{时间管理}职场时间管理技巧讲义

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1、职场时间管理技巧,Time management skills in the workplace ,长沙分公司 叶思含,目录,什么是时间管理？,为什么要进行时间管理？,如何管理有限的时间？,1,2,4,contents,3,工作时遇到干扰怎么办？,什么是时间管理？,What is time management,时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。 时间管理的目标 是掌握工作的重点 时间管理的本质 是管理个人，是自我的一种管理 时间管理的方法 是通过良好的计划和授权来有序高效完成工作,什么是时间管理？,什么是时间管理？,时 间

2、 管 理 理 念 的 沿 革,第四代时间管理理论,第二代理论,第三代理论,第一代理论,着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力,依据轻重缓急设定目标，再逐日设定实现目标的计划,重要的事先做，兼顾重要性与急迫性，讲求多方面平衡，改变思想而非改变行为,强调行事历与日程表，反映到时间管理以注意到规划未来的重要。,为什么要进行时间管理？,Why do we have time management,为什么要进行时间管理？,下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes” Or “ No”. 1 你通常工作很长时间吗？ 2 你通常把工作带回家吗？ 3 你感到很少花时间去做你想做的事吗？

3、4 如果没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5 即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6 你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7 你经常在做重要工作时被打断吗？ 8 你经常占用用餐时间工作吗？ 9 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10 你时常把工作推到最后一分钟，然后很努力的去做完它们？ 11 你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12 你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13 当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14 你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15 你是否太忙于一些琐碎的事而没有去做与目标一致的大事？ 16 你是否有沉醉于过去的成功

4、或失败之中而没有着眼于未来？,测测你的时间安排是否合理,1216 “yes”,救命！你在时间管理上需改进,812 “yes”,48 “yes”,04 “yes”,当心！你需要重新审视你的时间行动指南,可以！方向正确，但需要提高冲劲,恭喜！坚持并保留你的方法,为什么要进行时间管理？,测测你的时间安排是否合理,为什么要进行时间管理？,假设：平均80岁寿命 1-20、60-80忽略不计，余下40岁是工作时间,假如：我们只有3.3年的时间去创造价值，我们如何管理它？！,在有限时间内“做我们希望做的事”： 在有限的时间里做更多有效的工作 平衡我们花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人 成为时

5、间的主宰，使生活感到轻松 避免做我们不希望做的事： 减少可能被浪费的时间 避免忘记去做重要的事 避免因迟到而失信于人 避免天天在时间的压力下度过人生,为什么要进行时间管理？,如何管理有限的时间？,How to manage a limited time,测一测你真的很忙吗？,（在对应的色块里打上勾，最后做出统计）,保证绝对真实的数据，然后数一数： 集中精力工作 小时 无意义浪费时间 小时 真正的休息 小时,测一测你真的很忙吗？,数据调差发现 绝大多数“繁忙”的人，其实大多数时间都在完成要事与琐事之间切换耗费时间！,记录时间日志，看看你每天都忙了些什么？,如何管理有限的时间？, 时间记录法,示例

6、展示：,你是否发现：很多预期的事情因为突发事件的干扰，或临时工作的安排，并未达到实际的结果？ 你是否发现：每天被各种工作忙得焦头烂额，然而回顾一天下来却什么成果都没有？,如何管理有限的时间？, 时间记录法,如何管理有限的时间？, 时间记录法,记录时间日志的好处,提醒你珍惜时间； 分析自己时间的投入与产出； 找到你的最高效工作时间段！, 找出自己最高效的工作时段，做最重要的事情，其它事情做合理安排,第二象限,如何管理有限的时间？,第一 象限,第三 象限,第四 象限,有期限压力的计划 急迫的问题 工作危机 思考：真的有那么多重要而且紧急的事情吗？,制定工作规划 改进工作效能 建立良好的人际关系 思

7、考：如何避免更多的事情进入令人讨厌的第一象限？,不速之客来访 临时电话、临时会议 临时通知、信息反馈 思考：我们如何尽量减少第三象限的事务？,无聊的事情 盲目的事情 娱乐的事情 思考：我们的工作中是否有必要进入这个象限？,不重要不紧急,重要不紧急,重要且紧急,不重要紧急, 四象限法,小，为下面的事项清单分类,第三象限,第一象限,第二象限,第四象限,领导安排写一个终端促销方案 做商家促销活动动员会宣传ppt 和领导一起参加商家活动动员会,临时的工作会议 帮助同事解决函数公式设置问题 若干用于产品考试的微信群通知 回答导购提出的系统软件安装问题,看红海行动电影 通过网络收看NBA转播,对近期竞品畅

8、销机型动态分析 完成上月低效门店及人员费用分析 收集整理投标需要的企业资质资料 做一次新品的视频直播培训,小，为下面的事项清单分类,不重要不紧急,重要不紧急,重要且紧急,不重要紧急,Diarize （定在具体高效时间段做）,Do it now！ （马上就做）,Dont do it （别去做了）,Delegate （适当授权/委托别人去做）,如何管理有限的时间？,不紧 急,紧 急,重 要,不 重 要, 四象限法,偏重于第三象限,偏重于第一象限,偏重于第二象限,偏重于第四象限,如何管理有限的时间？, 四象限法,结果： 压力剧增 筋疲力尽 忙于危机处理 忙于收拾残局,结果： 工作效率低 目标与计划紊

9、乱 工作能力无法提升,结果： 全无责任感 工作不保 依赖他人,结果： 少有危机 心态平衡 纪律 自制 有远见、有理想,重 要,不 重 要,不紧 急,紧 急,I,IV,III,20% - 30%, 1%,15 - 20%,如何管理有限的时间？, 四象限法,工作时间重心应该放在第二象限：重要但不紧急的事情上，防范于未然，避免变成重要且紧急的事情,II,50% - 60%,如何管理有限的时间？, 时间ABC分类法,小练习：用时间ABC分类法记录每天待办事项，根据优先等级完成当日待办事项,如何管理有限的时间？, 时间ABC分类法,小结： 将工作按轻重缓急分：A（紧急/重要）、B（次要）、C（一般）三类

10、； 安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比； 在工作中记载实际耗用时间； 每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率； 重新调整自己的时间安排，更有效地工作。,根据事项的优先等级，调整工作时间安排，逐一完成以提升工作效率,80/20定律告诉我们： 百分之二十的关键努力产生百分之八十的绩效。换言之：有百分之八十的无效工作时间与付出是浪費的。,如何管理有限的时间？, 二八原则,20 % 投入,20%,80%,80 % 收益,大石头,小石子,水,第一步,第二步,第三步,如何管理有限的时间？, 二八原则,制定时间管理计划 养成快速的节奏感 时刻牢记要事第一 不重要的事情学会授权

11、养成整理条理的习惯 利用倒计时法克服拖延 制定具体完成时限,重要的事情先做 “二八原则”,拖延商数测验,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： 1、为了避免对棘手的难题采取行动，你于是寻找理由和借口。 2、为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的 。 3、你采取折衷的办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 4、你遭遇太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 5、当被迫从事一项不愉快的决策时，你避免直截了当的答复。 6、你对重要的行动计划的追踪工作不予理会。 7、试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 8、你将重要的工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。 9、你过分疲劳

12、（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制时），以致无法处理所面对的困难任务。 10、在着手处理一件艰难的任务之前，你喜欢清除桌上的每一个物件。,如何管理有限的时间？,选择答案：A、极表同意；B、略表同意；C、略表不同意；D、极表不同意,评分标准： 每一个“极表同意”给予4 分；每一个“略表同意”给予3分：每一个“略表不同意”给予2分；每一个“极表不同意”给予1分。请按以上评分标准计算你的测验成绩。 结论： 总分20 分，表示你不是拖延者，也许偶而有拖延的习惯； 21 分总分30 分，表示你有拖延的毛病，但不太严重。 总分30 分，表示你或许已患上了严重的拖延毛病。,拖延商数测验,如何管理有限的时间

13、？,章节回顾 现在开始行动，你就是时间的管家！,时间记录法,四象限法,时间ABC分类法,二八原则,工作时遇到干扰怎么办？,What do you do when you have trouble with your work,避开时间黑洞,设置任务最后期限,关掉QQ、关掉微信,关掉所有网页头条,保持办公桌面整洁,做一张任务清单,将座椅调到最舒服,尽量地隔离自己,要事第一,无法集中精力时先休息一下,小策略 避开时间黑洞,给水杯里面倒满水,工作时遇到问题干扰怎么办？,工作时遇到问题干扰怎么办？,“臣服”与“拖延”：臣服精力、臣服环境、臣服天性，适当“拖延”，保持好状态 人的精力是有限的，持续高强度

14、工作（约25分钟左右），需短时休息（约5分钟）以休整体力。,精力,持续工作时间,臣服与拖延,番茄工作法,工作时遇到问题干扰怎么办？,番茄工作法：（此方法来自意大利的奇列洛）, 当外界干扰较多的时候可以适当缩短番茄钟的时间，如15分钟，减少中途被打断的概率,捕捉收集法,工作时遇到问题干扰怎么办？,：将临时问题集中放在“收集篮”中，先不予处理，待要事专心处理完后，再将收集篮分类整理，按照事项紧急轻重程度，定时清理完毕。,假如现在是周一的晚上，面前是这五天要做的事情，试着分象限处理： 1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生 2、星期六是一个好朋友的生日你还没有买生日礼物和生日卡 3、你有好几个月没有回

15、家，也没有打电话或写信 4、有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19：00以前），估计要花一小时 5、明天晚上有一个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6、明晚有一场演唱会 7、你在图书馆借的书明天到期 8、外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩，你需要整理行李,小练习,动手做计划,9、你要在周五交计划书前把它复印一份 10、明天下午2：004：00你有一个会议 11、你欠某人200元钱，他明天也要参加那个会议 12、你明天早上从9：0011：00要听一场讲座 13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15、你要好好洗个澡 16、

16、你负责的项目小组将在明天下午6：00开会，预计1小时,小练习,动手做计划,17、你身上只有5元钱，需要取钱 18、大家明晚聚餐 19、你错过了周一的例会，要在下周一前复印一份会议记录 20、这个星期有些材料没有整理完，要在下周一前整理好，约2小时 21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话给他 22、星期天早晨要出一份简报，预计准备简报要花费15个小时而且只能用业余时间 23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24、下周二你要参加一个专业知识考试,小练习,动手做计划,作业： 1、对上述事件你如何分类？ 2、请为你未来一周的工作做一个计划表 3、对于不重要的事情你打算怎样处理？,小练习,动手做计划,章节回顾 专心致志，要事第一！,避开时间黑洞,臣服与拖延,番茄工作法,捕捉收集法,谢谢观赏！