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1、时间管理法,焦莉丽 2013.7.30,什么是,时间？,有人说，“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”,假设： 有家银行，每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。 你这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也无任何规定。 条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天用，也不能节余归自己。 也就是说， 前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。 请问：你如何对待这笔钱？,那么，时间到底是什么,当然， 每天不留分文地全数花完才能得到最大价值！ 你可能不晓得 其实我们每个人都有这样的一个银行，它的名字是时间 每天时间银行会为你在帐户里自动存入86,400秒,供给毫无弹性,无法

2、储蓄,无可取代,无法失而复得,时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。,时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。,任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。,时间无法象失物一样失而复得。它一但丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。,时间是一种供给毫无弹性、无法积蓄、无可取代、无法失而复得的宝贵资源,你的时间,每分每秒都在消亡,包括此刻,区别仅在于，这一刻是否有意义，怎样让它有意义。,

3、如果，我们平均80岁寿命？,1-20、60-80忽略不计，余40 项目 每天耗时 40年耗时 结余,我们剩下多少年的时间去创造生命的价值？,一日三餐 小时 年 年,交通 小时 年 年,电话 小时 年 年,看电视、上网 小时 年 年,看报、聊天 小时 年 年,刷牙、洗脸、洗澡 小时 年 年,?,1-20、60-80忽略不计，余40 项目 每天耗时 40年耗时 结余,我们只有3.3年的时间去创造价值！,我们如何管理它？,睡眠 8小时 13.3年 26.7,一日三餐 2.5小时 4.2年 22.5,交通 1.5小时 2.5年 20,电话 1小时 1.7年 18.3,看电视、上网 3小时 5年 13.

4、3,看报、聊天 3小时 5年 8.3,刷牙、洗脸、洗澡 1小时 1.7年 6.6,3.3,人的一生应该这样来度过的：当他回首往事时，不因虚度年华而悔恨，也不因过去的碌碌无为而羞耻。 保尔柯察金,问问自己,你经常来不及吃早餐吗？ 每周你不止一次要加班工作吗？ 会出现忙碌了一天，却又不知道忙了多少事情吗？ 会出现偶尔时间很紧张，偶尔又闲的闷得慌吗？ 你需要5分钟甚至更多的时间在电脑里找一份文件吗？ 你是否总觉得计划赶不上变化？ 你是否觉得不受打扰，专心工作的时间越来越短了？ 你在某件工作上耗费的时间总是大于之前的预计？ “没时间”是你的口头禅吗？ 你忘记了重要承诺和约会。,如果你有5个问题回答是肯

5、定的！你就需要学习如何有效地进行时间管理！,认识时间管理,由于时间所具备的四个独特性 供给毫无弹性 无法积蓄 无可取代 无法失而复得 所以时间管理的对象不是时间，它是指面对时间而进行的自管理者的管理,如何面对时间的流失而进行自我的管理 将过去做为现在改善的参考 把未来做为现在努力的方向 立刻去运用正确的方法做正确的事,耗时因素分析,请在上述耗时因素清单中找出您在时间损失中最经常出现、最浪费时间的5个因素！ 1. 2. 3. 4. 5.,时间管理误区 之 工作缺乏计划,时间管理误区 之 组织工作不当,恶性循环,忙人的恶性循环,时间管理误区 之 时间控制不够,时间管理误区 之 整理整顿不足,时间管

6、理误区 之 进取意识不强,如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，则可能随时被社会所淘汰！,世界上所有的成就都是现在所塑造的,如何做好时间管理？,时间管理 六项基本原则,原则一 明确目标,目标是指 你想或期望通过努力而取得的一个确切的、明确的结果。,制定目标,有目标才有结果，目标能够激发我们的潜能。在选择或制定目标时应考虑两个方面 目标要符合自己的价值观 要了解自己目前的状况, 成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。,SMART原则,S-Specific 具体的，不能笼统 M-Measurable 可衡量的 A-Attainable 可达到的，指付出努力的情况下

7、可以实现，避免过高或过低的目标 R-Relevant 相关的，指目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性 T-Time based 基于时间的，指完成目标的期限,有效的目标,冲洗并清洁这辆汽车 经常温习学校功课,对所有客户提供更好的服务 需大大减少投诉的数量,今天下班以前 尽快处理,不具体,不可衡量,时间约束不清楚,每周冲洗并清洁这辆汽车的里里外外 每天至少花一小时温习数学功课,在24小时内回复每位客户的电子邮件 在目前的基础上，将客户投诉数量减少50%,今天下午18：00以前 明天到公司第一件要做的事情,将大目标子目标化,写下一个大目标 写出实现该目标所有的必要条件及充分条件，作为小

8、目标，即第一层树杈 写出实现每个小目标所需的必要条件及充分条件，变成第二层树杈 如此类推，直到画出所有的树叶-即时目标为止，才算完成该目标多杈树的分解,所谓有计划、有组织地进行工作，就是 把目标正确地分解成工作计划 通过采取适当的步骤和方法 最终达成有效的结果,原则二 有计划、有组织地进行工作,原则之三 分清工作的轻重缓急,紧急,不紧急,重要,不重要, 重要且急迫, 重要不急迫, 紧急但不重要, 不紧急也不重要,紧急,不紧急,重要,不重要, 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议的 准备事项, 准备及预防工作 计划 关系的建立 培训，授权，创新, 细琐的工作 浪费时间的闲聊 无关紧要的信件 看太

9、多的电视, 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急事件 凑热闹的活动,偏重于要第四象限结果： 全无责任感 依赖他人或社会机构维生 危机处理 忙于收拾残局, 运用四象限法则 在正确的时间做正确的事！,案例小故事： 穆尔于1939年大学毕业后，在哥利登油漆公司找到业务员的工作。当时的月薪是160美元，但满怀雄心壮志的他仍拟定了一个月薪1000美元的目标。当穆尔逐渐对工作感到得心应手后，他立即拿出客户资料以及销售图表，以确认大部分的业绩来自哪些客户。他发现，80%的业绩都来自于20%的客户中，同时，不管客户的购买量大小，他花在每个客户身上的时间都是一样的。于是，穆尔的下一步就是将其中购买量最小的36个客

10、户退回公司，然后全力服务其余20%的客户。 结果如何？第一年，他就实现了月薪1000美元的目标，第二年便轻易地超越了这个目标，而成为美国西海岸数一数二的油漆制造商。最后还当了凯利穆尔油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事长。,原则之四 合理地安排时间,这个故事除了告诉我们树立正确的目标的重要性，还体现了帕累托定律（也称80/20定律）：总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的，按事情的重要程度编排行事优先次序的准则是建立在重要的少数与琐碎的多数的原理的基础上。,80%的销售额是源自20%的顾客； 80%的电话是来自20%的朋友； 80%的总产量来自20%的产

11、品； 80%的财富集中在20%的人手中； ,80/20原则启示,启示：20%的工作事项创造80%的工作价值；抓住工作的关键，集中80%的主要精力做20%的主要工作，可以保证80%的工作结果；改进这20%的工作处理方法，可以获得80%的新效果。 误区： 面面俱到都想做好； 完全主义都想做完； 平均分配时间和精力。,80/20法则,团体中的重要项目，是由全体中小部分的比例造成的 当你面临很多工作而不知所措时，应该想到帕累托原则 锻炼自己寻找20重要工作，并解决它。 因为我们不是全能，也不想做完美主义者，能力、时间、空间总是会受到限制的。 所以另80的工作没有完成，就不再显得那么重要了。, 把时间用

12、于少数重要的事。掌握重点可以让你的工作计划不致偏差。,原则五 与别人的时间取得协作,团 队,尊 重,协 作,时间安排,原则六 制定规则、遵守纪律,在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,分析自己使用时间的方式和状况,1、实施步骤 熟悉并准备一份“时间使用清单表”（如表一） 在表一中列出约30项每星期中的主要活动，并分成五或六类 在列出在所有活动并予以分类后，将每一活动按顺序编号，如表一 准备一份的“一星期日志与简略分析表”（如表二

13、），将表一中的活动对应地列在表二中 在下周一开始的时候，请注意随时携带你的表二，每半小时在表二的适当位置记上该活动的号码 该星期结束时，表二的所有空格都应该有一个号码。现在统计每一项活动出现的次数 然后把表二中的“时间小计”填到表一的“每星期实际花费时间”上 将“每星期估计花费时间”减“每星期实际花费时间”的余数填在表一的“上两项时间的差额”上。如果是负数，表示你花费在该活动上的时间多于你的估计；如果是正数，则正好相反 为每项活动算出“占每星期总时间的百分比”，公式如下：百分比（%）=（每星期实际花费时间168）100 检查数目字。“每星期实际花费时间”的总计应该等于168，而“占每星期总时间

14、的百分比”的总计应该是100%。若有些微差异，不必担心。本项练习的目的在于显示你的时间去处，而不是一项讲精确的练习 再把每一类所有活动的数目字相加，并分门别类制成一表，可对你如何使用时间有更明显的印象。如表三 表一：时间使用清单表 时间统计 表二：一星期时间日志与简略分析表时间 表三 一星期时间总结表 时间统计,拿出几张纸、你的时间使用清单以及你写下来的目标，详细考虑后，写出你对下列问题的答案： 1、我如何浪费我的时间？未来有何途径可预防或减低时间的浪费？ 2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？ 3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？ 4、别人如何浪费

15、我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？如果有的话，是什么方法？ 5、我做的哪些事既重要又紧急？ 6、我做的哪些事对我的目标很重要？ 7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？,这些问题的答案应能提供许多使你将时间使用得更理想的构想。每6个月做一份一星期时间使用清单，也是极佳的构想，第二次做的时候就轻松多了。 新的坏习惯在根深蒂固之前，即可迅速暴露并加以排除。如同萨缪尔约翰生所言：“习惯的束缚平常是感觉不出来的，等到发现时又已经变得难以破除了。”定期使用清单，使你有一个更好的机会打破那些束缚。, 时间管理并没有什么高超的技巧，关键就在于持之以恒。,1、认

16、识计划 战略计划应用于组织，为之设立总体目标和寻求组织在环境中地位的计划。战略计划趋向于覆盖较久的时间间隔，通常以年为单位，涉及较宽的领域和不规定具体的目标； 作业计划规定目标如何实现的细节的计划。作业计划趋向于覆盖较短的时间间隔，如月度计划、周计划、日计划，主要偏重于实现的方法。,如何制定计划,2、计划注意事项 事先的了解： 所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系 遵循5W2H原则 Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点 Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行 How much：需要多少成本,如何制定计划,设置控制点（milestone） 在目