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1、试论办公自动化在法律文秘工作中的作用摘要：办公自动化是以电脑为核心的复杂的“人与机”信息处理系统，它集管理、控制、服务等功能于一体，是一门受时代科技支持的综合性的应用技术学科，加强和加快办公自动化建设，是促进办公业务迅速向前发展的物质基础。加大办公自动化建设的力度，扩大其应用的覆盖面和应用能力，是提高办公效率，优化服务质量的有效措施。关键词：法律文秘 办公自动化法律文秘工作繁重、严谨、细致，因此加快办公自动化建设是一件大事，是十分重要和非常必要的。加快办公自动化建设，可以科学有效地提出工作效率，力求达到工作的科学性和有效性。使办公自动化系统应有的效率得到高效发挥是工作中的一部分。一、 办公自动
2、化及在法律文秘工作中的作用（一）办公自动化概念及在法律文秘工作中的应用1、办公自动化（Office Automation，简称OA），新型办公方式，利用现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化。实现办公自动化的系统是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统，所以又称办公信息系统。OA系统是一种人机系统，其核心设备是电子计算机系统。2、OA的优点在于方便，节约资源，充分利用信息技术和发挥局内网的作用，实现全局的资源共享，为全局办公自动化系统服务。提高工作效率。通过Tnterent实现局内网与各个部门、上级部门的互连，实现政务信息
3、和科研成果资源共享。3、办公自动化适用于处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理。收集、生成报表统计、账目计算、日常事务管理的数据信息处理，高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询。在网上下载资料、发布信息、传递文件，运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。（二）办公自动化在法律文秘工作中的作用1、法律文秘的工作性质法律文秘是一项严谨、细致的工作，它不仅时刻接受着广大人民对国家工作的监督，还时刻关系着当事人的各项权利。法律文秘工作在快速处理案件情况的同时，绝对不能出任何错误
4、，不能给当事人带来不必要的麻烦。2、办公自动化对法律文秘工作的帮助法律文秘工作利用计算机、通信和自动控制等技术与设备,实现办公业务的自动化，在法律文秘工作中对于文字处理，如编辑、输入、存储、检索等都非常普遍，法律文书又是非常严谨的，因此人工编辑会有出入，降低了工作效率。如果在工作中实现办公室自动化，减轻了工作负担，也是对当事人负责任的一种表现。以往在手写的办公条件下，几份文书不可能同时校核、打印，文书有问题，也不能从网上互相传阅，拖延了结案时间，当事人也不能及时领到法律文书。办公自动化给大家提供了一个平台，平时可以交流工作，借鉴取经。给工作提供了方便，提高了工作效率。当然办公自动化也需要在工作
5、中不断地去学习，不断地发现，一边工作一边吸取教训、取得经验。能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。其次还能节省运营成本：包括时间和纸张。也可规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。还可以提高内部竞争力、凝聚力：下级与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，事业的单位的内部的凝聚力将大大增强。可使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。办
6、公自动化可以代替人们从事一些过于繁杂和危险的工作：办公自动化中，可能并不存在那么多危险性的工作，不过仍然有很多需要大量反复的、繁杂的工作，由自动化设备来完成不仅能够代替人类，更主要的是自动化设备不会象人类那么容易受到身体、心情等状态的影响，它们可以永远“保持状态”。二、怎样让办公自动化在法律文秘工作中发挥作用(一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使所有工作人员能
7、够了解单位的发展动态。 (二)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。 （三）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利用是十分困难的。另外，在手工办公的
8、情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。 三、如何提高办公自动化操作技能（一）理论离不开实践。要想提高办公自动化的操作技能，就要真正的在工作中利用它。还要不断的学习掌握新的操作技能。1、要注重自己的能力培养，突出职业
9、教育的特色，在掌握基础知识的前提下，重点了解并应用于实际问题，使我们具备实践的操作能力。我们学习的是法律文秘，专业课是亚伟中文速录，在庭审记录的时候我们用速录记，速录需要每天练习，单位还会有定期考试，所以速录不能只在庭审中用，在平时也要经常练习，听录音打文章。2、由于专业与职业的特点，我们要结国家职业标准秘书的技能要求，由浅入深慢慢渗透学习。书记员不仅仅是在庭审记录中发挥作用，书记员的工作还包括庭审前的准备，和庭审后的工作，如整理卷宗，整理一审证据等等。这些都是辅助法官判案子的前提，这些工作不能出差错，否则会对当事人的利益造成损害。3、由于办公自动化技术应用是一门技术更新较快的学科，所以尽量要
10、收集新知识新技能。在这些理论知识的引导下，认真学习、实践，使办公自动化尽快普及，一边迅速提高工作效率。（二）勤学苦练是提高技能的唯一捷径。我们学习的专业课是亚伟中文速录，这项技能是需要刻苦练习的，在学校学习期间有专门的速录集训时期，为了就是能尽快进入法院书记员庭审记录工作的工作状态。1、亚伟中文速录就是一门全新的科学的技能，这项技能已经被很多高校甚至本科院校引用到课堂中，这对我们专科学生来说压力很大，我们在专业知识上比不过本科院校，只有在速录上略站优势，而这种优势也渐渐减退，因此我们只有刻苦的练习才可以使技能全面提高。2、速录技能有了提高，在庭审记录工作中会有很多优势，比如减少了修改笔录的时间，节省了当事人和审判员的时间。做笔录节省下来的时间可以用来整理卷宗，节省了庭后的工作时间，提高了工作效率。从根本上说，法律文秘工作离不开办公自动化，办公自动化会越来越能给法律文秘工作提供方便、提高工作效率、减轻工作负担。各个领域都应实现办公自动化，因为社会是不断发展、不断进步的，人类也要紧跟时代发展的步伐，这样才会在工作中取得更大地进步。参 考 文 献1、教育科学网 院校信息 http:/ 2、社会民生 求职就业 http:/ 日 期：
