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1、办公管理工作流程文件号：版本：200002020生效日期：2000年2月17日编 写 人：郑磊流程审核人：宋春光所属部门：商流企划部一、版本控制:文档管理合理地管理业务流程的主文档，确保文档版本的及时更新，同时保证备份文档和原文档的一致性。版本管理版本修订日期：生效日期2000年2月20日版本生效日期变更内容编制人2000年2月20日文档审批本版本由以下领导审批：姓名职位签名日期周云杰商流本部长刘德辉商流采购部长宋春光商流企划部长文档分发管理本文档分发至以下人员：姓名职位3）描述点：1、 名称：办公管理管理流程2、 关键控制点（CCP）：信息流程的第一个关键控制点在信息的传输及时性上比如：回传
2、信息是否及时，如果及时顺理成章向下一步进行，如果回传不及时那么就应该跳闸，计算出相应的价值。信息流程的第二个关键控制点在信息传递的质量上，比如：回传数据是否达标如果不达标则跳闸并用相应的颜色进行表示跳闸后的异常信息以便于领导观察。3、 流程定义：3.1流程简述：本流程描述海尔集团商流各地工贸公司、商流各部门之间、商流与外面部门的信息传输的流程。要求所有流程都采用自动化，真正实现无纸化办公。3.2流程目的：加快信息的传输速度、减少信息传输步骤、提高信息传输的质量保证有问题随时跳闸。3.3流程范围：本流程适用于商流本部内部各部门、业务流的业务和生产以及商流各工贸公司。3.4相关部门/人员：商流本部
3、内部各部门、业务流的业务和生产以及商流各工贸公司。3.5信息输入： 各类报告、报表以及相应信息。3.6信息产出： 相应的各类表格报表。3.7流程图：（参见附图）3.8表单描述 （参见附图）4、 报告具体需求 1：要求对所有可量化信息在到跳闸的时候能够进行自动判别是否是异常信息既不达标信息。 2：对信息有督办性即信息发送人可以看到信息现在是执行到哪一步，是否有问题如果有问题是在哪一步出了问题这样便一目了然，不会出现不知道问题出在哪一个环节上。可以要求定义对信息反馈时间比如3天的时间如果3天没有反馈系统将自动提示有到期未反馈的信息并用不同颜色进行表示。5、 权限设置职位权限商流本部长用户使用的所有
4、权限。职能部长除本部长之外的所有权限。事业部长批示各地工贸和事业部的权限。工贸经理批示各地工贸的权限。信息员录入的权限。商流本部办公管理制定流程事业部工贸公司业务流部门描述TENDEND否是编号存档是否合格反馈至工贸领导签字是否需要反馈处理完毕否报领导阅是是否需报领导编号存档否处理是是否合格是否需要反馈信息的分析信息的接收信息的发送文件的编号和存档生成文档或表格信息录入否是报部门领导审核信息的分析开 始1：信息的录入2：信息的分析3：分析完毕后报领导审批4：是否同意如果同意就生成固定文档或表格否则重新开始。5：在生成文档后要求对此文档进行编号和存档以便日后进行查询。6：将信息发送至相关部门。7
5、：相应部门进行接收。 8：信息接收后需要对该信息进行相应的分析。9：是否需要包领导如果是就报相关领导如果否就分析是否需要反馈如果是进行处理，让领导确认后反馈至工贸公司。同时进行存档。10：如果合格对方存档。11流程结束。关于办公自动化管理的具体需求1：事业部及本部编号：01企划部 02广告部 03采购部 04工程部 05顾服部 06财务部07华北事业部 08华东事业部 09华南事业部 10西南事业部11西北事业部 12中南事业部 13东北事业部 14山东事业部2：督办管理：其实对于每一个信息只要发出就都是一个督办的过程，首先要对所督办的信息进行编号：编号可根据当天的日期以及信息所督办的部门进行
6、，比如采购部（甲方）在2000/2/27日发了一份督办单给企划部（乙方），这份督办的编号应该是DB00022701其中DB表示督办的意思；000227表示2000/2/27日01表示是采购部27日下发的第一份督办； 督办流程：当督办单生成后，在甲方系统中应该有要求反馈时间这一项，甲方可以根据自己不同的需要设定反馈时间。如果到期信息还没有反馈，在乙方的系统中应该自动进行跳闸并提示对方该信息还没有反馈应该反馈了。同时信息在甲方的库中建立跳闸资料库（注：该库主要是针对乙方有哪一条信息没有反馈；实际反馈时间；推迟几天反馈；具体的索赔金额也要相应的计算出来。） 建立督办发出台帐，该帐是用来记录每天各部门
7、所出的督办信息；建立督办接收台帐，该帐是来记录每天各部门收到的督办信息。以便日后进行查询。 另外可以设定一个当日督办情况汇总表；按照日列出今天总共有多少信息应该反馈，实际有哪几条反馈，没反馈的有几条并用相应的颜色进行标识，这样对甲方和乙方都是有好处的可以每天提醒以免出现漏反馈和漏收的现象。 当督办信息发送到乙方的库里，只要乙方看了此信息，在发出处就应该用颜色或者用信息进行提示表示该信息对方已经阅过。 当信息同时发送给多个部门，甲方可以看到有几个部门在规定的时间内打开文件进行阅览，要用标识进行表示。 在信息的传递过程中有时是多级传递，可能到反馈时间了但不知道信息现在在哪个部门手中所以很难办，系统
8、可以利用文件编号的唯一性进行随时跟踪，该文件现在在哪一个部门的手中（因为部门也有编号）。 信息的紧急程度标识：如果是需要本部长批示的非常紧急的文件要求在文件的编号或文件名上使用红色并带有闪烁标记；如果是紧急文件不需要本部长批示的要在文件的编号或文件名上使用红色但不带闪烁标志；如果是一般的文件就用绿色来表示。文件一旦全部批示完毕后返回信息发出的库中，这时编号和文件名将变成黑色。3：文件管理：文件管理主要包括通知的管理、通报的管理、报告承转 通知管理模块：主要分为：内部正式通知、外部正式通知。其中内部通知是指整个商流系统内的通知，该通知的发放审批必须经过职能部长批示，编号在按确认发送后才自动生成，
9、而且通知会自动将该通知纳入通知模块中。如果编号形式为SL00022701的文件已经发出去，第二个写通知并发送的通知编号就为SL00022702，其中SL代表商流本部00代表2000年0227代表2月27日01代表第一个通知。主要格式见附表，要求可以按照编号自动进行对文件的排列，在编号后面留出一定空间可以由人工标识一些如：文件名等并且每份通知在发送后必须能够自动抄送一份给本部长。要求能够统计当天所发送的内部通知的个数。外部通知是指商流本部对非直接管辖的部门所发放的通知，该通知的审批权限在本部长，该通知的编号规则为例如：SLW00022701其含义和内部通知类似只不过是在SL后面加上W表示该通知为
10、外部通知。其功能和内部正式通知应该是一样的，要求内部通知和外部通知分开管理。 通报管理模块：关于通报的格式见附表（）通报的审批权限在本部长手中，每个部门所发的通报都必须经过本部长审批。通报的编号就是按照商流本部第（）号市场通报的形式进行。其选号原则和通知一样只有在确认该通报发送，编号才会自动生成，并每次加一。 报告承转：首先要对报告进行编号，编号的原则是每个部门有每个部门自己的编号。如下：01企划部 02广告部 03采购部 04工程部 05顾服部 06财务部 07华北事业部 08华东事业部 09华南事业部 10西南事业部 11西北事业部 12中南事业部 13东北事业部 14山东事业部 17商流
11、本部比如：SL01-17-01表示商流企划部的第一个报告是报给本部长。具体形式见附表。但是如果事业部在接到工贸公司的信息后不能处理要上报本部长时在文件本身的编号不会改变但在文件编号的后面会加上一个*表示该文件是由工贸公司交事业部处理由事业部代转的文件。工贸公司原则上不能直接报给本部长必须通过事业部审批后才能，但到了旺季缺货很严重时或其他比较特殊的时间段，本部长可以将权限开通，工贸可以将一些问题直接反馈到本部长处。每个文件在对方收到后24小时内还没有被打开过将进行跳闸并在对方和自己的库中进行相应的显示并记录在跳闸资料库中。如果该信息被打开将在发出方有提示。如果红色闪烁信息在12小时内还没有反馈到
12、发出方将进行跳闸并在自己和对方的库中进行显示并记录在跳闸资料库中。如果红色信息在24小时内还没有反馈也要跳闸并进行记录。如果绿色信息在48小时内没有反馈将进行自动跳闸并在跳闸资料库中记录。4：部门计划跟踪：关于部门计划跟踪主要是指比如：采购部领导将本月或者本周的计划进行下达，并用周计划工作控制表或月计划工作控制表进行表示，具体表示出每一个人的一项工作在几号需要完成，在系统中会有一个时间点根据日程自动向下走，然后在每一项工作项目的前面加上一个点，只要时间点没有到这个点所对应的点，该点就为黑色，只要时间点到达了这个点以后，该点以前的所有电和线都变为绿色，如果时间点到达工作对应点你的工作还没有做完，
13、该点就会变成红色并一直向下顺延直至此项工作完成（跳闸）。请 示 报 告 单 NO：报： 由： 日期： 紧急程度：请批示请指示下一步工作请批准请下发请签字请阅知信息供参考请面谈简要内容及部门领导意见：批示：传阅：Haier商流本部督办命令单表号：暂行第 页 共 页商流本部第 0 次修改生效期：2000.2.23督办事宜责任部门责任人要求反馈时间第 次处理督办内容 下发部门： 日期：接收部门处理关于_的处理结果如下:见证性资料: 呈报人: 部门负责人: 日期:落实落实结果: 督办人: 日期:反馈意见处理工贸公司意见：事业部意见：企划部责任兑现：以上数据分别由相关部门输入跳闸资料库日期到期未反馈督办明细相应SST金额合计：督 办 发 出 台 帐发出时间督办编号督办部门
