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1、现有业务流程 调研报告 物料管理模块综述组织结构供应部组织结构：储运部组织结构：管理综述l 供应部供应部共有人员四名，其中：经理一名，主管一名，业务员二名。岗位职责如下：供应部经理：在生产副总的领导下，负责整个部门的采购业务、部门日常工作及供应商评估工作。采购主管： 在供应部经理的领导下，协助经理负责生产所用原辅包材的具体采购以及向两名业务员分配共用物品的采购业务，供应商评估过程中数据的收集整理。业务员： 负责共用物品的采购及部门临时工作。l 储运部储运部共有五十三名人员，其中：经理一名，主管三名，报关员一名，仓管员（含记帐员）八名，统计员一名，员工三十九名。岗位职责如下：储运部经理：在生产总
2、监的领导下，负责整个部门的日常工作。储运部主管：在供应部经理的领导下，主要负责安排原辅、包装材料以及成品的接收、储存、发放工作。报关员： 主要负责公司进出口业务。仓管员： 负责原辅包装材料以及成品的接收和发放，并且填写相应的记录和做月末报表。统计员： 负责成品当日出库和入库的统计，共用物品收发的记录工作。员工： 负责仓库所有物料和成品的转运和装卸。l 其它业务相关部门设备部、财务部及生产部主数据描述 l 物料主数据目前股份所使用的物料共分为五种类型：1. 包装材料（21个品种）2. 原辅材料（其中中药材有板有眼6个品种，化学原料有20个品种）3. 宣传品及促销品（指即可用于生产或用于促销宣传的
3、材料，现有100个品种）4. 成品（21个品种）5. 共用物品（含低值易耗品、劳保品、化玻品、机物耗及五金配件）l 物料的编码范围：物料类型编码范围成品10000 19999半成品20000 29999原料、辅料30000 39999包装材料40000 79999宣传品及促销品80000 89999共用物品低值易耗品10000000 19999999劳保品20000000 29999999化玻品30000000 39999999机物耗40000000 49999999五金配件由设备部自行编制及管理l 供应商主数据i. 目前股份的供应商分以下四大类：1. 中药材（1家）2. 辅料（15家）3.
4、包材（26家以上）4. 共用物品（3家较为固定，其余经常变动）ii. 股份现无任何供应商的编码管理系统。l 货源清单主数据目前太太股份所使用的物料根据类型不同，货源也不相同：1. 包装材料以及宣传品及促销品一种物料有两家供应商供货2. 原辅材料中药材：一种物料只有一家供应商供货3. 共用物品货源不固定l 价格主数据1. 每年供应部对每种物料进行一次招标，以制定全年的指导价格。年中根据市场的价格变动对物料进行相应的价格调整。同一物料具有一家或多家供应商，但价格完全相同。2. 所有物料的采购价格均为到厂价格。其价格由两部分组成：材料价及材料的进项税。3. 付款方式有两种：月结（共用物品）及60天（
5、其余物品）。l 供应商评估目前股份已制定了完善的供应商评估制度，涉及供应商准入及信誉度两个方面。1. 供应商准入机制主要指标为：报价及上一年供应商的信誉度分数及硬件设施情况。2. 供应商信誉度机制每月对供应商的交货期、物料质量及物料使用情况进行评比并打分，实行末位淘汰制。主要问题/需求 1. 部分库存物料的库存信息反映不及时。2. 对供应商实际交易的评估不及时（如供应商的交货期、质量情况、生产使用情况等），只有在月末时对供应商进行评估。3. 各种物料采购订单执行情况的跟踪查询繁琐，导致各部门无法准确的了解订单的执行情况。4. 各种物料采购价格的历史记录查询繁琐。5. 储运部与业务相关部门之间信
6、息交流不及时：如库房未根据采购订单收货，库房不能及时了解各部门申领的数量与报批数量是否相符。6. 无法及时对库存物料进行有效的控制，如库存金额、有效期及其它分析指标（ABC分析）等。7. 各种原辅包材的安全库存量目前尚未完全定义。相关报表/单证 l 相关单证编号单证名称1生产计划2采购计划3采购订单4合同审批表5共用物品采购计划6辅助材料入库单7偏差处理单8不合格品处理反馈单9原辅包装材料接收单10原辅包装材料接收单11付款申请书12购买设备申请报告13招标申请审批表14标书评审记录15采购订单16设备开箱点收单17设备安装验收报告18固定资产异动单19包装材料补（退）料单20不合格成品台帐2
7、1原辅、包装材料总帐22宣传品、促销品检验记录23偏差处理单24发货通知单25原辅料称量记录26药品购进记录27原辅、包装材料外观检查记录28不合格原辅、包装材料台帐及处理记录29合格证30原辅、包装材料分类帐31原辅、包装材料库存货位卡32库存物料台板卡33成品库存货位卡34成品台板卡35限额领料单36原辅包装材料接收单37包装材料批料卡38产品退货记录39退货申请表40退货及接收处理单41退货通知单42不合格品处理反馈单43成品总帐44成品入库单45入库单l 相关报表编号报表名称1合同台帐2供应商档案3供应商供货统计4合同审批表5共用物品采购计划6辅助材料入库单7偏差处理单8不合格品处理反
8、馈单9原辅包装材料接收单10原辅包装材料接收单11付款申请书12购买设备申请报告13日发货和库存报告14宣传品、促销品月报表15原辅材料综合月报表16辅助材料各部门领用统计表17月各部门共用品领用明细表18月成品报废表19月零售统计表20月送礼.抽检统计表21月末库存成品-盘点表22仓库红字出库月统计表23月成品入库统计表24月仓库成品出库月统计表25月平衡表相关现有流程清单 流程名称流程编号原辅料、包装材料的采购AI-MM-010共用物品的采购AI-MM-020退货至供应商AI-MM-030外协加工的采购AI-MM-040采购发票校验AI-MM-050固定资产的采购AI-MM-060原辅包材
9、及宣传促销品的收货AI-MM-070成品的收货AI-MM-080共用物品的收货AI-MM-090成品的发货(对分部库存及客户)AI-MM-100原辅包材及宣传促销品的发货(对生产需求)AI-MM-110共用物品的领用AI-MM-120车间退货(合格品/不合格品)AI-MM-130成品的退货(从分部到总部)AI-MM-140成品及原辅、包装材料、中间品的报废AI-MM-150运费的支付AI-MM-160盘点流程AI-MM-170系统功能实现范围 主数据管理 供应商 物料 货源清单 信息记录采购订单管理 采购申请处理 采购订单处理 采购申请及订单审批策略 外协加工订单处理 发票校验库存管理 采购订
10、单收货 无采购订单收货 生产订单收货 物料在库位间转移 物料领用 成品发货物料管理信息系统 关于物料采购及库存情况的系统报表业务蓝图流程设计清单 流程编号流程图名TB-MM-010主数据维护流程（MM模块）TB-MM-020标准采购流程TB-MM-030固定资产采购流程TB-MM-040委外加工的采购流程TB-MM-050对采购订单收货流程TB-MM-060无采购订单的收货TB-MM-070物料状态转换流程TB-MM-080物料在不同库位间的转移流程TB-MM-090物料的领用流程TB-MM-100对生产的发料流程TB-MM-110退货流程TB-MM-120盘点流程TB-MM-130发票校验流
11、程555日-共用物品采购本流程主要描述了共用物品的采购过程。相关岗位职责分工l 质保部：提供化验用品需求计划，由部门经理审核，储运部复核，主管副总审批。l 储运部：提供月劳动保护用品及低值易耗品需求计划由部门经理审核，报主管副总审批。l 设备部：提供月五金配件需求计划，由部门经理审核。报主管副总审批。l 供应部：根据相关需求计划进行采购。l 储运部：负责收货。l单据/报表 l 需求计划l 入库单问题分析此流程不能及时反映采购员物品采购到位情况，全部要人工去查询才能了解采购任务完成情况，各部门投诉较多，物品价格不能长期稳定。流程详述 流程名称：共用物品采购(AI-MM-020)备注1、 质保部、
12、储运部、设备部根据当月生产计划制订各种共用物品需求计划，需求计划包括：物品名称、规格、数量、品牌等，需求计划由部门经理审核、储运部复核。主管副总审批，需求计划一式四联，第一联由需求部门存档，第二联交储运部，第三、四联交供应部。2、 供应部对所有需求计划进行量的分配，将各部门不同的需求计划第三联交二名业务员，第四联供应部存档，并在存档的需求计划上填写采购员的姓名以便追踪。材料退货本流程主要描述了生产使用过程中出现不合格材料的退货过程。相关岗位职责分工l 生产部：填写偏差处理单。l 质保部QA：进行质量确认。l 供应部：提出处理意见。l 质保部经理：对处理意见进行确认。l 储运部：根据结果作退货处
13、理。l 财务部：进行冲帐。单据/报表 偏差处理单 不合格品反馈单 原辅包装材料接收单问题分析 流程处理时间长，发现问题要层层审批。 单据过多。流程详述 流程名称：材料退货(AI-MM-030)备注1、 生产部在使用材料时发现材料出现质量问题，由生产部操作工填写偏差处理单，并由班长、主管、经理进行确认。2、 质保部QA人员对此批材料质量问题进行确认，供应部、质保部经理也同时对质量问题进行确认。3、 偏差处理单填写完毕后由生产部将此批不合格材料退至储运部，并开退货单。4、 储运部材料主管收到退货单后填写不合格品处理反馈单交供应部。5、 供应部填写不合格材料的处理的意见，并将反馈单交储运部材料主管。6、 储运部填写红色材料接收单，注明材料品名、数量批号交供应部。7、 供应部在红色材料接收单注明材料单价、金额交财务部。8、 储运部根据红色材料接收单退货供应商并记帐
