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1、会议组织与策划,问题：,1、我们平时主要组织哪些会议？ 2、我们组织会议的目的是什么？,会议中，谁最重要？,主持人,发言人,参与人,组织者,目标,从会议组织者的角度了解会议的基本流程 明确会议组织中的注意事项和基本原则 分享以往会议组织中的得与失,“为更好的组织会议做好准备！”,Contents,会议的基本流程,1,会议组织的注意事项,2,会议组织的基本原则,3,突发事件预防与处理,4,一、会议的基本流程,准备,执行,总结/跟进,会前,会中,会后,1、会前准备,会前准备工作是会议管理的第一步，对会议做出事先安排与充分准备，是实现会议目的的重要条件。 无论会议大小，如会前准备充分，就能事半功倍。
2、,“有备无患！”,1、会前准备,确认会议的基本信息 制定会议计划 会场布置 提出预防措施,确认会议的基本信息,What 会议主题 When 会议时间 Where 会议地点 Who 参会人员 Why 会议目标 How-how to do 会议形式 how much 会议预算,“5W2H”,制定会议计划,会议议程计划： 主题、主持人、议题、发言人、时间 会议准备计划： 事项、要求、负责人、完成时间,提出预防措施,人 预防：迟到、缺席 财 预防：不足，丢失 物 预防：不足、丢失、损坏,2、会中执行,根据会议计划完成分配的职责； 了解会议需求及时提供方便； 观察参会者情绪和反馈，弥补不足之处； 认真记
3、录会议内容，以备执行； 相互协助、配合解决突发事件。,会议中可能出现的问题,3、会后总结跟进,安排参会者相互交流的场所和机会 了解参会者的意见和建议（内容/组织） 及时编辑会议资料整理后下发至相关人员手中（如会议纪要、会议简报） 根进会议决议的根进执行结果 反省会议组织中的收获与不足 -优点？问题？原因？改善？,二、会议组织的注意事项,1 场地选择,2 会议通知,3 会场布置,4 进程控制,注意事项,6 VIP安排,1、场地选择,根据5W2H明确会议的场地要求 城市、区域、会场级别、场地大小、场型、设备、周边环境 根据场地要求和预算列出备选方案 场地、联系人、基本信息、价格、优劣势分析、推荐
4、了解周边环境 如：客户距离，交通环境，娱乐条件,2、会议通知,通知的基本内容：5W2H 表明后勤的关联信息： 食宿安排、交通、后勤联系人 与会者需要做哪些准备工作： 会前再提醒 准备工作、日程等,2、会议通知,通知的形式： 邮件 电话 短信 Outlook 通知的常见附件 会议资料 日程表、交通图、参与人名单通讯录 分房信息、航班及接送机安排、周边活动地点联系方式,3、会场布置,场型的确认 资料的准备和确认 打印文件、PPT等 设备的准备和确认 投影、相机、音频线、麦克、白板、笔 其他物品的准备和确认 横幅、X展架等宣传品、鲜花、茶歇,几种常见的场型,A.鱼骨型 B课桌式 CU字形,会议的准备
5、和确认,XX会议 工作准备单 负责人： 酒店联系人： 时间： 地点：,会场准备,废纸篓,会议桌,投影仪,4、第三方沟通,对象 酒店 印刷公司 培训公司 航空公司 ,关键点 明确要求 准确传达信息 确认信息到达 确认做到 确认对口人 确认关键时点,充分合作,酒店能提供哪些免费服务？ 到店的资料发放 叫醒服务 资料店内的搬运 桌牌制作？ 场地布置,5、进程控制,纪律： 设定违规的规则 时间提醒： 发言时间、休息时间、返回时间 午餐确认： 留位确认、时间确认 物品随检： 麦克、纸笔、茶水 关于参会者反应 对内容、对环境（如空调冷热）,6、VIP安排,会议要求确认 鲜花 茶点 喜好确认 饮食要求、饮水
6、偏好、是否抽烟、是否午休、航班要求 日程安排 车辆接送、晚餐陪同、出行陪同 房间确认 是否安静、视野如何、有无异味、设备是否正常,三、会议组织的基本原则,责任到人,烂笔头,提前,复查,备份,1、责任到人,明确分工，专人专岗 人人负责就是人人都不负责,2、“烂笔头”原则,“好记性不如烂笔头！”,3、提前,确认时间、人数，留出提前量 宁可先预定再取消 提前做好预案 关键点： 资料准备、酒店预定、借款、设备调试、车辆安排,4、复查,自己重复确认 换人重复确认 关键点： 物品准备的重复确认 关键信息重复确认：时间、地点,5、备份,备不足、备意外 人 如：第二个紧急联系人 财 留出足够的备用金 物 留余量，以备人员增加，物品丢失及损坏,四、突发事件预防与处理,你曾经遇到过哪些突发事件,突发事件举例,主持人迟到 电脑损坏 资料缺失 突发疾病或意外 停电 ,突发事件处理的注意事项,充分做好会前准备，避免突发意外事件 如发生意外，首先要做的是：镇定！ 不要抱怨要立即行动 利用现有资源 就近寻求支持 超权限及时请示,总结,“细节决定成败!”,谢谢大家！,
