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1、高速公路工程竣工档案的整理第一章 高速公路工程竣工档案的整理工作概述高速公路工程竣工档案是在高速公路工程建设过程中产生和形成的。本章主要介绍高速公路工程竣工档案及其整理的一些概念。第一节 高速公路竣工文件与竣工档案的概念一，公路工程竣工文件与竣工档案的概念公路工程竣工文件，是指新建和改建公路工程（包括独立的公路桥梁、公路隧道、公路渡口等）自建设项目立项开始直至竣工验收过程中形成的各种形式和载体的历史记录。公路工程竣工档案，具有保存利用价值的竣工文件材料，经过分类、整理，编制成册，并按照一定的规定向档案（馆）室移交归档，就成为竣工档案。竣工文件是竣工档案的前身，竣工档案是竣工文件的归宿。竣工文件
2、材料与竣工档案是同一事物的两个不同发展阶段。它们的区分，简单地说，就是竣工文件材料归档前后的时间差异。也就是说，竣工档案是经过整理归档的竣工文件材料。二、作好高速公路工程竣工档案工作的目的档案工作的目的，就是利用。作好高速公路工程竣工档案工作的目的，就是要为高速公路工程的建设（如施工、交竣工验收、审计等）和今后的运营管理（如工程管理、维护、改扩建等）提供依据、凭证和参考。第二节 高速公路工程竣工档案的整理概述一、公路工程竣工档案的整理内容竣工档案的整理是分两步进行的，一是竣工文件的整理，就是将竣工文件材料由形成单位（见附件2）根据分类方案及档案整理的原则和要求进行分类整理、编目，装订成册；二是
3、将整理成册的竣工文件进行系统化，即竣工档案的整理，也就是各形成单位将编制成册的竣工文件移交给业主，有业主组织对所有竣工档案进行分类、编制档案号、编制分类目录、装盒上架。二、高速公路工程竣工档案的整理原则竣工档案的整理原则，就是遵循竣工文件的自然形成规律和成套性特点，保持竣工文件材料之间的有机联系，便于保管、保密和利用。三、高速公路工程竣工档案的整理质量要求1. 竣工文件材料必须是施工过程中的原始文件，能够准确反映公路工程项目建设活动的真实情况，图（图样材料）、文（文字表述）、物相符，技术数据准确，签字手续完备。2. 归档的竣工文件应齐全、完整、系统，分类科学，组卷合理，卷内文件排列系统有条理，
4、封面、副页、卷内目录、备考表等编制符合规范要求。3. 字迹清楚，图样清晰，图面整洁。永久、长期保存的文件材料必须用耐久性的纸张材料和字迹材料书写和打印。打印，应统一用7080克的无酸A4和A3纸（A3纸用于图表）和激光打印机；书写，禁止使用易褪色的书写材料（如铅笔、复写纸、纯兰与红墨水、圆珠笔、含酸和质量差的纸张）起草和签发文件材料。竣工文件应有一套原件归档。4. 录音、录像应保证载体的有效性，电子文件应以光盘为长期储存介质。5. 装订整齐、美观、牢固耐用，厚度（不超过2.5em）符合规定要求。总之，整理归档的竣工档案案卷质量要求应符合GB/Tll822一89科学技术档案案卷构成的一般要求。四
5、、竣工文件材料收集整理的要求及分工公路工程竣工文件材料要求按文件材料形成的不同阶段、施工工序或公路工程进展情况由形成文件材料的单位负责，及时收集、整理、组卷，遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，进行科学分类，达到便于查找利用的目的。公路工程竣工文件材料按下列分工收集与整理：（1）建设单位（业主）负责收集、整理项目立项与设计审批、工程管理性文件和交、竣工验收阶段形成的文件材料。（2）施工单位负责收集、整理公路工程施工阶段形成的文件材料及竣工图表。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。（3）由
6、监理单位负责收集、整理公路工程施工监理工作形成的监理文件材料。（4）声像（照片）档案由形成单位负责收集整理组卷。各部分文件材料的成文、编制单位详见下表。这里的“成文单位”是指文件、材料的原形成单位或主要责任者；其“编制单位”是指公路工程建设中“三大主体”中的某一主体，是将竣工文件、材料按范本要求整理编制成册的主等单位在完成各自的编制、收集、整理工作后，交建设单位汇总、整理。文件材料的形成、编制单位具体见附件1附件1 文件材料的形成、编制单位一览表部册文 件 名成 交 单 位收集整理单位套数11立项审批文件-建设单位21214设计文件设计单位建设单位22124工程管理文件建设单位建设单位225计
7、量支付文件承包商建设单位、承包商23监理资料监理监理24施工资料承包商承包商25科研、新技术文件科研、新技术参与单位建设单位261各类总结各自编写建设单位262交工验收报告交工验收组建设单位2交工验收申请承包商建设单位2交工验收批准监理、业主建设单位263单项工程验收文件单项工程验收组建设单位264决算和审计文件建设与审计单位建设单位265竣工验收鉴定证书竣工验收组（或委员会）建设单位2竣工验收申请建设单位竣工验收批准交通部或交通厅66竣工图表承包商承包商37特殊载体建设单位、监理、承包商建设单位、监理、承包商2（1）第一、二、六部分，一式二份，其中竣工图表一式三份，并要求提供电子版，接收单位
8、为省高速公路管理局、管养单位；（2）第三、四、五、七部分，一式二份，接收单位为管养单位。属于交通部档案馆进馆范围的项目，建设单位应按档案进馆的内容和要求组织完成。第三节 高速公路竣工文件的分类与组卷方法 一、 高速公路工程竣工档案（文件）分类方案对竣工文件材料进行分类，首先必须制定一个分类方案，因为竣工文件材料与竣工档案是同一事物的两个不同发展阶段，它们的区分，简单的说，就是竣工文件材料归档前后的时间差异（当然这个转化是有一定条件的）。也就是说，竣工档案是具有利用价值的经过整理归档的竣工文件材料。因此，竣工文件的分类和竣工档案的分类是一致的。湖南省高速公路工程文件材料编制与归档范本（2008年
9、修订版）（以下简称范本），是目前我省进行高速公路工程建设、设计、施工、监理、科研、质量监督、试验检测等等各类文件的拟制、分类、整理归档的依据和规范。高速公路工程文件材料按照立项与设计审批、工程准备、施工及验收等阶段文件材料的自然形成规律和成套性的特点接线分类，施工原始文件和监理抽检文件材料按照单位、分部分项工程及施工工序或者自然段分类整理，其它文件材料按照问题、阶段或时间、责任者、地区等分类整理。范本将高速公路工程竣工文件分为7部40册58分册。这就是高速公路工程竣工文件整理的分类方案（或叫分类大纲）。(见附件1)2.公路工程竣工文件材料的组卷方法。组卷又称为立卷，在科技档案整理中，又叫作组织
10、保管单位或者叫作案卷的组卷（为方便叙述，后面有时讲组织保管单位，有时讲组卷）。所谓保管单位（案卷），是指一组具有有机联系的、价值大体相同的竣工文件材料的集合体。也就是说，保管单位（案卷）是由互相之间有密切联系的竣工文件材料组成的，而不是由互不相干的文件材料随意拼凑起来的。但是，“有机联系”的范围可大可小，而保管单位（案卷）作为竣工文件材料的科学组合，其组合程度应有相对的数量限制，既不能太厚，也不能太薄。湖南省高速公路工程竣工文件编制范本规定上限不超过2.5厘米（一般情况下为250页），下限可根据实际情况确定。成套的竣工文件材料可以组织成一个保管单位（案卷），也可以按其内部的相互关系和数量的多少
11、组织成若干个保管单位（案卷）。有时，一组竣工文件材料也可能只有一份，也就是说一份竣工文件材料就可以组织成一个保管单位（案卷）。对每一个保管单位的竣工文件材料，要求其保存价值和保密等级基本相同。公路工程竣工文件材料的案卷组卷方法有以下几种：（一）按分项工程组卷。就是将一个分项工程的竣工文件材料组织成一个案卷。如路基工程中的涵洞、通道（符合小桥标准的通道每座为一个分部工程，不属此例）工程中的每座涵洞、通道，为一个分项工程，一般情况下，一座涵洞、通道的竣工文件材料，就可以组织成一个案卷。有时，一个圆管涵或倒虹吸管的竣工文件材料的数量不足一个案卷，也可以将同一分部工程内相邻里程桩号的两座或几座圆管涵、
12、倒虹吸管的竣工文件材料组织成一个案卷，也属于这种组卷方法的应用。（二）按工序或阶段组卷。这种方法是根据施工程序或工作过程，将记载和反映同一工序或工作过程的竣工文件材料组成案卷。如土石方工程（在一个分部工程内），可以按照土工试验、清理场地、软基处理、路基填筑压实、路基填筑质量检验、精加工等施工程序所产生的竣工文件材料组成案卷；桥梁工程，可以按基础、下部构造、上部构造、桥面系及附属工程等施工程序分别组成案卷；符合小桥标准的通道工程，可以按基础、台（墙）身、盖板、洞口及其它施工程序组成案卷。科研课题和新技术应用文件，可以按准备阶段、研究试验阶段、成果和总结鉴定验收阶段、成果奖励申报阶段所产生的文件材
13、料分别组成案卷。（三）按自然段组卷。就是对一个自然段施工时形成的竣工文件材料组织成一个案卷。如路基土石方工程一个分部工程中某一工序的竣工文件材料往往需要组成若干个案卷。在这种情况下，对每一工序的竣工文件材料，就可以按自然段组成案卷。防护、排水工程的施工也是按自然段进行的，也可以按照这种方法组卷。不过，防护、排水工程中的一个自然段的竣工文件材料可能不足一个案卷，在这种情况下，就可以将同一分部工程（13公里）中两个或两以上自然段的防护、排水工程的竣工文件材料按里程桩号顺序组成案卷。（四）按专业组织案卷。这种方法是按照竣工文件材料内容所涉及的专业，把相同专业的文件材料组成案卷。如房屋建筑工程的竣工文
14、件材料，就可以按建筑、结构、给排水、电气、暖通等不同专业分别组成案卷。（五）按性质组卷。这种方法是按照竣工文件材料中的综合性材料、成果性材料、原始性材料、中间过程性材料分别组成案卷。它主要适应科研课题文件材料的组卷。（六）按地域组卷。这种方法是按照竣工文件材料反映的地区组织案卷。如征地拆迁文件，一般是以县（区）为单元，按乡（镇）、村组织案卷。（七）按问题组卷。这种方法是按照竣工文件材料所反映和记述的内容，将同一问题的文件材料组成案卷。它主要适应于上报下发文件及工程管理文件、施工安全及文明施工文件和往来文件。（八）按时间组卷。这种方法是按照竣工文件材料的形成时间或反映时间来组织案卷。主要适应于试
15、验检测记录（试验室进行试验的即公用性的）、进度控制文件、投资控制文件等的组卷。（九）按作者（责任者）组卷。就是按照竣工文件材料的形成者分别组成案卷。它主要适应于上下级单位来文的组卷。上述组卷方法不能绝对化。在实际运用时，对同一类竣工文件材料，可以单独选用一种方法组卷，也可以一种方法为主，结合采用其它方法。在编制（分类组卷）竣工文件时，应根据它们各自形成的规律和不同特点，采用不同的方法。施工质检文件就是按照单位工程、分部工程、分项工程成套，不要破坏单位工程、分部工程、分项工程的成套性。不能按文件（表格）的名称组卷。上述组卷方法不能绝对化。在实际运用时，对同一类竣工文件材料，可以单独选用一种方法组卷，也可以一种方法为主，结合采用其它方法。在对竣工文件的组卷时，应根据它们各自形成的规律和不同特点，采用不同的方法。书中所述各“册（分册、）”文件材料的主要内容就是这一册（分册）的成套文件材料。成套的文件材料在组卷时不要分散开来，不要按文件（表格）的名称组卷。第四节 高速公路工程竣工文件材料收集归
