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1、会议的基本知识,会议的概念,会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。,会议的构成要素,会议的要素即会议的组成因素。 分为基本要素和其它要素两大类。 基本要素即所有会议必有的要素（目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程）。 其他要素即可供选择的、并非为所有会议所共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料）。,会议的主要种类,按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议； 按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类； 按出席对象：可分为联席会（由若干单位共同召集并参加）、内部会、代表会、群众会等； 按功能性质：可分为决策性（必
2、有决议、决定）、讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政策）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；,会议的主要种类,按议题性质：可分为专业性（解决专门领域问题）、专题性、综合性等； 按照规模大小：可分为特大型（万人以上）、大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）等； 按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播会、电话会、电视会等； 按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会议和国际会议等。,公司常见会议的种类与作用,经理例会与特别会议 经理例会是指由本企业的经理们参加，研究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行的，通常每月一次或每周一
3、次，与会者和会议地点都相对固定。 经理特别会议是在企业的外部环境或内部运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是研究和解决新问题，做出相应的对策。,部门员工例会 是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的作用。 股东大会和董事会议 股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议，一般每年召开一次，有股东参加，决定股份公司的最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就要将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特别会议。,公司常见会议的种类与作用,公司年会 用于各部门报告
4、一年来的工作业绩，确定下一年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。 客户咨询会 这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠的；有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量难度较大，要求高。,公司常见会议的种类与作用,产品展销定货会 这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手段，一般由销售部门负责人操办。 业务洽谈会 是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。 新产品新闻发布会 企业研制出新产品并
5、准备将其推入市场时。常常采用新闻发布会的形式进行宣传。,公司常见会议的种类与作用,会议筹备,拟订会议议程和日程,学习目标 掌握会议议程和日程表的设引方法。,会议议程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来，会前发给与会者。,会议日程 会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表后，会前发给与会者。 宣布议程 说明人员缺席情况 宣读并通过上次会议的记录 财务主管报告 其他报告 新的议题 有关人事任命 提名并选举新的负责人 通知有关事项 宣布休会,会议议程表的设计,正确的设计方法： 编制会议议程表时，首先应注意议题所涉各种事物的习惯性顺序
6、和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。 议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题集中排列在一起。 保密性较强的议题，一般放在后面。,会议议程的样式,天地公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 宣布议程 说明有关人员缺席情况 宣读并通过上次会议记录。 通信联系情况 。 东部地区销售活动的总结。 销售一部关于团队沟通问题的发言。 公司销售人员的招聘和重组。 销售二部经理的人选。 下季度销售目标。,会议日程表的设计,会议的日程一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，将会
7、议的议题具体化。,会议日程的样式,天地公司新产品销售展示会日程安排 日期时间内容安排地点参加人自责人备注2003年 11 月 12日 8：30报到员工餐厅门厅全体员工9：00销售主管做介绍公司会议厅全体员工9：50休息10：00新产品展示技术总监主讲和演示公司会议厅全体员工11：00销售活动录象员工餐厅三层自由参加12：00自助午餐员工餐厅二层13：30员工自由观看和动手操作新产品员工餐厅三层自由参加14：30销售部人员讲解广告宣传单公司会议厅全体员工15：30分小组讨论与咨询员工餐厅三层自由参加16：30散会,注意事项,会议议程和日程、程序三种会议文件的功能是不同的，应抓准三种文件所传达的会
8、议信息的侧重点。 会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。 会议的议程与日程的安排必须吻合。 会议的议程、日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。,发送会议通知,学习目标,准确地发送会议通知,发送形式,正式通知 为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 非正式通知 非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。 也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 一些会议（如股东会议）在发送通知
9、时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。,发送内容,如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。 需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。 可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。 如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交
10、通工具线路。,会议通知和委托书的样式,hui议通知的内容：被通知部门、被通知人员的姓名及职务、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。,便函式,会议通知 致：各部门经理 发自：总经理秘书刘丽 日期：2002年7月15日 主题：部门经理的圆桌会议通知 2002年7月25日上午11：00，在燕都宾馆会议室举行全体部门经理的圆桌会议.下午12：15分将有午餐供应。假如您不能参加请在7月24日之前打电话62479521告知。 附上一份议事日程。除此之外，您还将得到一张另人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放
11、车辆的说明。 我很高兴地欢迎你们都来出席我们团体的这个重要的计划会议。 附件：议事日程 地图,卡片式,部门经理会议 目的：讨论公司下一年度市场营销计划 时间：2002年12月20日上午9：00 地点：公司第一会议室 如您无法出席，请于月日前电话告知。电话号码,会议委托书,委托书 兹任命（人名）和（人名）作为我的代理人参加（日期）（时间）在（地点）举行的（公司名）股东会议。他们均为本公司的高层管理人员或部门经理人。不管此次会议如期还是延期召开，他们都将作为我的全权代表，行使我出席时所拥有的全部权力。 生效日期 签名（ 股东签字） 地址 邮编,会议回执,请于12月1日以前将回执寄回。 我准备参加此
12、次会议。 我将届时赴会，并带宾客来。 我不能参加此次会议。 署名 公司,发送会议通知的注意事项,明确会议通知发送对象 落实发送的回复确认环节 对书面会议通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。 对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地址要注意随情况变化不断更新。,正确选择会址,学习目标 能够正确选择会址。,综合考虑各种因素选择恰当的会议地点,交通便利。 会场的大小应与会议规模、主题相符。 场地要有良好的设备。 应尽量必开闹市区，场地应不受外界干扰。 选择会议
13、地点应考虑有无停车场所。 场地租用的成本必须合理。,制发会议的姓名卡片和会议证件,学习目标 掌握各种会议证件的制发方法。,制发会议姓名卡片和证件的方法,召开重要的大中型会议会议应视必要制发姓名卡片和会议证件，通常小型会议，不必制发证件。 正确制作姓名卡片、会议证件的方法是： 内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼（先生、女士、小姐等）、身份（职务、职称等）、组织或公司的名称。 重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、白、黄四种不同的颜色。 在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。,不同类型的姓名卡片样式,粘性标签比较经济、
14、方便，但它们可能由于粘贴在衣服上而留下痕迹。 系带的卡片比较经济，戴取方便，但可能在衣服上晃动。 有夹子的卡片成本略高，它们能更换塑料封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服的不同部位。 台签式的姓名卡片这些是开会的时候放在桌子上使用的。,证件的类型、作用,代表证：与会者不仅能参加会议，而且有表决权，选举权。 列席证：能够到会旁听，但无表决权。 工作证：只证明是大会的工作人员，在会议期间出入行走有一定的限制。 记者证：是发给新闻媒体的有关的工作人员、记者，持记者证在有些工作区域出入受到限制。 来宾证：表明是被主办方邀请的嘉宾。 会议证件既能证明与会者身份，保证会议安全，控制出入人员；又能统计大
15、会人数和维持会场秩序。,注意事项,在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。 应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。有的公司强调区分开不同职务、地位人员的身份；有的公司强调所有员工的平等。 姓名卡片的大小式样应注意经济活用美观大方。,发放会议文件资料,学习目标 掌握各种会议文件的发放方法,会议资料的准备对于会议的成效至关重要。,会议文件资料发放工作的基本方法,按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋，在文件袋上填上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字体。 分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保
16、密性内容的文件，还要注明密级。 一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录。 分发会议资料时要适时适量。准备会议资料不能有多少代表就打印多少份，有可能出现临时增加与会者，或者出现代表丢失材料的情况，一定要留有充分的余地。 内容重要又需事先送达与会者的文件，可派专人递送或用传真、特快专递送达,常见的会议文件资料主要包括： 开幕词、闭幕词、领导讲话稿、主题报告、专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要、新闻稿、会议通知、日程安排等。,准备会议所需用品和设备,学习目标 掌握会议所需各种物品和设备的准备方法,尽量考虑全面，有备无患 了解可以租用会议设备公司的名称、地址和电话号码。 了解文具用品和相关设备供应商的名称、地址和电话号码。 掌握企业内可用的音像设备的类型和存放位置的清单。 掌握公司内部紧急维修工
