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1、=如何创造高效率放入会议讲师手册如何创造高效率的会议培训对象高阶主管/中阶主管/基层主管培训方式专题讲解小组研讨案例分析互动游戏测试与练习培训时间6小时培训目标 培养正确的会议认知 熟知如何开好一个会议 人情主席在会议中扮演的角色 系的主席所需主持会议的能力，以便自我精练 体认参与会议者之角色，以促进会议之功能培训大纲第一单元 会议现状分析会议所呈现的趋势；无效率会议的惊人开销。第二单元 成功会议的准备工作成功会议的准备工作之一如何理清开会的目的与诉求；会议形式与领导风格；如何遴选与会者；会议规模；会议地点；成功会议的准备工作之二会议时间座位安排传达开会通知议程设计会议记录会议规范的制定第三单
2、元 影响会议的个人因素常见的人格标签与刻板印象个性与影响力性别与影响力如何在会议发挥影响力第四单元 会议的领导艺术主席的八大职责 主席的开场白关键性的三种领导态度发言时间的分配 如何掌握议事进度 如何化解意见冲突 指定一人“扮黑脸”会议中如何达成决议如何与何时结束会议议事效率的评估方法后续工作会后跟催主持能力测试课程时间分配表课程时间分配表拟定时间表题目所需时间（分钟）9:00讲师简介59:059：20游戏15第一单元 成功会议的现状分析9:209:35会议所呈的趋势159:359：50无效率的会议惊人开销15第二单元 成功会议的准备工作成功会议的准备工作(一)10:0010：10如何理清开会
3、的目的与讼求1010:1010:20会议形式与领导风格1010:2010:25如何遴选与会者510:2510:30会议规模510:3010:45会议地点15成功会议的准备工作(二)10:4510:55会议时间1010:5511:10座位安排1511:1011;15传达开会通知511:1511:25议程设计1011:2511:35会议规范的制定10第三单元 影响会议的个人因素11:3511:50常见的人格标签与刻板刻板想1511:5012:00个性影响力1014:0014:15性别与影响力1514:15:14:25如何在会议中发挥影响力1014:2514:35评估与会技巧10第四单元 会议领导艺
4、术14:3514:45主席的八大职责1014:4514:55主席的开场白1014:5515:00关键性的三种态度515:0015:05发言时间的分配515:0515:15如何掌握议事进度1015:1515:30如何化解冲突1515:3015:45指定一人“扮黑脸”1015:4516:20会议中如何达成决议3516:2016:25如何与何时结束会议516:2516:35议事效率的评估方法1016:3516:40后续工作516:4016:45会后跟催516:4516:55主持能力测试1016:5517:00答问及总结5热身游戏交换名字（见附录七）讲师导入企业内部的运作绩效，在很大程度上取决于行政沟
5、通、业务流程、报表签呈及会议等诸多环节的运行状况。其中尤以会议较为复杂。导致会议效率低下的原因有时间不够、信息不全、议题离散、冲突争执、会后敷衍、决策错误、主持不佳等。在比较过欧、美、日等国企届会议模式后，我们针对恶性循环的会议体制及国人的心态，设计了这套现代化会议管理课程。课程有效培育了企业界人士正确的会议认知，分析了议事缺乏效率的主要原因，讲授了会议管理要诀，进而提出了有效率的开会方法，促使会议顺利达成预期目的。第一单元 会议现状分析一、会议所呈现的趋势讲师导入据调查，在许多企业中，会议的时间、规模、经费都呈现出扩张的态势。目前，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上；企业约有80%
6、的员工提职来源于其在会议上的表现引起上司注意和赏识。分析研究会议发展的趋势和成因，有利于我们实行科学的会议管理，创造高效率的会议。要点阐述当前会议趋势呈现如下趋势：1、开会次数与时间增加；2、跨部门的协调会议增加；3、有不同相关阶层的专业人士参与。二、无效率会议的惊人开销会议开销的计算方法1、统计定期会参加开会的员工人数。2、把次人数乘上平均每次开会所花时间。3、再将得来的数值分别乘以员工薪资、额外津贴、活动开销等。乘上48（48为一年中的上班周数），再将得来的数值除以50（可能浪费的生产力）。这时所得的数值，为公司一年因无效率会议所损失的生产力，但也意味着在改善会议管理模式可“追”回来的钱。
7、第二单元 成功会议的准备工作讲师导入本章节将检视会前会后的诸多注意事项，并讨论最常发生的开会问题及现象，与其应对之策。为达到高效率会议，首先要选择最合适的开会形式，例如是要以咨询商式或者让与会者自行讨论等等。在决定开会形式之后，就是及时通知与会者开会时间、地点、目的及应该做的准备。在会议开始前，也应让与会者收到预先拟定的议程表。在会议讨论正式开始前，征询修改议程的建议。一旦议程确定无误之后，严格遵照拟定的方式进行。另一方面，会议记录者同步记录多讨论的意见，以协助主席讨论整合及分派工作。再者，我们根据对企业经理人的有关权威调查发现，缺乏会前准备工作是最普遍的会议问题。议程表的安排与开场白的设计是
8、否得当，是会议成功与否的决定性因素之一。此外，会议时间控制不当，如不准时开始与结束会议，都会造成讨论不够深入，决议草草作出的情况发生。另一方面，主席的统治能力同会议的排座是否严谨，能否达成高质量决议有重要关系。而为何会造成发言者赛车或发言无主题的状况，也在本章节讨论之中。最后，我们介绍了如何制定会议守则，来规范与会者的议事行为，相信对经营高效率会议有绝对的帮助。会议召集人的会前清单（见附录一）成功会议的准备工作之一（一）如何理清开会的目的与诉求讲师导入用一句话陈述出开会的目的与讼求，简而言之，就是确立一个会议宗旨。以下就是典型的会议宗旨：“此次开会的目的是要决定行销策略，并分派工作，所有工作应
9、在七月一日前完成”。要点阐述会议宗旨的确立必须符合以下三大条件：1、达成高质量的决议企业开会的目的，就是要整合各方面的意见，已达成高质量及高效率的决议。决议质量主要可以从议事效率及决议执行状况窥知一二。会前准备工作越周密，高质量的决议也会更容易达成。2、维持会议和谐要达成高质量决议的前提之一是，讨论过程中与会者之间的气氛要和谐。这项讼求在二十一世纪强调团队工作与成员自治的呼声中，显得越来越重要。人际冲突只会使议事效率降低。许多高科技会议产业并不是因拥有高知识水准的专业人士，就能达成高质量的决议。其原因就在于与会者之间的关系紧张，无法和谐地就事论事。3、与会者认同决议决议能受到与会者的普遍认同，
10、执行决议时才比较不会发生挚肘的情况，特别是与会者和决议执行者是同一批人时，受到认同与否就更显得重要。若与会者在开完会后，对决议仍能有效率、普遍受到认同的情况下出炉。（二）会议形式与领导风格讲师导入会议的工作，首先就是决定要使用哪一种形式开会，主席该采用哪一种方式领导会议，其次才是让与会者知道该准备哪些资料开会。要点阐述1、咨商式会议有些会议由于事态紧急，通常在会前一至两以简短的形式告知与会者出席，这通常便于主事者能快速获知属下意见。主席应在会前就先针对被咨询的问题或事件，相应地衡量出各种可能方案的利弊得失，再和与会者一同找出最可行的方案。在这样的会议里，主席通常会因为对问题有较深的了解而发言较
11、多，但应让与会者充分发言，将其意见纳入考虑之列，或让与会者自由发言，尽管内容可能未经深思熟虑，但往往能给主事者提供意想不到的灵感。2、决议提报式会议这样的会议通常较正式，开会时间较长，也较强调深思熟虑后的意见，这也是会议召开的目的。在会议之初，与会者先简报讨论的议题，在讨论方向厘清之后，主事者可暂时离席，令与会者自由讨论。在讨论告一段落后，再将其结果呈报给主事者。此种形式的会议是让与会者有完全的发言自主权（包括选出能带领其讨论的议事主席），而主事者仍能保留最后的决定权。以此种形式开会，由于与会者知道其意见将对决议产生重大影响，基于团体使命感，大多会在主事者暂离席的这一段时间，竭尽所能地贡献意见
12、。3、责任完全交付式会议“责任完全交付式”指的是，会议召集人将决议权完全托付给属下。这种会议形式并不常召开，因为部属间若协调不良，讨论很容易失控。假若要执行此种会议，主事者就要非常确定与会者确实能在无人领导的情况下，发挥分析与解决问题的能力。而在决议呈报给名义上的主席之后，主席会完全尊重其决定，不会再另做修改。这也是企业信任员工的最佳表现。在会议形式的选择上，最常发生的错误观念便是，以为固定用某一种形式模式，便能以不变应万变。事实上，只有灵活使用不同的开会形式，才能提高议事效率。应按实际情况选用不同的开会形式。不同的会议形式相关特点：案例参考：“另类”的开会形式玩具总动员以创新能力倍受推崇的美
13、国3M公司，有一个称为会议网络（Meeting network）的部门，专门协助其它部门提升会议效率。这个部门的领导人就是贝格曼（M.Begeman）.贝格曼认为，现代企业人常抱怨会议的无效率，或是奢望不要花太多时间在会议之上。不幸的是，这种抗拒心态是没用的。因为团队要沟通与推动任务就非开会不可，然后把玩具发给与会者真的很另类。他发现，这些小东西对于缓解会议中的压力很有效。许多人开会时，手上有个东西把玩，脑袋反而更能思考，也更有创意。例如在一个资深经理人的会议上，贝格曼发给每人印有会议网络的鼠标垫与橡皮球。他们在整个会议中，手上都不断地玩弄着小东西。在一个经理讲了让另一个经理不悦的话，后者就把皮球丢过发言者的桌前，全场都觉得很好笑。这些资深经理人从来没经历过这种轻松的开会方式。下个星期，原班人马坐好准备开另一个会议时，其中一人突然说:等一下，我们还不能开始,然后疾风似地冲出会议室又冲回来，手上拿着一个橡皮球。（三）如何遴选与会者讲师导入出席者若不知道自己在会议中所扮演的角色，则很难全力投入议题的讨论中去。据调查，与会者若对其角色定位不清楚，公司往往得多请数倍以上的与会者参与讨论，才能达成同样的决议。保守估计，许多会议在精简2/3的与会者后，仍能达成同样的效果，这证明与会者遴选不当，的确浪费了许多人力资源。要点阐述如何筛选出恰当的与会者名单？
