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1、邮件礼仪及使用技巧邮件礼仪及使用技巧 公共建筑事业部公共建筑事业部 项目管理项目管理 邮件礼仪及使用技巧邮件礼仪及使用技巧 一、一、 关于主题关于主题 1、一定不要空白标题，这是最失礼的。 2、标题要简短，不宜冗长。 3、最好写上来自*公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存。 4、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 5、一封信尽可能只针对一个主题，不要谈及多件事情，便于日后整理。 6、回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题。 二、二、 关于称呼与问候关于称呼与问候 1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度。 2、邮件的开头要称呼收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应
2、；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应 按职务尊称对方，如“x 经理” ；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生” 、 “x 小姐”称呼。 3Email 开头结尾最好要有问候语 最简单的开头写一个“HI” ，中文的写个”你好” 、 “您好” ，开头问候语是称呼换行空两格写。 4.结尾常见的写个 Best Regards 或“祝您顺利” ，若是尊长应使用“此致敬礼” 。 三、三、 关于正文关于正文 1、Email 正文要简明扼要，行文通顺 2、Email 正文应简明扼要的说清楚事情； 3、注意 Email 的论述语气 4、Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰
3、明确。 四、四、 关于语言的选择和汉字编码关于语言的选择和汉字编码 1、尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 2.、选择便于阅度的字号和字体 中文用宋体或新宋体，英文用 Verdana 或 Arial 字型，字号五号或 10 号） 五、五、 关于结尾签名关于结尾签名 1. 签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过 4 行。只需放一些必要信息，对方如需要更详 细的信息，自然会与你联系。 2. 不要只用一个签名档。 对内、 对私、 对熟悉的客户等群体的邮件往来， 签名档简化。 过于正式的签名档会让与对方显得疏远。 你可以在 OUTLOOK
4、 中设置多个签名档，灵活调用。 3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般小于正文字。 六、六、 关于回复关于回复 1、不要就同一问题多次回复讨论，盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过 3 次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断 2、要区分 Reply 和 Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果你对发件人的提出的问题不清楚， 或有不同的意见， 应该与发件人单独沟通， 不要当着所有人的面， 不停的 RE 来 RE 去， 与发件人讨论。 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 七
5、、七、 关于关于发送、抄送、密送发送、抄送、密送 1To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC 的人无须响应，CC 的人有建议可回 Email。 3而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你发给了 BCC 的人了的。用在非常规场合。 4 TO， CC 中各收件人的排列应遵循一定的规则。 比如按部门排列； 按职位等级从高到低或从低到高都可以。 适当的规则有助于提升你的形象。 邮件礼仪及使用技巧邮件礼仪及使用技巧 公共建筑事业部公共建筑事业部 项目管理项目管理 Office2007Office2007 系列系列OutlookOut
6、look 使用技巧使用技巧 一、一、 自动存档自动存档 由于个人邮箱分配容量有限，我们只要设置自动存档就无需经常手动删除邮件了 二、二、 使用颜色标记使用颜色标记 每个邮件的后面都会有一个圆角正方形“类别”的标记， 点击它就能够快速为邮件设置不同的颜色，用以标记邮件的类别。用好这个功能能够让我们效率大增。 比如红色代表“重要事项”，绿色代表“个人事件”，黄色代表“电话会议”，蓝色代表“出差”这样，在收到一封邮件后，就可以根据内容进行类别的标记了，并且 类别标记可以设置多个，只需多次点击类别图标即可。另外，邮件设置好了类别后也会方便进行检索， 三、三、 重要人物特别待遇重要人物特别待遇 每天收到
7、大量的邮件，容易错过查看重要邮件，怎样才能够让重要人物的邮件在众多邮件中与众不同？ 可以选择【工具】菜单下的【组织】 ，在【组织】设置界面中选择【使用颜色】 ，设置“发件人为.”的时候使用“红色”，之后点击【应用颜色】 。 、这样，以后上 司发来的邮件，会在收件箱中用红色显示，就再也不会错过重要任务了。 四、四、 给同事上个闹钟给同事上个闹钟 每天繁杂的工作，难免会有遗忘。这时需要一个助手随时提醒自己，或者是提醒自己的下属，不仅可以通过邮件告知对方工作的内容，还能够通过撰写新邮 件界面中【邮件】选项卡里【后续标志】的功能来给自己或对方上个“闹钟”，以实时提醒重要的事件。在【后续标志】的下拉菜单中，选择【添加提醒】 ， 可以在弹出的对话框中选择为自己添加提醒还是为收件人添加提醒， 并且可以设定提醒的具体时间，这样就不怕遗忘重要任务啦！ 五、五、 信件跟踪信件跟踪 对于重要的邮件，发送后，想要确认是否有收到及时查看，做以下设置就可以解决对方是否成功收了：工具-选项-跟踪选项
