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1、时间管理,如何提高工作效率,什么是时间？,事件,有形的价值,无形的价值,把时间投资于你的工作、家庭、社交的功能方面，建立工作关系、家庭关系、人际关系等。你为此花掉时间，但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的,是指你所苦心开拓的许多家庭关系、社会关系，会在以后带来有形的报酬。例如你是一名销售人员，拜访客户，跟客户建立关系，最后与客户达成交易，你定会有报酬。,时间的四项独特性,时间无法像失物一样失而复得，它一旦丧失将永远丧失，,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。,认
2、识时间管理,时间管理中最根本的要素? -事件,时间管理的实质是什么? -事件的选择与管理,时间管理的关键就是事件的控制，即把每一件事情都能够控制得很好。时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧，例如，如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或者工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。,学习时间管理的理由,不能管理时间的人，就不能够管理一切。,四、整理整顿不足,三、时间控制不够,二、组织工作不当,五、进取意识不强,一、工作缺乏疾患,符合自己的价值观,了解自己的状况,具体的 可衡量的 可达到 相关的 基于时间的,1、制定目标,时间管理的六大原则,2、有计划地进行工作,有计划地进
3、行工作,时间管理的六大原则,3、分清事情的轻重缓急,我们认为：处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。所谓“重要程度”，即指对实现目标的贡献大小。,时间管理的六大原则,4、合理地分配时间,the Vital Few & the Trivial Many 柏拉圖法則 花最少的力氣, 獲得最多的效益 你所完成的工作裡, 80%的成果,來自於20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關的,时间管理的六大原则,5、与别人的时间取得协作,任何人类的组织，不论大小，都有其周而复始的节奏性、周期性；而我们作为社会或是团体组织中的一员，毫无疑问地要与周边部门或人发生必然的联系。在这种情况下，我们需要
4、互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。,时间管理的六大原则,6、制定规则、遵守纪律,制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面： 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。,时间管理的六大原则,时间管理的核心步骤,时间管理的核心步骤-第一步,明确角色、职责与目标 公私兼顾：工作+家庭 价值为先：以价值观为依据,WHY,HOW,如果目标不明确，就没有办法做时间规划。同时如果你的目标设定还要把健康、家庭、
5、工作、人际、理财、心智、休闲、心灵等因素考虑进来，把每一个你它目的、角色、价值观、信念诠释出来。,目标管理有效目标的设定,Specific具体的； Measurable可以计量的； Attainment可以达到的； Reasonable合理的； Time有时间性的,1、具体的： 有人曾经做过一个试验，他把人分成两组，让他们去跳高。两组人的个子差不多，先是一起跳过了1米。他对第一组说：“你们能够跳过1.2米。”他对第二组说：“你们能够跳得更高。”经过练习后，让他们分别去跳，由于第一组有具体的目标，结果第一组每个人都跳过1.2米，而第二组的人因为没有具体目标，所以他们中大多数人只跳过了1米，少数人
6、跳过了1.2米。这就是有和没有具体目标的差别所在。 2、可衡量的： 任何一个目标都应有可以用来衡量目标完成情况的标准，你的目标愈明确，就能提供给你愈多的指引。比如你要买一栋房子，先要在心里有个底。房子要多大，是几层楼？需要多少卧室？要木头砌还是钢筋水泥的？要多少平方？座落地点呢？你的预算呢？有了这些明确的标准，你才有可能顺利地盖好你的房子。 3、可达到的： 不能达到的目标只能说是幻想、白日做梦，太轻易达到的目标又没有挑战性。多年前在美国进行了一项成就动机的试验。15个人被邀请参加一项套圈的游戏。在房间的一边钉上一根木棒，给每个人几个绳圈套到木棒上，离木棒的距离可以自己选择。,站得太近的人很容易
7、就把绳圈套在木棒上，而且很快地就泄气了；有的人站得太远，老是套不进去，于是很快就泄气了；但有少数人站的距离恰到好处，不但使游戏具有挑战性，而且他们也还有成就感。实验者解释这些人有高度的成就动机，他们通常不断地设定具挑战性但做得到的目标。 4、相关的： 目标的制定应考虑和自己的生活、工作有一定的相关性，比如一个公司的职员，整天考虑的不是怎样才能做好工作，却一心发着明星梦，又不肯努力奋斗，在一天一天消耗中丧失学习、工作的能力，不思进取，不努力提高工作业务能力，最终会被公司抛弃、会被社会遗弃。 5、基于时间的： 任何一个目标的设定都应该考虑时间的限定，比如你说：“我一定要拿到律师证书。”目标应该很明
8、确了，只是不知是在一年内完成，还是十年后才完成？,时间管理的核心步骤第二步,列出事件清单： 主动性任务 -帮你实现工作目标 应对性任务 -不太重要却不可缺少,2-11-2012,会见,时间管理的核心步骤第三步,排定事业次序 根据： 工作的重要程度 (重要的工作需要安排足够的时间处理） 工作的紧急程度（紧急的工作需要马上着手处理）,重要 不重要,象限 危机 急迫的问题 有限期的任务，会议， 准备事项,象限 准备及预防工作 计划，休闲 建立人际关系 培训，授权，创新,象限 干扰，一些电话 一些会议 一些紧急*事件 凑热闹的活动,象限 细琐的工作* 浪费时间的闲聊 不关紧要的信件 看太多的电视,紧急
9、 不紧急,重要 不紧急,不重要紧急,不重要不紧急,重要 紧急,I,扩大,避免,缩小,减少,偏重不同时间象限上的不同结果,重视第二象限,花更多时间在第二象限，来创造机会和保护资源 为第一象限活动做预测并将它们移入第二象限 预防或为第一象限活动做准备，以减弱紧急程度 确认和消除不能帮助实现目标的活动,时间管理的核心步骤第四步,制定时间计划表： 计算事件时间长度 保证为重要工作预留整块时间 适当预留弹性,80/20法則1/2,时间管理的核心步骤第五步,言行一致地执行： 有序工作 有效授权 排除干扰,有序的工作,保持环境的整洁 有效的陈述-金字塔陈述,有效授权,管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分
10、内的若干工作委托部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。 授权不卸责。,排除干扰,可以拒绝-果断拒绝 无法拒绝-学会折中,时间管理的核心步骤第六步,调整和持续改善 每日调整与应变 阶段自我评估与改善,持 续 成 长 模 式 图,2）以终 为始,个人成功,1）主动 积极,依赖（你）,3）要事第一,独 立 （我）,互赖（我们）,7）不断更新,5）知彼 解己,6）统合 综效,公众成功,4）双赢思维,时间管理的核心步骤总结,定角色和职责(明确价值观) 公私兼顾,价值为先 列出事件清单 按照主动性与应对性分类 排定事件优先次序 以重要性和紧急性来排定 制定时间计划表 预留弹性,保证
11、重点 言行一致地执行 排除干扰,有效授权 调整和改善 自我评估,持续改善,时间管理的工具,信息系统工具： BLOG 协同办公 脑图软件 日程管理软件,工作日历法：年时间规划季度时间规划周时间规划日时间规划； 工作日历表 时间资源表,時間管理的利器: to-do List,紧急的事情 1.老板今天交待 2.临时状况,备 忘 录,Routine Work 1.日常工作 2.定期约会,重要的事情 1.工作计划 2.人生规划 3.家庭,健康,财富,Schedule List 1.Meeting 2.行事历 3.纪念日,习 惯 的 建 立,知识 （做什么、为何做）,技 能 (怎么做),意 愿 (想要去做),习 惯,昨天是一张已被注销的支票 明天是一张尚未到期的本票 今天则是随时可运用的现金 Put First Things First!,盛 年 不 重 来，一 日 难 再 晨。及 时 当 勉 励，岁 月 不 待 人。,陶渊明,共勉,
