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1、文件名称:信息交流运作程序文件编号:COP-010版次:A0发行部门:人事行政部页数:1/21.0目的为了规范信息交流,提供有关公司内部各部门及对外信息交流的方法和渠道,使信息得到及时反馈和处理,确保体系的有效运行,特制定本程序.2.0范围本程序适用于公司内部各部门之间以及各部与外部之间信息的交流.3.0职责3.1各部门负责与相关的工程合同方, 废物收购(取)方等相关方的外部信息交流与管理,同时将相关信息传达给人事行政部.3.2人事行政部负责环境方面的内部信息及其它外部信息的交流和管理.3.3各部门负责相应业务范围内的信息处理和提供,并配合人事行政部将有关信息传达其属下员工.4.0程序4.1信
2、息交流分为内部信息交流和外部信息交流;4.2内部信息交流包括但不限于以下几种:a.方针的传达b.目标，指标和环境管理方案的细化和指令的传达。c.法律，法规和其他要求的发放与获取信息。d.职责和权限的信息e.培训的信息f.体系文件的分发信息g.对体系进行监测结果的传达和反馈信息h.内审及管理评审信息4.3外部信息交流包括但不限于以下几种:a.投诉的信息交流b.供应商的信息交流c.工程合同方的信息交流d.废物收购（取）方的信息交流e.其它相关方的信息交流文件名称:信息交流运作程序文件编号:COP-010版次:A0发行部门:人事行政部页数:2/24.4内部信息交流 4.4.1公司可通过板报,文件,内
3、部刊物,培训,电子公共资料及会议等形式将相关方面的信息传达给各部门及员工. 4.4.2各部门/员工对公司的管理体系中有任何意见的,可向其部门主管提出,部门主管就员工的意见填写,对发现的问题,相关部门应做好纠正和预防措施,及将表格交由人事行政部跟进,实施持续改善行动. 4.5外部信息交流 4.5.1公司通过参观学习,咨询,年报,宣传,媒体广告等形式同外部进行信息交流. 4.5.2当外部对公司的有关环境方面的投诉时,收到的相关部门人员通知部门主管,部门主管填写传达到人事行政部,人事行政部会同相关部门共同研究制定可行的处理方案并由管理者代表决定:解决方案或暂时不予解决，暂时不予解决需由总经理批准。根
4、据需要人事行政部应立即将处理或整改结果通知相关方. 4.5.3对质量市场投诉或信息反馈有关事宜,由质管部根据相关要求处理. 4.5.5管理者代表负责就管理体系审核及审核结果的相关事宜与认证机构进行沟通. 4.5.6公司应决定是否就重要环境因素的相关信息与外部进行交流，决定交流后的交流证据应予以记录。4.6 管理者代表会同各部门负责人须就公司的信息交流有关事宜在管理评审中讨论,并做好会议记录.4.7各部门应做好信息交流记录,传达至人事行政部保存并填写信息交流记录汇总表,信息交流记录保存期为二年.5.0相关文件和记录5.1文件5.1.15.2记录5.2.1 R(E)-443-015.2.2 R(E
5、)-443-02表格编号：R(E)-443-01版本：A信 息 交 流 表记录编号： （由人事行政部填写）类别： 内部沟通 对外沟通提建议查询投诉的员工人士机构: 提出日期: 提出方法:信口头电话其它: 建议查询投诉摘要:记录者: 日期: 应采取的行动(以下由人事行政部填写)建议查询投诉的性质 一般 跟环境管理体系不一致有关: 解决方案 暂时不予解决(请填写)管理者代表决定: 总经理批准:应采取的行动内容: 负责人: 完成期限: 人事行政部: 日期: 事件跟进(由人事行政部负责)是否按应采取的行动完成 是 否(填写)提建议查询投诉人是否满意 是 否(填写)人事行政部: 日期: 表格编号：R(E)-443-02版本：A信 息 交 流 汇 总 表记录编号接收时间信 息 交 流 内 容记录人采取的行动或附表编号验证人备 注
