{时间管理}时间管理计划与合理安排

《{时间管理}时间管理计划与合理安排》由会员分享，可在线阅读，更多相关《{时间管理}时间管理计划与合理安排（83页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。

1、时 间 管 理TIME MANAGEMENT,计划与合理安排,时间价值分析,你的每分钟价值多少呢？,1-20岁、60-80岁忽略不计，余40年！ 项目 每天耗时 40年耗时 结余 睡眠 8小时 13.3年 26.7年 一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5年 交通 1.5小时 2.5年 20年 电话 1小时 1.7年 18.3年 看电视、上网 3小时 5年 13.3年 看报、聊天 3小时 5年 8.3年 刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6年 休假、闹情绪、身体不适 2小时 3.3年 3.3 年 我们只有3年的时间去创造价值,我们如何管理它？,平均 80 岁寿命,一寸光阴一寸金,课程的

2、收获, 了解时间管理的重要意义 知道时间失控的原因 掌握时间管理基本方法 能够规划时间,改变自己,基本认知：时间管理的好处,充分了解：时间杀手,认真掌握：如何创造时间,学以致用：时间管理的金科玉律,课程目录,一、时间管理使我们,做我们希望做的事 在工作中，更有效利用时间. 在有限的时间里做更多的工作. 平衡花费在工作中的时间，留出更多的时间给我们自己和家人. 成为时间的主宰，使生活感到轻松. 二、时间管理使我们,避免做我们不希望做的事 减少可能被浪费的时间. 避免忘记去做重要的事. 避免仓促上阵，失去主动. 避免因迟到而失信于人. 避免天天在时间的压力下度过人生.,有效时间管理的好处,三、时间

3、管理不是去管理时间，而是自我管理 抛弃陋习 引进新的工作方式和生活习惯 制定目标 妥善计划及分配时间 权衡轻重、权力下放 自我约束、持之以恒 速度与效果并重 减少紧张与焦虑,有效时间管理的好处,时 间 杀 手 Time Killers,正在埋头遍写计划,电话响了 正在准备工作汇报,客户来了 会议开了一整天了,还没什么成果 沟通了无数次,越沟通越不清 工作设施不足,引起不便,拖慢工作进度. 人手不足,工作不能妥善分配.,影响时间效率的因素,由于记忆欠佳,需要重新阅读同一材料. 由于随手乱放,不得不耗费时间四处寻找. 粗心大意,经常陷入空想和琐事不能自拔. 不能有效授权.刚给下属布置完工作,还是不

4、放心. 办事拖拖拉拉,今天拖明天,明天拖后天. 工作抓不住重点,重要的不做,不重要的抓住不放. 不懂拒绝.碍于情面答应,却无法按时兑现. 多项重要工作须同时处理,时间出现冲突.,影响时间效率的因素,创 造 时 间 Making Time,创造时间第一招： 做 好 规 划,很多同事从来不做或是不重视做计划，因为：,过分强调知难行易,认为没有必要在行动之前多做思考. 不做计划也能获得实效. 计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心. 不了解做计划的好处. 不知如何做计划.,PLAN 计划,良好计划的好处,充分利用企业的有限资源,发挥最大的效能. 预测问题,防范事端于未然. 事情推展前,做有效沟

5、通,让其他部门了解我们需要的协助,也同时了解我们能为他们做些什么. 协助评估目标的可行性. 避免不必要的重复,减少无谓的浪费. 建立优先顺序,按部就班,不赶工、不加班.,如何做,如何分工,何时做,计划,涉及范围,投入多少资源,应变措施,怎样做好计划:,计划的基础与关键目标,抓住重点 关注结果 考核的依据明确 激发下属的承诺和工作主动性 统一目标,劲往一处使 在各自层面上工作 使下属能力迅速提升,职业发展快,定立目标的好处,定立目标的步骤,SMART原则,Specific 具体明确,Measurable 可衡量的,Attainable - 可实现的,Relevant - 相关的,Time bou

6、nd 订明时限,目的,增收节支,目标,行政费用比去年下降15%,一、目的与目标的混淆,目标设定常见的问题,二、定量目标与定性目标,目标设定常见的问题,三、多重目标的问题,目标设定常见的问题,1、评估冲突的重要性，在目标 间确立优先顺序. 2、发现和使用新的工作方法和 技巧. 3、权衡长期目标,面对当前问题 4、分析如果不牺牲任何目标,是 否能解决冲突;必须择一,延 迟较不重要的.,四、目标冲突,目标设定常见的问题,计划锦囊,计划的基础和关注核心是目标. 好的目标要符合SMART原则. 目标要有主次之分和优先顺序. 目标设定最后期限,专人负责. 防火重于救火,预先评估问题.,特别提示,计划无须事

7、无巨细,凡事计划则不如无计划. 不需要大小事都周密计划,不必具体计划那些无关紧要的事. 只须周密计划好最紧要的20,其余的80事情只要有备忘就足够了!,创造时间第二招： 要 事 第 一 （确定优先顺序）,80/20 工 作 法,80/20原则的运用,一、列出一天内所有的工作 二、对工作进行价值分类,80/20原则的运用,三、时间和精力分配,80/20原则的运用,第 二 象 限 工 作 法,工作紧急性分析,紧急性,工作事项,工作重要性分析,重要性,工作事项,第二象限 紧急/重要,第一象限 不紧急/重要,第三象限 紧急/不重要,第四象限 不紧急/不重要,重要,紧急,不急,不重要,第二象限工作法,确

8、定处理优先次序,上司和你在工作的优先顺序上可能会有所不同您的工作目标和您的上司保持一致. 工作的优先顺序会变化,所以需要在每天开始时重新进行评估. 越是接近自己目标的工作,集中、重点地处理就越重要.,创造时间第三招： 组 织 得 当,备忘录和宣传品放在电脑上,重要联系人名单贴在电脑上,电话被纸张淹没了,废纸溢出未清理,废纸撒落在地上,阅读文件塞入文档中被遗忘了,文件数量在膨胀，却未随时更新,文件柜中充斥着无关的资料,只打开正在使用的文件,发函文件经常清理,只保留当前的来函文件,文件都是最新的,最频繁使用的文档极易拿到,电话伸手可及,常用文档靠近办公桌,无用的东西及时清除,挪出一段时间,专门处理

9、眼前的问题(最困难的是处理堆积如山的杂物). 如果杂物确实很多的话,那就不妨分成类别或按时间排列. 清掉可以不要的东西(如书本、杂志、旧报告等). 把不是很重要的文件集中放到办公室的一个角落. 把零散的文件统一收集在档案夹或盒子里.,清理办公桌,处理文件,紧急：立即处理 不紧急：待处理 只摆放目前手头需要处理的文件 每天都清理，扔掉存档已处理文件 方法：及时处理，一次完成,工作简化法,崔 西 定 律 任何工作的困难度与其执行步骤的数目的平方成正比 ； 简化工作是所有成功主管的共同特质，工作愈简化，愈不会出问题。,剔、合、排、简,剔剔除 why? 为何做？不做可以吗？ what? 做什么？不这样

10、做可以吗？ where? 在那里做？一定要在这个部门做吗？ when? 何时做？换个时间可以吗？ how? 如何做？变通办法做可以吗？ 合合并 流程内的各项手续，哪些可以合并 排重排 剩下的部分按顺序重排 简简化 是否最简?能否再简化,以达到最好的效果.,创造时间第四招： 与 人 共 事,问自己：你做了什么能够由别人,并且应该由别人做的事? 担心部属做错事； 担心下属表现太好； 担心丧失对下属的控制； 不愿意放弃得心应手的工作； 找不到合适的下属授权。,授 权,授 权 分 析,授权程度,工作事项,1、要有一套用以监督和管理授权的制度. 2、你选择的人务必是心甘情愿,并且有能力. 3、教育部属、

11、指导部属使他们有成长的机会. 4、确定他们有必要的工具和支援供给,以便 完成工作. 5、鼓舞部属,促使部属保持积极与热诚的态度. 6、授权意味着不仅要分配不好干的事,也要分 配容易做的事. 7、不能把自己难以胜任的工作转交给别人.,授权时应注意,有效地沟通,创造时间第五招： 应 付 “时间杀手”,如何有效进行会议?,没必要不开会 电话会议 明确目的 必要的人参加、准时 用日程安排，紧扣主题 控制讨论及进程 结论简单明了，措施可行 书面记录、跟进行动,会议分析,有效地打电话,像准备会议一样准备你的电话. 集中打电话.如果一个号码占线,试完其他号码再重拨. 按照一定的优先顺序打电话. 掌握并主导交

12、谈. 简短，节省自己和他人的时间.,有效地接听电话,让秘书先处理,减少不重要的电话. 询问需要多长时间. 转给可以处理的人. 集中精力,有效聆听. 控制接听时间. 留言电话.,结束电话,在我走之前,还有什么需要讨论的吗? 我有一个电话要接,以后再回电给你行吗? 进一步的问题可以下次再谈. 我得去开会了,老板在等我呢. 我得走了,同事正招呼我呢.,如何应付不速之客?,秘书安排 选择到对方办公室 不要坐下 事先说明 婉拒 正在开会,谢绝打扰,会 见 分 析,养成善用时间的良好习惯,1.做事有计划明白自己将要做什么. 2.真正把时间看得很宝贵时间是财富. 3.懂得处理事情的轻重缓急懂得做先做的事.

13、4.凡事不能拖拉今天能做的事今天做,并让您的下属也知道您的习惯. 5.重点的事重点对待懂得关门做事. 6.要为下属形成一些习惯和程序让他们知道什么时候该做什么和不做的后果,根本不需要您的催促. 7.懂得分工授权实际上下属可以帮您处理许多烦琐事务,花很多时间处理小事情是非常不明智的.,8.不要贪大求全和拘泥形式做事情看效果,而不一定看是否所有的程序都走到. 9.不要去处理重复出现的事情这样的事应该总结一下,看看能不能程序化,或者把引起这种事情的原因杜绝掉. 10.善于利用零星时间一个人难免会有等人、等车、买菜等的时候,利用这些时间来整理思路或看书等. 11.有的事情可以一心几用如边看电视边整理内

14、务. 12.学会说不无谓的应酬可能浪费您大量的时间. 13.学会利用工具利用电脑可以使您高效得到所需的信息、或减少重复的文字工作,利用记事本、通讯录、台历等有助于您有计划地利用时间.,创造时间第六招： 与 拖 延 决 战,净是处理无关紧要的事,而非必须优先解决的问题. 你必须着手一篇重要的报告,你却在整理桌上的东西. 不替一位大客户准备简报,却打电话给一个小客户. 延误了和孩子共度的时光,等到他们快长大成人为时已晚.,什么是拖延？,浪费了今天 每天都是一个遗憾的生活 产生消极的人生 长期在压力下工作的忧虑 待处理的问题不断增多 健康不良 暗淡的前途 优柔寡断的生活,拖延的代价,如何改善拖延的习

15、惯？,工作计划 贯彻完成 定期检讨 化整为零,创造时间第七招： 开发时间领域,提高阅读能力 加强决策能力 使用工具 训练下属提高工作效率,授权 定时运动,适时正确地摄取营养,保持健康 增广见闻,拓宽视野 早起晚睡 根据个人的节律安排时间,一、做好规划,每天都计划并写下当天要做的事情。 有比较长远的理想（五年）。 每周都安排一些时间去计划未来。 对如何使用时间有清楚的了解。 按目标去计划如何使用时间。 为自己手头的工作找生趣。 对自己的工作感兴趣。 找些时间去定立目标，不要每天都把自己弄得忙得喘不过气来。,二、定下优先顺序,知道每件工作的轻重缓急. 将每天的工作依轻重缓急来分类. 在适当的时候委

16、任他人去执行任务. 在明知没有时间去承担更多工作时,就断然拒绝新的工作. 技巧地处理,不要因为情面而答应承担更多不能承担的工作. 依问题的轻重缓急马上下手去处理,不要堆积. 优先处理生命中你认为重要的事. 懂得授权,要假手于人,不是事事都要亲力亲为.,三、组织得当,清除那些在工作环境中使人不能集中精力工作的东西； 把工作上需要的东西放在方便取用的地方； 用日记簿安排每日的时间与约会； 确保工作地方一切东西都运作正常，使工作能顺利进行； 为每样东西找个“家”； 将需要的资料放好，以免费时失事； 将文件归档，不要堆满桌面； 尽量集中在一个地方工作。,四、与人共事,做个人民币式的人物; 做好自己该做的事,帮助同事做有助于自己工作完成的事; 善于沟通,乐于沟通; 发扬团队精神,与他人一起工作; 学习同事省时的好办法; 善于在“工作链”中忙里偷闲;,五、避免荒废时间,只出席那些真