《第10章使用Outlook管理日常工作任务课件》由会员分享，可在线阅读，更多相关《第10章使用Outlook管理日常工作任务课件（15页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、第10章 使用Outlook管理日常工作任务,本章主要介绍Outlook 2002的基本操作，以及使用Outlook管理日常工作任务的方法。通过本章的学习，完成以下学习目标： 熟悉Outlook工作环境 了解任务的含义 掌握创建任务的方法 掌握管理任务的方法 掌握通过Outlook安排日程的方法 掌握Outlook中日记功能的使用方法,熟悉Outlook工作环境,在桌面选择【开始】|【程序】| Microsoft Outlook命令，可以打开Outlook的工作界面，如图10-1所示。 图10-1 Outlook工作界面,认识任务,所谓任务，就是一项属于个人或工作小组的事务，并且在完成过程中要
2、对其进行跟踪。任务可能发生一次，也可能重复执行，因此，任务可以分为定期任务和不定期任务。其中定期任务可按固定的间隔重复执行，或在标记的任务完成日期基础上重复执行。例如，用户可能固定在每月最后一个星期五向经理发送状态报告，也可能在上次报告之后一个月再次报告等等。,任务特性,任务的特性指的就是任务特有的属性。比如任务的期限性就是任务特有的属性之一。下面介绍的是任务的几种常见特性。 任务的期限：通过设置任务的期限可以一次创建而重复完成，还可以设置定期任务和不定期任务。 任务的状态：任务的状态可分为未开始、进行中、已完成、正在等待其他人、已推迟。通过任务的状态可以了解任务的现实状况。 任务的进度：任务
3、的进度使用百分比的形式来反映，它表示的是完成任务的进度状况。 任务的分配：任务是可以分配的，用户既可以接受来自上级的任务，也可以给自己和下级分配任务。,任务的项目,和实际工作中的情况一样，任务项目的种类分为三种： 自己的任务 分派给他人的任务要求 接受的任务分派 每个任务都有一个所有人，只有所有人才能有效地更改项目中的某些字段。每创建一个工作任务，都要首先分清它的属性：是属于自己的还是属于别人的任务，是定期完成的还是无限期的任务。只有首先分清了任务的属性，才有可能继续进行对任务的分配和管理。,创建任务,当用户有一个新的任务要求时，就需要创建一个新的任务项目。在创建新任务项目时，需要包含任务的主
4、题、任务的优先级和任务的持续时间等信息。如果是重要的任务，或者事务繁杂，恐怕遗忘的话，还可以设置任务提醒。 如果用户每天、每月或每年都需要执行某项任务， 可以将其设置为定期任务。定期任务就是需要按一定规律出现的任务，它可以分为有固定间隔的任务和完成日期重复执行的任务。,管理任务,用户可以通过以下几种常见方法来管理任务： 打开任务 编辑任务 复制任务 删除任务 更改任务顺序 将任务标记为已完成 更改任务优先级,安排日程,使用Outlook提供的【日历】功能，用户可以规划一个良好的日程安排，如安排私人约会、工作会议或假期、娱乐等一系列的活动日程。从而合理地利用时间，提高工作效率。,安排约会,在日程
5、安排中，约会是自己在一天中的特定时间段中的活动。为了避免遗忘已安排的约会，可以设置约会提醒，这样在约会之前，日历就会发出提醒，提示用户去做该做的工作。如果需要在固定的时间内从事某项活动时，可以设置定期约会，按规律重复进行。 在日程安排中，当需要定时完成某项工作时，例如在周3上午的9:00至10:00之间会见一个重要客户，就可以安排一个约会。在安排约会时，需要进入【约会】窗口，在其中安排约会的项目，如设置约会的开始时间和结束时间、约会的主题等。,事件,事件是一项持续24小时或更长时间的活动。事件发生后，往往要延续一天或几天，例如商品交易会、教学研讨会等。事件不占日历中一天内的任意时间段，而是显示
6、在标题上。另外，在创建约会时，如果开始时间和结束时间的时间间隔大于24小时，Outlook会自动认为此约会为事件，并将之转变为事件。 如果约会安排的是全天时间，可以在设置开始和结束时间时选中【全天事件】复选框，这时开始和结束时间都会消失，因为全天事件是要占据整个一天的，所以此事件是作为一个固定的横幅显示在视图的顶部的。,定期约会,在工作中经常有一些事件会一次次地重复出现，或者具有一定的模式，在Outlook中被称之为【定期约会】，比如每年都要庆祝的某个纪念日就属于定期约会。设置定期约会与设置普通的约会很相似，只是在设置约会的同时增加了【约会周期】的选择。,日记功能,在Outlook的日记中，当
7、用户可以把诸如记录与联系人的活动、创建或修改的每个Office 文档等活动设置为自动记录后，用户在计算机上进行的所有相关活动都可以自动记录下来。用户还可以记录某些不在计算机上发生的事件，如电话交谈、邮寄或接收的手写信件等。,自动记录日记条目,如果用户刚刚接触【日记】，对它还不很了解，可以一直单击【确定】按钮，进入【日记】窗口。刚才提到，在进入【日记】之前，可以设置自动或手工记录日记的条目，在进入【日记】之后，一样可以进行设置。,手工记录日记条目,在日记中，还可以手工记录联系人和所跟踪的项目。通过手工记录，可以记录已有的单个项目和文档以及那些不能进行自动记录的项目和文档，例如，任务和约会是不能自
8、动记录的，如果要记录任务或约会，就需要手工添加记录。还有当文档或项目已经存在，也只能手工添加记录。使用手工记录可以记录任何活动，即使这些活动不是Outlook项目，例如，一次电话记录、一次会议或一封需要保留记录的信件，都可以手工记录。,在日记中记录一篇文档,在日常工作中，有可能经常利用一些Microsoft Office或者是与Microsoft Office兼容的程序，比如Excel、PowerPoint、Word。如果是自动记录一篇文档，只需要在【日记选项】对话框中选择该程序左边的复选框就可以了，它会自动记录下这个文件的创建时间、打开的时间和存盘的时间。但是，有时候用户还会需要手工记录一些文档。,
