精品课件--第6章Excel电子表格处理软件教学文案

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1、第6章Excel电子表格处理软件,6.1 Excel的基本操作 6.2 格式化工作表 6.3 公式与函数 6.4 图表 6.5 数据管理与统计 6.6 打印工作表 6.7 试题解析 习题6,6.1 Excel电子表格处理软件 单击Windows“开始”按钮“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Excel 2003”，即可启动Excel 2003。 6.1.1 Excel的窗口 启动Excel后，系统将打开Excel窗口，并自动建立一个文件名为“Book1”的空工作簿，光标自动定位在第一张工作表Sheet1的第一个单元格位置，如图6-1所示。 Excel窗口中的标

2、题栏、菜单栏、工具栏、状态栏与Word相似，在此仅介绍其不同之处。,图6-1 Excel 2003窗口,1. 编辑栏 编辑栏用于显示、编辑活动单元格中的数据和公式，它由名称框、编辑按钮和编辑框三部分组成。 (1) 名称框：显示当前活动单元格的名字或地址。 (2) 编辑按钮：包括“取消”按钮、“确认”按钮和“插入函数”按钮。这三个按钮在向单元格中输入数据或编辑数据时出现。 (3) 编辑框：显示当前单元格的内容，并且可以在此直接对当前单元格中的内容进行输入和修改。,5. 工作表标签 工作表标签用于工作簿中不同工作表间的切换，包括工作表翻页按钮和工作表标签按钮。 工作表翻页按钮有4个，从左向右依次是

3、“翻到第一个工作表”、“向前翻一个工作表”、“向后翻一个工作表”和“翻到最后一个工作表”。工作表标签按钮是选择工作表使用的按钮，一个工作簿缺省有三个工作表。 Excel将每个工作表自动命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3，双击工作表标签可以根据自己的需要重新定义工作表名，如图6-2所示。,图6-2 重新定义工作表名,6.1.2 Excel的基本概念 1. 工作簿 Excel支持的文档叫做工作簿(Book)，它用来存储并处理工作数据文件。当启动Excel时，系统自动打开一个工作簿，默认名字为Book1，以.xls为扩展名。一个工作簿可以由多张工作表组成，最多可达到255个。在Excel

4、中，工作簿与工作表的关系如同日常的账簿与账页之间的关系。一个账簿可由多个账页组成，如果一个账页所反映的是某月收支账目，那么账簿可以用来说明一年或更长时间的收支状况。在一个工作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在状态栏的上方，当需要进行工作表的切换时，只要用鼠标单击工作表名字标签，对应的工作表就从后面显示到屏幕上，原来的工作表同时被隐藏了起来。,2. 工作表 工作表是Excel完成一项工作的基本单位。工作表由单元格组成。工作表内可以包括字符串、数字、公式和图表等信息，每一个工作表用一个标签来进行标识(如Sheet1)。 3. 单元格 工作表格区域中每一个长方形的小格就是一个单元格。在单元格中可

5、以存放字符或数据。每一个单元格的长度、宽度以及单元格中的数据类型都是可变的。 Excel启动之后，光标自动定位在Sheet1的A1单元格中。如果用鼠标指针(空心十字形状)单击某单元格，使它呈现黑色的边框，这个单元格就是活动单元格，用户输入、编辑数据都需要在活动单元格中进行，每个单元格最多可以容纳255个字符。,6.1.3 创建工作簿 Excel的主要功能是进行数据处理。在进行数据统计和处理前，首先要向表格中输入数据。 启动Excel后，用户首先看到的是文件名为Book1的工作簿，Book1是系统默认的工作簿。如果要建立一个新的工作簿，其操作步骤为： (1) 单击“文件”菜单“新建”命令，打开“

6、新建工作簿”任务窗格。 (2) 在“新建工作簿”任务窗格，单击“新建”“空白工作簿”，将打开一个新工作簿，并默认命名为Book2。 Excel中的数据类型包括字符型、数值型、日期型、时间型和逻辑型，还可以在单元格中输入公式。当向单元格中输入数据时，一般不需要特别指明输入数据的类型，Excel会按约定自动识别数据类型，并对不同的数据类型按不同的对齐方式显示。 如图6-3所示为在Excel中输入数据的示例。,图6-3 Excel的数据输入,1. 输入字符 字符型数据是指由字母、汉字或其他符号组成的字符串。在单元格中默认为左对齐。输入数据的具体操作步骤为： (1) 单击输入数据的单元格(如A1)。

7、(2) 输入数据(如“百货集团销售情况表”)，这时数据会同时显示在单元格和编辑栏的编辑框中，单元格或编辑框中显示一插入点光标，同时在编辑框的左侧出现“取消”按钮和“输入”按钮。 (3) 每输入一个数据后，可以单击“输入”按钮确定输入的内容；或单击“取消”按钮取消输入的内容。,注意：工作表中的单元格在初始状态下有一个缺省的宽度，只能容纳显示一定长度的字符。如果输入的字符数超出了单元格的宽度，仍可继续输入，表面上它会覆盖右侧单元格中的数据，实际上仍属本单元格内容。确定输入后，如果右侧单元格为空，则此单元格中的文本会跨越单元格完整显示；如果右侧单元格不是空的，则只能显示一部分字符，超出单元格列宽的文

8、本将被截断，但在编辑栏中会显示完整的文本。 有时需要把一些数字串当作字符型数据(如电话号码或邮政编码)。为避免直接输入这些纯数字串之后，Excel把它当作数值型数据，可以在输入项前面添加单引号“”或者是“=数字串”，如20061208、=20061208。输入一经确认，输入项前后添加的符号会自动取消。 当在一个单元格内输入的内容需要分段时，按+键在单元格内换段。,2. 输入数值 输入数值可以使用普通计数法，如6、-15，也允许使用科学计数法，如123.45可输入1.2345E2。 正数前面的加号可以省略。负数的输入可以用“-”开始，也可以用( )的形式，例如-10也可以表示为(10)。 数的前

9、面加$或￥符号具有货币含义，计算时不受影响。若在数尾加%符号，表示该数除以100。如80%，在单元格内虽然显示80%，但实际值是0.8。 纯小数可以省略小数点前面的0，如0.2可输入.2。允许加分节符，如6666可输入6,666。 可以用分数形式输入数值，但输入时必须先以零开头，然后按一下空格键，再输入分数，如0 1/6、0 5/8。 输入的数值在单元格中默认为右对齐。,3. 输入日期、时间 输入日期的格式为年/月/日或月/日。如2006/12/28或12/28，表示为2006年12月28日或12月28日。若按+键，则取当前系统日期。 输入时间的格式为时:分，如16:18。若按+键，则取当前系

10、统时间。 输入的日期与时间在单元格中右对齐。 4. 输入逻辑值 可以直接输入逻辑值True(真)或False(假)，一般是在单元格中进行数据之间的比较运算时，Excel判断后会自动产生的结果，并居中显示。,5. 输入附注信息 选定某单元格，单击“插入”菜单“批注”命令，在系统弹出的批注文本框中输入备注信息。一旦单元格中存有备注信息，在单元格右上角会出现一个红色的三角标记，当鼠标指针指向该单元格时就会显示这些备注信息。利用批注文本框也可以添加、删除这些备注信息。,6.1.4 选择操作对象 选择操作对象是编辑数据的基础。操作对象的选择主要包括单元格内容的选择、单元格的选择和工作表的选择。 1. 单

11、元格内容的选择 1) 使用鼠标 用光标定位的方法进入单元格内容编辑状态，在所要选取内容开始处按下鼠标左键不放，然后拖动到所要选择内容结束处，如图6-4所示为选择A1单元格中的部分内容“集团销售”。 2) 使用键盘 用光标定位的方法，将光标置于所要选择内容开始处，按下键的同时，用左、右方向键将光标移到所要选择内容的结束处。,图6-4 选定部分单元格内容,2. 单元格的选择 1) 单个单元格 单个单元格的选择就是激活该单元格，其名称为该单元格的名称，例A1、B2等。 2) 行、列 选择行或列时，只需单击行标头或列标头。如果选择连续的行或列，只需拖动行标头或列标头。,3) 连续单元格 将光标定位在所

12、选连续单元格的左上角，然后将鼠标从所选单元格左上角拖动到右下角，或者在按下键的同时，单击所选单元格的右下角。其区域名称为“左上角单元格名称:右下角单元格名称”，例如B4:D7、A2:F8等。第一个选择的单元格为活动单元格，其为白色状态，其他选择区为具有透明度的浅蓝色状态。在选择操作的过程中，名称框显示选中的行列数(如4R3C)，如图6-5所示。,图6-5 选择连续单元格,4) 不连续单元格 在按下键的同时，单击所选的单元格，就可以选择不连续的单元格区域，如图6-6所示。 5) 全部单元格 单击工作表左上角的“全选”按钮，或者选择“编辑”菜单“全选”项，或者使用快捷键+，就可以选择当前工作表的全

13、部单元格。,图6-6 选择不连续单元格,3. 工作表的选择 对于单个工作表的选择，激活工作表就是选择单个工作表，此时所选的工作表标签为白色。 对于连续工作表的选择，只需按下键，单击所要连续选择的最后一个工作表标签，此时被选择的工作表标签呈白色状态，如图6-7所示。,图6-7 多个连续工作表的选择,如果选择不连续的工作表，只需在按下键的同时，分别单击所要选择的工作表标签，此时，被选择的工作表标签也呈白色状态。 在选择多个工作表时，标题栏内会出现“工作组”字样，在其中任一工作表内的操作都将同时在所有所选的工作表中同时进行。例如，当在Sheet1中向A1单元格中输入内容时，则Sheet2中的A1单元

14、格也会出现相同的内容。 如果想取消对多个工作表的选择，只需单击任一工作表的标签，或在所选工作表的任一标签上单击鼠标右键，在打开的菜单中选择“取消成组工作表”命令即可达到要求。,6.1.5 建立工作表 工作表的建立就是向工作表中输入数据，前面已经简单地介绍了数据的输入方法，另外Excel还提供了几种快速输入数据的方法。 1. 连续区域内数据的输入 工作表中可以输入数据的单元格很多，为了在所需的区域内快速输入数据，可以先选择数据区域，再用下面的方法进行数据输入。这样，当输入的数据到达区域边界时，光标会自动到所选区域的下一行或下一列的开始处。具体操作步骤为： (1) 选择需输入数据的数据区域，如图6

15、-8所示。 (2) 在所选中的区域内，若需沿行向输入数据，则在每个单元格输入完后按键；若要沿列向输入数据，则在每个单元格输入完后按键即可。,图6-8 在连续区域内输入数据,2. 输入相同单元格内容 如果需要在多个单元格中输入相同的数据，其快速输入法为： (1) 按下键不放，选择所要输入的相同内容的单元格。 (2) 松开键，输入数据。 (3) 按下+键。这时，刚才所选的单元格内都将被填充同样的数据。如果选定的单元格中已经有数据，则将被覆盖。,3. 预置小数位数输入数字 如果输入的数字具有相同的小数位数，或是相同的尾数0的整数，可以使用预置小数位数的方法来简化输入。操作步骤为： (1) 单击“工具

16、”菜单“选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“编辑”选项卡，如图6-9所示。 (2) 选中“自动设置小数点”项，在“位数”框中，输入正数表示小数位数，输入负数表示尾数为0的个数。例如在“位数”框中输入-3，单击“确定”按钮。 (3) 在单元格中输入数据，如2，按键后，2将自动变为2000。 如果在输入的过程中，需要暂时取消该设置，在输入完数据后输入小数点即可。,图6-9 预置小数位数,4. 用填充柄自动填写数据 对于有规律的数据，如日期序列、项目序列或自定义的数据列，可以使用数据自动填充功能。 当选中一个单元格或单元格区域后，在单元格的右下角出现一个黑点，这就是“填充柄”。鼠标指针指向填充柄时，鼠标指针变成实心十字形，此时按住鼠标左键拖动至最后一个单元格，即可完成有规律数据的输入即数据填充，如图6-10所示。,图6-10 数据自动填充,当某行(或列)的数字为等差序列时，需要根据给定的初始值，按照固定的步长增加或减少填充的数据。其具体操作步骤为： (1) 选定待填充数据的起始单元格，输入序列的初始值，如1。如果要让序列按给定的步长增长，再选定下一单元格，在其中输入序列的第二个数值，