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1、XXXX保险股份有限公司采购工作指引（2014版）总公司物控部2014年1月 目 录第一部分 总公司采购工作指引 4一、采购流程图5二、分项流程61.采购联络员62.学习采购制度73.确定采购需求84.提交采购申请95.1 统购105.2 团购115.2.1 询价采购135.2.2 招标采购145.2.3 单一来源采购165.2.4 竞争性谈判采购175.2.5 物控部核价185.3 自购19第二部分 分公司采购工作指引 20办公室（行政部）采购工作职责21一、采购制度管理22二、采购审批和执行23（一）采购流程图24（二）分项流程251.采购联络员252.学习采购制度263.确定采购需求27
2、4.提交采购申请285.采购审批296.采购执行316.1 统购316.2 团购326.2.1 询价采购346.2.2 招标采购356.2.2.1 报备招标356.2.2.2 报批招标376.2.2.3 物控部组织招标396.2.3 单一来源采购416.2.4 竞争性谈判采购426.2.5 总公司物控部核价436.3 自购44三、机构采购管理45四、供应商管理46五、市场调研47第三部分 附 件48一、采购需求表模板49二、XXXX项目采购商务谈判要素一览表49三、采购纪要模板49四、综合类项目招标文件模板49五、IT类项目招标文件模板49六、发回标登记表模板49七、开标记录表模板49八、采购
3、签报审批流程表（仅分公司适用）49第一部分总公司采购工作指引一、 采购流程图1.采购联络员 2.学习采购制度 3.确定采购需求 4.提交采购申请 OA签报/ERP申请5.1 统购 5.2 团购 5.3 自购 创建订单 采购受理 物控部批复自购 签发下单 需求部门自行询价采购 验收付款 5.2.1 询价采购 5.2.2 招标采购 5.2.3 单一来源采购 5.2.4 竞争性谈判采购 5.2.5 物控部核价采购 采购纪要 资料存档 确定参与供应商 成立招标小组 确定参与供应商 确定参与供应商 确定参与供应商 签订合同 询价邀请 确定参标供应商 物控部核价 验收付款 反馈报价 编制招标文件 定标 资
4、料存档 发标 验收付款 回标 资料存档 开标 评标 商务会谈 定标 采购纪要 签订合同 验收付款 说明：蓝色部分由物控部负责或主导 黄色部分由需求部门负责或主导 资料存档二 分项流程1.采购联络员1.1 定义 各部门设立兼职采购联络员。人员较多的部门可分室设立联络员，每室不超过一人。设置和变动时，需上报物控部备案。1.2 职责 1.2.1 采购联络员应主动学习公司的采购制度和流程，同时应了解和熟悉本部门常规采购物品和服务的内容及要求。 1.2.2 采购申请由采购联络员提交。1.2.3 本部门自购权限的采购，由采购联络员按照相关采购制度经办执行；统购和团购由采购联络员配合物控部执行。2.学习采购
5、制度采购联络员应主动学习公司采购制度：2.1 XXXX保险股份有限公司物控人员廉洁自律规定2.2 XXXX保险股份有限公司总公司采购管理办法2.3 XXXX保险股份有限公司采购目录2.4 XXXX保险股份有限公司采购工作指引3.确定采购需求3.1 确定采购项目 需求部门确定采购项目，包括名称 目的 预算等。3.2 采购需求表分类 采购需求应按物品或服务分类别填写采购需求表（见附件1）。主要分类：印刷类 IT类 非IT物品类 会议类 服务类。3.3 填写采购需求表 需求部门确定采购项目的详细需求并填写采购需求表，包括内容 品牌 规格 型号等。重要或技术复杂的项目应提供采购项目市场调研/技术评估分
6、析报告或项目方案 投入产出分析报告等。3.4 采购需求表要求 3.4.1 采购需求表内容应具体 明确 完整，以便向供应商发标 询价和供应商反馈报价。重要或技术复杂的项目应另行编制项目名称项目要求。 3.4.2 采购需求表须经需求部门负责人签字后方生效，物控部按有效签署后的需求进行采购，如需求变更，则需经上次采购需求表签字人的上一级领导签字方可生效，同时采购时间将重新开始计算。4.提交采购申请4.1 需求部门根据采购管理办法 采购目录及本指引，提交采购申请；采购申请应按采购目录规定时效提前提交。统购产品采购申请通过ERP系统提交，团购 自购项目采购申请通过OA签报提交。4.2 ERP/OA申请要求： 4.2.1 采购申请应对采购项目进行简要描述。包括，采购项目名称 采购目的 采购预算等。 4.2.2 采购申请均须附采购需求表。 4.2.3 重大或技术复杂的项目，另附项目名称项目要
