会议管理实务

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1、会议管理实务,1,项目一,拟定会议方案,3,项目一：拟定会议方案,知识目标 掌握会议通知的写作要求 了解会议方案的概念和格式 明确会议记录的格式与写作要点 了解准备会议议程所需要的资料，并能有序整理,能力目标 能熟练拟写会议通知 能拟写会议筹备方案 能制作会议记录模板，并能正确、全面进行会议记录。 能制定会议议程，并熟练掌握其合理次序,4,一、任务描述,1、情境导入 新世界公司经理办公会决定于20年1月7日召开一次如何加强公司经营管理的研讨及交流会，届时还要邀请商务部领导及管理学专家做报告。要求各分公司经理和部门经理必须到会，且要准时，地点在公司第一会议室。作为总经理办公室秘书，请你根据这次会

2、议的主旨规模和会期等因素，拟写相关的会议文书。,5,一、任务描述,2训练任务,6,二、任务实施,任务1要素分解,7,知识链接,会议通知 会议通知按形式分，有口头通知和书面通知； 书面通知：以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。 会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。 会议通知的格式 参考例文： 关于召开2006年颜料行业工作会议的通知,8,知识链接,会议通知的内容 会议通知主要用于上级机关或有关部门通知重要会议或大型会议的召开，以保证会议如期举行。内容一般包括：会议名称，召开的根据和目的，会议的时间、地点和报到的时间、地点、会议内容、会议要求、与会人员，会议要求与注意事项等，收费标准，乘车

3、路线，联系单位（联系人、联系电话）等。,9,二、任务实施,任务2要素分解,10,知识链接,会议筹备方案 会议筹备方案是会议的预演，通过想象和策划，将计划全过程形成文字，以便安排布置会议事宜 在编写会议工作方案的过程中，应注意会议工作方案要点齐全，体现出总体方案的特点。 由于内容的限制，会议筹备方案有许多附件，因此起草时应根据背景资料将附件制作齐全。 参考例文： 股份有限公司第三次股东代表大会会议方案,11,知识链接,会议方案的结构 标题（召开单位+会议名称+文种） 会议方案 正文（开头+主体+结尾） 签署发文机关、日期,12,知识链接,会议方案的正文写法 开头部分应写明开会的原由、单位、会议名

4、称、会议时间、地点、会期等， “指导方针”、“总体设想”部分 会议方案 的主体部分，要写出会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，相当一般方案中“主要目标”、“实施步骤”和“政策措施”三项。 结尾语部分的写作，要根据 会议方案 的性质而定 。,13,二、任务实施,任务3要素分解 新世界公司会议记录（要素结构） 会议名称： 会议时间：二年月日时 会议地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人： 缺席人： 主持人：总经理 记录人：办公室主任刘,14,任务3要素分解,一、议题 主持人发言： 二、讨论 与会者发言： 三、决定 散会 主持人：（签名） 记录人：（签名） （本次会议记录共页）,15,知识链接,一

5、般会议记录的格式包括两部分: 一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人、缺席人、列席人、主持人、记录人等。 另一部分是会议的内容，要求写明主要议题、发言记录和决议事项，这是会议记录的核心部分。,16,知识链接,会议记录的内容 这部分随着会议的进展一步步完成，没有具体的固定模式。一般包含有以下方面： 会议的议题、宗旨、目的； 会议议程； 会议报告和讲话； 会议讨论和发言； 会议的表决情况； 会议决定和决议； 会议的遗留问题。 这些是一般会议都有的项目，但侧重点会有所不同，先后次序会有所不同。,17,二、任务实施,任务4要素分解,搜集 会议文件,销售目标 及人员招聘 的相关材料

6、,销售二部 经理人的 个人资料,东部地区 销售情况总结 及内部沟通问题 人员名单,18,任务5：拟写会议议程表实施步骤,步骤1：公司销售团队会议将于5月25日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行 步骤2：宣布议程。 步骤3：说明有关人员缺席情况。 步骤4：宣读并通过上次会议的记录。 步骤5：东部地区销售情况总结。 步骤6：销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。 步骤7：公司销售人员的招聘和重组。 步骤8：销售二部经理的人选。 步骤9：下季度销售目标。,19,知识链接：, 1会议议程的制定程序 （1）明确目标和参加者 （2）安排各议程事项的时间 在编排议程的时候，遵循以下两个原则： 一是议

7、案的轻重缓急编排处理的先后次序。二是每一个议案应预估所需要的处理时间并清楚地标示出来。 （3）确定每一项议程 （4）决定会议讨论形式 （5）决定会议决策的方式,20,知识链接：, 2会议日程的编制方法 注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 明确会议活动的人员、日期和时间、地点、有关的餐饮安排 宣布议程 将同类性的问题集中排列在一起， 保密性较强的议题，一般放在后面,21,参考评分标准,任务1：总分20分 任务2：总分20分 任务3：总分20分 任务4：总分10分 任务5：总分30分,22,参考评分标准,学生训练成果评价表,学生签字： 指导教师签字： 年

8、月 日,项目二,会场布置,24,项目二：会场布置,知识目标 掌握会场布置的意义以及分类。 掌握不同会场布置的方法。 掌握渲染会议气氛的方法和手段。,能力目标 能进行大型庆典会议的气氛渲染和会场布置。 能进行报告会的会议气氛渲染和会场布置。 能进行研讨会、座谈会的气氛渲染和会场布置,25,一、任务描述,1、情境导入 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，再过一个月，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方面回顾总结企业50年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。李杨是公司总经理秘书，负责各个具体会议的会场

9、布置工作。,26,一、任务描述,2训练任务,27,二、任务实施,任务1要素分解,28,二、任务实施,任务1实施步骤 步骤1：明确会议规模、性质与规格。 本次庆典大会属于中大型会议，参与人数约300人，因此，必须选择大礼堂或大会堂作为办会地点。 本此次会议属于重大会议，因此，会议应尽量庄重、大气、喜庆。 本次会议有市领导以及行业专业等社会各界人士参加，规格非常高，要按照高规格来进行布置。,29,二、任务实施,任务1实施步骤 步骤2：渲染会议气氛。 作为大型庆典性会议，应以热烈喜庆为主，在会场外，最好有拱门与彩旗、彩色气球等。并适当布置鲜花。 在会场内部，应有红色横幅。会场内的布置以鲜亮颜色为主。

10、适当放置鲜花与绿色植物。 步骤3：会议主席台座位安排。 根据座位规则，要根据与会者的地位高低来安排座位。市领导和行业领导地位最高，应该居中靠右。本方总经理应该居左。,30,二、任务实施,任务1实施步骤 步骤4：主席台话筒名签等摆设。 根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进行调试。 步骤5：发言席布置 庆典大会应专设发言台，位于主席台靠内一侧。发言台最好摆设小盆鲜艳鲜花。预先调试好话筒。 步骤6：大会座位布置 作为大型会议，为维持会场的秩序，保证各项活动的顺畅进行，会场预设功能区。分为ABCD各区，让记者、退休人员、外宾、领奖人员都有专门

11、的功能区，一般职工则按部门划分功能区。,31,二、任务实施,任务2要素分解,32,二、任务实施,任务2实施步骤 步骤1：明确会议规模、性质与规格。 报告会属于中小型会议，参与人数约100人，应选择中等会议室。同时，报告会应该保证一个绝对的中心，会场可以选择教室式布置。 本此次会议属于系列会议之一，因此，会议应尽量严肃和庄重。 本次会议由两位专家主讲，会议应属于对等规格会议，本公司可安排副总出席。,33,二、任务实施,任务2实施步骤 步骤2：渲染会议气氛。 报告会会外应该张贴海报，对本次会议进行宣传。 在会场内部，应有红色横幅，条幅少而精，置于会场中心位置。会场内的布置以鲜亮颜色为主。适当放置鲜

12、花与绿色植物。 步骤3：会议主席台座位安排。 以两位专家为中心，为会议主持人（公司副总）安排座位；其他人员不宜于坐在主席台上。,34,二、任务实施,任务2实施步骤 步骤4：主席台话筒名签等摆设。 根据出席人员名单，在其座位桌面上摆好名签。同时，对会议主持者及发言者的桌面上，都摆好话筒。事先进行调试。 步骤5：大会座位布置 会议可根据参与部门分出区划，按“近高远低”、“右高左低”安排座位。,35,二、任务实施,任务3要素分解,36,二、任务实施,任务3实施步骤 步骤1：明确会议规模、性质.。 研讨会属于小型会议，参与人数35人，应选择小型会议室。 步骤2：渲染会议气氛。 在会场内部，颜色以素雅为

13、主，可采用蓝、绿等冷色调来布置会场。会场不宜摆放鲜花，可在屋角摆放绿色植物。 步骤3：会议座位布置 会议以面向门为客方，背对门为主方。居中者为地位较高的领导或专家的顺序排列。,37,二、任务实施,任务4要素分解,38,二、任务实施,任务4实施步骤 步骤1：明确会议规模、性质.。 座谈会属于小型会议，参与人数15人，应选择小型会议室。 步骤2：渲染会议气氛。 会议气氛朴素活泼，可选适当的鲜花装饰。 步骤3：会议座位布置 为体现民主气氛，会议尽量选用圆桌，以劳模为中心，排列座位。,39,知识链接,会场整体布局的要求 1）庄重、美观、舒适，体现出会议的主题和气氛，同时还要考虑会议的性质、规格、规模等

14、因素。 2）会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。 3）中大型会议要保证一个绝对的中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人。中大型会场还要注意进、退场的方便。 4）小型会场要注意集中和方便。,40,知识链接,安排主席台的座次 1依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后听顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。 2为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。 3主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上标明。 4在

15、主席台的桌上，于每个人座位的左侧放置姓名台签。,41,知识链接,安排场内其他人员的座次 1小型会场内座位的安排，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座；反之，为下座。 2中大型会场内座位的安排方法有3种： 横排法。是按参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。 竖排法。是按照各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向依次排列座次的方法。左后排列法。是按照参加会议人员姓氏笔画或单位名称笔画为序，以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。,42,知识链接,会议环境布置的基本要求 强化主题 勤俭节约,43,知识链接,会场布置

16、会标 会徽 画像 标语 旗帜 花卉 灯光,44,参考评分标准,任务1：总分30分 任务2：总分20分 任务3：总分30分 任务4：总分20分,45,参考评分标准,学生训练成果评价表,学生签字： 指导教师签字： 年 月 日,项目三,安排会议接待,47,项目三：安排会议接待,知识目标 掌握接待工作的种类与程序。 掌握接待工作中的礼仪知识。 掌握应付接待中突发事件的相应知识。,能力目标 能根据会议要求做好接待方案。 能现场做好各种接待工作。 能处理接待中的各种突发事件。,48,一、任务描述,1、情境导入 中国科健股份有限公司于2003年4月21日下午在北京凯宾斯基饭店召开了“精彩科健2003年新产品发布会”。在非典时期，会议参加人数近200人（其中参会媒体50家）。活动中精致、简约、时尚的产品模特秀以及独特的科健播报电视新闻联播、访谈对话环节将活动推向了高潮。媒体记者对此次科健发布2003年第一轮的新品春季攻势非常感兴趣，中国青年报、北京青年报、中国经营报、京华时报、经济日报等纷纷对中科健到会领导进行了采访及会后报道。