5、当日出现情况变化，立即更新日志，并告知上司出现的变化 6、上司日志变化的同时，更改自己的日志，做好更变的善后工作 7、自己的日志要标明上司活动的准备工作，逐项落实 8、协助和提醒上司执行日志计划,注意事项,秘书日志比上司日志更为细、详、准、繁 若有突发事件，立即更改，不得缓误，并上传下达 预有足够的时间来安排会议,3、上司工作日志的内容,（1）上司在单位内部参加的会议、活动（要记录清楚时间、地点、内
16、容） （2）内部接待的来访者（要记录清楚姓名、单位详情、约会时间） （3）单位外部参加会议、活动、约会（要记录清楚时间、地点、细节、联络方式） （4）个人的安排（看病） （5）私人的信息（亲属生日）,注意事项,所有日程安排，均由上司的意向决定，高级秘书的任务是使其规范化、系统化表格化。 每周每日的工作活动都不能排得太满，要留出适当的空隙，以便安排临时性工作，同时要考虑上司的习惯，留出其处理日常公务的时间。 两项活动之间要留出适当的间隔，尤其对外出的活动，一定要给上司留出足够的路途上所需的时间。,4、秘书日志内容,包含上司日志内容 上司各项工作活动的准备事宜 上司交办的工作 自己职责中应作的工作（撰写总结、值班）,工作日志总经理秘书日志（表2-3）,5、日志的变更,原定结束时间延长超时 追加紧急的或新添的项目 项目的时间调整、变更 项目的终止或取消 注：应尽量想办法将日程安排的变更限制在最小的范围,针对变更，秘书应注意,1、安排活动之间要留10-15分钟左右的时间间隙 2、项目调整，应遵循先急重后轻缓的原则 3、变更后，做好通知、
