{办公文秘}第四章秘书工作

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1、第四章 秘书工作,案例：协助服务与秘书工作范围,毕业于名牌大学的苏云踌躇满志地踏上了外企秘书的工作岗位，今天是她上班的第一天，一路上苏云想象着她的工作：在电脑桌前熟练地进行电脑操作；用流利的英文为总经理书写函件；聚光灯下，从容地主持对外活动她兴冲冲地赶到办公室报到，老外经理淡淡地看了她一眼，然后吩咐说，“请苏小姐先把办公室收拾一下。”苏云一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来。将办公桌上东一堆西一堆的文件整理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的地面进行除尘。,这一切做完以后，苏云对经理说：“办公室收拾好了，请问经理，还有什么吩咐？”苏云心想，这下该让我起草文件了吧。可是

2、没想到，经理头也不抬地说，“请帮我倒杯水。”于是苏云泡了一杯热的茶水端了过去，“对不起，我要的是白开水”，经理挥了挥手说，苏云赶忙又去换了一杯热的白开水。“对不起，苏小姐，我要的是冷水”，经理有点不耐烦地说，她只好去换第三杯水，这才让经理满意。这以后，经理又吩咐她去做了很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡等等，一整天就这样匆匆过去了。,第一天的工作经历，让苏云很失落，苦读了四年大学，为了提高英语水平，熟练操作电脑，甚至本末倒置，白天上课懒洋洋，晚上拼命读夜校，为的就是能获得体面的外企秘书职业，没想竟然要像佣人那样为别人打扫卫生、端茶倒水、跑腿，这些不读书也能干的事为什么要让秘书来干，苏云的心里

3、充满了困惑。,问题：,秘书人员究竟应做哪些工作？ 文件拟稿、会议安排、给客人送咖啡、购买办公文具、给上司的夫人买生日礼物？,第一节秘书工作的内容,作业（必做题）,查找一篇文献：女秘书工作典型的一日 （主人公苏珊为美国一家饮料公司地区分公司的行政助理，文献依时间顺序记录了她一天的具体工作）。 阅读后将苏珊一天的主要工作归纳出来。 结合苏珊助理一天的表现，分析归纳苏珊的优秀之处（作为秘书，值得大家学习的地方）。,常言为“三办”：办文、办会、办事 “文书、事务、一般管理” “年轻一代的高级管理人员大多如此，他们把秘书应做的工作理解得无边无际。” 英一管理咨询公司秘书吉尔弗瑞 依据：权威机关的规定及组

4、织机构的岗位职责规定；现实状况,政府秘书长和办公厅主任任务： 协助首长综合情况，研究政策，推行工作 协助首长密切各方面的工作联系 协助首长掌管机关内部统一战线工作 协助首长掌管保密工作 掌管机要工作 主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查与督促政府决议的执行等事项) 掌管机关事务工作(包括机关财务、生活管理、学习娱乐活动等事项) 关于各级政府机关秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定,“办公厅至少有这样一些任务：一是为领导提供情况；二是为领导决策以后参加贯彻实施；三是对党委决策前后出现的一些矛盾进行协调，还要做好文件把关；四是处理领导机关的一些日常事务。” 江泽民

5、,一名经营钻石的公司总经理秘书的工作职能 1、岗位名称：秘书 2、直接上级：总经理 3、本职工作：企业的办公程序及行政事务管理。,4、主要职能：办公程序。 （1）文件的拟、收、发、存（归类、立档）； （2）召开会议、会议纪要； （3）掌印：开具企业一切对外证明，加盖公章（需授权）； （4）检查：检查公司的一切程序是否得到执行； （5）负责所有文件的打字、复印； （6）制作总经理会议邀请信，并担当该会议接待员； （7）保持办公室整洁，做好来宾的接待工作； （8）传达总经理的各项工作指令，及时检查是否得到执行，迅速反馈信息，同时提出解决的意见。,5、兼管职能。 （1）公司大事记； （2）统计：为企

6、业提供各项统计数字； （3）司机管理； （4）参加合同条款的讨论和签约； （5）市场分析、市场调查； （6）公司宣传、促销活动，P0P广告设计、制作 （7）不管部。 总则：程序化、科学化；规范、高效； 细心、创造性。小事不过日，大事不过周。,一、秘书工作内容,教材： 政务性工作 业务性工作 事务性工作 （政务性工作、日常事务性工作）,目前我国政府机关与企事业单位的秘书常规工作大致有以下十多项： 文书撰写与文字记录 文书处理 档案管理,文档管理,文书处理程序及分工示意图（以局机关为例） 负责单位外收发 内收发办文部门机关领导印厂 或人员 （各处、室（各处、室部门负责人打字室 文书人员）承办人员）

7、 收 收登分 文 进记送 收启登分批办 进封记送 拟办 归注承办 卷办 草拟审核签发缮印 发 发 装登注盖复 文 出 封记发印核,会务工作,办公室管理和机关日常事务管理（办公室环境管理、办公设备和用品的采购、保管与发放、印信管理、公车及会议室管理、电话处理、邮件处理、值班工作等）,日程安排,工作日志例表（上司用）03年3月25日星期二,工作日志例表（秘书用）03年3月25日星期二,案例：,岭南公司苏秘书第一次陪同年过半百的王经理去北方一大成市出差，住在一所比较偏僻的招待所里。王经理吩咐他去拍一份加急电报。苏秘书在招待所门口向过路人打听邮局地址后，换乘了两路公共汽车，来回花了4元钱，用了半天时间

8、，才把电报发了出去。 第二天早晨，他在陪领导散步时，无意中发现离招待所不远处就有一家邮局，十分后悔。此后，他便养成习惯，到外地出差，安排好往处，待领导休息后，第一件事就是熟悉周围环境，特别是交通、邮电等情况。他没有料到，在又一次出差途中，王经理由于旅途劳累，患了重感冒，夜半三更找车、找医院、问医生，忙得他恨不得长出三头六臂来。以后出差，他多了个心眼：打听医院、医生情况。,一次，他陪同王经理出差，王经理去参加一个会议，他一人呆在屋里闲得无聊，便趁机上街办点私事，准备午饭前赶回来。不料路上交通堵塞，直到下午两点钟才赶回住地。王经理在开会中间出来，要找他办一件急事，怎么也找不到，急得团团转，为此严厉

9、地批评了他。以后苏秘书随领导出差时，又注意离开领导时事先打招呼，或写留言条，或打电话请假，以免领导不知去向、心中着急。在实践中，苏秘书不断总结经验，完善自己的服务。 苏秘书认为，随从领导出差，特别是上了年纪的领导人、身体有病的领导人出差，更应细心照顾，不能掉以轻心。要积极主动，认真负责，从领导出差的使命、准备资料到领导的饮食起居和乘车，方方面面，秘书都应周密考虑、细心关照，不能有半点马虎大意。有一次，他随一位年过7旬的老领导去北京开会，预订返程软席时，由于交代不细致，结果买到的是两张上铺票，让老领导爬上爬下，虽然领导没说半句怨言，但他心时十分难受。,出差服务、 安排落实领导活动 包括：出差日程

10、管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差费用报销；随从工作等,接待工作,案例： 琳达是某公司财务总监的秘书。每年到二月底，她就发现上司特别忙碌，经常把财务部门的几个经理频繁地找来，通宵达旦的研究问题，而在平常很难出现这种情况。刚给财务总监当秘书时，琳达并不知道这是为什么，只是觉得有些特别，所以，她不知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道，作为一家上市公司，公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司报告会影响公司股票价格，事关重大，所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了解了这一点，今年琳达不需要上司交代，过完元旦就将做决算报告所需要的相关数据都准备好了。,

11、信息资料工作 （信息的收集、整理、加工利用、传递、存贮、反馈） 案例：淘金 单位网站管理 调查研究 案例：疏通“瓶颈”,参谋咨询 案例：列席代表的一票否决,督查工作 协调工作 领导间、上下级间、部门间、单位间等关系的协调；项目、工作计划的协调；公文、会议的协调,信访工作（处理人民来信、来电，接待人民群众来访的工作） 保密工作 保密工作是为达到保密目的所采取的必要手段与措施。 （重点环节：文件保密、会议保密、通讯保密、涉外保密、宣传报道保密、计算机保密等）,其他（照顾上司、辅导新秘书、公关工作、谈判工作、临时交办事项、突发事件处理等）,注意：,秘书工作内容是随着社会的发展而变化的 “从偏重办文办

12、事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务” 第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会 “65%的执行人员预见，秘书职称将在2005前加入协调者 字眼以反映秘书这方面的工作。 ” 来自美国一项调查 “秘书工作”外延的模糊性,第二节秘书工作的性质、特点及作用,一、秘书工作的性质,辅助性 秘书工作围绕领导工作展开(为领导活动提供直接或间接的服务) 秘书工作要服从于领导工作(领导工作处于主导地位，秘书工作处于从属地位) 秘书工作行为的发生多具有被动性(遵命而作，受制于领导的意图和指示的精神),思考题：,在一个组织机构

13、整个管理体制中，领导工作为何需要秘书工作来加以辅助？ （精力不够，智虑有失，知识有限等）,综合性 “上管天文地理，下管鸡毛蒜皮，大事要抓，小事要管” 领导工作的综合性决定了秘书工作的综合性。 秘书部门通过综合性的统筹协调工作，可以加强各职能部门之间的有效联系，发挥最优的行政效益。,机密性 秘书工作部门往往都是一个单位机密信息的集散处。秘书部门很多工作都会涉及到单位的机密与领导的隐私。 文件保密 电子计算机保密 会议保密 通讯保密 涉外保密 宣传报道的保密 科技保密,事务性 “务虚”与“务实”(工作目标同一，但职权任务有差异) 只有搞好事务工作，才能使领导从事务中摆脱，更高效地进行领导。,二、秘

14、书工作的特点,秘书工作自身所面临的矛盾,（一）被动性与主动性的统一,辅助地位决定工作中的被动性 “要我做什么，我就做什么” 受制于领导的意图与指示 工作具有不可预测性,“国内的女秘书大都年轻漂亮，个性较强又任性，多数未经过培训，欠专业化，被动性工作，责任心较差，工作起来像个闹钟，拧一下，转一下。” 某跨国公司驻华某企业的总经理 “从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单凭老经验办事转变为实行科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务” 第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会,“我还能做什么” 工作性质的辅助性，工作要求的主动性 被动中寻求主动，做到被动与主动

15、的矛盾统一,案例：优质服务与工作差距 大学同窗王芳和李兰同时应聘在某农产品超市当办公室文员。不久，李兰受到总经理的青睐，一再被提升，可工作起来同样肯吃苦的王芳却一直在做着文员。终于一天王芳忍无可忍，向总经理提出辞呈，并痛斥总经理用人不公。 总经理听完后说：“年轻人，别忙着辞职，先帮我到今天的集市上看看，有什么可卖的。”王芳从集市回来说，“只有一个农民拉一车土豆在卖。”“一车大约有多少袋，多少斤？”总经理问，王芳又跑回去，回来说有10袋。“价格是多少？”总经理又问，王芳欲再次跑回集市，总经理望着气喘吁吁的她说，“请息会儿吧，你可以看看李兰是怎么做的。”,说完，叫来李兰对她说：“请你马上到集市上去

16、看看，今天有什么可卖的。” 李兰很快从集市上回来了，汇报说到现在为止，只有一个农民在卖土豆，有10袋，价格适中，质量很好，她带回几个让总经理看看。这个农民过会儿还将弄几筐西红柿上市，据李兰看价格还公道，这种价格的西红柿总经理可能会要，所以，她不仅带回了几个西红柿做样品，还把那个农民也带来了，他现在正在外面等着回话呢! 面对着一切，王芳忽然明白了，李兰比她多想了几步，于是她在工作上总会取得成功。,问题：如何做到被动与主动的统一？,案例：我还能做什么 ？,孙岩从学校秘书专业毕业后，一步就迈进了某省大烟草公司当了总经理的秘书，专业对口，薪水又高，让她的同学很眼馋。 但她的每一天却是在郁闷中度过的，因为没有人拿她太当回事。 总经理认为孙岩能把收文件、发文件、打字、复印、接打电话、端茶倒水这些琐事做好就已经不易了。 在年轻的经理们眼里，她只不过是专门干杂事的小职员，所以只拿一些杂七杂八的事情让她做。 同事们也只把她当作一个活蹦乱跳的小丫头，常